Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2007

Artikel 5

De informatiebeheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders als de verantwoordelijke van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens over de navolgende aspecten die voortvloeien uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens te weten:

a) persoonsinformatievoorziening;

b) beveiliging;

c) privacy;

• d)

  gegevenskwaliteit;

• e)

  personeelsaangelegenheden.

Artikel 6

De informatiebeheerder beslist:

a) over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van de GBA applicatie;

b) op incidentele verzoeken van binnengemeentelijke afnemers tot rechtstreekse toegang tot de basisadministratie persoonsgegevens;

c) op overige verzoeken van binnengemeentelijke afnemers en derden tot het verkrijgen van gegevens uit de gemeentelijke basisadministratie;

d) over het toekennen van autorisaties.

Artikel 7

De informatiebeheerder ziet er op toe dat:

a) de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;

b) de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens geschiedt volgens de bepalingen uit de Wet GBA en de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2007;

c) de bij of krachtens de Wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, alsmede de beveiliging van de GBA worden nageleefd;

• d)

  dat alle in artikel 3 genoemde functionarissen, alsmede de systeembeheerder op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van de GBA applicatie en van de gevolgen van deze installatie;

• e)

  de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en de Informatiebeveiligingsbeleidsnota, Registratienummer 2446640, vastgesteld op 12 juni 2007 worden nageleefd.

• f)

  onderzoek plaatsvindt naar inbreuken op de informatiebeveiliging, conform de Informatiebeveiligingsbeleidsnota 2007, Registratienummer 2446640, vastgesteld op 12 juni 2007 en neemt zodanig maatregelen om herhaling te voorkomen.

Artikel 8

De informatiebeheerder, of een door haar aan te wijzen functionaris opgesomd in artikel 3, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg inzake onderwerpen die het beheer van de GBA aangaan.

Artikel 9

De gegevensbeheerder is verantwoordelijk voor:

a) de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de GBA;

• b)

  het beheer van documentatie op het gebied van de Wet en overige regelgeving op het gebied van de GBA;

• c)

  de communicatie met de afnemers en andere houders van gemeentelijke basisadministraties over gegevensverwerking.

Artikel 10

De gegevensbeheerder is bevoegd in overleg met de applicatiebeheerder vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de GBA.

Artikel 11

De gegevensbeheerder initieert aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg.

Artikel 12

De kwaliteitsbeheerder is verantwoordelijk voor:

• a)

  het bewaken van het onderhoud van de procesbeschrijvingen;

• b)

  het uitvoeren van structurele en ad-hoc kwaliteitscontroles in de GBA;

• c)

  het rapporteren aan het management van de afdeling over de prestaties van het kwaliteitsmanagementsysteem en geeft daarbij aan waar het systeem verbetering behoeft;

• d)

  het beheer van documentatie op het gebied van de Wet en overige regelgeving op het gebied van de GBA

  Artikel 13

  De kwaliteitsbeheerder is bevoegd in overleg met de applicatiebeheerder vanuit de in artikel 12 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de GBA.

  Artikel 14

  Periodiek wordt de inhoudelijke kwaliteit van het bestand van persoonslijsten van ingezetenen onderworpen aan een audit door een namens de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aangewezen auditinstelling.

  De kwaliteitsbeheerder voorziet in een doorlopende kwaliteitssteekproef en de uitvoering van de daarmee samenhangende verbetermaatregelen gericht op het welslagen van de eerder vermelde audit.

Artikel 15

De systeembeheerder is verantwoordelijk voor de continuïteit en het technisch onderhoud van het computersysteem waarop de GBA applicatie is geïnstalleerd.

Artikel 16

De systeembeheerder voorziet in:

• a)

  de fysieke beveiliging van de GBA applicatie;

• b)

  een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA-applicatie is opgesteld;

• c)

  de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van de GBA applicatie;

• d)

  de beschikbaarheid van de GBA applicatie overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen;

• e)

  uitwijkvoorzieningen;

• f)

  het transport, de veilige opslag van verwijderde gegevensdragers en deugdelijke periodieke vernietiging daarvan;

• g)

  de logging in de GBA applicatie.

