Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Amersfoort 2010

Verordening

Reg.nr. 3482937

De raad van de gemeente Amersfoort;

heeft het voorstel van burgemeester en wethouders gelezen van 28 juli 2010, sector DIA-PD (nr. 3514788);

gelet op de Wet gemeenschappelijke basisadministratie persoonsgegevens, de Wet bescherming persoonsgegevens, artikel 149 Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht;

b e s l u i t:

vast te stellen de

Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

Amersfoort 2010

ALGEMENE BEPALINGEN

Begripsbepalingen

Deze verordening verstaat onder:

wet: Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

verordening: verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2010;

beheerder: degene die op grond van de beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens is aangewezen als beheerder van de gemeentelijke basisadministratie of diens plaatsvervanger;

basisadministratie: gemeentelijke basisadministratie van de gemeente Amersfoort;

regiepartners: organisaties die gemeentelijke taken uitvoeren aan wie op verzoek, op dezelfde voet als binnengemeentelijke afnemers, gegevens uit de basisadministratie kunnen worden verstrekt.

Op deze verordening zijn de begripsbepalingen uit artikel 1 van de wet en artikel 1 van de Wet bescherming persoonsgegevens van overeenkomstige toepassing.

Beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

In het kader van de uitvoering van het beheer is de beheerder bevoegd om:

• a. verbanden te leggen met andere gemeentelijke (authentieke) registraties;

• b. toegang te verlenen tot de basisregistratie door middel van geautomatiseerde toepassingen;

c. gegevens te verstrekken aan binnengemeentelijke afnemers of regiepartners.

De beheerder kan het college van burgemeester en wethouders adviseren met betrekking tot de hierboven vermelde aspecten van gegevensbeheer en –verwerking.

verstrekkingen uit de gemeentelijke basisadministratie

Verstrekkingen uit de gemeentelijke basisadministratie

In aanvulling op onderstaande artikelen regelt het college van burgemeester en wethouders de wijze waarop verstrekkingen van gegevens uit de gemeentelijke basisadministratie worden gedaan.

Verstrekkingen aan afnemers en de verbanden met andere gemeentelijke registraties

1.Incidentele verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers worden gedaan op de wijze zoals omschreven in artikel 1, 88 en 89 van de wet.

2.Systematische verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers en de verbanden met andere gemeentelijke registraties worden gedaan op de wijze zoals omschreven in bijlage A van deze verordening. Het college van burgemeester en wethouders is bevoegd om deze bijlage bij te werken.

3.Op grond van artikel 96 van de wet worden, met het oog op het met elkaar in verband brengen van verwerkingen van persoonsgegevens, aan de verantwoordelijken van andere gemeentelijke registraties gegevens verstrekt.

Verstrekkingen aan derden

Verstrekkingen aan verplichte derde zoals bedoeld in de wet worden gedaan op de wijze zoals omschreven in artikel 1, 98 en 102 van de wet.

Verstrekkingen aan vrije derden zoals bedoeld in de wet worden gedaan op de wijze zoals omschreven in bijlage B van deze verordening. Het college van burgemeester en wethouders is bevoegd om deze bijlage bij te werken.

Artikel 6 Overige verstrekkingen

Overige verstrekkingen worden gedaan op de wijze zoals omschreven in artikel 1 en 109 van de wet.

terugmeldplicht en beveiliging

Artikel 7 Terugmeldplicht

Een binnengemeentelijk afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een authentiek gegeven dat hij verstrekt heeft gekregen uit de basisadministratie, doet hiervan mededeling aan het college van burgemeester en wethouders.

Het college van burgemeester en wethouders regelt de wijze waarop de mededelingen worden gedaan.

Het college van burgemeester en wethouders regelt de wijze waarop de kennisgeving aan de binnengemeentelijke afnemer naar aanleiding van een terugmelding wordt gedaan, met inachtneming van het bepaalde in artikel 62 van de wet en de artikelen 62 en 63 van het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Artikel 8 Beveiliging

De beheerder treft ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging de maatregelen zoals

vermeld in de Beleidsnota ‘Informatiebeveiliging 2007’(registratienummer 2293870).

