Regeling gebruik pleinen tijdens openluchtevenementen in de binnenstad

1 Inleiding

Voor het laven en spijzen kunnen bezoekers van buitenevenementen in de binnenstad kiezen uit diverse aanbieders. De praktijksituatie vòòr 2001 was als volgt.

De organisator van een evenement, die vooraf de beschikking kreeg over één of meerdere pleinen, bood zowel binnenstadondernemers als ambulante vakgenoten de mogelijkheid om gedurende het evenement op de betrokken pleinen etenswaar en dranken te verkopen. In de loop der jaren ontstond op dit punt een zekere wildgroei waardoor de veiligheid van het publiek op de pleinen steeds verder in het gedrang kwam. Uiteindelijk werd de grens van het toelaatbare overschreden.

Teneinde deze ongewenste uitkomst te keren behoeven de bestaande afspraken en (grotendeels ongeschreven) spelregels formalisering, aanscherping en detaillering.

2 Korte inhoud notitie

In deze notitie wordt het probleem nader verkend, de oplossingsrichting aangegeven en tot nieuwe spelregels uitgewerkt, alsmede het gevoerde overleg verantwoord.

3 Overwegingen

3.1 Terugblik

Het gegeven dat evenementenorganisaties en de plaatsgebonden horeca elkaar nodig hadden leidde als vanzelfsprekend tot een vruchtbare samenwerkingsrelatie. De gemeentelijke overheid hield bewust afstand en was louter flankerend betrokken (openbare orde/veiligheid/juridische vormgeving). Voor zover onvermijdelijk ontstond expliciete regelgeving, bijv. t.a.v. het uitzetten van terrassen (wanneer wel/wanneer niet) en het verplicht gebruik van kunststof retourglazen.

Deze symbiose tussen partijen versterkte niet alleen het vermakelijkheidsgehalte maar had uiteraard ook een financiële component. De horeca sponsorde een aantal (meerdaagse) evenementen. Echter, de banden werden losser en samenhangend met de schommelingen in de conjunctuur liepen organisatoren inkomsten mis, hetgeen dwong tot creativiteit bij het rondbreien van de begroting.

Bijgevolg kreeg de horeca-ondernemer van ‘buiten’ vaker gelegenheid om in te schrijven op een evenement. De zittende horeca liet zich ook niet onbetuigd en introduceerde - naast de geveltap - de exploitatie van bierwagens e.d.

Voor zover de organisator zich hiertegen niet verzette en de gemeentelijke verantwoordelijkheid evenmin in het geding kwam is deze ontwikkeling niet ontmoedigd.

In de eerste helft van het jaar 2000 leidde deze spiraalbeweging tot overschrijding van het toelaatbare: méér kramen en bierwagens (op de Hof) dan afgesproken én zodanig opgesteld dat hulpverleners in acute situaties geen adequate bijstand meer konden geven. De openbare orde en veiligheid kwamen hierdoor in het geding.

Om bovendien te voorkomen dat de organiserende partij in een ‘verdeel en heers' positie wordt gemanoeuvreerd is correctie van gemeentewege noodzakelijk en moeten rechten en plichten van de ‘spelers in ’t veld’ nader worden beschreven en vastgelegd.

3.2 uitgangspunten overheidsbemoeienis.

Evenementenorganisaties hebben bewezen grootse plannen/ideeën werkelijkheid te laten worden. Zij initiëren en trekken het overleg.

De gemeentelijke overheid bepaalt slechts vooraf de bandbreedte, adviseert inzake de in acht te nemen veiligheidsvoorschriften, bemiddelt tussen partijen, maakt helder welke onderdelen vergunningplichtig zijn en regelt de beschikking. Verder ziet zij toe op de naleving van de afspraken/voorwaarden en treedt zonodig corrigerend op.

3.3 ontmenging posities/verantwoordelijkheden.

Naast het veiligheidssignaal was het op ambtelijk/uitvoerend niveau op een gegeven moment nog amper helder te krijgen wie voor welk onderdeel zorgdraagt of voor de effectuering daarvan verantwoordelijk kan worden gehouden. Zowel organisaties als horecabedrijven claimden de exploitatie van de pleinen. Hoewel normaliter alle activiteiten in de openbare ruimte worden gedekt door een vergunning nam de overzichtelijkheid voor met name de handhavers af.

De oplossing ligt ook op dit punt in het opnieuw vastleggen van de posities van de deelgenoten welke hieronder in drie categorieën worden opgedeeld.

4. Oplossingsrichting en voorstellen

4.1 Vertrekpunt

Door de bank genomen kunnen evenementenorganisaties en de horeca elkaar goed vinden. Iedere betrokkene weet best waar de schoen wringt en dat er water bij de wijn moet worden gedaan om (weer) tot een acceptabele situatie te komen. Men is het er dan ook over eens dat - in het belang van de veiligheid, vrijheid en doorstroming van het publiek én de transparantie van het overlegmodel - het werkterrein waarbinnen het ‘het vrije spel der maatschappelijke krachten’ zich mag afspelen zo concreet mogelijk wordt afgebakend.

4.2 Voorstellen/beluiten

? Algemeen.

Het bestaande overlegmodel, waarbij partners streven naar consensus, blijft intact.

