Verordening op de fractieondersteuning 2009

Bijlage A behorende bij de verordening op de fractieondersteuning 2009

Aanvraag tot vaststelling van de financiële bijdrage ingevolge artikel 7 van de Verordening op de fractieondersteuning 2009 van het bestuur van de stichting………………………………………………………………………………………………….., over het jaar [INVULLEN JAAR].

1 . Stand van de egalisatiereserve 1 januari [INVULLEN JAAR] € XXXXX

2. Inkomsten:

2a. Ontvangen bijdrage € XXXXX

2b. Ontvangen rente € XXXXX

TOTAAL INKOMSTEN € XXXXX

3. Uitgaven die voldoen aan de voorwaarden van de verordening

3a. Personele kosten € XXXXX

3b. Bureaukosten € XXXXX

Subtotaal € XXXXX

3c. Overige kosten € XXXXX

TOTAAL UITGAVEN € XXXXX

4. Te restitueren deel van de bijdrage

4a. Totaal personele kosten en bureaukosten € XXXXX

4b. Drie vijfde (3/5) deel van de bijdrage € XXXXX

Saldo € XXXXX

4c. Te restitueren (alleen als bovenstaand saldo negatief is) € XXXXX

5. Stand van de egalisatiereserve op 31 december [INVULLEN JAAR] € XXXXX `

Aldus naar waarheid opgesteld te:………………………………………………………………..

Functie in het bestuur:……………………………………………………………………………….

Datum:…………………………………………………………………………………………………

Naam en voorletters opsteller:………………………………………………………………………

Handtekening opsteller……………………………………………………………………………….

Toelichting

Algemeen

Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de in de raad vertegenwoordigde politieke groeperingen recht hebben op fractieondersteuning. De uitwerking van dit recht moet bij verordening worden geregeld.

Het is noodzakelijk gebleken de Verordening op de fractieondersteuning 2006, vastgesteld bij raadsbesluit van 7 december 2005, nummer 244/523 (Gemeenteblad afdeling 3A), op enkele onderdelen te wijzigen. De praktijk heeft uitgewezen dat wijziging noodzakelijk is in verband met:

- drie inhoudelijke punten (de opschorting c.q. beëindiging van de bevoorschotting, de opzet van het Activiteitenverslag en de mogelijkheid tot nader onderzoek door ACAM Accountancy en Advies);

- aanscherping van de procedure betreffende de financiële verantwoording en overlegging van een jaarrekening;

- enkele praktische punten (schrappen bepaling indienen aanvraag en verbetering regeling bij wijziging aantal fracties en zetelaantal bij verkiezingen).

De toelichting op de niet gewijzigde artikelen blijft gehandhaafd en is integraal in deze toelichting opgenomen.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

In dit artikel worden enkele belangrijke begrippen uit de verordening gedefinieerd.

Artikel 2

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële bijdrage. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning wordt in de gemeentebegroting opgenomen en dus door de raad vastgesteld. De fractieondersteuning bestaat uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op gelijkwaardig niveau te laten ondersteunen. Omdat grote fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied, ontvangen zij voor dergelijke kosten een hogere vergoeding.

Op de financiële bijdrage wordt het bedrag in mindering gebracht dat de gemeente jaarlijks betaald aan degenen die namens een fractie lid zijn van één of meer raadscommissies en die geen lid zijn van de gemeenteraad (fractievertegenwoordigers). Dit gebeurt bij de vaststelling van de fractieondersteuning en wordt gedaan omdat deze kosten van oudsher al onderdeel uitmaken van het budget dat voor de fractieondersteuning beschikbaar is. Bovendien doet deze werkwijze recht aan de verschillen die er tussen de fracties bij de inzet van fractievertegenwoordigers zijn. Voor de fractieondersteuning hoeft overigens geen aanvraag te worden ingediend. Dit om onnodige administratieve lasten voor de fracties en de gemeente te voorkomen.

Artikel 3

Een belangrijk onderdeel van de fractieondersteuning betreft de fractiemedewerkers en de daaraan gerelateerde bureaukosten. In het eerste lid van het artikel is bepaald dat ten minste 3/5 van de financiële bijdrage hieraan wordt besteed. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de volgende kosten:

• a.

  personeelskosten: het betreft zowel de kosten van medewerkers met een arbeidscontract als de kosten van medewerkers die op basis van een overeenkomst tot het verrichten van enkele diensten voor de fractie werken. Ook de kosten van de personeelsadministratie behoren tot deze kostenpost;

• b.

  scholing van de fractiemedewerkers, mits die scholing in directe relatie staat tot de werkzaamheden van de fractiemedewerkers;

• c.

  kosten van kantoorbehoeften (papier, schrijfwaren, computers voor de fractiemedewerkers);

• d.

  kosten die verband houden met het oprichten en in stand houden van de rechtspersoon.