SLOTBEPALINGEN

Artikel 9 Citeertitel

Deze verordening heet Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Amersfoort 2010.

Artikel 10 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na bekendmaking.

De Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens Amersfoort 2007 wordt ingetrokken.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 14 september 2010.

PUBLICATIEDATUM: 29 september 2010

• Bijlage A

• Systematische verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers en de verbanden met andere gemeentelijke registraties

• Bijlage B

• Gegevensverstrekking aan vrije derden TOELICHTING OP VERORDENING GEMEENTELIJKE BASISADMINISTRATIE PERSOONSGEGEVENS AMERSFOORT 2010

Algemene toelichting

Er zijn op basis van de wet GBA vijf soorten gegevens gedefinieerd. Dit zijn de algemene, de bijzondere, de administratieve, de verwijsgegevens en de technische. De definities van deze soorten gegevens is als volgt:

• o

  De algemene gegevens zijn de persoonsgegevens die nodig zijn voor publiekrechtelijke taken van (overheids)instanties, waaronder de gemeenten zelf;

• o

  De bijzondere gegevens zijn opgenomen voor een specifieke taak t.w. reisdocumenten en kiesrecht;

• o

  De administratieve gegevens bevatten informatie over de algemene gegevens, zoals de brondocumenten, datum van opneming, et cetera;

• o

  De verwijsgegevens worden gebruikt om een persoonslijst te lokaliseren. Deze verwijsgegevens kunnen voorkomen in de geboortegemeente of in één van de vroegere gemeenten van inschrijving van de persoon;

• o

  De technische gegevens worden gebruikt voor synchronisatiedoeleinden;

De onderverdeling is onder andere van belang bij het bepalen of bij actualiseringen een historie moet worden aangelegd. In het gegevenswoordenboek van het Logisch Ontwerp GBA staat per rubrieknaam het soort gegeven beschreven.

Voor een omschrijving van de authentieke gegevens wordt verwezen naar bijlage 1D van het besluit GBA.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 3 (verstrekkingen uit de gemeentelijke basisadministratie)

In aanvulling op onderstaande artikelen vinden verstrekkingen uit de gemeentelijke basisadministratie plaats aan de hand van het stappenplan en de vragenlijsten zoals vermeld in het rapport ‘procedures en richtlijnen borging Wbp en GBA’ van oktober 2009.

Artikel 4 eerste lid (incidentele verstrekkingen aan afnemers)

Uit artikel 1 lid b van de wet GBA volgt dat een afnemer een bestuursorgaan is in de zin van artikel 1:1 Algemene wet bestuursrecht. Voorbeelden van afnemers zijn:

• o

  afdelingen van de eigen gemeente;

• o

  andere gemeenten;

• o

  provinciale organen;

• o

  waterschappen;

• o

  andere bestuursorganen;

• o

  instellingen/bestuursorganen op grond van de Wet gemeenschappelijke regeling;

• o

  gerechtsdeurwaarders, mits zij publiekrechtelijke taken uitvoeren zoals genoemd in artikel 2 Gerechtsdeurwaarderswet;

• o

  notarissen, mits zij publiekrechtelijke taken uitvoeren zoals genoemd in de Wet op het Notarisambt.

Voor het verstrekken van gegevens aan afnemers gelden de volgende criteria:

• ·

  alleen op verzoek van de afnemer;

• ·

  het verzoek behelst de gronden;

• ·

  verstrekking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak;

• ·

  alleen algemene en verwijsgegevens worden verstrekt, maar niet meer dan noodzakelijk in verband met de uitvoering van de publiekrechtelijke taak;

• ·

  administratieve gegevens worden alleen verstrekt als de verzoeker aantoont dat dit noodzakelijk is voor de vervulling van zijn taak.