Artikel 17

De systeembeheerder is bevoegd:

a) direct maatregelen te treffen als de continuïteit van de GBA applicatie of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is; hij is verplicht achteraf ter zake te rapporteren aan de informatiebeheerder;

b) aanwijzingen te geven over:

• -

  beheer van applicaties;

• -

  beheer van bestanden;

• -

  reconstructiemaatregelen.

Artikel 18

De systeembeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder f genoemde overleg.

Artikel 19

De applicatiebeheerder voorziet in:

• a)

  een planning van periodieke gegevensverstrekking die op basis van het autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties wordt gedaan;

• b)

  de communicatie bij storingen in hard- en software;

• c)

  een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;

• d)

  doorvoeren van autorisatie (niveaus);

• e)

  toekenning van rechtstreekse toegang tot de GBA van hiertoe bevoegde binnengemeentelijke afnemers vindt plaats na instructie van de privacybeheerder, (zie artikel 26 g);

• f)

  de bijhouding van een verzameling van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 6 door de informatiebeheerder zijn toegekend;

• g)

  het testen en evalueren van nieuwe versies van de GBA applicatie, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;

• h)

  de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van de GBA applicatie met de allround medewerker gegevensbeheer en de medewerker kwaliteitsbeheer;

• i)

  de bijhouding en evaluatie van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van de GBA applicatie ontstaan en tracht eventueel door inschakeling van de systeembeheerder, een derde of de leverancier, voor een oplossing te zorgen;

• j)

  de voorlichting aan de alle in artikel 3 genoemde functionarissen met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van de GBA applicatie;

• k)

  de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk in overleg met de systeembeheerder;

• l)

  de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de GBA worden ontleend met de allround medewerker gegevensbeheer en/of daartoe aangewezen functionarissen;

• m)

  de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;

• n)

  een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen de GBA applicatie, zonodig door inschakeling van een derde;

• o)

  maatregelen om de gevolgen van verkeerd ingevoerde systematische verstrekkingen ongedaan te maken;

• p)

  melding van inbreuken op de informatiebeveiliging aan de informatiebeheerder;

Artikel 20

De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:

a) de ondersteuning bij het gebruik van de GBA applicatie;

b) het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;

c) de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken Koninkrijksrelaties, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde bijlage van de verordening GBA persoonsgegevens 2007;

d) het beheer van de tabellen van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

e) het beheer van de gebruikersdocumentatie.

Artikel 21

De applicatiebeheerder is bevoegd:

a) gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de GBA aanwijzingen te geven over het gebruik van de GBA applicatie;

b) over het gebruik van de GBA gedragsregels op te stellen.

Artikel 22

De directeur DIA beslist, na overleg met de informatiebeheerder en de systeembeheerder, over gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk.

Artikel 23

De applicatiebeheerder ziet erop toe dat de voorgeschreven procedures uit de Informatiebeveiligingsbeleidsnota, Registratienummer 2446640, vastgesteld op 12 juni 2007 worden nageleefd.

Artikel 24

De applicatiebeheerder neemt deel aan:

a) het overleg genoemd in artikel 4, onder e en f;

b) het externe gebruikersoverleg.

Artikel 25

De privacybeheerder is verantwoordelijk voor:

• a.

  de inhoudelijke afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de Minister van Binnenlandse Zaken Koninkrijksrelaties, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van de door de Raad vastgestelde Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2007 en de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde bijlagen van de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2007;

• b.

  het dagelijkse toezicht op de naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de Wet GBA en de Wet Bescherming Persoonsgegevens voor wat betreft de GBA van Amersfoort.

  Artikel 26

  De privacybeheerder voorziet in:

  • a.

    de afhandeling van de verzoeken om inzage overeenkomstig artikel 79 van de wet (inzage);

  • b.

    de behandeling van alle verzoeken om geheimhouding die op basis van artikel 102 lid 1a ingediend worden en doet eventueel de privacytoets van art. 102 lid 2;

  • c.

    afhandeling verzoeken om inzage in verstrekkingen aan afnemers en derden.

  • d.

    geheimhouding en de doorbreking daarvan in geval van verplichte derde (art. 98 van de Wet)

  • e.

    inzagerecht, overzicht aan wie afgelopen jaar gegevens zijn verstrekt en na correctie van gegevens afnemers en derden in kennis stellen.

