Verordening op de ambtelijke organisatie van het middelenbeheer

Organisatie

• 1.

  Onder organisatie wordt verstaan het geheel van relatief duurzame regelingen met behulp waarvan de goede werking van een op een bepaald doel gericht geheel van middelen wordt nagestreefd.

• 2.

  Onder administratieve organisatie wordt verstaan het gehele complex van organisatorische maatregelen dat direct of indirect betrekking heeft op de goede werking van de administratie en de organisatie.

• 3.

  Tot het geheel van middelen als bedoeld in het eerste lid worden in ieder geval gerekend:

  • -

    personeel;

  • -

    financiën;

  • -

    organisatie;

  • -

    informatie;

  • -

    automatisering;

Middelenbeheer

Onder het middelenbeheer wordt verstaan het doelmatig, doeltreffend en rechtmatig aanwenden van de in artikel 1 aangegeven middelen, gericht op het realiseren van het door de raad vastgestelde beleid. Hierna aan te duiden met de term “beheer”.

Planning en control

Onder planning en control wordt verstaan een geheel van maatregelen ten behoeve van de verantwoordelijke leiding, gericht op het bevorderen en het bewaken van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer van de in artikel 1 aangegeven middelen en van de administratie.

Financiële administratie

• 1.

  Onder administratie wordt verstaan de systematische verzameling, vastlegging, verwerking en verstrekking van informatie ten behoeve van het besturen en doen functioneren van de gemeentehuishouding, alsmede ten behoeve van verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• 2.

  Onder financiële administratie wordt verstaan het administreren van de financiële gevolgen van het door de gemeente gevoerde beheer.

Accountantscontrole

Onder accountantscontrole wordt verstaan de controle op de financiële administratie, de getrouwheid van de gemeenterekening, alsmede rechtmatigheid en de doelmatigheid van de administratie en het financieel beheer, door een registeraccountant als bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet.

Rechtmatigheid

• 1.

  Onder rechtmatigheid wordt verstaan de formele en materiële juistheid van een administratieve verantwoording c.q. de formele juistheid van het beheer.

• 2.

  Onder formele juistheid wordt verstaan dat de (administratieve) handelingen en/of beheersdaden zijn verricht binnen het kader van de bevoegdheden van de handelende functionaris en overeenkomstig de daarvoor gegeven (wettelijke en andere) voorschriften.

• 3.

  Onder materiële juistheid wordt verstaan dat de verantwoording of administratie in overeenstemming is met de werkelijkheid.

Doeltreffendheid

Onder doeltreffendheid wordt verstaan dat binnen de kaders van de beleidsuitgangspunten van de raad zodanig wordt gehandeld dat een zo groot mogelijk nuttig effect wordt bereikt. Het handelen is in overeenstemming met het gestelde doel c.q. de beslissing(en) van de raad.

Doelmatigheid

Onder doelmatigheid wordt verstaan dat binnen de kaders van de beleidsuitgangspunten van de raad zodanig wordt gehandeld dat een zo groot mogelijk nuttig effect wordt bereikt, met dien verstande dat het effect wordt verkregen tegen de laagst mogelijke kosten gegeven een gewenst kwaliteitsniveau.

Organisatorische eenheden

Onder organisatorische eenheden wordt verstaan de gemeentelijke organisatie-onderdelen zoals omschreven in de artikelen 12 en 13 van deze verordening.

Verkorte omschrijvingen

In deze verordening wordt het college van burgemeester en wethouders kortheidshalve aangeduid met "college".

Persoonsvorm

Hoewel deze verordening met betrekking tot functionarissen de mannelijke persoonsvorm hanteert, zijn de bepalingen van overeenkomstige toepassing op vrouwelijke functionarissen.

HOOFDSTUK 1. DE STRUCTUUR VAN HET AMBTELIJK APPARAAT

Organisatorische eenheden

• 1.

  De ambtelijke organisatie van de gemeente Amersfoort is onderverdeeld in een Concernstaf, een drietal sectoren en een tweetal diensten.

• 2.

  Het college kan besluiten tot het instellen van organisatorische verbanden tussen eenheden, ter voorbereiding en uitvoering van beleid dat meerdere organisatorische eenheden aangaat.

Verbijzondering organisatorische eenheden

Binnen de ambtelijke organisatie worden de volgende organisatorische eenheden onderscheiden:

• a.

  de Concernstaf;

• b.

  de sector Dienstverlening en Algemene Zaken;

• c.

  de sector Stedelijke Ontwikkeling en Beheer;

• d.

  de sector Welzijn, Sociale Zekerheid en Onderwijs;

• e.

  de Archiefdienst;

• f.

  de Brandweer.

Concernstaf

• 1.

  Tot de doelstelling van de Concernstaf wordt onder meer gerekend:

  • a.

    Het signaleren van bestuurlijk strategische vraagstukken;

  • b.

    Het bewaken van de bestuurlijke hoofddoelstellingen en de coördinatie en integratie op hoofdlijnen van beleid;

  • c.

    Gemeentecontrolling, waaronder de advisering aan bestuur en CMT inzake de financiële gevolgen en de doelmatigheidsaspecten van college- en raadsvoorstellen, alsmede de rapportages omtrent de uitvoering / realisering van beleidsplannen. Zorg voor begroting, budgetrapportages en rekening op gemeentelijk niveau en de coördinatie van het middelenbeheer voor zover het gemeentebrede aspecten betreft.

• 2.

  Tot de hoofdtaken van de Concernstaf worden onder meer gerekend:

  • a.

    de planning en control van alle middelenfuncties, het aangeven van gemeentelijke beleidskaders en zorgdragen voor stuurinformatie naar het bestuur;

  • b.

    concernbeleid;

  • c.

    bestuursondersteuning;

  • d.

    beleidscoördinatie en -integratie t.b.v. het bestuur;

  • e.

    communicatie;

  • f.

    bestuurlijk strategische vraagstukken in de initiatieffase;

  • g.

    projectleiding in gemeentebrede projecten;

  • h.

    openbare orde en veiligheid.

Dienstverlening en Algemene Zaken

• 1.

  Tot de doelstelling van de sector Dienstverlening en Algemene Zaken wordt onder meer gerekend het ontwikkelen en bevorderen van de uitvoering van het dienstverleningsbeleid teneinde bij te dragen aan het realiseren van een optimale relatie tussen de gemeente en burgers en aan het efficiënt functioneren van de gemeentelijke organisatie.

• 2.

  Tot de hoofdtaken van de sector Dienstverlening en Algemene Zaken wordt ondermeer gerekend:

  • a.

    het scheppen van voorwaarden voor de gemeentebrede uitvoering van het dienstverleningsbeleid;

  • b.

    het uitdragen van het dienstverleningsbeleid naar burgers en andere doelgroepen, alsmede het verrichten van onderzoek naar de vraag hoe de dienstverlening wordt ervaren;

  • c.

    het verrichten van onderzoek naar vergrotingsmogelijkheden van het bereik van algemene en specifieke publieksinformatie door toepassing van moderne informatie- en communicatietechnologie (ICT);

  • d.

    de integratie van relevante loketdiensten van zowel de gemeente als van andere publieke en private organisaties;

  • e.

    de beleidsvoorbereiding en uitvoering met betrekking tot burgerzaken, gemeentelijke basisregistratie personen, fiscale en juridische zaken en toezichtstaken;

  • f.

    het ontwikkelen van integrale kwaliteitszorg voor gemeentelijke productieprocessen;

  • g.

    de beleidsvoorbereiding en uitvoering van taken met betrekking tot informatie en centrale faciliteiten waaronder huisvesting, automatisering, vastgoed, statistiek en documentaire informatievoorziening.

Stedelijke Ontwikkeling en Beheer

• 1.

  Tot de doelstelling van de sector Stedelijke Ontwikkeling en Beheer wordt onder meer gerekend de ontwikkeling en het beheer van het (al dan niet bebouwde) grondgebied van de gemeente, waarbij de sectoractiviteiten primair gericht zijn op het voorbereiden van de bestuurlijke keuzes op hoofdlijnen en het regisseren van de uitvoering.

• 2.