Als een algemeen gegeven wordt verstrekt waarbij een aantekening is geplaatst, zoals bedoeld in artikel 54 van de wet, dan wordt dit gegeven uitsluitend verstrekt onder mededeling van die aantekening.

Het verstrekken van bijzondere gegevens (naast algemene en verwijsgegevens) is slechts toegestaan aan de afnemers genoemd in artikel 89 van de wet.

Voor de verstrekking van de gegevens kan de beheerder een overeenkomst sluiten met de afnemer.

Artikel 4 tweede lid (systematische verstrekkingen aan afnemers)

Artikel 1en 96 van de wet GBA en artikel 1:1 van de Algemene wet bestuursrecht zijn van toepassing.

Als een algemeen gegeven wordt verstrekt waarbij een aantekening is geplaatst, zoals bedoeld in artikel 54 van de wet, dan wordt dit gegeven uitsluitend verstrekt onder mededeling van die aantekening.

Als op de verstrekte gegevens de indicatie geheimhouding rust, wordt bij de verstrekking de indicatie

geheimhouding doorgegeven. De ontvanger wordt verzocht het verzoek om geheimhouding op te nemen in hun eigen verwerking en hiermee zorgvuldig om te gaan. Gegevens van personen met de indicatie geheimhouding mogen alleen voor publiekrechtelijke doeleinden worden gebruikt en alleen voor het doel waarvoor ze worden verstrekt.

Voor de verstrekking van de gegevens kan de beheerder een overeenkomst sluiten met de afnemer.

Artikel 5 eerste lid (verstrekkingen aan verplichte derden)

Voor het verstrekken van gegevens aan verplichte derden gelden de volgende criteria:

• ·

  alleen op schriftelijk verzoek, tenzij artikel 6 en 7 van de Wet op de inlichtingen en veiligheidsdiensten van toepassing is;

• ·

  het verzoek bevat een motivering waarvoor gegevens nodig zijn, bijvoorbeeld voor welke wettelijke procedure;

• ·

  de gegevensverstrekking is:

o voorgeschreven in een algemeen verbindend voorschrift, of;

o noodzakelijk i.v.m. de uitvoering van een algemeen verbindend voorschrift én wordt

gevraagd door een derde die uit hoofde van ambt of beroep gewoonlijk met gerechtelijke

werkzaamheden is belast.

Voorbeelden van verplichte derden:

• ·

  advocaten, mits het verzoek wordt gedaan in het kader van het aanspannen van een gerechtelijke procedure of het opstellen van een dagvaarding;

• ·

  rechtbanken.

Het A-nummer en BSN worden nooit versterkt.

Heeft degene over wie gegevens worden gevraagd de indicatie geheimhouding, dan dient een belangenafweging (privacytoets) te worden toegepast. Dit kan aan de hand van onderstaande vragen:

• ·

  weegt het belang om te verstrekken op tegen het belang van betrokkene op geheimhouding?

• ·

  zijn de gegevens op een andere wijze te verkrijgen?

• ·

  is betrokkene gehoord?

• ·

  kan domiciliekeuze een oplossing bieden?

• ·

  wordt de persoonlijke levenssfeer van betrokkene niet onevenredig geschaad?

Als een algemeen gegeven wordt verstrekt waarbij een aantekening is geplaatst, zoals bedoeld in artikel 54 van de wet, dan wordt dit gegeven uitsluitend verstrekt onder mededeling van die aantekening.

Artikel 5 tweede lid (verstrekkingen aan vrije derden)

Criteria voor het verstrekken van gegevens aan rechtspersoon zonder winstoogmerk:

·is de verstrekking noodzakelijk in belang van bescherming betrokkene

of van rechten en vrijheden van anderen?

Zo nee, dan worden er geen gegevens verstrekt.

Zo ja,

• ·

  is er een dringende maatschappelijke behoefte?

