Verordening voor het financiele beleid en beheer 2008

Artikel 0 Dit artikel moet nog worden gesplitst

Verordening

Nr. 2926620

De raad van de gemeente Amersfoort;

gelezen het voorstel van de Commissie Begroting en Verantwoording (nr. 2926620)

gelet op artikel 147 eerste lid van de Gemeentewet en op de Algemene wet bestuursrecht;

b e s l u i t

vast te stellen de volgende verordening:

Verordening voor het financiële beleid en beheer 2008

ALGEMENE BEPALINGEN

Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van de organisatie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van feiten betreffende de financiële gegevens van de organisatie, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

de financieel-economische positie;

het financiële beheer;

de uitvoering van de begroting;

het afwikkelen van vorderingen en schulden;

de rekening en verantwoording;

administratieve organisatie: het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het in stand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding;

financieel beheer: het uitoefenen van het bestuur over en het toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente;

rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten;

doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen;

doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid daadwerkelijk worden behaald.

begroting EN VERANTWOORDING

Programmabegroting

De raad stelt in ieder geval bij de aanvang van de nieuwe raadperiode een programma-indeling van de begroting vast; deze indeling wordt in principe voor de gehele raadsperiode gehanteerd. De raad stelt per programma op hoofdlijnen de beoogde maatschappelijke effecten vast, alsmede de daarbij behorende kengetallen. Het college draagt zorg voor het vastleggen van gegevens daaromtrent.

Kadernota

Het college biedt in het voorjaar een nota aan over de kaders voor het volgende begrotingsjaar en de drie opvolgende jaren.

Begrotingsuitvoering en begrotingswijzigingen

Het college stelt regels vast met het oog op de rechtmatige, doelmatige en doeltreffende uitvoering van de begroting en omtrent de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van toegekende budgetten en investeringskredieten.

Het college is terughoudend met het maken van tussentijdse begrotingswijzigingen. Bij het vaststellen van de jaarrekening stelt de raad het verschil tussen begroting en rekening vast.

Wanneer in de loop van het jaar de raad expliciete besluiten neemt met financiële gevolgen die afwijken van de begroting dan wordt naar aanleiding van dat besluit een begrotingswijziging gemaakt.

Rapportages van het college aan de raad over de financiële stand van zaken worden niet in een begrotingswijziging verwerkt.

Indien tussentijdse rapportages aanleiding geven tot nadrukkelijke inhoudelijke beleidswijziging, wordt dat aan de raad ter besluitvorming voorgelegd en is lid 3 van toepassing.

Indien gewijzigde regelgeving ten aanzien van begroting en rekening van kracht wordt, worden daaruit voortvloeiende begrotingsaanpassingen in een begrotingswijziging verwerkt.

Interne controle

Het college draagt, via de regels ex artikel 13, zorg voor een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan. Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatie-verstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen.

Informatievoorziening

Het college informeert de raad tussentijds over de realisatie van de begroting indien de interne rapportages daartoe aanleiding geven, maar in ieder geval twee keer per jaar, en verder op elk moment dat de actieve informatieplicht bedoeld in artikel 169 en artikel 180 van de Gemeentewet dat vereist.

Jaarstukken

Het college legt jaarlijks verantwoording af aan de raad door middel van jaarverslag en jaarrekening. Vaststelling van de jaarrekening door de raad dient het college tot decharge.

Autorisatie

De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting ook de daarin opgenomen investeringskredieten; in de begroting worden daartoe per programma die investeringen opgenomen die door de raad geautoriseerd dienen te worden.

Activa

De afschrijvingstermijnen ten behoeve van waardering en afschrijving van de activa worden door de raad jaarlijks vastgesteld door middel van het vaststellen van het in de begroting opgenomen overzicht van afschrijvingstermijnen. Wijzigingen in de afschrijvingstermijnen worden expliciet aan de raad ter besluitvorming voorgelegd.

Kostprijsberekening

Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd; bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die samenhangen met de door de gemeente verleende diensten. Het college neemt de relevante informatie voor de kostprijsberekeningen op in de begrotingsstukken.

Financiering

De raad stelt een treasurystatuut vast.

Het college draagt binnen de kaders van de Wet FIDO en het treasurystatuut zorg voor de uitoefening van de financieringsfunctie en stelt daarvoor nadere regels vast.

Ander financieel beleid

Het college zal in de begroting het beleid en andere relevante informatie opnemen ten aanzien van:

het weerstandsvermogen;

de lokale heffingen, incl. de grondslagen voor de berekening daarvan;

onderhoud van kapitaalgoederen;

de financiering;

de bedrijfsvoering;

de verbonden partijen;

het grondbeleid;

de reserves en voorzieningen;

het verstrekken van gemeentelijke subsidies;

de bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen;

en eventueel voorstellen doen tot aanpassing van het beleid; de raad beslist daarover elk jaar bij de begrotingsvaststelling.

Financiële administratie en organisatie

Het college stelt regels op ten behoeve van de inrichting en de werking van de financiële administratie, de administratieve en financiële organisatie alsmede de interne dechargeverlening; een en ander in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording en andere relevante wet- en regelgeving; deze regels worden ter kennis van de raad gebracht.