  Tot de hoofdtaken van de sector Stedelijke Ontwikkeling en Beheer worden ondermeer gerekend:

  • a.

    het ontwikkelen van kaders en randvoorwaarden voor de ruimtelijke en economische ontwikkeling van de stad en voor het duurzaam en leefbaar beheren van de stad;

  • b.

    de regeling en gebruik van de verkeersruimte met het oog op bereikbaarheid, veiligheid en economisch functioneren van de stad;

  • c.

    het scheppen van voorwaarden voor realisatie van woningbouw met specifieke aandacht voor achterstandsgroepen;

  • d.

    het scheppen van voorwaarden voor realisatie van kantoren, bedrijven, winkels en andere maatschappelijke objecten;

  • e.

    het voeren van een grondpolitiek waarbij de gemeente zich zoveel mogelijk beperkt tot het vaststellen van randvoorwaarden en waarbij de marktpartijen zoveel mogelijk het risico van de planontwikkeling / exploitatie op zich nemen;

  • f.

    het toezicht op naleving van overheidswetgeving bij realisering, aanpassing en gebruik van de bebouwde omgeving;

  • g.

    het mede vormgeven aan wijkgericht werken met als directe verantwoordelijkheid de fysieke en strategische componenten;

  • h.

    het ontwikkelen en instandhouden van een gezond, veilig en evenwichtig leefmilieu voor mens, plant en dier;

  • i.

    het uitvoeren van het gemeentelijk beleid inzake begraafplaatsen en archeologie.

Welzijn, Sociale Zekerheid en Onderwijs

• 1.

  Tot de doelstelling van de sector Welzijn, Sociale Zekerheid en Onderwijs wordt onder meer gerekend:

  • a.

    het bevorderen van vaardig burgerschap, maatschappelijke participatie en culturele vorming en ontwikkeling;

  • b.

    het bestrijden van maatschappelijke achterstanden;

  • c.

    het bieden van een financieel en sociaal vangnet;

  • d.

    het verbeteren van de zorgverleningsstructuur.

• 2.

  Tot de hoofdtaken van de sector Welzijn, Sociale Zekerheid en Onderwijs wordt onder meer gerekend:

  • a.

    het ontwikkelen van gemeentelijke beleidskaders voor: cultuur, toerisme, recreatie en sport, arbeidsmarkt en sociale activering, sociale zekerheid, volksgezondheid, onderwijs en educatie, welzijn, sociaal cultureel werk, lokaal sociaal beleid, integratie en specifieke doelgroepen (zoals ouderen, jeugd en achterstandsgroepen);

  • b.

    het maken van beleidsvoorstellen voor voorzieningen / activiteiten en bijhorende locatie- en huisvestingsaspecten op genoemde beleidsterreinen;

  • c.

    het maken van projectvoorstellen ter realisering van de voorzieningen;

  • d.

    het voeren van het projectmanagement voor de vastgestelde projecten;

  • e.

    het ontwikkelen van beleidskader en instrumentarium voor het “sociaal vastgoed”;

  • f.

    het tot stand brengen van subsidiecontracten met instellingen waarmee WSO een subsidierelatie heeft;

  • g.

    het volgen en aansturen van deze instellingen in het kader van de regiefunctie;

  • h.

    het uitvoeren van de sociale zekerheid (ABW, bijzondere bijstand en bijzondere regelingen SZ) en van het arbeidsmarktbeleid (sluitende aanpak fase 2, 3 en 4 cliënten);

  • i.

    het mede vorm geven aan wijkgericht werken met als directe verantwoordelijkheid de sociale en strategische component.

Archiefdienst

• 1.

  Tot de doelstelling van de Archiefdienst wordt onder meer gerekend het beschikbaar krijgen, houden en stellen van historische informatie over Amersfoort en haar inwoners ten behoeve van de gemeentelijke overheid en een zo breed mogelijk publiek.

• 2.

  Tot de hoofdtaken van de Archiefdienst worden onder meer gerekend:

  • a.

    het doen overbrengen van archieven; het verwerven van particuliere archieven en objecten;

  • b.

    het materieel verzorgen van archieven en collecties;

  • c.

    het ordenen, selecteren en inventariseren van archieven en collecties t.b.v. de raadpleging;

  • d.

    het toezien op het beheer van nog niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte overheidsarchieven (inspectie en advisering);

  • e.

    het beschikbaar stellen van archieven en collecties aan gemeentelijke overheid en derden;

  • f.

    het bevorderen van culturele participatie voor zover het de locale geschiedenis betreft.

Brandweer

• 1.

  Tot de doelstelling van de Brandweer wordt onder meer gerekend de voorbereiding en de uitvoering van het beleid op het gebied van het voorkomen, beperken en bestrijden van brand, alsmede de hulpverlening bij ongevallen en rampen, anders dan bij brand.

• 2.

  Tot de hoofdtaken van de Brandweer worden onder meer gerekend:

  • a.

    preventieve brandbestrijding;

  • b.

    repressieve brandbestrijding;

  • c.

    beperken en bestrijden van rampen;

  • d.

    hulpverlening bij ongevallen.

Algemeen en dagelijks beheer organisatorische eenheden

• 1.

  Het algemeen beheer van de organisatorische eenheden berust bij het college.

• 2.

  Onder toezicht van het college is het dagelijks beheer opgedragen aan de gemeentesecretaris, voorzover het de in artikel 13, onder a. genoemde organisatorische eenheid betreft en aan de directeuren van de in artikel 13, onder b. tot en met f. genoemde overige organisatorische eenheden.

• 3.

  Het college kan voor de gemeentesecretaris respectievelijk elke directeur een nadere instructie vaststellen, waarin de op het beheer en de ontwikkeling van de organisatorische eenheid betrekking hebbende taken voor een bepaalde periode worden vastgelegd.

• 4.

  Op basis van de vastgestelde doelstellingen en taakopdrachten kan het college de structuur van iedere organisatorische eenheid, zoals weergegeven in artikel 13, onderverdelen in afdelingen, bureaus en secties.

• 5.

  Tot wijziging van de structuur van de organisatorische eenheden wordt niet besloten dan nadat het personeel op basis van door het college gegeven richtlijnen bij de voorbereiding daarvan is betrokken.

Functionarissen

• 1.

  De gemeentesecretaris is eerste adviseur van de gemeenteraad, de commissies als bedoeld in de artikelen 91 en 92 van de Gemeentewet, het college en de burgemeester. Hij vormt de schakel tussen bestuur en management, is hoofd (ambtelijk eindverantwoordelijke) voor het functioneren van de ambtelijke organisatie, voorzitter van het centraal managementteam en tevens directeur van de Concernstaf.

• 2.

  De gemeentecontroller is onafhankelijk adviseur van het bestuur en het centraal managementteam inzake de via deze verordening aan hem toebedeelde taken en verantwoordelijkheden.

• 3.

  Alle achter de punten b. t/m f. van artikel 13. vermelde organisatorische eenheden hebben directeuren, die verantwoordelijk zijn voor de beleidsvoorbereiding van hun sector of dienst en in hoge mate autonoom in de bedrijfsvoering en belast zijn met de dagelijkse leiding. De directeur van de in artikel 11. achter punten b. t/m d. vermelde sectoren zijn tevens lid van het centraal managementteam.

• 4.

  Genoemde organisatorische eenheden kennen (behalve de Archiefdienst) tevens een controller.

  De concernstaf (sectie financiën) verzorgt de controfunctie voor de Archiefdienst.

• 5.

  De sectoren en de Brandweer hebben alle een administrateur. De administratie van de Concernstaf en de Archiefdienst wordt verzorgd door de Sector Dienstverlening en Algemene Zaken.

Benoeming en ontslag

• 1.

  De gemeentesecretaris, gemeentecontroller en de directeur van de Archiefdienst worden benoemd en ontslagen door de raad.

• 2.

  De gemeentesecretaris verzorgt de werving en selectie van de sectordirecteuren, hoofd concernondersteuning en de commandant van de Brandweer. Benoeming en ontslag geschiedt door het college.

HOOFDSTUK 2. HET AMBTELIJK APPARAAT IN RELATIE TOT DE BESTUURSORGANEN

Relatie met gemeenteraad

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van de raad.

• 2.

  Hij draagt er desgevraagd of uit eigener beweging zorg voor dat de leden van de raad informatie wordt verstrekt omtrent onder het gemeentebestuur berustende documenten, waarvan het college of de burgemeester kennis heeft genomen en voorzover bedoelde leden in hun hoedanigheid als raadslid daarover beschikking behoeven.

  De informatie wordt mondeling, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel als redelijkerwijs mogelijk is met de wens van de leden van de raad rekening wordt gehouden.

• 3.

  Het bepaalde in het Reglement van orde voor de gemeenteraad is op het vorige lid van overeenkomstige toepassing.

• 4.

  De secretaris draagt er zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd technische bijstand verkrijgen bij het formuleren van moties, amendementen en voorstellen, het voorbereiden van interpellaties, het stellen van vragen en dergelijke in het Reglement van orde voor de gemeenteraad voorziene initiatieven van leden van de raad.

• 5.

  Het college kan nadere regels stellen met betrekking tot het bepaalde in het tweede en vierde lid. Deze nadere regels mogen niet in strijd zijn met deze verordening, niet met het Reglement van orde voor de gemeenteraad noch met de regeling ambtelijke bijstand.

• 6.

  De gemeentesecretaris staat de voorzitter van de raad terzijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad.

