Permalink
PrintenPermanente link
Naar de actuele versie van de regeling
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR306772
Naar de door u bekeken versie
http://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR306772/1
Regeling vervallen per 19-12-2018
Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht door de gemeentearchivaris op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Geldend van 10-10-2013 t/m 18-12-2018
Intitulé
Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht door de gemeentearchivaris op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaatsHOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN
Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht door de gemeentearchivaris op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 1
-
a. de wet : de Archiefwet 1995;
-
b. het besluit : het Archiefbesluit 1995;
-
c. archiefbescheiden : documenten overeenkomstig het gestelde in artikel 1, onder c, van de wet;
-
d. de gemeentelijke organen : de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b van de wet, voor zover behorende tot de gemeente;
-
e. de archiefbewaarplaats : de door burgemeester en wethouders overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats;
-
f. archiefruimte : een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging ingevolge artikel 12, eerste lid of 13, eerste lid, van de wet;
-
g. de archivaris : de overeenkomstig artikel 32 van de wet benoemde functionaris;
-
h. beheerder(s) : degene(n) die ingevolge artikel 3 is (zijn) belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht;
-
i. beheerseenheid : een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel/organisatieonderdelen;
-
j. informatiesysteem : systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur met behulp waarvan archiefbescheiden worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd;
-
k. ordeningssysteem : systeem van ordening van achiefbescheiden of archiefbestanddelen binnen een (deel van een) archief.
HOOFDSTUK 2 DE ZORG VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN
Artikel 2
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van een archiefbewaarplaats, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten.
Artikel 3
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder(s).
Artikel 4
Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen.
Artikel 5
-
1. Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.
-
2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.
Artikel 6
Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden.
Artikel 7
Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast.
Artikel 8
Burgemeester en wethouders bevorderen, dat bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die overheidstaken uitvoeren, het beheer van de archiefbescheiden bij deze rechtspersonen geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet.
Artikel 9
Burgemeester en wethouders doen ten minste eenmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij voegen daarbij het verslag dat de gemeentearchivaris aan hen heeft uitgebracht aangaande het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, alsmede een verslag aangaande het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden.
HOOFDSTUK 3 TOEZICHT VAN DE GEMEENTEARCHIVARIS OP HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBESCHEIDEN DIE NIET ZIJN OVERGEBRACHT NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS.
Artikel 10
De gemeentearchivaris ziet erop toe dat het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven regels.
Artikel 11
De gemeentearchivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma
archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.
Artikel 12
-
1. De beheerder(s) verstrekt/verstrekken aan de gemeentearchivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.
-
2. De gemeentearchivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheime informatie, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten waarin deze zich bevinden.
Artikel 13
De gemeentearchivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.
Artikel 14
De beheerder/beheerders doet/doen aan de gemeentearchivaris tijdig mededeling van tenminste het voornemen tot:
- a.
opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;
- b.
bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;
- c.
verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;
- d.
ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem;
- e.
voorbereiding, invoering en wijziging van een ordeningssystemen.
Artikel 15
De gemeentearchivaris doet eenmaal per jaar aan het college verslag betreffende de uitoefening van het toezicht.
HOOFDSTUK 4 SLOTBEPALINGEN
Artikel 16
Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening wordt de Archiefverordening gemeente Amstelveen 2004, zoals vastgesteld op 21 januari 2004, ingetrokken.
Artikel 17
Deze verordening treedt in werking met ingang op de eerste dag na bekendmaking op de website van de gemeente.
Artikel 18
Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Amstelveen.
Ondertekening
MEMORIE VAN TOELICHTING
Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995, en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995. Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk enerzijds (hoofdstuk II) de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, en anderzijds (hoofdstuk III) het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
De Archiefverordening gemeente Amstelveen is de opvolger van de archiefverordening uit 2004, waaraan zij grotendeels gelijkluidend is. Deze Archiefverordening moest, resulterend in de onderhavige Archiefverordening, worden aangepast als gevolg van de dualisering van de medebewindsbevoegdheden met ingang van 8 maart 2006. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad bevoegd om de gemeentearchivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden berusten vanaf die datum bij het college van burgemeester en wethouders.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1
c.archiefbescheiden: Dit is een kernbegrip binnen de informatiehuishouding. Het gaat om alle documenten, ongeacht de vorm (papier, digitaal, anderszins) die door een organisatie worden ontvangen of opgemaakt uit hoofde van de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van die organisatie. De definitie van het begrip archiefbescheiden omvat, op grond van artikel 1, onder c. 3˚, van de Archiefwet ook de particuliere archieven en de collecties die berusten in de archiefbewaarplaats. Deze werden in voorgaande regelgeving ten overvloede afzonderlijk vermeld.
Artikel 2
De ministeriële Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige- en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.
Artikel 3
De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer gemeente Amstelveen.
Artikel 5
Eerste lid: de ministeriële Archiefregeling stelt op grond van artikel 11, tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
Tweede lid: artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting namelijk slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel achten wij dit onjuist. De gemeente heeft als ontvanger van door anderen opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.
Artikel 7
De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer Gemeente Amstelveen.
Artikel 9
De gemeenteraad verneemt eenmaal per twee jaar wat er op het gebied van de zorg voor, en het beheer van de archiefbescheiden, alsmede het toezicht daarop, heeft plaatsgevonden.
Artikel 14
Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.
Ziet u een fout in deze regeling?
Bent u van mening dat de inhoud niet juist is? Neem dan contact op met de organisatie die de regelgeving heeft gepubliceerd. Deze organisatie is namelijk zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de regelgeving. De naam van de organisatie ziet u bovenaan de regelgeving. De contactgegevens van de organisatie kunt u hier opzoeken: organisaties.overheid.nl.
Werkt de website of een link niet goed? Stuur dan een e-mail naar regelgeving@overheid.nl