Ten hoogste 2/5 van de financiële bijdrage is beschikbaar voor andere bestedingen. Dit betreft alle kosten die niet rubriceerbaar zijn onder personele kosten en bureaukosten. Indien een stichting de 2/5-limiet overschrijdt, dan zal de overschrijding ten laste van de egalisatiereserve moeten worden gebracht voor zover die daartoe ruimte biedt. Als die reserve is uitgeput, dan betekent dat de facto dat de stichting meer heeft uitgegeven dan er liquide middelen aanwezig zijn en dat lijkt een weinig begaanbare weg. Indien een stichting minder dan 3/5 deel van de financiële bijdrage besteedt aan personele ondersteuning en daaraan gerelateerde bureaukosten, dan wordt het verschil tussen 3/5 van het bedrag waarop de stichting krachtens artikel 2 van de verordening aanspraak heeft en het werkelijke bedrag dat is besteed aan personele ondersteuning en daaraan gerelateerde bureaukosten, bij de vaststelling van de financiële bijdrage in mindering gebracht en verrekend met de stichting.

In het tweede lid is een aantal bestedingen genoemd waarvoor de bijdrage niet gebruikt mag worden. Daarmee wordt onder andere voorkomen dat met de bijdrage het inkomen van raadsleden wordt aangevuld en verkiezingscampagnes worden gefinancierd. Onder d is bepaald dat de bijdrage niet mag worden gebruikt voor een aanvulling op de vergoeding voor de werkzaamheden of voor andere vergoedingen waarvoor al een regeling is getroffen op grond van de Verordening rechtspositie raads- en commissieleden 2019. Het gaat hierbij om de volgende vergoedingen of tegemoetkomingen:

• a.

  vergoeding voor de werkzaamheden;

• b.

  onkosten;

• c.

  vergoeding voor scholing en vorming van individuele raads- en commissieleden;

• d.

  reiskosten voor reizen ten behoeve van de gemeente buiten het grondgebied van de gemeente;

• e.

  kinderopvang;

• f.

  ziektekosten;

• g.

  computer- en communicatieapparatuur voor de raadsleden;

• h.

  compensatie uitkeringen op grond van de Werkloosheidswet en het Besluit Werkloosheid onderwijs- en onderzoekspersoneel;

• i.

  collectieve verzekeringen voor ouderdomspensioen en overlijdens- en invaliditeitsverzekering;

• j.

  uitkering na aftreden.

Raads- en commissieleden kunnen op grond van het rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers en de Verordening rechtspositie raads- en commissieleden 2019 aanspraak maken op vergoeding van de kosten van niet-partijpolitiek georiënteerde scholing. Er is dus reeds een regeling getroffen voor de kosten van scholing voor individuele raadsleden. Bovendien is de fractieondersteuning ook gericht op het functioneren van de fractie als geheel. Kosten voor de scholing van individuele raads- en commissieleden past daar niet bij en deze kosten kunnen dus niet ten laste van de fractieondersteuning worden gebracht. De financiële bijdrage kan wel worden gebruikt voor de kosten van scholing voor de fractie als geheel. Dit voor zover het gaat om een gezamenlijke training waarmee het functioneren van de fractie als team wordt bevorderd.

Onder f is bepaald dat de bijdrage niet mag worden gebruikt ter bekostiging van verkiezingscampagnes. De verkiezingscampagnes komen voor rekening van de politieke partijen. De financiële bijdrage die voortvloeit uit deze verordening, is niet bedoeld om de politieke partijen te subsidiëren. Het onderscheid tussen uitgaven voor de verkiezingscampagne (niet toegestaan) en uitgaven voor voorlichtingsactiviteiten (wel toegestaan) is overigens niet met waterdichte definities aan te geven. Hier wordt een beroep gedaan op de oordeelsvorming en de eigen verantwoordelijkheid van de stichtingen. In ieder geval moeten spotjes voor radio en tv, affiches, folders en alle andere oproepen om op een partij te stemmen gerekend worden tot de campagneactiviteiten. Bepalend is hierbij het moment van openbaarmaking van de uiting. Bij twijfel is het raadzaam advies te vragen aan het Presidium.

