Beoordelingsregeling gemeente Alphen aan den Rijn

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

Ambtenaar: de ambtenaar in de zin van artikel 1:1, eerste lid, onder a van de Arbeidsvoorwaardenregeling gemeente Alphen aan den Rijn, wiens functioneren wordt beoordeeld.

Beoordelaar: de leidinggevende van de te beoordelen ambtenaar, die de beoordeling opmaakt. Van het afdelingshoofd wordt de beoordeling opgemaakt door de directeur. Van de directeur wordt dit gedaan door de gemeentesecretaris. Van de gemeentesecretaris wordt dit gedaan door de wethouder Personeel en Organisatie.

Directeur: de directeur van het organisatieonderdeel, waarbij de ambtenaar werkzaam is.

Personeelsmanagement- de functionaris, die belast is met het toezicht op de

adviseur: juiste interpretatie en hantering van deze beoordelingsregeling en die de beoordelaar en beoordeelde terzijde kan staan en van advies kan dienen in de beoordelingsprocedure.

Functie: het totaal van de door de te beoordelen ambtenaar verrichte werkzaamheden van zijn praktijkfunctie.

Artikel 2

1 Een beoordeling wordt opgesteld conform deze regeling, indien een rechtspositionele nood-zaak aanwezig is of als een beoordeling wenselijk wordt geacht.

2 Het opmaken van de beoordeling geschiedt met inachtneming van de door of vanwege het college voor de functievervulling gestelde eisen. Eisen waarvan de ambtenaar buiten zijn schuld geen kennis droeg, blijven daarbij buiten beschouwing.

3 De ambtenaar is te allen tijde bevoegd om het college te verzoeken een beoordeling over hem uit te brengen. Dit verzoek dient, behoudens zwaarwichtige redenen, te worden ingewilligd.

Artikel 3

1 De beoordeling wordt opgemaakt op een door het college vastgesteld beoordelingsformulier, dat als bijlage bij dit besluit is gevoegd. Dit gebeurt door op de beoordelingsstaat per gezichts-punt het oordeel in woorden weer te geven met het vermelden van feiten: gebeurtenissen en concrete gedragingen waarop de beoordeling is gebaseerd. De beoordelingstekst wordt geïllu streerd met een score in de volgende betekenis:

A = onvoldoende; B = matig; C = voldoende; D = goed.

2 De beoordelaar kan zich bij het opmaken van de beoordeling laten bijstaan en adviseren door de personeelsmanagementadviseur, waarbij deze echter geen verantwoordelijkheid draagt voor het resultaat van de beoordeling.

Artikel 4

1 Binnen één week nadat de beoordeling is opgemaakt wordt een afschrift van het beoordelings-formulier aan de ambtenaar beschikbaar gesteld. Binnen twee weken nadat de beoordeling is opgemaakt wordt het resultaat ervan met de ambtenaar besproken in een beoordelingsgesprek. Beide gebeurtenissen worden vermeld op het beoordelingsformulier.

2 Het gesprek als bedoeld in het voorgaande lid wordt gevoerd door de beoordelaar. De ambte-naar wordt tijdens het gesprek in de gelegenheid gesteld zijn zienswijze over de beoordeling kenbaar te maken, evenals over de omstandigheden, werksfeer, organisatie, e.d. waaronder de functie is vervuld.

3 Naar aanleiding van de door de ambtenaar aangedragen feiten en omstandigheden die van invloed zijn geweest op het functioneren, kan de beoordelaar de beoordeling herzien. De beoordelaar vermeldt het al of niet wijzigen van de beoordeling op het beoordelingsformulier.

4 Op verzoek van de ambtenaar wordt het beoordelingsgesprek bijgewoond door de personeels-managementadviseur.

5 Van het beoordelingsgesprek wordt een kort en zakelijk verslag gemaakt door de beoordelaar en weergegeven op het beoordelingsformulier. Wijzigingen in de beoordeling zoals bedoeld in het vorige lid worden hierbij tevens vermeld. De beoordelaar ondertekent het gespreksverslag op het beoordelingsformulier.