Relatie met het college

• 1.

  De secretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

• 2.

  De secretaris draagt er desgevraagd en uit eigener beweging zorg voor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

• 3.

  Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college. Zo nodig adviseert de secretaris, met in achtneming van het bepaalde in artikel 40, het college met betrekking tot de te nemen besluiten.

• 4.

  Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het besluitvormingsproces noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van het college.

• 5.

  De secretaris draagt er zorg voor dat de door het college genomen besluiten worden vastgelegd (in een besluitenlijst) en dat een presentielijst wordt bijgehouden.

• 6.

  De secretaris oefent zijn taak op grond van dit artikel uit in nauwe samenwerking met het centraal managementteam.

• 7.

  Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kan het college nadere regels stellen.

Relatie met commissies

Tenzij bij afzonderlijke verordening of besluit anders is geregeld, is het bepaalde in de artikelen 23 en 24 voor zover het de daarin opgedragen taken ten aanzien van door de raad, het college en de burgemeester betreft, ten aanzien van ingestelde commissies van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat het stellen van nadere regels en richtlijnen als bedoeld in voornoemde artikelen geschiedt door het college, c.q. de burgemeester.

Relatie met burgemeester

• 1.

  De gemeentesecretaris staat de burgemeester in diens hoedanigheid van bestuurlijk coördinator ter zijde.

• 2.

  Hij bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds.

• 3.

  Voorts is hij de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van het college als collegiaal bestuur.

• 4.

  Het bepaalde in artikel 24 is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester, voorzover het op de hem rustende taken betreft.

Relatie met ambtelijk apparaat

• 1.

  Voorzover de secretaris bij de uitvoering van zijn taken op grond van deze paragraaf behoefte heeft aan ambtelijke bijstand kan hij daarvoor primair een beroep doen op de Concernstaf.

• 2.

  Hij heeft overigens het recht om bij alle aan gemeentebestuur ( raad en college) ondergeschikte ambtenaren, zowel individueel als per organisatorische eenheid, de inlichtingen in te winnnen die voor een goede vervulling van zijn taak nodig zijn.

• 3.

  Onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het centraal managementteam en met in achtneming van de bevoegdheden van de sectordirecteuren heeft de secretaris de eindverantwoordelijkheid voor:

• a.

  een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

• b.

  het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;

• c.

  een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met in achtname van het terzake vastgestelde beleid;

• d.

  de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerd en geïntegreerd handelen van de onderscheiden organisatorische eenheden;

• e.

  een goede kwaliteit van het management en de organisatie van het ambtelijk apparaat.

Dagelijks beheer

• 1.

  Het aan de directeuren van de organisatorische eenheden opgedragen dagelijks beheer omvat de verantwoordelijkheid voor het functioneren van die eenheden.

• 2.

  Tot het dagelijks beheer wordt eveneens gerekend het realiseren van de met het college overeengekomen omvang en de kwaliteit van de dienstverlening en de verantwoordelijkheid voor de daartoe ter beschikking te stellen middelen.

Inhoud jaarcontract

• 1.

  Ter uitvoering van het bepaalde in het vorige artikel komt het college daartoe, na overleg met de gemeentesecretaris en de directeuren en overminderd het bepaalde in de Gemeentewet, met ieder van hen voor een begrotingsdienstjaar overeen:

• a.

  het werkplan van de organisatorische eenheid;

• b.

  het budget van elke organisatorische eenheid, ten minste verdeeld naar het toegestane personeelsbudget en het toegestane activiteitenbudget;

• c.

  de vertaling van de door de gemeenteraad vastgestelde beleidsdoelstellingen en –nota’s in concrete activiteiten en prestaties;

• d.

  de richtlijnen waarbinnen het gemeentelijk middelenbeleid door de organisatorische eenheden zal worden uitgevoerd.

• 2.

  Indien tussen het college en de gemeentesecretaris respectievelijk een directeur geen overeenstemming wordt bereikt als bedoeld in artikel 28, lid 2 en het vorige lid, dan stelt het college deze aangelegenheden eenzijdig vast. Hiervan wordt mededeling gedaan aan de gemeenteraad.

Middelenbeleid

De gemeentecontroller, c.q. de afdeling Concernmiddelen is in het bijzonder belast met de kaderstelling, coördinatie en evaluatie van het gemeentelijk middelenbeleid. Ten aanzien van het informatie- en automatiseringsonderdeel vervult de sector Dienstverlening en Algemene Zaken een primaire rol hierbij. Het college stelt nadere regels vast omtrent de voorbereiding van het middelenbeleid voor zover dit aan de organisatorische eenheden is opgedragen en de rapportage door de directeuren ervan.

Informatie

Het college stelt vast welke gegevens ten behoeve van een goed beheer van de gemeentelijke organisatie als geheel door de organisatorische eenheden moeten worden verstrekt. De aard, inhoud en vorm ervan en de frequentie van de gegevensverstrekking worden nader bepaald.

HOOFDSTUK 3. DE WERKWIJZE VAN HET AMBTELIJK APPARAAT

Samenstelling Centraal Managementteam

• 1.

  Ter bewaking van eenheid in de uitoefening van de aan het ambtelijk apparaat opgedragen taken voeren de gemeentesecretaris en de sectordirecteuren regelmatig gezamenlijk overleg. Dit overleg wordt aangeduid met de benaming Centraal Managementteam.

• 2.

  De gemeentecontroller is adviserend lid van het Centraal Managementteam

• 3.

  De gemeentesecretaris is voorzitter van het Centraal Managementteam.

• 4.

  De voorzitter kan in incidentele gevallen functionarissen aanwijzen die tevens aan het overleg deelnemen.

• 5.

  Alle in het eerste en tweede lid bedoelde leden kunnen ingeval van afwezigheid worden vervangen. Ingeval van afwezigheid van de voorzitter treedt de loco-secretaris als voorzitter op.

• 6.

  Het secretariaat van het Centraal Managementteam wordt door de sectie managementondersteuning van de afdeling Concernmiddelen vervuld.

Taken Centraal Managementteam

• 1.

  De voorzitter van het Centraal Managementteam stelt de vergaderdata en de agenda voor de vergaderingen van het team vast. De leden kunnen zaken voor agendering indienen bij de voorzitter of het secretariaat. Het secretariaat zorgt ervoor dat de agenda en bijbehorende stukken worden gereedgemaakt en zo mogelijk ten minste twee dagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van het team.

• 2.

  Het Centraal Managementteam draagt, binnen de daartoe door het college te geven richtlijnen het door haar te voeren beleid, met inachtneming van de wettelijke bepalingen inzake de positie van de gemeentesecretaris en diens taak, zorg voor:

• a.

  sectoroverstijgende beleidscoördinatie en -integratie en van cruciaal belang zijnde bestuurlijke onderwerpen en

• b.

  sectoroverschrijdende vormgeving van het te voeren middelen- en communicatiebeleid.

• 3.

  Het in het tweede lid, sub a. vermelde taakgebied omvat o.a.:

• -

  de afstemming van de verschillende beleidsinitiatieven (tijdsoriëntatie 1 tot 2 jaar) door het vroegtijdig leggen van dwarsverbanden;

• -

  aanjagen van strategisch beleid (tijdsoriëntatie 2 tot 4 jaar);

• -

  politiek 'brede' projecten.

• 4.

  Het in het tweede lid, sub b. vermelde taakgebied omvat o.a.:

• -

  advisering aan het college over de ontwikkeling van het communicatiebeleid en de uitwerking hiervan in communicatiestrategieën en -plannen;

• -

  advisering aan het college over de uitgangspunten van het voeren middelenbeleid zoals het personeelsbeleid, financieel beleid, alsmede het organisatie- en informatiebeleid.

• -

  coördinatie van en toezicht op het beheer en de inzet van de middelen, alsmede de verantwoording over het gevoerde beheer;

• -

  verwezenlijking van een cultuur die bevorderlijk is voor het halen van de doelstellingen van de organisatie;

• -

  verantwoordelijkheid voor de hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie.

• 5.

  Omtrent de in het derde en vierde lid genoemde taken brengt het Centraal Managementteam gevraagd en ongevraagd advies uit aan het college.

• 6.

  Het Centraal managementteam heeft de bevoegdheid die maatregelen en voorzieningen te treffen die nodig zijn om de taken te vervullen.

• 7.

  Het college kan nadere richtlijnen vaststellen ten aanzien van de werkwijze, de taakgebieden en de bevoegdheden van het Centraal Managementteam.

Samenwerking en samenhang Centraal Managementteam

Met inachtneming van het bepaalde in de artikelen 28, 29, 30 en 31 bevordert de voorzitter van het entraal Managementteam een goede samenwerking en samenhang tussen de organisatorische eenheden.