• ·

  staat verstrekking in verhouding tot doel dat verzoeker wil bereiken?

• ·

  kan dit doel op minder ingrijpende wijze worden bereikt?

Voor het verstrekken van selecties of van structurele verstrekkingen kan de beheerder een overeenkomst sluiten met de derde.

Er mag slechts een beperkt aantal gegevens verstrekt worden: algemene gegevens en verwijsgegevens over de naam, naam echtgenoot/geregistreerd partner, naam eerdere echtgenoot/geregistreerd partner, naamgebruik, adres, gemeente van inschrijving, geboortedatum en datum van overlijden.

Alleen die gegevens die noodzakelijk zijn worden verstrekt.

Als een algemeen gegeven wordt verstrekt waarbij een aantekening is geplaatst, zoals bedoeld in artikel 54 van de wet, dan wordt dit gegeven uitsluitend verstrekt onder mededeling van die aantekening.

Heeft degene over wie gegevens worden gevraagd de indicatie geheimhouding, dan wordt niet verstrekt.

Criteria voor het verstrekken van gegevens aan natuurlijke personen:

• ·

  er is geen commercieel belang;

• ·

  alleen voor persoonlijk doel;

• ·

  verstrekking alleen met schriftelijke toestemming van ingeschrevene.

Heeft degene over wie gegevens worden gevraagd de indicatie geheimhouding, dan wordt niet verstrekt.

Artikel 6 (overige verstrekkingen)

Criteria voor het verstrekken van gegevens:

·Alleen voor historische, wetenschappelijke en statistische doeleinden.

Voor andere vormen van onderzoek zoals direct-marketingdoeleinden of marktonderzoek (commercieel doel, winstoogmerk) is verstrekking niet toegestaan.

• ·

  Wordt de persoonlijke levenssfeer niet onevenredig geschaad?

  okunnen de gegevens op andere wijze worden verkregen?

  • o

    kan het doel op minder ingrijpende wijze worden bereikt?

Een verzoek om een selectie uit de GBA waarbij de personen niet individueel worden benaderd en de onderzoeksresultaten zijn ontdaan van identificerende kenmerken, zal in de regel de privacytoets makkelijk doorstaan.

·De ontvanger treft voorzieningen om te zorgen dat gegevens niet voor andere doeleinden worden

gebruikt. Burgemeester en wethouders moeten zich ervan vergewissen dat de gegevens niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Het onderzoeksinstituut moet zoveel informatie verschaffen dat deze beoordeling kan worden gemaakt.

• ·

  Nadere eisen uit art. 67 besluit GBA:

  • o

    het verzoek moet zijn gedaan door een onderzoeksafdeling van een bestuursorgaan, een

onderzoeksbureau of een instelling bedoelt in art. 1.2 van de Wet op het hoger en

wetenschappelijk onderzoek (dit zijn alle, door de minister erkende, instellingen voor hoger en

academisch onderwijs, waaronder ook academische ziekenhuizen, de Open Universiteit en de

Koninklijke Bibliotheek);

• o

  het onderzoek moet een algemeen belang dienen;

• o

  de verwerking van gegevens moet voor het betreffende onderzoek noodzakelijk zijn (causaal

verband);

ode verzoeker heeft aangetoond dat de verwerking alleen voor onderzoek geschiedt en de

persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad;

ode gegevens mogen alleen in geanonimiseerde vorm aan derden ter beschikking worden

gesteld, tenzij de ingeschrevene uitdrukkelijk met de openbaarmaking heeft ingestemd. Met derden wordt bedoeld een ander dan het onderzoeksinstituut zelf.

Voor de verstrekking van de gegevens kan de beheerder een overeenkomst sluiten.

Artikel 7 Terugmeldplicht

Met de richtlijnen basisregistraties personen ‘het verplicht gebruik en terugmelden bij gerede twijfel’ (vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders op 26 januari 2010, reg.nr. 3316239) is invulling gegeven aan dit artikel.