Horeca-ondernemers verkopen alleen producten die eigen zijn aan de aard van hun bedrijf (schoenmaker blijf bij je leest).

? Evenementenorganisatie.

De organisator van een evenement is de hoofdaannemer en heeft om die reden de beschikking over de pleinen. Zij bepaalt - binnen de kaders van het evenementen- en veiligheidsbeleid - de programmering, vormgeving, wie participeert, stelt het ruimtebeslag vast, initieert en voert het overleg met betrokken partijen en informeert zonodig omwonenden.

Zij houdt zich uitsluitend bezig met de inhoudelijke-, kwalitatieve- en promotionele aspecten van het evenement en onthoudt zich van verkoop (of het uitbesteden) van dranken en etenswaren aan anderen dan eigen medewerkers en genodigden, tenzij dat een onlosmakelijk element van het festijn betreft (bijv. Proef Amersfoort).

Binnen het kader van de sponsoring is de evenementenorganisatie gerechtigd om aan de verkoop van bepaalde dranken of voedselsoorten op de pleinen het alleenrecht voor een bepaald merk te verbinden. De exploitanten (bijv. de georganiseerde horeca) dienen daarvan tenminste 6 weken voor aanvang van het evenement in kennis te worden gesteld.

? Individuele horeca-ondernemers gevestigd binnen de evenementenzone.

Cafe’s/bars (horeca B) : één normaal formaat geveltap (1 tappunt aan de gevel, dus niet op het plein) per bedrijf (zwak-alcoholische dranken).

Restaurants/snackbars (horeca A): één eetkraam aan de gevel per bedrijf (softdrink's toegestaan).

Medewerking afhankelijk van de veiligheidsvoorschriften.

Aanvraag vergunning uiterlijk 2 weken voor aanvang evenement.

? Georganiseerde horeca.

De per plein georganiseerde horeca (rechtspersoon) wordt primair de mogelijkheid geboden om de verkoop van dranken en etenswaar op de pleinen te verzorgen (bierwagens/eetkramen).

Aanvraag vergunning: uiterlijk 2 weken voor aanvang.

Maximaal toegestane voorzieningen **):

* Hof: : 5 bierwagens en 2 eetkramen

* L. Vrouwekerkhof : 3 bierwagens en 2 eetkramen

* Groenmarkt : 1 bierwagen

**) specificatie: bierwagen: normaal formaat/maximaal 4 tappunten

eetkraam: maximale lengte 6 meter

Voor de overige pleinen: extra tappunt (klein type bierwagen, max 2 tappunten). Voorwaarde: op het plein vindt o.l.v. of i.s.m. de evenementenorganisatie een onderdeel van het festival plaats.

In alle situaties geldt dat eventuele merksponsoring door de exploitant (georganiseerde horeca of individuele horeca op de kleinere pleinen) wordt geaccepteerd, inclusief de verkoop- en presentatiefaciliteiten, alsmede de gebruikelijke marges.

Indien door de horeca op de pleinen geen gebruik wordt gemaakt van het exploitatierecht dan wordt de evenementenorganisatie uiterlijk 4 weken voor aanvang schriftelijk door de georganiseerde horeca op de hoogte gesteld.

Het staat de evenementenorganisatie daarna vrij om - binnen de aangegeven beperkingen - op andere wijze in de versterking van de inwendige mens te voorzien, bijv. door externe cateraars aan te trekken.

? Bijzonderheden

• a.

  Desgewenst kunnen evenementenorganisaties op daarvoor in aanmerking komende straatgedeelten tussen pleinen en andere attractiepunten (commerciële) activiteiten regelen mits deze sporen met het karakter van het evenement, de individuele horeca niet belemmert in de bedrijfsvoering en voldoen aan de veiligheidsvoorschriften.

• b.

  Indien evenementenorganisatie en plaatselijke horeca in gezamenlijkheid een van het bovenstaande afwijkend concept ontwikkelen dat voldoet aan voornoemde criteria dan wordt dat geaccepteerd. In dat verband mogen bierwagens tegen eetkramen worden ingewisseld. Het omgekeerde is niet mogelijk.

5. Overleg met derden

Aan deze regeling kleven geen bijzondere uitvoerings-, financiële- of organisatorische aspecten.

Met deze (concept-)regeling is nu twee seizoenen gewerkt en op ondergeschikte punten aangepast. Gaande het proces is overlegd met Kon.Horeca Nederland, afd. Amersfoort en het Evenementenplatform ( ll. 28 aug. 2002). De inhoud van deze regeling wordt breed gedragen.

6. Voorstel

Instemmen met deze notitie.

7. Bekendmaking beleidsregel

Ingevolge artikel 4:81 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) is deze notitie een beleidsregel, vastgesteld door de burgemeester en wethouders van Amersfoort ter uitvoering van het evenementenbeleid, onderdeel gebruik pleinen binnenstad.

De bevoegdheid daartoe ontleent het college aan artikel 160 van de Gemeentewet en artikel 2.2.2 van de Algemene plaatselijke verordening.

Deze beleidsregel wordt openbaar gemaakt en is met ingang van haar bekendmaking van kracht.

Bijlage :

--

Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 1 :

Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bijlage 2 :