Hij doet, indien noodzakelijk en met inachtneming van het bepaalde in artikel 36, voorstellen aan het college tot het geven van richtlijnen aan de directeuren om de samenwerking en samenhang te bevorderen.

Verloop informatiestromen

Met inachtneming van het bepaalde in artikel 31 ziet de voorzitter van het Centraal Managementteam toe op een vlot verloop van de informatiestromen. Hij doet in overleg met de directeuren, voorstellen aan het college ter zake.

Inperking bevoegdheden leden Centraal Managementteam

De voorzitter van het Centraal Managementteam is bevoegd maatregelen te nemen die de bevoegdheden van de andere leden van het Centraal Managementteam doorkruizen dan wel inperken.

Hij kan deze bevoegdheden alleen maar uitoefenen nadat:

• a.

  hij die van tevoren in het Centraal Managementteam besproken heeft;

• b.

  het college hiermee heeft ingestemd.

Aanvullende procedures

Voorzover hij zulks in aanvulling op hetgeen daaromtrent in deze verordening is bepaald nodig acht, stelt de voorzitter van het Centraal Managementteam in overleg met het team procedures vast voor de behandeling van zaken die door het bestuur aan het ambtelijk apparaat ter voorbereiding of uitvoering zijn opgedragen.

Aanvullende advisering

• 1.

  Indien een zaak het taakgebied van een ander onderdeel binnen een organisatorische eenheid of een andere organisatorische eenheid raakt, vraagt het primair met de voorbereiding of uitvoering belaste organisatie-onderdeel aanvullend advies aan dat andere organisatieonderdeel.

• 2.

  Het organisatie-onderdeel dat aanvullend advies uitbrengt, treedt zoveel mogelijk in overleg met het met de voorbereiding of uitvoering belaste organisatie-onderdeel, teneinde te trachten tot geïntegreerde advisering te komen, waarin de argumenten ten aanzien van de mogelijke beleidskeuzes worden opgenomen.

• 3.

  Het aanvullend advies wordt rechtstreeks uitgebracht aan het organisatie-onderdeel dat met de voorbereiding of uitvoering belast is.

• 4.

  Een organisatie-onderdeel kan ook uit eigen beweging aanvullend advies uitbrengen. De voorzitter van het Centraal Managementteam wordt hiervan op de hoogte gesteld, indien hierdoor eerder afgesproken planningen en procedures zouden worden beïnvloed.

Bestuursopdracht

Ten aanzien van aangelegenheden waarin zulks gewenst wordt geacht, geeft het college een kader aan voor de inbreng van het ambtelijk apparaat bij de ontwikkeling van beleid. Dit kader wordt aangeduid met de benaming 'bestuursopdracht'. Het college stelt de inhoud van de bestuursopdrachten vast.

Zaak voor meer dan een organisatorische eenheid

• 1.

  Elke zaak wordt primair voorbereid en uitgevoerd door het organisatie-onderdeel tot wiens taakgebied (blijkend uit het voor de organisatorische eenheid vastgestelde Organisatie- en formatieplan) de desbetreffende zaak behoort, tenzij in een bestuursopdracht anders wordt bepaald.

• 2.

  Indien een zaak zich over het taakgebied van meer dan een organisatorische eenheid uitstrekt, en ten aanzien van die zaak geen toepassing is gegeven aan artikel 12, lid 2, of onder verantwoordelijkheid van het Centraal Managementteam is opgedragen aan de sectie strategie en coördinatie van de Concernstaf, wijst het college op voorstel van het Centraal Managementteam een organisatorische eenheid aan die primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding of uitvoering alsmede voor de tijdsplanning en de bewaking van de voortgang.

Stafoverleg

De directeuren kunnen ieder voor hun organisatorische eenheid ambtenaren aanwijzen, die omtrent onderdelen van het beleid waar genoemde functionarissen verantwoordelijkheid voor dragen, rechtstreeks overleg voeren met het voor dat beleid primair verantwoordelijke collegelid. Omtrent de inhoud van het overleg stellen functionarissen hun directeuren op de hoogte.

Indeling organisatorische eenheden

Binnen de vastgestelde hoofdstructuur en onverlet het bepaalde in artikel 12, lid 2 en artikel 20, leden 4 en 5, regelt de directeur de indeling van zijn organisatorische eenheid. Hij doet hiervoor voorstellen aan het college.

Aanstelling personeel

De directeur is verantwoordelijk voor de aanstelling van de personeelsleden in zijn organisatorische eenheid.

Het college stelt nadere regels vast voor de inspraak van medewerkers bij benoemingen en de te volgen procedures.

Door directeur te treffen maatregelen en voorzieningen

• 1.

  Met in achtneming van door het college gestelde regels treft de directeur de maatregelen en voorzieningen die hij omwille van een doelmatige uitvoering van de aan zijn organisatorische eenheid opgedragen taken nodig acht.

• 2.

  Indien daartoe maatregelen door het gemeentebestuur zijn te nemen, doet hij daartoe een voorstel aan het college.

• 3.

  Maatregelen en rapportages op grond van dit artikel brengt de directeur ter kennis van het Centraal Managementteam.

HOOFDSTUK 4 DE ORGANISATIE VAN HET MIDDELENBEHEER EN DE CONTROLE OP HET MIDDELENBEHEER

Paragraaf 4.1 Organisatie van het beheer en administratie

Verantwoordelijkheid voor beheer en administratie

• 1.

  De verantwoordelijkheid voor het beheer en de administratie berust bij het college.

• 2.

  Onverminderd de verantwoordelijkheid van het college berust de dagelijkse verantwoordelijkheid voor het beheer en de administratie van de organisatorische eenheden bij de desbetreffende leiding.

• 3.

  Het college draagt zorg voor het waarborgen van de doelmatigheid en van de rechtmatigheid.

• 4.

  De in de leden 1 t/m 3 van dit artikel bedoelde verantwoordelijkheden omvatten mede de zorg voor de administratieve organisatie en voor het systeem van planning en control. Het college mandateert het opzetten en het in stand houden van de administratieve organisatie en van het systeem van planning en control aan de directeuren van de organisatorische eenheden, zulks onverlet de verantwoordelijkheid van de gemeentecontroller respectievelijk de sectorcontrollers.

• 5.

  Bij de organisatie van het beheer en van de administratie neemt het college het gestelde in deze verordening in acht.

• 6.

  De administratieve organisatie en de organisatie van het systeem van planning en control wordt vastgelegd in beschrijvingen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden alsmede in procedures, werkafspraken en tijdsplanningen. Het geheel wordt ter goedkeuring aan het college respectievelijk aan de leiding van een organisatieeenheid voorgelegd en als zodanig opgenomen in de taak- en functiebeschrijvingen en in hand- en procedureboeken.

• 7.

  Onverlet het gestelde elders in deze verordening dient de leiding van de organisatie-eenheid, voorstellen die bij het college worden ingediend te toetsen op:

  • -

    tijdigheid, juistheid, volledigheid en toereikendheid van de gegeven informatie, onder andere met het oog op de handhaving van de begrotingsdiscipline;

  • -

    rechtmatigheid en doelmatigheid;

  • -

    juistheid van de te volgen procedure;

  • -

    aanwijzing van ambtenaren die de verantwoordelijkheid zullen dragen voor de uitvoering van de voorgestelde besluiten.

Planning en control

• 1.

  De opzet en de werking van het systeem van planning en control is gericht op het waarborgen van:

  • -

    de economisch verantwoorde verwerving van middelen (procedures voor het verkrijgen van middelen tegen de laagst mogelijke kosten);

  • -

    het opzetten en het onderhouden van planning, budgettering en bewaking van activiteiten;

  • -

    de beoordeling van de doelmatigheid van de uitvoering c.q. de effectiviteit van de daarbij gekozen methoden en technieken.

• 2.

  De opzet en de werking van de administratieve organisatie dienen zodanig te zijn dat deze dienstbaar zijn aan en waarborgen verschaffen voor de tijdigheid, de betrouwbaarheid en de toereikendheid van de informatie die wordt verstrekt aan beleids- en beheersorganen.

• 3.

  Bij de inrichting van de administratieve organisatie dient een adequate scheiding van taken, functies en bevoegdheden te worden gecreëerd, zodanig dat de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd.

• 4.

  Bij de inrichting van het systeem van planning en control en van de administratieve organisatie dient ondermeer een beschrijving te worden vastgesteld van de wijze waarop tussen het college en de leiding van de organisatie-eenheden afspraken worden gemaakt over:

  • -

    het formuleren van doelstellingen en / of normen;

  • -

    het verstrekken van opdrachten en ter beschikking stellen van middelen;

  • -

    het uitvoeren van de opdracht;

  • -

    het tussentijds rapporteren omtrent de voortgang van de uitvoering en de daarmee samenhangende aanwending van de middelen;

  • -

    nemen van maatregelen ter bijsturing van het proces;

  • -

    het afleggen van verantwoording over de uitvoering van het proces.

