Besluit informatiebeheer gemeente Alphen-Chaam 2007

Artikel 2.

• 1.

  Dit besluit verstaat onder:

  • a.

    de wet: de Archiefwet 1995;

  • b.

    Archiefverordening: de in de artikelen 30, eerste lid, 32 tweede lid van de wet bedoelde verordening, vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad dd. 29 maart 2007;

  • c.

    de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;

  • d.

    de archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde gemeentearchivaris;

  • e.

    documenten de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

  • f.

    beheereenheid een door het college in het organisatiereglement aangewezen organisatieonderdeel, dienst(en) en/of bedrijf/bedrijven

  • g.

    beheer van documenten het treffen van maatregelen en het aanbrengen van voorzieningen, die nodig zijn om documenten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;

  • h.

    informatiebestand documenten, waarin een bepaalde fysieke of logische ordening gebracht is, of met een bestaand hulpmiddel gebracht kan worden;

  • i.

    informatievoorziening het geheel van handelingen, samenhangend met de voorziening inrichting en het beheer van informatiesystemen en documenten;

  • j.

    de regeling de Ministeriële Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.

• 2.

  DeRegeling Geordende en toegankelijke staat Archiefbescheiden is mede van toepassing op documenten die ingevolge de voor de gemeente geldende selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, tenzij waar dit in dit besluit anders is bepaald.

Artikel 2 Aanwijzing beheereenheden

Als beheereenheid wordt in verband met dit besluit het volgende organisatieonderdeel aangemerkt: de secretarie.

Artikel 3 Verantwoordelijkheden beheereenheid

Het hoofd van de beheereenheid is belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder hem ressorterende taken en werkprocessen alsmede met het beheer van de documenten van de beheereenheid, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 4 Mandatering uitvoering werkzaamheden

Het hoofd van de beheereenheid kan de uitvoering van dit besluit overdragen aan één of meer medewerkers binnen de beheereenheid, alsmede aan een andere beheereenheid.

PRODUCTIE van documenten

Artikel 5 Vervaardiging documenten

Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van documenten op zodanige wijze en met zodanige materialen geschiedt dat hun houdbaarheid tenminste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 6 Mutatie en vernietiging

Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor dat bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van documenten, of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.

Artikel 7 Archiefexemplaar uitgaande documenten

Van documenten, waarvan een exemplaar wordt verzonden, wordt een identiek exemplaar bewaard.

Artikel 8 Procedures documentbehandeling

Het hoofd van de beheereenheid draagt zorg voor de opstelling van procedures voor documentenverkeer en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne documenten, rekening houdend met de bij en krachtens de wet gestelde eisen.

Identificering van documenten

Artikel 9 Identificeringskenmerken

• 1.

  Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat uit ieder document, dan wel uit daarbij behorende informatie, blijkt wanneer het document is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft, wat de status en het ontwikkelingsstadium van het document is, en wanneer en aan wie een exemplaar ervan is verzonden.

• 2.

  Ten aanzien van documenten dienen kenmerken zodanig te worden vastgelegd, dat ze met behulp daarvan op eenvoudige wijze kunnen worden teruggevonden.

• 3.

  Het vorige lid heeft geen betrekking op documenten, die niet benodigd zijn in het kader van uitvoering van taken en de verantwoording daarover, of die niet in verband met enig wettelijk voorschrift worden opgemaakt, ontvangen of bewaard, dan wel geen verband houden met de communicatie met de burger.

Artikel 10 Procedures registratie en afdoening

Het hoofd van de beheereenheid draagt zorg voor het opstellen van procedures, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningtermijnen worden bewaakt.

Ordening en toegankelijkheid van documenten

Artikel 11 Ordening

Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de documenten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, overeenkomstig een documentair structuurplan als bedoeld in artikel 3 van de regeling.

Artikel 12 Toegankelijkheid, DSP en digitalisering

• 1.

  Het hoofd van de beheereenheid ziet erop toe, dat van informatiebestanden overeenkomstig artikel 3 van de regeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin de informatiebestanden worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken.

• 2.