Het college draagt er zorg voor dat de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie, de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Inkoop en aanbesteding

De raad stelt beleidskaders vast voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. In het beleidskader worden kaders gesteld voor de rapportage aan de raad. Het college werkt de beleidskaders uit in een nota inkoopbeleid; de regels zijn er op gericht dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels van de Europese Unie.

Ten aanzien van grondtransacties stelt de raad een afzonderlijke procedure vast. Over grondtransacties die niet zijn opgenomen in een door de raad vastgestelde grondexploitatie en die een bedrag van € 2.000.000 te boven gaan, neemt het college geen besluit dan nadat het college de raad vooraf in de gelegenheid heeft gesteld zijn wensen en bedenkingen kenbaar te maken.

SLOTBEPALINGEN

Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als de Verordening voor het financiële beleid en beheer 2008.

Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking met ingang van zes weken na de dag waarop zij is bekendgemaakt.

• 2.

  De Verordening voor het financiële beleid en beheer 2004 wordt ingetrokken.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 16 december 2008.

de griffier, de voorzitter,

PUBLICATIEDATUM 7 juli 2004: 24 december 2008

TOELICHTING OP Verordening voor het financiële beleid en beheer.

Algemeen

Op grond van artikel 212 van de Gemeentewet moet de gemeente een zogenaamde verordening opstellen over het financieel beleid, het financieel beheer en de financiële organisatie. Deze verordening moet waarborgen dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. Het wetsartikel somt een aantal zaken op die minstens (ook) in de verordening geregeld moeten zijn, te weten:

• 1.

  regels voor waardering en afschrijving

• 2.

  grondslagen voor de berekening van prijzen en tarieven

• 3.

  regels rond de financieringsfunctie

Tot 2004 was er een zogenaamde organisatieverordening. Deze (monistische) verordening regelde veel rond de organisatie, incl. de financiële functies. Na de dualisering moet dit opgesplitst worden in een deel dat de verhouding regelt tussen raad en college (de raadsverordening) en nadere uitwerkingsregels, door het college vast te stellen, over de interne verhouding tussen college en organisatie. De verordening artikel 212 regelt deze laatste verhouding dus uitdrukkelijk niet.

Met betrekking tot het financieel beleid en beheer is er op diverse plaatsen al veel wettelijk geregeld. Naast de gemeentewet zelf kunnen met name worden genoemd het Besluit Begroting en Verantwoording en de wet FIDO (financiering decentrale overheden)en andere verordeningen (b.v. op grond van artikel 213a en 213)

Uitgangspunten

Ten aanzien van de onderhavige verordening is een aantal uitgangspunten gehanteerd:

• 1.

  In het algemeen geen herhaling van regelgeving: als in een ander wettelijk voorschrift reeds regels zijn gesteld is het overbodig die in enigerlei vorm te herhalen in een verordening.

• 2.

  Geen overbodige regelgeving, mede in het kader van het terugdringen van regelgeving in zijn algemeenheid. Niet alles hoeft in een verordening, zijnde een algemeen verbindend voorschrift te worden vastgelegd.

• 3.

  Flexibiliteit in de regelgeving: enerzijds moeten duidelijke kaders worden gesteld; anderzijds moet bereikt worden dat er een (soepel) werkbare situatie in de dagelijkse praktijk ontstaat en dat de verordening niet steeds behoeft te worden aangepast wanneer allerlei praktische situaties wijzigen.

• 4.

  Efficiency: zoveel mogelijk aansluiten bij bestaande regels en procedures en zo min mogelijk nieuwe, aanvullende procedures maken. Veel kan worden opgehangen aan het reguliere begrotingsproces; voorkomen moet worden dat er een soort “notacultuur” ontstaat door voor allerlei onderwerpen jaarlijks verplichte beleidsnota’s voor te schrijven. Het is ook niet nodig en gewenst om beleidsnota’s te vragen door middel van het vaststellen van een verordening.

• 5.

  Rechtmatigheid: de verordening moet goed toepasbaar zijn in het kader van de nieuwe regels rond de accountantscontrole op de rechtmatigheid.

Verhouding raad en college

In de verordening zijn de duale taakverdelingen tussen het college van burgemeester en wethouders enerzijds en de raad anderzijds in acht genomen. Met betrekking tot het financiële beheer zijn allerlei taken voorbehouden aan het college.

Informatievoorziening

Wat betreft de tussentijdse informatievoorziening aan de raad wordt naast de verplichting tot twee maar rapporteren per jaar een verwijzing opgenomen naar de actieve informatieplicht van het college van burgemeester en wethouders. Overigens zal binnen het financiële beheer moeten gelden: “geen bericht, goed bericht”.

De begrotingscyclus houdt op raadniveau in dat er door de raad een kadernota, een jaarverslag, een jaarrekening en een meerjarenbegroting wordt vastgesteld. Daarmee komt regelmatig geactualiseerde financiële informatie op de tafel van de raad.