Financiële administratie

• 1.

  De financiële administraties van de onderscheiden organisatorische eenheden bestaan tenminste uit:

  • -

    de grootboekadministratie;

  • -

    de debiteurenadministratie;

  • -

    de crediteurenadministratie;

  • -

    de rechten- en verplichtingenadministratie;

• 2.

  Voorts kunnen andere administraties worden gevoerd die nodig zijn voor een adequate bedrijfsvoering; deze administraties dienen zoveel mogelijk aan te sluiten op de financiële administratie, maar vallen niet onder de verantwoordelijkheid van de controller of de administrateur, tenzij dit uitdrukkelijk is overeengekomen.

• 3.

  Bij de inrichting en de werking van een financiële administratie dient te worden voldaan aan het gestelde in het Besluit gemeentelijke comptabiliteitsvoorschriften en overige van toepassing zijnde wettelijke bepalingen.

• 4.

  De administratie is zodanig van opzet en werking dat zij dienstbaar is voor:

  • -

    het sturen en het beheersen van activiteiten en precessen in de gemeente als geheel en in de organisatorische eenheden;

  • -

    het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa en passiva;

  • -

    het verschaffen van informatie voor het maken van kostencalculaties;

  • -

    het bevorderen en het waarborgen van de rechtmatigheid en de doelmatigheid;

  • -

    het afleggen van verantwoording over het gevoerde beheer in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

  • -

    de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het gevoerde beheer.

• 5.

  Onverminderd het bepaalde in lid 3 kunnen binnen door de gemeentecontroller aan te geven grenzen de administraties naar eigen inzicht worden ingericht.

• 6.

  De financiële administraties van de Concernstaf en de organisatorische eenheden worden gevoerd met behulp van het centraal daartoe beschikbaar gestelde geautomatiseerde systeem, teneinde de eenduidigheid van de financiële informatie en praktische uitvoerbaarheid van de aggregatie van gegevens te waarborgen.

• Paragraaf 4.2 Verdeling van bevoegdheden

Functionarissen

• 1.

  Het hoofd van de afdeling Concernmiddelen van de Concernstaf vervult de functie van gemeentecontroller.

• 2.

  Het college wijst ambtenaren aan als controller, administrateur, inspecteur der gemeentelijke belastingen, treasurer, en kasmedewerkers, alsmede hun respectieve plaatsvervangers.

• 3.

  De sectordirecteur regelt in overleg met de gemeentecontroller de vervanging van de in het tweede lid bedoelde functionarissen.

• 4.

  De gemeentecontroller geeft direct, danwel indirect functioneel leiding aan de overige controllers, de administrateurs, de kasmedewerkers en de treasurer voor zover het de administratieve organisatie, het systeem van planning en control en de informatieverzorging betreft.

• 5.

  De functie van controller dan wel administrateur is onverenigbaar met die van kasmedewerker, treasurer, inspecteur der gemeentelijke belastingen en applicatiebeheerder, alsmede met enige, de functiescheiding wezenlijk aantastende, andere functie. Dit betreft met name functies waarin verantwoordelijkheid wordt gedragen voor het beheer van vermogenswaarden.

Gemeentecontroller

• 1.

  De gemeentecontroller heeft, onverlet de in artikel 45 lid 1 en 2 aangeduide verantwoordelijkheden van het college, de zorg voor:

  • a.

    de voorbereiding terzake van het strategisch financieel, personeel- en organisatie- en informatisering en automatiseringsbeleid als geheel en in hun onderlinge samenhang;

  • b.

    ontwikkeling, implementatie, evaluatie en zonodig bijstelling van centrale kaders voor planning en control;

  • c.

    ontwikkeling en instandhouding van gemeenschappelijke analyse- en besturingssystemen inclusief het vervaardigen van richtlijnen ter zake van het verstrekken van informatie;

  • d.

    het formuleren van algemeen geldende richtlijnen ter bevordering van de kwaliteit en de doelmatigheid van het gemeentelijk handelen alsmede het toezicht op de naleving daarvan;

  • e.

    analyseren, interpreteren en nader onderzoeken van aangeleverde informatie en het op eigen initiatief adviseren van het bestuur en het ambtelijk management daaromtrent;

  • f.

    de zorg voor de begroting, de budgetrapportages en de rekening (met inbegrip van het jaarverslag) op gemeentelijk niveau;

  • g.

    het geven van voorschriften omtrent de wijze van vastlegging van de administratieve organisatie;

  • h.

    verrichten van diepte-onderzoeken naar het rechtmatig, doelmatig en doeltreffend functioneren;

  • i.

    het toetsen van de juistheid en toereikendheid van de informatievoorziening aan het college en de raad;

  • j.

    het adviseren en ondersteunen van de overige organisatorische eenheden op het gebied van de onderscheiden middelen;

  • k.

    het adviseren van het college terzake van door organisatorische eenheden geformuleerde voorstellen aan het college en / of de gemeenteraad indien deze voorstellen:

    • -

      afwijken van centraal vastgestelde kaders en richtlijnen;

    • -

      betrekking hebben op de begrotingsposten die onder beheer zijn geplaatst van de gemeentecontroller;

    • -

      financiële gevolgen hebben die moeten worden geacht van wezenlijke betekenis te zijn voor de gemeente als geheel.

    • -

      de beveiliging van de gemeentelijke geautomatiseerde informatievoorziening.

• 2.

  De gemeentecontroller heeft onverlet de eigen verantwoordelijkheid van de leiding van de organisatie-eenheden een eigen verantwoordelijkheid voor de bevordering en de bewaking van de doelmatigheid en de rechtmatigheid van het beheer en de administratie.

• 3.

  Indien de gemeentecontroller van oordeel is dat een meer doelmatig beheer kan worden gerealiseerd, treedt hij in overleg met de leiding van de desbetreffende organisatie-eenheid. Zo nodig legt hij zelfstandig voorstellen voor aan het college.

• 4.

  De gemeentecontroller heeft de verantwoordelijkheid om het college, gevraagd en ongevraagd, rechtstreeks te adviseren ten aanzien van de in deze verordening aan hem toegekende taken en bevoegdheden.

• 5.

  Aan de gemeentecontroller komt de bevoegdheid toe de gemeenteraad, gevraagd en ongevraagd, rechtstreeks te adviseren ten aanzien van de in deze verordening aan hem toegekende taken en bevoegdheden.

• 6.

  Op zijn verzoek wordt aan de gemeentecontroller toestemming verleend tot het bijwonen van de vergaderingen van bestuurlijke staven.

• 7.

  Op zijn verzoek wordt aan de gemeentecontroller toestemming verleend tot het bijwonen van een (deel van) de vergadering van het college.

• 8.

  Het college kan onderwerpen vaststellen ten aanzien waarvan de gemeentecontroller, met het oog op handhaving en uitvoering van deze verordening, nadere richtlijnen kan geven.

• 9.

  De gemeentecontroller is rechtstreeks onverminderd het bepaalde in lid 5 verantwoording verschuldigd aan het college voor de aan hem in deze verordening opgedragen taken en verantwoordelijkheden.

Sectorcontroller

• 1.

  De sectorcontroller heeft voor zijn organisatie-eenheid, onverlet de in artikel 45 lid 1 en 2 en in artikel 49, lid 1 aangeduide verantwoordelijkheden, de zorg voor:

  • a.

    de planning en control terzake van het financieel, personeel- en organisatie- en informatisering en automatiseringsbeheer van de sector en in hun onderlinge samenhang;

  • b.

    ontwikkeling en instandhouding van een adequate (administratieve) organisatie en van analyse- en besturingssystemen inclusief het vervaardigen van relevante kengetallen en prestatiegegevens;

  • c.

    analyseren, interpreteren en nader onderzoeken van aangeleverde informatie en het op eigen initiatief adviseren van het bestuur en het ambtelijk management daaromtrent;

  • d.

    de zorg voor de begroting, de jaarcontracten, de rapportages en de rekening op sectorniveau;

  • e.

    verrichten van onderzoeken naar het rechtmatig, doelmatig en doeltreffend functioneren;

  • f.

    het toetsen van de juistheid en toereikendheid van de informatievoorziening aan het College en de Raad;

  • g.

    het adviseren en ondersteunen van de hoofdafdelingen binnen de sector op het gebied van de onderscheiden middelen;

  • h.

    de beveiliging van de geautomatiseerde informatievoorziening van de sector;

• 2.

  De sectorcontroller heeft een eigen verantwoordelijkheid ten aanzien van de in deze verordening aan hem opgedragen taken.

• 3.

  De sectorcontroller heeft de verantwoordelijkheid de sectordirecteur, gevraagd en ongevraagd, rechtstreeks adviseren ten aanzien van de in deze verordening aan hem toekende taken.