Onder g is bepaald dat de bijdrage niet mag worden besteed aan kantoorruimte buiten het stadhuis. De reden hiervoor is dat de fracties reeds kosteloos een kamer op het stadhuis ter beschikking wordt gesteld. De uitzondering heeft geen betrekking op de huur van vergaderzalen buiten het stadhuis. Om te voorkomen dat stichtingen bestedingen doen aan bedrijven waarover raadsleden zeggenschap hebben, is het aan te bevelen dat de stichtingen gebruikmaken van de volgens artikel 12 van de Gemeentewet verplichte openbare opgave van nevenfuncties van de raadsleden. Bij twijfel over de toelaatbaarheid van voorgenomen uitgaven kan een fractie het oordeel vragen van het Presidium.

Onder e is bepaald dat bestedingen aan raadsleden, familieleden van raadsleden of bedrijven van raadsleden of hun familieleden voor werkzaamheden in opdracht van een fractie verboden zijn. Concreet is het dus niet toegestaan om een partner, ouders, schoonouders, kinderen, schoonzoons, schoondochters, broers, zussen, kleinkinderen, opa's, oma's, schoonzussen, zwagers, stiefzussen of stiefbroers in te huren om werk voor de fractie te verrichten. Van een partner is sprake bij een huwelijk, een geregistreerd partnerschap of een samenlevingscontract.

Onder h is bepaald dat een fractiemedewerker die tevens fractievertegenwoordiger is geen ondersteunende werkzaamheden mag verrichten voor zichzelf als lid van een raadscommissie.

Verschillende fracties kennen de mogelijkheid dat een fractiemedewerker is benoemd tot fractievertegenwoordiger. In dat geval vervult hij of zij twee taken: lidmaatschap van een raadscommissie en ondersteuning van de fractie. Het is in strijd met de Gemeentewet (artikel 99) als een fractiemedewerker politiek-inhoudelijk ondersteunende werkzaamheden uitoefent voor zichzelf als commissielid.

Artikel 4

Dit artikel sanctioneert het niet tijdig indienen van de financiële verantwoording, met daaraan gekoppeld de betaling van voorschotten in vier termijnen in plaats van thans twee. Dit is opgenomen in de gewijzigde leden 1 en 2. De nieuwe regeling voorziet erin, dat bij niet tijdige indiening de bevoorschotting volledig en eerder wordt gestaakt en niet, zoals thans, in eerste instantie een korting plaatsvindt van 10% per de eerste datum op 1 juli.

Indien op 1 mei geen financiële verantwoording is ingediend, wordt de bevoorschotting definitief gestaakt (lid 3).

Lid 4 regelt de termijnen van de bevoorschotting in het verkiezingsjaar.

Artikel 5

Artikel 5 regelt de wijze waarop er met de financiële bijdrage (basisbedrag èn variabel deel) en de egalisatiereserve wordt omgegaan bij verkiezingen, splitsing of het ophouden van het bestaan van een fractie.

Bij splitsing kunnen gemeenteraadsleden uit de fractie treden en zelfstandig verder gaan of zich aansluiten bij een andere fractie in de gemeenteraad. Onder splitsing wordt ook verstaan de situatie dat de oorspronkelijke fractie hierbij ook ophoudt te bestaan indien alle leden van de oorspronkelijke fractie zich afsplitsen.

Indien er sprake is van een splitsing, waarbij de oorspronkelijke fractie blijft bestaan, heeft de nieuwe fractie alleen aanspraak op de variabele bijdrage. Indien er sprake is van een splitsing waarbij de oorspronkelijke fractie ophoudt te bestaan, bepaalt de gemeenteraad welke fractie naar zijn oordeel als rechtsopvolger wordt beschouwd. Aan de fractie die als rechtsopvolger wordt beschouwd vallen vervolgens het basisbedrag en de egalisatiereserve toe.

Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage en is de door deze fractie aangewezen stichting verplicht om de opgebouwde egalisatiereserve te restitueren conform het bepaalde in artikel 6, zesde lid van deze verordening.

Artikel 6

In artikel 6 is de mogelijkheid geschapen voorzieningen te vormen mits die voldoen aan de bepalingen van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

Een voorbeeld hiervan is het instellen van een personele voorziening voor het geval een fractie na verkiezingen kleiner wordt. Als een verkleining van de fractie (en daarmee de financiële bijdrage van de gemeente) zou betekenen dat personeel in dienst van de stichting moet afvloeien terwijl werkgeversverplichtingen nog een bepaalde tijd doorlopen, kan een voorziening worden gevormd in het jaar van constateren, dus het verkiezingsjaar. De lasten voor deze voorziening kunnen zowel in het drie vijfde compartiment voor de personele kosten als het twee vijfde compartiment worden verantwoord. Een voorziening voor personele kosten mag uitsluitend betrekking hebben op voorzienbare kosten voor het zittend personeel.

