Regeling vervallen per 20-10-2011

Verordening ambtelijke bijstand raadsleden en fracties

Geldend van 21-03-2002 t/m 19-10-2011

Intitulé

Verordening ambtelijke bijstand raadsleden en fracties

Inleiding

De Gemeentewet stelt de vaststelling van een verordening, waarin de ambtelijke bijstand van raadsleden en fracties is geregeld, verplicht (artikel 33, derde lid). Deze verplichting is niet nieuw; ook in het ‘oude’ stelsel was zo’n verordening verplicht. Hieraan is destijds invulling gegeven door in het Reglement van orde voor de raad een hoofdstuk omtrent ambtelijke bijstand op te nemen.

Ons college acht bij nader inzien de opname van een hoofdstuk in het Reglement van orde niet juist, aangezien de bijstand geen punt van vergaderorde is of anderszins een directe relatie met de raadsvergaderingen heeft. Beter is het, zoals de wetgever heeft aangegeven, om deze materie in een aparte verordening te regelen. Deze conceptverordening treft u hierbij aan.

Korte inhoud en uitgangspunten

Centrale positie griffier

De verordening is geringer in omvang dan haar voorloper in het Reglement van orde voor de raad. Dit komt met name door het verdwijnen van de intermediërende rol van secretaris en college. Voor de raad is er onder het duale stelsel nog maar één aanspreekpunt voor deze aangelegenheden en dat is de griffier. De verzoeken om bijstand worden dan ook bij de griffier ingediend.

Dat neemt evenwel niet weg dat de secretaris een belangrijke rol blijft spelen. Indien de griffie de verzoeken om bijstand niet zelf kan behandelen, geeft de griffier het verzoek door aan de secretaris, die vervolgens zorg draagt voor verlening van de bijstand.

Relatie met andere regelingen

In de onderhavige verordening gaat het om het inroepen, hetzij door raadsleden, hetzij door de fracties, van hulp van griffie- en gemeente-ambtenaren bij het raadswerk. Nadrukkelijk gaat het daarbij niet om geldelijke steun, zoals die geregeld is in de Verordening betreffende geldelijke vergoedingen voor raadsleden, commissieleden en fracties in de gemeente Amersfoort. Deze specifieke vorm van steun moet naar het oordeel van ons college in die verordening geregeld blijven. Daarom menen wij dat die verordening thans geen wijziging behoeft.

Om een goede afstemming tussen griffier en secretaris te bevorderen wordt in hun instructies opgenomen dat zij over de verlening van de bijstand en ondersteuning regelmatig tezamen met de burgemeester overleggen.

De aanwezigheid van ambtenaren bij commissie- en raadsvergaderingen is geregeld in respectievelijk het Reglement van orde voor de raad en de Verordening voor de raadscommissies.

Financiële aspecten

Dit voorstel beoogt geen wijziging van het recht op bijstand en ondersteuning. Daarom zijn er aan dit voorstel geen nieuwe financiële aspecten verbonden.

Bespreking commissie ABZ

De commissie ABZ heeft geen opmerkingen over het voorstel.

Burgemeester en wethouders van Amersfoort,

de secretaris, de burgemeester,

Dr. G. de Kleijn A. van Vliet-Kuiper

Bijlagen

  • -

    ontwerp raadsbesluit

  • -

    ontwerp verordening (Verordening ambtelijke bijstand raadsleden en fracties)

Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Raadsbesluit

Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Reg.nr 680204

De raad der gemeente Amersfoort;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 5 maart 2002, sector DAZ/ED (nr. 680204);

b e s l u i t :

de Verordening ambtelijke bijstand raadsleden en fracties vast te stellen.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 14 maart 2002.

de griffier, de burgemeester,

Verordening

De raad van de gemeente Amersfoort;

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders d.d. 5 maart 2002 , sector DAZ/ED (nr. 680204),

overwegende dat het gewenst is regels te geven omtrent de ambtelijke bijstand van raadsleden en fracties;

gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen de volgende verordening:

Verordening ambtelijke bijstand raadsleden en fracties

Informatie en advies

Een raadslid dat of een fractie die informatie of advies wenst, kan zich daarvoor rechtstreeks wenden tot de ambtenaren die belast zijn met de advisering over of de uitvoering van het betreffende onderwerp.

Ambtelijke bijstand

  • 1.

    Een raadslid dat of een raadsgroepering die ambtelijke bijstand wenst, kan daartoe een verzoek doen bij de griffier.

  • 2.

    Onder bijstand wordt verstaan het verzamelen en verwerken van informatie en het verlenen van hulp bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties.

Verlenen van bijstand

De griffier kan de secretaris verzoeken om verlening van ambtelijke bijstand aan het raadslid of de raadsgroepering. De secretaris verleent de gevraagde bijstand, indien

  • a.

    de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

  • b.

    de bijstand redelijkerwijs kan worden verleend.

Verschafte informatie, advies of bijstand

  • 1.

    Wanneer een raadslid of raadsgroepering niet tevreden is over verschafte informatie, advies of bijstand, kan hij of zij de zaak voorleggen aan de griffier.

  • 2.

    Indien het advies of bijstand betreft die door ambtenaren is gegeven die onder verantwoordelijkheid van het college werken, bespreekt de griffier de zaak met de secretaris en deelt hij de uitkomst van het overleg aan het raadslid of de raadsgroepering mee.