• 4.

  Onverlet de eindverantwoordelijkheid van de sectordirecteur heeft de sectorcontroller de verantwoordelijkheid het college, gevraagd en ongevraagd, rechtstreeks te adviseren ten aanzien van de in deze verordening aan hem toegekende taken.

• 5.

  Indien de controller een meer doelmatig beheer mogelijk acht, treedt hij hierover in overleg met de leiding van de organisatie-eenheid. Zo nodig treedt hij in overleg met de gemeentecontroller.

De sectoradministrateur

• 1.

  De sectoradministrateur heeft voor zijn organisatie-eenheid de zorg voor:

  • a.

    de ontwikkeling, implementatie, evaluatie en zonodig bijstelling van de kaders voor de financiële administraties van de organisatorische eenheden binnen de daarvoor geldende centrale kaders;

  • b.

    het opstellen van het cijfermatig gedeelte van de sectorrekening;

  • c.

    toetsing van de rechtmatigheid van uitgaven en ontvangsten;

  • d.

    het uitvoeren van de budgetbewaking in engere zin en de rapportage hieromtrent aan de sectorcontroller.

• 2.

  Bij het uitvoeren van zijn taken neemt de sectoradministrateur de functionele richtlijnen en de aanwijzingen van de gemeentecontroller, de sectorcontroller, danwel de gemeenteadministrateur in acht.

• 3.

  De sectoradministrateur zorgt voor het tijdig, het juist en het volledig verwerken van de gegevens in zijn administratie(s).

• 4.

  De sectoradministrateur zorgt voor het tijdig, het juist en het volledig aanleveren van de producten van c.q. de gegevens uit zijn administratie aan de sectorcontroller, dan wel de gemeentecontroller.

De gemeenteadministrateur

• 1.

  De administrateur van de sector Dienstverlening en Algemene Zaken wordt aangewezen gemeenteadministrateur.

• 2.

  De gemeenteadministrateur heeft de zorg voor de consolidatie van de jaarrekeningscijfers van de sectorrekeningen in de gemeenterekening.

• 3.

  Om een doelmatige uitvoering van de in het tweede lid omschreven taak te bevorderen is de gemeenteadministrateur bevoegd nadere richtlijnen te stellen.

• 4.

  De leden 2 tot en met 4 van artikel 51 zijn van overeenkomstige toepassing.

Informatieplicht

• 1.

  De controllers worden tijdig en schriftelijk op de hoogte gesteld van alle door de Raad en het College respectievelijk de leiding van de organisatie-eenheden genomen besluiten waaraan consequenties voor hun werkorganisatie zijn verbonden.

• 2.

  de daarvoor in aanmerking komende functionarissen verstrekken de gemeentecontroller c.q. de administrateur alle gegevens en stukken die hij ten behoeve van de juiste verzorging van zijn administratie, de financiële planning, de budgetbewaking of de verslaglegging nodig heeft. Zij stellen in overleg met hem en de verantwoordelijke leiding zodanige organisatorische maatregelen vast, dat aan deze verplichting tijdig en volledig wordt voldaan. De leiding ziet erop toe dat deze maatregelen worden genomen.

Procedure voor het verrichten van betalingen en ontvangsten

• 1.

  De directeur of de deelbudgetbeheerder geven namens het college opdracht tot betaling en het verrichten van ontvangsten, hun budget of deelbudget betreffende.

• 2.

  Verplichtingen mogen worden aangegaan en uitgaven mogen worden gedaan voor zover zij in een budget in de begroting zijn geraamd. De gemeentecontroller is bevoegd hieromtrent nadere regels te stellen.

• 3.

  Het college van burgemeester en wethouders wijst per sector meerdere functionarissen aan die zijn belast met procuratiehouderschap voor het verrichten van betalingen ten behoeve van de betreffende sector.

• 4.

  Een betaling kan slechts geschieden indien de opdracht daartoe, zoals bedoeld in lid 1, is voorzien van de handtekeningen van twee functionarissen, zoals bedoeld in lid 3.

• 5.

  Het geldverkeer wordt uitsluitend geleid via door het college aangewezen banken. Het aanhouden van chartale kassen kan slechts in uitzonderingsgevallen, na goedkeuring van het college plaats vinden.

Kasmedewerker

• 1.

  Aan de kasmedewerkers is opgedragen de bewaring van chartale gelden en het doen van contante betalingen.

• 2.

  Kasmedewerkers worden aangewezen door het college van burgemeester en wethouders.

• 3.

  Voor de uitoefening van de functie van kasmedewerker kunnen door het college van burgemeester en wethouders nadere regels worden gesteld.

Treasurer

• 1.

  De treasurer is verantwoordelijk voor het beheren, besturen en bewaken van de gemeentelijke geldstromen met als doel het minimaliseren van rentekosten en het beheersbaar houden van renterisico’s.

• 2.

  Het college stelt hieromtrent nadere richtlijnen in het treasurystatuut.

Het controllersoverleg

• 1.

  Het controllersoverleg heeft tot doel de afstemming en de bewaking van de eenheid en kwaliteit van het middelenbeheer, de administratieve organisatie en interne controle.

• 2.

  Het overleg wordt gehoord over alle regelgeving en gemeentebrede voorstellen met betrekking tot deze onderwerpen.

• 3.

  Aan het overleg nemen deel:

  • -

    de gemeentecontroller en diens plaatsvervanger;

  • -

    de controllers van de organisatorische eenheden;

  • -

    de accountant van de gemeente, als adviseur, voor zover dit door hem of de voorzitter gewenst wordt geacht;

  • -

    overigen, voorzover dit door de voorzitter gewenst wordt geacht;

• 4.

  Het overleg komt minimaal éénmaal per maand bijeen of zoveel vaker als door tenminste één lid van het overleg noodzakelijk wordt geacht.

• 5.

  De gemeentecontroller is voorzitter van het overleg.

• 6.

  Het secretariaat wordt gevoerd door de afdeling Concernmiddelen.

Administrateursoverleg

• 1.

  Het administrateursoverleg heeft tot doel de afstemming en de bewaking van de eenheid en kwaliteit van de administratie.

• 2.

  Aan dit overleg nemen deel:

  • -

    de administrateurs van de organisatorische eenheden;

  • -

    de applicatiebeheerder van de financiële administratie;

  • -

    de controller van de sector Dienstverlening en Algemene Zaken.

• 3.

  De controller van de sector Dienstverlening en Algemene Zaken is voorzitter van het overleg.

• 4.

  Het secretariaat wordt gevoerd door afdeling Bedrijfseconomische Zaken van de sector Dienstverlening en Algemene Zaken.

• 5.

  Het overleg komt minimaal éénmaal per maand bijeen of zoveel vaker als door tenminste één lid van het overleg noodzakelijk wordt geacht;

• Paragraaf 4.3 De Begroting

Gemeentebegroting

• 1.

  Jaarlijks wordt door het college de gemeentebegroting van de gemeente aangeboden aan de gemeenteraad. Deze begroting gaat vergezeld van de meerjarenraming.

• 2.

  De gemeentebegroting bevat op hoofdlijnen de beleidsdoelstellingen en maatschappelijke effecten die worden nagestreefd, alsmede de middelen die daarvoor beschikbaar zijn, één en ander zo mogelijk uitgedrukt in relevante prestatiecijfers en kengetallen.

• 3.

  De gemeentebegroting in ingedeeld overeenkomst de voorgeschreven indeling in het besluit gemeentelijke comptabiliteitsvoorschriften.

Jaarcontract

• 1.

  De jaarcontracten zoals bedoeld in artikel 29 van deze verordening, worden opgesteld op basis van de gemeentebegroting.

• 2.

  In de jaarcontracten wordt tevens het bedrijfsvoeringsbeleid van de organisatorische eenheid weergegeven.

• 3.

  De jaarcontracten worden voor het begin van het begrotingsjaar ondertekend door de burgemeester, namens het college, de directeuren (elk voor hun onderdeel en de gemeentesecretaris, als hoofd van de ambtelijke organisatie.

Sectorbegroting

Ieder organisatieonderdeel stelt ten behoeve van de bedrijfsvoering een afzonderlijke sectorbegroting op. Deze begrotingen gaan vergezeld van een meerjarenraming.

Samenhang tussen de diverse begrotingen

• 1.

  De gemeentebegroting wordt opgesteld door middel van aggregatie van de gegevens van de sectorbegrotingen en de jaarcontracten.

• 2.

  Alle begrotingen zijn functioneel ingedeeld overeenkomstig het besluit comptabiliteitsvoorschriften. De gemeentebegroting wordt gedetailleerd tot op subfunctieniveau.

Taakverdeling in het kader van de begroting

• 1.