  • f.

    jaarlijkse publicatie in huis-aan-huis blad of internetsite van de gemeente over het recht op geheimhouding en het inzagerecht;

  • g.

    instructie voordat verzoeken van rechtstreekse toegang van binnengemeentelijke afnemers door de applicatiebeheerder zijn toegekend (zie artikel 19 e)

  Artikel 27

  De privacybeheerder is bevoegd:

  • a.

    op grond van het in artikel 25 b genoemde toezicht, alle gebruikers van de GBA applicatie aanwijzingen te geven;

  • b.

    ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op de GBA, waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is.

  Artikel 28

  De privacybeheerder wordt door de afdeling Juridische zaken betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de Wet en daarbij behorende regelingen,de Wet bescherming Persoonsgegevens voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.

Artikel 29

De kwaliteitsbeheerder is verantwoordelijk voor:

• a.

  het (laten) verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking tot de GBA;

• b.

  het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en het (laten) corrigeren van persoonsgegevens.

  Artikel 30

  De kwaliteitsbeheerder is verantwoordelijk voor het (laten) uitvoeren:

  a.van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 81, 82 en 83 van de Wet;

  b.het (laten) doen van controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de GBA.

  Artikel 31

  De kwaliteitsbeheerder is bevoegd:

  In overleg met de gegevensbeheerder aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van gegevens in de GBA.

Artikel 32

De gegevensverwerkers voorzien in:

a.het verwerken van de gegevens overeenkomstig de krachtens de wet, middels het Logisch Ontwerp, handleiding uitvoeringsprocedures, voorgeschreven wijze, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd;

b het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;

c de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt;

• d.

  de behandeling van mutaties;

• e.

  de behandeling van het netwerkverkeer, behalve de periodieke gegevensverstrekking;

• f.

  de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerkberichten;

• g.

  de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 36 van de wet en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de wet geen ontleningstatus is gegeven;

• h.

  de dagelijkse controle van in het systeem aangebrachte actualiseringen;

• i.

  de kennisgeving aan de in de GBA geregistreerde voor wat betreft de verwerking van:

• -

  wijziging van het naamgebruik;

• -

  wijziging code geheimhouding;

• -

  intergemeentelijke adreswijziging;

• j.

  de toezending van de complete persoonslijst aan de geregistreerde ingeval van een:

• -

  1e inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• -

  een hervestiging uit het buitenland;

• k.

  de toezending van een informatiefolder over de hoofdlijnen van de GBA, conform artikel

  78, derde lid van de Wet;

Artikel 33

De gegevensverwerkers beslissen op aangiften en verzoekschriften die op grond van de Wet worden gedaan met in achtneming van het gestelde in artikel 28 en voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien.

Artikel 34

De beveiligingsbeheerder is verantwoordelijk voor het beheer van de Informatiebeveiligingsbeleidsnota, Registratienummer 2446640, vastgesteld 12 juni 2007.

Artikel 35

De beveiligingsbeheerder is bevoegd om medewerkers van de afdeling Burgerzaken adviezen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de GBA en de Informatiebeveiligingsbeleidsnota, Registratienummer 2446640, vastgesteld 12 juni 2007.

Artikel 36

De beveiligingsbeheerder ziet er op toe dat:

a) beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de Wet en de Informatiebeveiligingsbeleidsnota, Registratienummer 2446640, vastgesteld 12 juni 2007 worden nageleefd;

b) de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake beveiliging worden nageleefd.

Artikel 37

Het hoofd afdeling Gegevensbeheer adviseert burgemeester en wethouders rechtstreeks als verantwoordelijke van de GBA over beveiligingsaspecten die uit de GBA en de Informatiebeveiligingsbeleidsnota, Registratienummer 2446640, vastgesteld 12 juni 2007.

Artikel 38

De beveiligingsbeheerder voorziet in een jaarlijks verslag over de activiteiten inzake het Beveiligingsbeheer.

Artikel 39

De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden naast de GBA tevens voor het bevroren bevolkingsregister en de in de GBA aangehaakte gegevens die onder de werkingssfeer van de Wet Bescherming Persoonsgegevens vallen.

Artikel 40

Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na die waarop zij is bekend gemaakt.

Artikel 41

Deze regeling wordt aangehaald als Beheerregeling gemeentelijke basisadministratie gemeente

Amersfoort 2007.

Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 28-8-2007.

Burgemeester en wethouders van Amersfoort

De Secretaris,

De Voorzitter,