Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Amersfoort houdende regels omtrent orde voor digitale raadsvergaderingen (Tijdelijk aanvullend reglement van orde voor digitale raadsvergaderingen Amersfoort)

1. Vergaderingen van Het Besluit vinden ten behoeve van beraadslaging fysiek plaats.

2. Vergaderingen van Het Besluit ten behoeve van besluitvorming kunnen digitaal via video-verbinding plaatsvinden.

3. Vergaderingen van Rondes kunnen fysiek, digitaal of hybride via video-verbinding plaatsvinden.

4. Het presidium beslist over de agendering van rondes en de conceptagendering van raadsvergaderingen en kan daarbij gebruikmaken van de mogelijkheden zoals genoemd in het tweede en derde lid.

1. De digitale of hybride vergadering via video-verbinding is openbaar en is publiekelijk te volgen via een livestream en achteraf integraal na te kijken.

2. De vergaderstukken voor de vergaderingen via videoverbinding zijn openbaar en kunnen door een ieder op de voor de gemeente Amersfoort gebruikelijke wijze geraadpleegd worden.

3. In de gebruikelijke openbare kennisgeving wordt vermeld op welke wijze het publiek de livestream kan volgen.

1. Er is een instructie beschikbaar waarin wordt uitgelegd met welke applicatie(s) en/of hulpmiddelen digitaal wordt vergaderd en op welke wijze deelnemers aan de video-vergadering kunnen deelnemen.

2. Raadsleden kunnen een beroep doen op de griffie voor ondersteuning en facilitering.

3. Raadsleden zijn zelf verantwoordelijk voor een stabiele internetverbinding als zij vanuit huis of vanaf een andere plek vergaderen.

1. Beraadslaging over geagendeerde onderwerpen in Het Besluit vindt fysiek plaats.

2. Op het fysieke Besluit zijn de gebruikelijke regels van toepassing, maar wordt niet tot besluitvorming overgegaan als is besloten dat besluitvorming plaatsvindt tijdens een digitaal (stem)Besluit.

3. Als is besloten dat over de onderwerpen een digitaal (stem)Besluit plaatsvindt, constateert de voorzitter na beraadslaging bij elk agendapunt of het voorstel voldoende is besproken en of het over het voorstel kan worden besloten tijdens het eerstvolgende digitale (stem)Besluit.

1. Besluitvorming over geagendeerde onderwerpen in Het Besluit kan digitaal plaatsvinden, in principe op dezelfde avond als het fysieke besluit.

2. Een onderwerp wordt niet behandeld als deze niet eerst op de agenda heeft gestaan van een fysiek Besluit, tenzij de raad daar zelf tijdens de vergadering een uitzondering op maakt.

3. Als tijdens het digitale Besluit blijkt dat toch verdere beraadslaging nodig is, kan de raad beslissen dat het voorstel niet in stemming wordt gebracht, maar in een hybride Ronde geagendeerd wordt voor bespreking. Na bespreking in de hybride Ronde kan het voorstel direct voor besluitvorming in een digitaal (stem)Besluit worden geagendeerd.

1. Raadsleden zijn zichtbaar en hoorbaar, zodanig dat de voorzitter en de griffier de identiteit van een raadslid zonder twijfel kunnen vaststellen.

2. Van raadsleden wier identiteit niet met zekerheid kan worden vastgesteld, wordt verondersteld dat zij niet deelnemen aan de video-vergadering.

3. De griffier stelt een presentielijst op van de deelnemers wier identiteit is vastgesteld en ondertekent de presentielijst, evenals de voorzitter. Op deze presentielijst wordt nadrukkelijk vermeld dat het om een digitale vergadering gaat. De presentielijst wordt op gebruikelijke wijze gearchiveerd.

4. De vergadering kan door de voorzitter worden geopend indien is vastgesteld dat meer dan de helft (quorum) van het aantal zitting hebbende raadsleden deelneemt aan de digitale vergadering.

1. Iedere fractie heeft voor de totale duur van de vergadering (daaronder inbegrepen stemverklaringen) een maximale spreektijd van 5 minuten plus 1 minuut per fractielid.

2. Deelnemers van de vergadering zetten bij aanvang van de vergadering de microfoon uit (mute-functie, zie instructie). De voorzitter kan, ten behoeve van de orde van de vergadering, de microfoon van deelnemers dempen.

3. Indien een deelnemer het woord wenst of een ordevoorstel wil doen, maakt hij dit kenbaar door dit aan te geven in de chatfunctie. De voorzitter kan het woord aan de verzoeker verlenen. De chatfunctie wordt voor geen andere communicatie gebruikt.