  Tot de taak van de gemeentecontroller, c.q. de afdeling Concernmiddelen in het kader van de totstandkoming van de begroting behoort ondermeer:

  • a.

    algehele coördinatie van de begrotingswerkzaamheden;

  • b.

    het opstellen van de begrotingsrichtlijnen (waaronder het tijdschema) ter vaststelling door het college;

  • c.

    het toetsen van de door de organisatorische eenheden ingediende begrotingsanalyses;

  • d.

    het toetsen van de door de organisatorische eenheden ingediende teksten voor de gemeentebegroting;

  • e.

    het opstellen van de gemeentebegroting op basis van de bedrijfsbegrotingen;

  • f.

    het adviseren van het college over de ingediende concept-begrotingen en –meerjarenramingen.

• 2.

  Tot de taak van de sectorcontrollers, c.q. de hoofdafdelingen middelen van de onderscheiden organisatorische eenheden in het kader van de totstandkoming van de begroting behoort ondermeer:

  • a.

    algehele coördinatie van de begrotingswerkzaamheden binnen de sector;

  • b.

    het opstellen van eventueel aanvullende begrotingsrichtlijnen

  • c.

    het toetsen van de door de (deel)budgetbeheerders ingediende begrotingsanalyses;

  • d.

    het opstellen van het jaarcontract en de bedrijfsbegroting van de betreffende sector, alsmede het toetsen van de toelichtingen daarbij;

  • e.

    het adviseren van de sectordirecteur en de bestuurlijke staf met betrekking tot de concept-bedrijfsbegroting en het concept-jaarcontract.

Procedure ten aanzien van begrotingswijzigingen

• 1.

  Een wijziging van een begroting wordt vastgesteld door hetzelfde orgaan dat de betreffende begroting heeft vastgesteld.

• 2.

  Een wijziging van de gemeentebegroting leidt altijd tot een wijziging van de jaarcontracten en van de sectorbegroting.

• 3.

  Een wijziging van het jaarcontract leidt altijd tot een wijziging van een sectorbegroting.

• 4.

  De gemeentecontroller c.q. de afdeling Concernmiddelen draagt zorg voor de wijzigingen in de gemeentebegroting.

• 5.

  De sectorcontroller draagt zorg voor de wijzingen in de jaarcontracten en de sectorbegrotingen.

  Paragraaf 4.4 Budgetbeheer en tussentijdse rapportages

Budgetbeheer

• 1.

  Onder budgetbeheer wordt verstaan het doelmatig en doeltreffend beheren van budgetten zoals vastgelegd binnen de begrotingen en het regelmatig doen van verslag daarover aan het college. Onder budgetbeheer valt de zorg, dat de budgetten niet worden overschreden; dat zo nodig tijdig budgetaanpassingen worden voorgesteld; de inkomsten tijdig en volledig worden ontvangen en dat één en ander op een doelmatige wijze geschiedt.

• 2.

  De directeur van de organisatie-eenheid is belast met het beheer van het budget zoals vastgelegd binnen het jaarcontract en de bedrijfsbegroting.

• 3.

  De deelbudgetbeheerder is belast met het beheer van een door de directeur aangewezen deel van een aan die directeur toegewezen budget.

• 4.

  De deelbudgetbeheerder doet regelmatig verslag van het gevoerde beheer aan de directeur die het deelbudget heeft toegewezen. De tweede volzin van het eerste lid is van overeenkomstige toepassing.

Budgetbewaking en budgetrapportage

• 1.

  Onder budgetbewaking wordt verstaan het – onverminderd de verantwoordelijkheid van de budgetbeheerders en deelbudgetbeheerders zoals omschreven in artikel 53 – zonodig dagelijks signaleren van overschrijdingen (budgetbewaking in engere zin) en eventueel andere afwijkingen van het budget alsmede de (bedrijfseconomische) analyse van de verschillen tussen budget en werkelijkheid (budgetbewaking in ruimere zin).

• 2.

  Het college rapporteert tijdens de begrotingsuitvoering tweemaal per jaar aan de gemeenteraad (voorjaarsnota en najaarsnota) omtrent de beleidsontwikkelingen in relatie tot de begroting. Eén en ander laat onverlet de verplichting belangrijke zaken ook tussentijds te rapporteren. Als derde integrale rapportage wordt de rekening opgesteld.

• 3.

  Het college stelt nadere regels op omtrent de momenten en de wijze waarop wordt gerapporteerd over de bedrijfsvoering, de werkplanning en de afwijkingen van de activiteiten en de prestaties ten opzichte van het aangegane jaarcontract.

Taakverdeling in het kader van de budgetbewaking

• 1.

  In het kader van de budgetbewaking en de rapportage daaromtrent wordt tot de taak van de gemeentecontroller c.q. de afdeling Concernmiddelen gerekend:

  • a.

    algehele coördinatie van de werkzaamheden;

  • b.

    het opstellen van de richtlijnen (waaronder het tijdschema) ter vaststelling door het college;

  • c.

    het toetsen van de door de organisatorische eenheden ingediende rapportages;

  • d.

    het vervaardigen van de gemeentebrede rapportage op basis van de door de organisatorische eenheden ingediende rapportages;

  • e.

    het adviseren van het college over de ingediende rapportages;

• 2.

  De administrateurs zijn zelfstandig belast met de budgetbewaking in engere zin van de organisatorische eenheden. Van gesignaleerde overschrijdingen en eventueel andere afwijkingen doen zij via de sectorcontroller mededeling aan de (deel)budgetbeheerder.

• 3.

  De (deel)budgetbeheerder dient tijdig omtrent de gesignaleerde afwijkingen te rapporteren aan de controller, met afschrift aan de administrateur.

• 4.

  Tot de taak van de sectorcontrollers wordt gerekend:

  • a.

    het mede op basis van de financiële administratie doen samenstellen van de rapportage ten behoeve van de voor- en najaarsnota, respectievelijk de rekening;

  • b.

    toetsen van de analyse van de verschillen tussen de werkelijkheid en begroting zoals ingediend door de (deel)budgetbeheerders.

    Paragraaf 4.5 De jaarrekening

De jaarrekening

• 1.

  Jaarlijks wordt door het college de gemeenterekening aangeboden aan de gemeenteraad.

• 2.

  Aan de gemeenterekening wordt toegevoegd een verslag van het college, tezamen vormende de verantwoording van (de doelmatigheid van) het financieel beleid en beheer.

• 3.

  Dit verslag bevat op hoofdlijnen de beleidsdoelstellingen en maatschappelijke effecten die in het verslagjaar zijn gerealiseerd, alsmede de middelen die daarvoor zijn ingezet, mede in relatie tot de voornemens uit de begroting.

• 4.

  De gemeenterekening is ingedeeld overeenkomstig de voorgeschreven indeling in het besluit comptabiliteitsvoorschriften.

De rapportage bij de jaarrekening

Gelijktijdig met de jaarrekening rapporteren de sectordirecteuren aan het college over de afwijkingen van de activiteiten en de prestaties ten opzichte van het aangegane jaarcontract. In deze rapportage wordt tevens ingegaan op de stand van zaken met betrekking tot de bedrijfsvoering en de werkplanning

Sectorrekening

• 1.

  Iedere managementrapportage wordt nader onderbouwd met een afzonderlijke sectorrekening.

• 2.

  Iedere sectorrekening bestaat uit:

  • a.

    de balans van de betreffende sector per 31 december van het verslagjaar;

  • b.

    de exploitatierekening, de kostenplaatsen en een overzicht van investeringen, reserves en geldleningen;

  • c.

    de overige staten en toelichting voorzover die zijn voorgeschreven door de gemeentecontroller;

Samenhang tussen de diverse rekeningen

De gemeenterekening komt tot stand door aggregatie van de gegevens van de sectorrekeningen en de jaarcontracten. Alle rekeningen zijn functioneel ingedeeld overeenkomstig het besluit gemeentelijke comptabiliteitsvoorschiften. De gemeenterekening wordt gedetailleerd tot op subfunctieniveau, overeenkomstig de indeling in de gemeentebegroting.

Taakverdeling in het kader van de totstandkoming van de jaarrekening

• 1.

  In het kader van de totstandkoming van de jaarrekening wordt tot de verantwoordelijkheid van de sectoradministrateur gerekend:

  • a.

    het samenstellen van de jaarrekeningcijfers van de sector aan de hand van de financiële administratie;

  • b.

    het opstellen van eventueel aanvullende jaarrekeningrichtlijnen op basis van de centrale richtlijnen;

• 2.

  In het kader van de totstandkoming van de jaarrekening wordt tot de verantwoordelijkheid van de gemeenteadministrateur gerekend het opstellen van de geconsolideerde jaarrekeningcijfers op basis van de sectorrekeningen zoals bedoeld in lid 1;

• 3.