Voor de informatievoorziening is zoveel mogelijk aangesloten bij de begrotingscyclus. Dat betekent dat informatie zo min mogelijk afzonderlijke nota’s worden verstrekt en zoveel mogelijk meegenomen wordt in de reguliere begrotings- en rekeningsstukken. Met name is dat van toepassing op de paragrafen.

Wat betreft de behandeling van deze informatie zal een afzonderlijk traject worden gevolgd. De bijzondere onderwerpen zullen los van de begrotingsbehandeling afzonderlijk in de commissie B&V aan de orde komen. Eventuele besluitvorming hierover (indien van toepassing) vindt plaats door de gemeenteraad.

Artikelsgewijze toelichting.

Ad artikel 2.

Het is voor de vergelijkbaarheid en de continuïteit van belang om er naar te streven de indeling van de programmabegroting gedurende een raadsperiode van 4 jaar ongewijzigd te laten. Het vastleggen van bestuurlijke kengetallen is een bevoegdheid van de raad; het college zal daarvoor voorstellen kunnen doen.

Ad artikel 3.

Binnen de begrotingscyclus stelt de raad bij de kadernota de kaders vast voor de komende meerjarenbegroting; de nadruk ligt op het beleid; het past daarbij middels moties tot raaduitspraken te komen. De begrotingsvaststelling betekent voor de raad een toetsing of aan de gestelde kaders is voldaan; bij de begrotingsvaststelling kunnen amendementen worden ingediend met het doel de begroting gewijzigd vast te stellen.

Ad artikel 4.

De begrotingsuitvoering is een zaak van het college; het college stelt daarvoor interne regels op.

De systematiek rondom begrotingswijzigingen was eerder vastgelegd in een afzonderlijke notitie (juni 2004, reg.nr. 142946)

Ad artikel 5.

Het college zorgt voor adequate regelgeving op het gebied van de interne controle, inclusief de daarvoor vereiste functiescheidingen. Deze regels worden meegenomen in de regels ex artikel 13 van deze verordening.

Ad artikel 6.

Binnen de begrotingscyclus is, over het jaar gespreid, een aantal momenten van informatieverstrekking vastgelegd: de kadernota, het jaarverslag, de jaarrekening en de begroting. Daar tussendoor zal het college financiële informatie vertrekken indien daartoe concrete aanleiding is in het kader van de actieve informatieplicht en daarnaast in ieder geval in het voor- en het najaar.

Ad artikel 7.

Het is binnen het duale bestel belangrijk een jaarlijks verantwoordingsdebat te hebben op grond waarvan tot decharge-verlening kan worden overgegaan.

Ad artikel 8.

Voor alle duidelijkheid is vastgelegd, dat de raad bij het vaststellen van de begroting naast de exploitatiebudgetten ook de daarin opgenomen investeringskredieten autoriseert; om te komen tot expliciete vaststelling daarvan zullen de kredieten per programma in de begroting worden vermeld. Overigens wordt opgemerkt dat kredieten die ten laste van een voorziening worden gebracht geen autorisatie van de raad behoeven aangezien de reguliere stortingen in de voorziening onder de autorisatie vallen.

Ad artikel 9.

In de begrotingsstukken zullen de waarderinggrondslagen en afschrijvingstermijnen expliciet worden vermeld; de raad stelt ze vast door middel van de begrotingsvaststelling.

Ad artikel 10.

In feite is hier het algemeen geldend principe van kostentoerekening vastgelegd. De raad kan door middel van de begrotingsvaststelling hierop invloed uitoefenen.

Ad artikel 11.

Het uitoefenen van de financieringsfunctie is een bevoegdheid van het college; gelet op artikel 212 van de gemeentewet ligt het in de rede dat het treasurystatuut door de raad wordt vastgesteld.

Ad artikel 12.

In de verordening is er voor gekozen allerlei financiële beleidsonderwerpen bij de begroting aan de orde te stellen en niet middels afzonderlijke beleidsnota’s. In zijn algemeenheid moet de begroting het instrument zijn tot vaststelling van het totale financiële beleid. Dat laat uiteraard onverlet dat in voorkomende gevallen een afzonderlijke beleidsnota kan worden gevraagd.

De genoemde beleidsonderwerpen zullen in aan afzonderlijk traject in de raadscommissie aan de orde worden gesteld.

Ad artikel 13.

Op grond van dit artikel is het college nadrukkelijk verantwoordelijk gesteld voor de administratieve organisatie c.a. Zij moet daarvoor nadere regels opstellen. Deze regels zullen ter kennis van de raad worden gebracht.

Ad artikel 14.

Om recht te doen aan de bevoegdheden in het duale stelsel worden de beleidskaders door de raad vastgesteld en werkt het college deze kaders uit in een nota inkoopbeleid. De raad stelt zelf ook kaders voor de rapportage over het inkoop en aanbestedingsbeleid.

De procedure inzake bestuurlijke besluitvorming grondtransacties is opgenomen in de nota behorend bij B&W voorstel nr. 783649 en bij raadsvoorstel nr. 802257 uit mei 2002.