6 Binnen één week nadat het beoordelingsgesprek heeft plaatsgevonden wordt het beoordelings-formulier en het daarin opgenomen gespreksverslag aan de ambtenaar ter ondertekening voorgelegd. Dit wordt vermeld op het beoordelingsformulier. De ambtenaar ondertekent het beoordelingsformulier:

• -

  indien ingestemd wordt met de opgemaakte (gewijzigde) beoordeling en/of het gespreksverslag: voor akkoord;

• -

  indien niet ingestemd wordt met de opgemaakte (gewijzigde) beoordeling en/of het gespreksverslag: voor gezien.

  Bedenkingen tegen de beoordeling en/of het gespreksverslag worden kort en zakelijk bij het gespreksverslag gevoegd. De ondertekening wordt vermeld op het beoordelingsformulier.

Artikel 5

1 Het college stelt de beoordeling van de ambtenaar definitief vast binnen drie weken nadat de opgemaakte (gewijzigde) beoordeling door de ambtenaar is ondertekend.

2 Aan de ambtenaar wordt een kopie van het beoordelingsformulier verstrekt. De datum van de vaststelling en het verstrekken van de kopie worden vermeld op het beoordelingsformulier.

3 Een exemplaar van het beoordelingsformulier wordt in het personeelsdossier van de ambtenaar opgenomen.

Artikel 6

Procedure onvoldoende beoordeling

1 Indien het samenvattend oordeel van een beoordeling het resultaat "onvoldoende" oplevert, wordt binnen uiterlijk zes maanden nadat de beoordeling is vastgesteld een nieuwe beoor-deling opgesteld.

2 Bij het beoordelingsgesprek over de opgemaakte beoordeling, bedoeld in het voorgaande lid, kunnen naast de beoordelaar aanwezig zijn: de directeur en een personeelsmanagement-adviseur of een door de ambtenaar aan te wijzen raadsheer. Indien het om een beoordeling van een afdelingshoofd gaat dan zijn dit respectievelijk de gemeentesecretaris en de personeelsmanagementadviseur. Indien het om een beoordeling van een directeur gaat dan zijn dit respectievelijk de wethouder Personeel en Organisatie en de personeelsmanagement adviseur. Indien het om een beoordeling van de gemeentesecretaris gaat dan zijn dit respec-tievelijk de burgemeester, een tweede lid van het college en de personeelsmanagement-adviseur.

Artikel 7

Het college kan in de gevallen, waarin de bepalingen van deze regeling niet voorzien of waarin de beoordeling naar hun oordeel dient te geschieden in afwijking van deze bepalingen, nadere voorschriften geven.

Artikel 8

Deze regeling kan worden aangehaald als "Beoordelingsregeling Alphen aan den Rijn 2009" en treedt in werking op 1 augustus 2009.

Bijlage: Beoordelingsformulier

Beoordelen

Het beoordelingsformulier is onderverdeeld in drie delen: persoonsgegevens, beoordelingstijdvak en -resultaat, beoordelingsstaat en beoordelingsgesprek.

I Persoonsgegevens, beoordelingstijdvak en -resultaat

Bij dit onderdeel vul je de persoons- en beoordelingsgegevens van de beoordeelde in. In één oogopslag wordt duidelijk wat het resultaat en de rechtspositionele gevolgen zijn van de beoordeling voor de medewerker.

II Beoordelingsstaat

Op de beoordelingsstaat vul je jouw oordeel in over hoe de medewerker functioneert. Bij elk onderwerp geef je een gemotiveerde toelichting en een beoordelingsscore weer. Dus concrete voorbeelden in termen van houding en gedrag.