  In het kader van de totstandkoming van de jaarrekening wordt tot de verantwoordelijkheid van de gemeentecontroller c.q. de afdeling Concernmiddelen, danwel de hoofdafdeling middelen van de sector Dienstverlening en Algemene Zaken gerekend:

  • a.

    de algehele coördinatie van de jaarrekeningwerkzaamheden binnen de gehele gemeente;

  • b.

    het opstellen van de jaarrekeningrichtlijnen (waaronder het tijdschema) ter vaststelling door het college;

  • c.

    het adviseren van het college over de gemeenterekening;

  • d.

    het toetsen van de beleidstoelichtingen welke door de organisatorische eenheden worden gegeven bij de afwijkingen tussen begroting en realisatie;

• 4.

  In het kader van de totstandkoming van de jaarrekening wordt tot de verantwoordelijkheid van de sectorcontroller gerekend:

  • a.

    algehele coördinatie van de jaarrekeningwerkzaamheden binnen de sector in overleg met de administrateur;

  • b.

    toetsen van de toelichtingen welke door de (deel) budgetbeheerders worden gegeven op beleids- en beheersniveau bij de afwijkingen tussen begroting en realisatie;

  • c.

    het adviseren van de sectordirecteur met betrekking tot de concept-jaarrekening van de sector;

• Paragraaf 4.6 Nadere regels omtrent de grondexploitatie

De grondexploitatie

• 1.

  Jaarlijks dient minimaal één geactualiseerde grondexploitatie ter vaststelling aan de gemeenteraad te worden aangeboden.

• 2.

  Het college kan nadere aanwijzingen geven met betrekking tot de tijdstippen en de wijze waarop:

  • a.

    de verschillende grondexploitaties aan het college en de gemeenteraad worden voorgelegd, met dien verstande dat onverminderd het bepaalde in het eerste lid tenminste bij de voorjaarsnota en najaarsnota over de stand van zaken met betrekking tot de grondexploitaties;

  • b.

    omtrent de voortgang van de activiteiten wordt gerapporteerd en de wijze waarop de administratie van de grondexploitatierekening wordt gevoerd.

• 3.

  Een activiteit mag niet worden aangevangen dan nadat het college de door de directeur van de sector Stedelijke Ontwikkeling en Beheer voorgestelde en door de sectorcontroller getoetste (herziene) grondexploitatie voor de gehele planperiode heeft voorgelegd aan de gemeenteraad en deze op basis daarvan het krediet heeft vastgesteld. Afhankelijk van de omvang en samenstelling en de looptijd van het project kan het krediet nader worden onderverdeeld in jaarlijks door de gemeenteraad te verstrekken budgetten voor deelactiviteiten die in dat jaar aanvangen.

• 4.

  De overige bepalingen in deze verordening zijn van overeenkomstige toepassing op de grondexploitatie.

Taakverdeling

• 1.

  De controller van de sector Stedelijke Ontwikkeling en Beheer adviseert het college omtrent alle door de sector aangeboden grondexploitaties, budgetten en de grondexploitatierekening; artikel 50 van deze verordening is van overeenkomstige toepassing.

• 2.

  De gemeentecontroller c.q. de afdeling Concernmiddelen van de Concernstaf adviseert het college ter zake van de door de sector Stedelijke Ontwikkeling en Beheer aangeboden grondexploitaties en de actualisering daarvan.

Bevoegdheid Controllers

De controllers adviseren de directeuren omtrent effectiviteits- en efficiëncy-aspecten van het personeels, organisatie- en formatiebeleid in hun sector.

Bevoegdheid gemeentecontroller

• 1.

  De gemeentecontroller, c.q. de afdeling Concernmiddelen ontwikkelt ter besluitvorming door het college, respectievelijk de raad het personeels- en organisatiebeleid van de gemeente als geheel door:

  • a.

    het ontwikkelen van algemene kaders op het gebied van sociaal beleid;

  • b.

    het ontwikkelen van instrumenten voor de uitvoering van het beleid;

  • c.

    het voorbereiden van regelgeving op rechtspositioneel gebied;

  • d.

    het ontwikkelen van centrale kaders met betrekking tot de inrichting van de gemeentelijke organisatie, inclusief het formatiebeleid.

• 2.

  De gemeentecontroller, c.q. de afdeling Concernmiddelen is verantwoordelijk voor de bewaking van de toepassing van de beleidskaders, de regelgeving en de instrumenten zoals omschreven in het eerste lid van dit artikel.

• 3.

  De gemeentecontroller, c.q. de afdeling Concernmiddelen adviseert het college omtrent de voorstellen van de directeuren met betrekking tot de inrichting van hun organisatieonderdeel en de formatie van hun sector.

De hoofdafdeling Informatie en Faciliteiten

• 1.

  De hoofdafdeling Informatie en Faciliteiten ontwikkelt binnen de eindverantwoordelijkheid van de gemeentecontroller, ter besluitvorming door het college respectievelijk de raad het informatie – en automatiseringsbeleid van de gemeente als geheel en legt dit vast in een jaarlijks informatiseringsplan, dat mede is gebaseerd op de decentrale Informatie- en Automatiseringsplannen van de organisatorische eenheden. In aanvulling hierop worden instrumenten ontwikkeld voor het concreet kunnen uitvoeren van het beleid.

• 2.

  Jaarlijks worden afspraken, standaarden en normen over de informatie-infrastructuur door het Centraal Managementteam vastgesteld.

De sectorcontrollers

• 1.

  De sectorcontrollers zijn, onverlet de primaire verantwoordelijkheid van de directeur, verantwoordelijk voor de ontwikkeling van het informatie- en automatiseringsbeleid van hun sector of dienst binnen de centraal gestelde kaders en leggen dit vast in een jaarlijks Informatie- en Automatiseringsplan.

• 2.

  De sectorcontrollers dragen zorg voor de afstemming van de plannen.

• 3.

  De sectorcontrollers dragen zorg voor de financiële vertaling van de plannen ter verwerking in de beheersbegrotingen.

Het Informatie- en Automatiseringscoördinatorenoverleg

• 1.

  Het overleg heeft tot doel:

  • -

    de afstemming van praktische zaken en wederzijdse informatieuitwisseling over actuele ontwikkelingen van de uitvoering van het I&A-beleid;

  • -

    informatie-uitwisseling over de voortgang van sector overschrijdende projecten;

  • -

    het maken van werkafspraken over de facilitaire dienstverlening op het gebied van I&A;

  • -

    het adviseren over de vervanging van concernbrede software voor de werkplekautomatisering;

• 2.

  Voorzitter van het overleg is het hoofd van de afdeling Facilitaire Zaken;

• 3.

  Aan het overleg nemen verder deel:

  • -

    de I&A-coördinatoren van de verschillende organisatorische eenheden;

  • -

    andere functionarissen voor zover dit door de voorzitter of de overige deelnemers wenselijk wordt geacht.

De sectordirecteur

De sectordirecteur beslist binnen het kader van de vastgestelde begroting en het geldende i&A beleid over de aanschaf en in gebruikneming van uitstluitend binnen de sector of vakdienst toegepaste geautomatiseerde informatieverwerkingssystemen.

De I&A-coördinator

In elke sector functioneert een I&A-coördinator die, onder verantwoordelijkheid van de controller, belast is met de coördinatie van de informatievoorziening binnen de sector. Deze functie kan gecombineerd worden met de functie van controller.

De applicatiebeheerder

• 1.

  De applicatiebeheerder is belast met het beheer van informatiesystemen;

• 2.

  Door de sectorcontrollers worden voor de diverse applicaties applicatiebeheerders aangewezen.

Het gegevensbeheer

• 1.

  Iedere afdeling is verantwoordelijk voor het inhoudelijk beheer van de in geautomatiseerde systemen opgeslagen gegevens;

• 2.

  Ten behoeve van de grotere applicaties worden door de sectorcontroller aparte gegevensbeheerders aangewezen.

• Artikel 84 tot en met 89

Vervallen bij raadsbesluit H-10 van 28 oktober 2003 (docs 1222549).

HOOFDSTUK 5. SLOT- EN OVERGANGSBEPALINGEN

Artikel 90. Afwijkingen van verordening

Voorzover dit nodig is, worden voor een bepaalde aangewezen organisatorische eenheid bij afzonderlijke verordening afwijkende of aanvullende regels vastgesteld.

Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet beslist het college.

Intrekking verordening op de organisatie van het middelenbeheer

De verordening op de organisatie van het middelenbeheer zoals vastgesteld door de raad in november 1993 wordt ingetrokken.

Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de achtste dag na die waarop zij is bekendgemaakt.

Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als 'Verordening op de ambtelijke organisatie en de organisatie van het middelenbeheer'.

Is vastgesteld door de raad van de gemeente Amersfoort in de vergadering van 27 juni 2000 en gewijzigd bij raadsbesluit van 28 oktober 2003.