  • 3.

    Indien het betreft informatie of advies verleend door een persoon of organisatie van buiten de gemeentelijke organisatie, bespreekt de griffier de zaak met die persoon of organisatie en deelt hij de uitkomst hiervan aan het raadslid of de raadsgroepering mee.

  • 4.

    Indien het raadslid of de raadsgroepering van mening is dat het overleg met de griffier geen bevredigend resultaat heeft, dan kan hij of zij de zaak voorleggen aan het presidium.

Toelichting in commissie- of raadsvergadering

Indien ambtenaren die bij de verlening van bijstand betrokken zijn, worden uitgenodigd om hun advies of deskundige mening hetzij mondeling in een commissie- of raadsvergadering, hetzij schriftelijk toe te lichten, zijn zij verplicht hieraan gehoor te geven.

Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als Verordening ambtelijke bijstand raadsleden en fracties.

Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na die waarop zij is bekendgemaakt.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 14 maart 2002.

de griffier, de burgemeester,

PUBLICATIEDATUM:

TOELICHTING OP VERORDENING AMBTELIJKE BIJSTAND RAADSLEDEN EN fracties

Artikelsgewijze toelichting.

Artikel 1

Volgens artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet, kunnen niet alleen raadsleden, maar ook fracties gebruik maken van het recht op bijstand en ondersteuning.

Voor het vragen van informatie en advies kan een raadslid zich zonder tussenkomst van griffier en secretaris wenden tot de betreffende ambtenaren, zowel de griffie-ambtenaren als de ‘gemeente-ambtenaren’.

Artikel 2

De griffier speelt een centrale rol bij de verlening van de ambtelijke bijstand. De griffier is immers het eerste aanspreekpunt voor de raad. De raadsleden en groeperingen leggen hun vragen daarom niet voor aan de secretaris, die verantwoordelijk is voor het ambtelijk apparaat, maar aan de griffier. Hiermee komt de duale relatie tussen het college (het ambtelijk apparaat) en de raad (de griffie) tot uitdrukking.

Artikel 3

In het duale stelsel richten de raadsleden en fracties hun verzoek om bijstand aan de griffier. De griffier bepaalt vervolgens hoe het verzoek wordt behandeld. De bijstand kan binnen de griffie verleend worden. De griffie heeft immers ook tot taak de raadsleden bijstand en ondersteuning te verlenen.

Als de bijstand niet binnen de griffie verleend kan worden kan de griffier besluiten dat het verzoek aan de secretaris gericht moet worden of dat een externe deskundige of organisatie gevraagd wordt de bijstand te verlenen.

Indien de secretaris het verzoek om verlening van de bijstand ontvangt, is hij gehouden de bijstand te laten verlenen. Het recht wordt - vanzelfsprekend - beperkt tot raadsaangelegenheden, zodat verzoeken om bijstand die slechts zijdelings of zelfs helemaal niet meer in verband staan met het raadswerk buiten toepassing blijven. Ook geldt een uitzondering bij te omvangrijke of frequente verzoeken om bijstand. De secretaris maakt een eigen afweging omtrent de wijze waarop de bijstand wordt verleend waarbij als uitgangspunt blijft gelden dat het recht op bijstand door de Gemeentewet wordt gegarandeerd. Daarom kan dat recht niet snel worden beperkt.

In de instructie voor de griffier en voor de secretaris is opgenomen dat zij regelmatig gezamenlijk met de burgemeester overleggen over de wijze waarop de bijstand wordt verleend. Dit overleg verzekert een goede planning en monitoring van de ambtelijke ondersteuning.

Artikel 4

Het kan zijn dat de bijstand is verleend op een wijze die niet bevredigend wordt bevonden. Degene die de bijstand heeft gevraagd moet daarover kunnen overleggen met de griffier, die immers het eerste aanspreekpunt is. De griffier pleegt over de klachten overleg met de secretaris of met de externe adviseur. De griffier kan dan vragen om nadere bijstand of om de redenen waarom de bijstand niet op andere wijze is verleend, en deelt de resultaten van dit overleg mee. De bijstandvrager kan, als hij daardoor niet tevreden is gesteld, de aangelegenheid aan het presidium voorleggen. Dit laatste geldt eveneens, indien het informatie, advies of bijstand betreft die door griffie-ambtenaren is verleend.

Artikel 5

In sommige gevallen kunnen de commissievoorzitter of het presidium het wenselijk vinden dat de bij de bijstand betrokken ambtenaar of ambtenaren een toelichting geven in de vergadering. In het Reglement van orde voor de raad en in de Verordening voor de raadscommissies is bepaald dat ook derden uitgenodigd kunnen worden voor een vergadering van raad of commissie. In dit artikel wordt bepaald dat de ambtenaren aan deze uitnodiging gehoor moeten geven. Het kan zowel een ‘spontaan’ verzoek van de commissievoorzitter of het presidium betreffen als een verzoek om toelichting naar aanleiding van een aangelegenheid waarbij bijstand of ondersteuning is gevraagd. De wijze van bijstandverlening behoort evenwel geen onderwerp van bespreking door de commissie of raad te zijn; alleen het advies of deskundig oordeel kan worden besproken.