Organisatieverordening gemeente Ameland 2008

1 De ambtelijke organisatie van de gemeente Ameland, met uitzondering van de griffie, is ingedeeld in organisatorische eenheden. Deze organisatorische eenheden worden aangeduid met de benamingen “afdeling” en “team”.

2 Het college van burgemeester en wethouders stelt de onderverdeling van de ambtelijke organisatie in afdelingen en teams vast.

3 De secretaris kan namens het college van burgemeester en wethouders besluiten tot hetinstellen van een tijdelijk organisatorisch verband tussen organisatorische eenheden, projectgroep genaamd, ter voorbereiding en/ of uitvoering van beleid dat meer organisatorische eenheden aangaat. De leiding van zo’n verband wordt door de secretaris opgedragen aan een projectleider.

1 . De ambtelijke organisatie bestaat uit de volgende vier afdelingen:• De afdeling Welzijn met werkzaamheden op het terrein van burgerzaken, personeels & organisatie, onderwijs, sociale zaken en werkgelegenheid, sport en cultuur, sociaal cultureelwerk, woningtoewijzing en WMO. • De afdeling Middelen met werkzaamheden op het terrein van automatisering, belastingen, financiën, verzekeringen, woningbedrijf, post en archief, receptie, bodewerkzaamheden, bestuurssecretariaat, schoonmaak en voorlichting.• De afdeling Beleid en Uitvoering met werkzaamheden op het terrein van beleid en plannen, onderhoud en beheer civieltechnische voorzieningen, reiniging, groenbeheer en rampenbestrijding. De afdeling bestaat uit de teams: Werken, Bouw en Civiel en Projectbureau.• De afdeling Vergunningen en Toezicht met werkzaamheden op het terrein van ruimtelijke ordening, handhaving, vergunningverlening, juridische zaken en loket & administratie. De afdeling bestaat uit de volgende teams: Vergunningen, Juridische Zaken, Toezicht en Loket. 

1 Met inachtneming van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van het college van burgemeester en wethouders berust het beheer van de ambtelijke organisatie bij de secretaris.

2 De afdelingen staan onder leiding van een afdelingshoofd.

3 Indien het college heeft besloten tot onderverdeling van een afdeling in teams, kan het afdelingshoofd binnen een team een aanspreekpunt aanwijzen.

4 De leiding van de ambtelijke organisatie en de afdelingen vindt plaats volgens het beginsel van integraal management.

5 In een afzonderlijk vast te stellen regeling kunnen het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester aan de secretaris, afdelingshoofden en derden mandaat verlenen met betrekking tot het namens hen uitoefenen van bestuursbevoegdheden.

1 De secretaris is als hoofd van de ambtelijke organisatie verantwoordelijk voor:a. het integraal management van de ambtelijke organisatie;b. het opzetten en in stand houden van een systeem van planning en control op het gebied van beleid en middelen;c. het opzetten en in stand houden van een systeem van kwaliteitszorg;d. de strategische beleidsontwikkeling in samenspraak met het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester;e. een kwalitatief hoogwaardige en integrale advisering en ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester;f. het goed functioneren van het managementteam.

2 De secretaris zorgt er voor dat de leden van het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester tijdig kunnen beschikken over alle informatie die zij nodig hebben voor een goede ambtsuitoefening.

3 De secretaris bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van het college vanburgemeester en wethouders en de burgemeester.

4 De secretaris oefent zijn bevoegdheden op grond van deze verordening uit in nauwe samenwerking en overleg met de afdelingshoofden.

5 De secretaris kan een of meer van de op grond van deze verordening aan hem gemandateerde bevoegdheden ondermandateren aan een afdelingshoofd.

1 Het managementteam bestaat uit de secretaris en de afdelingshoofden.

2 De secretaris is voorzitter van het managementteam.

3 Het managementteam fungeert als orgaan voor afstemming, beraad en advies.

4 Het managementteam vergadert eenmaal per week; de voorzitter stelt de agenda samenen zorgt er voor dat deze met de bijbehorende stukken tijdig wordt toegezonden aan de leden van het managementteam.

5 Van de vergaderingen wordt een beknopt verslag gemaakt, dat op het intranet wordt gepubliceerd.

6 De voorzitter kan adviseurs aanwijzen, die de vergaderingen geheel of gedeeltelijk bijwonen.

1 Met inachtneming van de verantwoordelijkheid van de secretaris is het afdelingshoofd verantwoordelijk voor:a. het integraal management van de afdeling;b. de planning en control binnen de afdeling;c. een kwalitatief hoogwaardige en integrale advisering en ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders en  de  burgemeester met betrekking tot de producten van de afdeling. 

2 Het afdelingshoofd zorgt voor regelmatig portefeuillehoudersoverleg.

3 Het afdelingshoofd zorgt voor regelmatig werkoverleg met de medewerkers van de afdeling.

4 Het afdelingshoofd kan een of meer van de op grond van deze verordening aan hem gemandateerde bevoegdheden ondermandateren aan een medewerker.

5 Het bepaalde in dit artikel is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester, voor zover het de op hem rustende taken betreft.

1 Met inachtneming van de verantwoordelijkheid van de secretaris is de controllerverantwoordelijk voor:a. het sturen, initiëren en stimuleren van de verdere ontwikkeling van een systeem van planning en control;b. de sturing en coördinatie bij het opstellen, bewaken en verantwoorden van gemeentelijke beleidsplannen, werkplannen en budgetten en de beoordeling/ analyse van resultaten;c. het toezicht op de totstandkoming van periodieke rapportages en analyses, de coördinatie van budgetterings- en planningscycli;d. de optimalisering van de administratieve organisatie en de informatievoorziening;e. de beoordeling van investeringsprojecten;f. het uitvoeren van bedrijfseconomische onderzoeken;g. het opzetten en uitvoeren van het beschrijven van processen en de administratieve organisatie, het opzetten van maatregelen van interne controle en het uitvoeren van interne controle.

2 De controller rapporteert aan de secretaris; indien de controller inzakede inhoud van een rapportage verschilt van inzicht met de secretaris en beiden na onderlingoverleg niet tot overeenstemming kunnen komen, is de controller bevoegd rechtstreeks aan het college te rapporteren.

1 De secretaris en de controller worden benoemd door burgemeester en wethouders, waarbij de benoeming van de controller geschiedt op voordracht van de secretaris. 

4 4. De afdelingshoofden worden door het college van burgemeester en wethouders benoemd op voordracht van de secretaris.

5 5. De secretaris wordt bij afwezigheid vervangen door de locosecretaris. Locosecretarissen worden benoemd door het college op voordracht van de secretaris.

6 6. Een afdelingshoofd wordt bij afwezigheid vervangen door een door het afdelingshoofd aangewezen vervanger.

7 7. De controller wordt bij afwezigheid vervangen door een door de secretaris aan te wijzen plaatsvervanger.

1 De secretaris legt periodiek verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders door middel van het uitbrengen van schriftelijke rapportages.

2 Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels vaststellen voor de inrichting van de in het eerste lid genoemde rapportages.

3 Een afdelingshoofd legt periodiek door middel van een schriftelijke rapportage verantwoording aan de secretaris af over het door hem gevoerde integraal management.

1 De Organisatieverordening, zoals vastgesteld bij besluit van burgemeester en wethouders van 9 september 1996 wordt ingetrokken.

2 Deze verordening treedt in werking op 20 november 2008.

3 Deze verordening kan worden aangehaald als Organisatieverordening Ameland 2008.