1. Op verzoek van een raadslid of op voorstel van de voorzitter kan de vergadering tot nader order geschorst worden. In dit geval wordt er een duidelijk tijdstip van hervatting van de vergadering afgesproken.

2. Tijdens een schorsing in een video-vergadering blijven de deelnemers actief in de videovergadering. Dat wil zeggen: deelnemers loggen niet uit en verbreken op geen enkele manier de verbinding.

3. Tijdens de schorsing houden de deelnemers de microfoon uit.

4. Indien een deelnemer dat wenst, kan deze voor de duur van de schorsing zijn camera uitschakelen. Voordat de schorsing voorbij is, schakelt de deelnemer de camera weer in zodat de identiteit door de voorzitter en griffier weer kan worden vastgesteld.

1. De voorzitter inventariseert eerst of ten aanzien van hetgeen waarover besluitvorming wordt gevraagd (amendement, raadsbesluit of motie), een raadslid een stemverklaring wenst af te leggen. Een stemverklaring is kort en zakelijk.

2. Na het afleggen van eventuele stemverklaringen, inventariseert de voorzitter of er behoefte is aan stemming. Indien een raadslid stemming wenst, maakt hij dit kenbaar in de chatfunctie.

3. Indien er geen behoefte is aan stemming is het voorstel automatisch aangenomen.

4. Indien er behoefte is aan stemming wordt gebruik gemaakt van digitale stemming op afstand via de stemapplicatie.

5. Bij stemmingen geeft de voorzitter het moment aan waarop hij de stemming gaat sluiten. Heeft een lid zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, dan kan hij mondeling op dat moment nog een verzoek tot herstel doen. Hierna sluit de voorzitter de stemming en wordt de uitslag getoond.

6. Als een raadslid om technische redenen zijn stem niet kan uitbrengen via de stemapplicatie, vraagt de voorzitter het raadslid om zijn stem via de videoverbinding mondeling kenbaar te maken.

7. De uitslag van een stemming is definitief wanneer de voorzitter melding heeft gemaakt van het aantal stemmen voor en tegen. Hij doet daarbij tevens mededeling van het genomen besluit, eventueel inclusief amendementen, is aangenomen.

8. Wanneer stemmen via de stemapplicatie zoals genoemd in lid 4 technisch niet mogelijk is, vindt stemming in de digitale vergadering in woord en beeld plaats. Daarbij wordt als volgorde fractiegrootte aangehouden, steeds beginnend bij de fractievoorzitter. In aanvulling op het uitspreken van ‘voor’ of ‘tegen’ ook de duim omhoog (voor) of omlaag (tegen).

9. Bij stemming is ieder ter vergadering aanwezig lid dat zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden verplicht zijn stem uit te brengen.

1. Bij stemming over personen kan de voorzitter inventariseren of een raadslid stemming wenst.

2. Indien er geen behoefte is aan stemming is het voorstel automatisch aangenomen.

3. Een geheime stemming verloopt schriftelijk.

4. De voorzitter bepaalt het tijdstip en zo nodig de volgorde waarop de stembriefjes uiterlijk door de griffie moeten zijn ontvangen en maakt de uitslag van de stemming zo spoedig mogelijk na dit tijdstip openbaar.

1. Voor het aankondigen van moties en amendementen gelden de gebruikelijke regels en aanlevertermijnen: uiterlijk 3 werkdagen voor 12.00 uur vóór het fysieke Besluit.

2. Moties en amendementen worden formeel tijdens het digitale Besluit ingediend.

3. Over moties en amendementen die niet tijdig zijn aangekondigd adviseert het presidium over behandeling door de raad.

1. Voor zover niet strijdig met dit reglement en de Spoedwet digitale besluitvorming decentraal bestuur, blijven de bepalingen uit het Reglement van Orde van de raad van Amersfoort 2020 van toepassing.

2. In gevallen waarin dit reglement of het vigerende Reglement van Orde van Amersfoort niet voorziet, beslist de raad op voorstel van de voorzitter.

1. Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van publicatie van het Gemeenteblad waarin deze verordening wordt geplaatst en werkt terug tot en met 24 november 2020.

2. Deze verordening blijft van kracht tot en met 28 februari 2021 en kan bij besluit van de gemeenteraad worden verlengd.

3. Deze verordening kan worden aangehaald als: Tijdelijk aanvullend reglement van orde voor digitale raadsvergaderingen Amersfoort.