  In afwijking van de regeling worden van op termijn vernietigbare digitale documenten op zijn minst de volgende gegevens vastgelegd: een beschrijving van het bestand, van het overheidsorgaan dat het heeft opgemaakt en ontvangen, het betreffende werkproces, begin- en einddatum en indien van toepassing de relatie met voor blijvende bewaring in aanmerking komende bestanden.

• 3.

  Van vernietigbare digitale documenten worden alle in artikel 9 van de regeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.

• 4.

  De onderdelen van de beheereenheid als bedoeld in 9 van dit besluit stellen het hoofd van de cluster documentaire informatievoorziening onverwijld in kennis van het ontvangen of opmaken van een digitaal document of informatiebestand dat uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar is. Tenminste eenmaal per jaar verricht de cluster documentaire informatievoorziening een inventarisatie binnen de organisatie betreffende documenten en informatiebestanden die uitsluitend op digitale wijze raadpleegbaar zijn.

• 5.

  De cluster documentaire informatievoorziening doet zodra nodig opgave van de noodzaak tot conversie of migratie van documenten en informatiebestanden bedoeld in het eerste lid.

• 6.

  Verantwoordelijk voor tijdige en daadwerkelijke uitvoering van de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie zijn:

  • a.

    de onderdelen als bedoeld in artikel 2 van dit besluit waar de betreffende digitale documenten of informatiebestanden zijn opgemaakt of ontvangen;

  • b.

    de onderdelen als bedoeld in artikel 2 van dit besluit waaraan bij een reorganisatie of opheffing rechten of functies zijn overgegaan, voor de daarbij aan hen overdragen digitale documenten of informatiebestanden;

  • c.

    de afdeling Facilitaire zaken, indien er volgens beide voorgaande punten geen verantwoordelijk onderdeel is.

• 7.

  De afdeling Facilitaire zaken verleent technische ondersteuning bij de in het vijfde lid bedoelde conversie en migratie.

• 8.

  Het gestelde onder lid 5 t/m 7 zijn ook van toepassing bij substitutie van originele drager naar substituut-drager ter definitieve vervanging van het originele exemplaar.

Artikel 13 Lokalisering en status

Uit de in het vorige artikel beschreven inventaris blijkt te allen tijde, waar de informatiebestanden en hun onderdelen zich bevinden of wanneer onderscheidenlijk aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.

Bewaring van documenten

Artikel 14 Ordening en toegankelijkheid

Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de onder zijn beheer staande documenten in goede, geordende en toegankelijke staat worden bewaard.

Artikel 15 Eisen archiefruimte

Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat ten aanzien van het beheer van de archiefruimten, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen.

Artikel 16 Wijziging(en) archiefruimte

Plannen betreffende bouw, verbouwing, inrichting, verandering of ingebruikneming van archiefruimten, bestemd voor het bewaren van documenten behoeven de goedkeuring van het College, de gemeentearchivaris gehoord.

Beveiliging en raadpleging van documenten

Artikel 17 Informatiebeveiliging

Het hoofd van de beheereenheid draagt zorg voor de nodige informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiëring of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen.

Artikel 18 Gebruik en interne uitlening

Het hoofd van de beheereenheid laat bijhouden welke documenten uit de onder zijn beheer staande archieven worden uitgeleend en laat controle uitoefenen op de tijdige terugbezorging ervan. Uitlening van documenten is slechts toegestaan aan functionarissen van de beheereenheid, die ambtelijk zijn belast met behandeling van de betreffende aangelegenheid, en aan andere functionarissen na verkregen toestemming van het hoofd van de beheereenheid.

Artikel 19 Verwijderingprocedure

Het is verboden documenten uit informatiebestanden te verwijderen, tenzij ingevolge bij of krachtens de wet gegeven regels.

Artikel 20 Geheimhouding en autorisatie

• 1.

  Het hoofd van de beheereenheid draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende documenten.

• 2.

  Raadpleging en uitlening van documenten, die aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen, is behoudens toestemming van het College slechts toegestaan aan die functionarissen van de beheereenheid, die ambtelijk zijn belast met de behandeling van de betreffende aangelegenheid.

• 3.