Artikel 7

In artikel 7 is de jaarlijkse vaststelling door de gemeenteraad van de financiële bijdrage geregeld. De datum voor de indiening van de financiële verantwoording van de fractiebudgetten door de fracties is 1 maart na afloop van elk kalenderjaar. Dit vormt een verplichting in de zin van artikel 4:46, tweede lid onder b, van de Algemene wet bestuursrecht (Awb), zodat, wanneer niet aan die verplichting wordt voldaan, de subsidie op een lager bedrag kan worden vastgesteld dan waarvoor een subsidie is verleend. Indien een aanvraag tot vaststelling na 1 maart wordt ontvangen, kan de gemeenteraad die aanvraag met toepassing van artikel 4:5 Awb niet in behandeling nemen.

Bij die aanvragen worden de bestedingen verantwoord met gebruikmaking van het model A behorende bij de verordening. Voor het invullen daarvan verstrekt de raadsgriffie een overzicht van de bedragen die gemeente heeft betaald aan de leden van de raadscommissie van een fractie die geen lid zijn van de gemeenteraad. Die bedragen worden namelijk op de subsidie in mindering gebracht. De stukken die door de stichting worden ingediend bij de aanvraag tot vaststelling van de financiële bijdrage, zijn op grond van de Wet openbaarheid van bestuur openbaar en worden ter inzage gelegd.

Artikel 7, lid 3, omvat de verplichting tot indiening van een jaarrekening en bevat voorschriften over de inhoud van de jaarrekening. Tevens is opgenomen dat het Activiteitenverslag niet alleen inzicht moet geven in de uitgevoerde activiteiten, ter ondersteuning van de fractie, maar ook per activiteit de gedane uitgaven moet vermelden. Het totaal van de uitgaven ter zake moet aansluiten op de in de jaarrekening opgenomen “overige kosten”.

In de verordening is opgenomen (zie artikel 7, lid 6) dat de gemeenteraad jaarlijks uiterlijk op 1 juli de financiële bijdragen voor elke stichting vaststelt, tegelijk met de gemeentelijke jaarrekening. Hiermede wordt overeenkomstig de wens van de Rekeningencommissie aangesloten op de gemeentebrede Planning & Controlcyclus. In dat kader kan de gemeenteraad ACAM Accountancy en Advies vragen een nader onderzoek in te stellen en daarover een verslag van bevindingen uit te brengen. Verder is hier ook nogmaals benadrukt dat de bedragen, die gemeente heeft betaald aan de leden van de raadscommissie van een fractie die geen lid zijn van de gemeenteraad, bij de vaststelling op de subsidie in mindering worden gebracht.

In het achtste lid is opgenomen dat indien een fractie ophoudt te bestaan, deze verantwoording aflegt over de gedane uitgaven in het lopende jaar conform de bepalingen van artikel 7, alleen met een afwijkende deadline. Als een fractie bijvoorbeeld op 20 september kennisgeeft dat deze ophoudt te bestaan, moet de aanvraag voor vaststelling van de financiële bijdrage uiterlijk 30 november ingediend zijn.

Artikel 8

In artikel 8 zijn, ten overvloede, de sanctiemogelijkheden opgenomen die de gemeenteraad kan hanteren voor het geval een stichting fractieondersteuning niet handelt conform de verordening. Bijvoorbeeld wanneer uitgaven worden gedaan waar de financiële bijdrage niet voor bedoeld is of die niet kunnen worden onderbouwd, wanneer de verantwoording niet tijdig of volledig wordt ingediend, of wanneer teveel ontvangen voorschotten niet tijdig worden terugbetaald.

De vermelding in de verordening van de mogelijkheid van terugvordering is stikt genomen overbodig omdat die mogelijkheid ook al bestaat op grond van artikel 4:57 van de Awb. Bestedingen in strijd met deze verordening kunnen worden teruggevorderd voor zover na de dag waarop de subsidie is vastgesteld, nog geen vijf jaren zijn verstreken.

Artikel 11

Gezien het grote aantal wijzigingen wordt een volledig nieuwe Verordening fractieondersteuning 2009 vastgesteld. Het tijdstip van inwerkingtreding van deze nieuwe verordening is op 12 maart 2009. Voor de verantwoording van de fractie-uitgaven en de vaststelling van de financiële bijdragen over het boekjaar 2008 geldt een overgangsbepaling. De oude Verordening op de fractieondersteuning 2006 blijft nog gelden voor de indiening en afwikkeling van de financiële bijdragen over 2008.