De beoordelingssstaat kent vier onderwerpen. Deze onderwerpen zijn 1) realisatie van geformu-leerde doelen, afspraken en resultaten, 2) kennis van het vak en de organisatie, 3) wijze van vervulling van de belangrijkste deeltaken en kerncompetenties, 4) beoordeling van vaardigheden.

Indien er bijzondere omstandigheden zijn, waarover je afspraken hebt gemaakt en die het functioneren beïnvloed hebben, kunnen die vermeld worden na onderwerp vier. Denk aan bepaalde ontwikkelafspraken, of aan tijdelijke en afwijkende afspraken over het invullen van de functie.

III Beoordelingsgesprek

Bij dit onderdeel hebben jij als leidingegevende en de medewerker die beoordeeld wordt, ruimte om aanvullingen en/of opmerkingen te maken over het gevoerde beoordelingsgesprek. De beoordeelde medewerker heeft ruimte om zijn zienswijze over het oordeel en/of het gesprek vast te leggen. En jij als leidinggevende geeft aan of de zienswijze van de medewerker aanleiding heeft gegeven om jouw oordeel bij te stellen. Tenslotte tekenen jullie de beoordeling. De medewerker (beoordeelde) heeft de mogelijkheid om het formulier voor akkoord of voor gezien te onderte-kenen. Na de ondertekening zorgt de leidinggevende ervoor dat de beoordeling binnen 3 weken wordt vastgesteld door de bevoegde functionaris (zie mandateringsregeling).

• -

  Bij een vastgestelde beoordeling met rechtspositionele gevolgen, ongeacht welk resultaat, stuurt de leidinggevende de getekende beoordeling naar de afdeling P&O. De afdeling P&O zorgt dan, in overleg met de leidinggevende, dat de beoordeelde een brief ontvangt met daarin een bevestiging van de gemaakte afspraken èn een kopie van de vastgestelde beoor-deling. Tevens zorgt de afdeling P&O dat de beoordeling in het personeelsdossier wordt opgeborgen.

• -

  Bij een vastgestelde beoordeling met als beoordelingsresultaat ‘voldoende’ of ‘goed’ zonder rechtspositionele gevolgen, ontvangt de beoordeelde een kopie van de vastgestelde beoor-deling na afloop van het beoordelingsgesprek. De beoordeelde tekent op het origineel voor ontvangst van een kopie van de beoordeling. Hierna stuurt de leidinggevende het getekende origineel naar de afdeling P&O om dit te archiveren in het personeelsdossier. De beoordeelde ontvangt dus geen brief over het resultaat van zijn beoordeling.

De beoordelingscriteria zijn: A = onvoldoende; B = matig; C = voldoende; D = goed.

I Persoonsgegevens, beoordelingstijdvak en -resultaat:

Naam medewerker :

Afdeling :

Functie :

In deze functie per :

Naam leidinggevende :

Tijdvak beoordeling : van tot

Datum beoordelingsgesprek :

Datum vorig functioneringsgesprek :

Beoordelingsresultaat =……………

Rechtspositioneel voorstel namelijk: (na vaststellen beoordeling doorsturen naar P&O!):

Wijziging dienstverband:

• O

  Vaste aanstelling;

• O

  Verlenging tijdelijke aanstelling;

• O

  Einde (tijdelijk) dienstverband.

Wijziging salaris:

• O

  Bevordering naar functionele salarisschaal;

• O

  Toekennen één extra periodieke verhoging;

• O

  Niet toekennen van jaarlijkse periodieke verhoging (vooraf overleg met PMA);

• O

  Toekennen gratificatie i.v.m. uitstekend functioneren. Bedrag is € …………

Ander voorstel

……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… II Beoordelingsstaat

Aanvullende opmerkingen/afspraken:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

artikel 5 van de “Beoordelingsregeling gemeente Alphen aan den Rijn 2009”

Burgemeester en wethouders van de gemeente Alphen aan den Rijn,

Namens dezen,

Naam*:………………………………………

Functie:………………………………………