  Het hoofd van de beheereenheid draagt er zorg voor, dat de in het tweede lid genoemde functionarissen aan degenen aan wie op grond van artikel 2 van dit besluit de uitvoering van dit besluit is opgedragen, meedelen welke documenten aan enige bijzondere vorm van geheimhouding zijn onderworpen. Zij bepalen tenminste eenmaal per jaar gezamenlijk of verlenging van geheimhouding van de betreffende documenten noodzakelijk is.

• 4.

  Aan het verlenen van toestemming als bedoeld in het tweede lid kan het College voorwaarden verbinden.

Vervanging van documenten

Artikel 21 Reproducties

Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, van de Archiefwet 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.

VERVREEMDING VAN DOCUMENTEN

Artikel 22 Vervreemdingsprocedure

Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.

interne overdracht van documenten

Artikel 23 Overdrachtprocedure

Overdracht van documenten aan andere beheereenheden, waarbij het bepaalde in 26 van dit besluit niet van toepassing is, behoeft de goedkeuring van het College, de gemeentearchivaris gehoord.

Selectie en vernietiging van documenten

Artikel 24 Procedure voorbereiding

• 1.

  De gemeentearchivaris kan voorstellen doen aan het College tot het ontwerpen van selectielijsten als bedoeld in artikel 5, eerste lid, van de wet.

• 2.

  Het hoofd van de beheereenheid zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van documenten en informatiebestanden voor bewaring en vernietiging overeenkomstig de daarvoor bij en krachtens de wet gegeven voorschriften.

• 3.

  Ingeval van selectie voor vernietiging worden de documenten en informatiebestanden voorzien van een kenmerk, dat de bewaartermijn aangeeft.

• 4.

  Van deze bewaartermijn wordt tevens aantekening gehouden in de in 13van dit besluit bedoelde inventaris

Artikel 25 Verantwoording en goedkeuring/machtiging

Het hoofd van de beheereenheid stelt alvorens tot vernietiging van documenten over te gaan voor zijn beheereenheid een lijst op van vernietigbare documenten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare documenten behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging.

Overbrenging van documenten naar een archiefbewaarplaats

Artikel 26 Samenhang documenten en informatie- raadpleegsystemen

Bij overbrenging van documenten als bedoeld in artikel 12 van de wet wordt, in het geval het in een informatiesysteem opgenomen documenten en informatiebestanden betreft, het informatiesysteem, voor zover onmisbaar voor raadpleging, overgebracht.

Artikel 27 Aanwijzing archiefbewaarplaats

De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de bewaarplaats, die zich bevindt bij het Regionaal Archief Tilburg

Artikel 28 Benoeming gemeentearchivaris

Het college is akkoord met de benoeming van mevrouw Y. Welings door het Regionaal Archief Tilburg.

VERANTWOORDELIJKLHEDEN gemeentearchivaris

Artikel 29 Acquisitie en opname particuliere bescheiden

De archivaris is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht.

Artikel 30 Onderzoek en vertrekking afschriften

• 1)

  Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de archivaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

• 2)

  Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de archivaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan een ieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zonodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd.

• 3)

  De kosten voor het in het voorgaande lid beschrevene worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld.

Artikel 31 Vervanging c.q. substitutie van documenten

Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, Archiefwet 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.

Artikel 32 Vervreemding van documenten

Ten aanzien van besluiten tot vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995, wordt vooraf het advies van de gemeentearchivaris ingewonnen.

Artikel 33 Raadpleging en ter beschikkingstelling

Het college kan nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld.

Artikel 34 Verslaglegging beheer archiefbewaarplaats

De archivaris brengt eenmaal per jaar verslag uit over het door hem/haar gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats.

Artikel 35

• a.

  Dit Besluit Informatiebeheer treedt in werking met ingang van 16 april 2007.

• b.

  Op dat tijdstip vervalt het "Besluit Informatiebeheer gemeente Alphen-Chaam 2004", vastgesteld bij collegebesluit van 2 maart 2004.

• c.

  Het kan worden aangehaald als "Besluit Informatiebeheer gemeente Alphen-Chaam 2007".