VERORDENING AMBTELIJKE BIJSTAND 2002

Geldend van 01-04-2002 t/m heden

Intitulé

VERORDENING AMBTELIJKE BIJSTAND 2002

De raad van de gemeente Apeldoorn;

gelezen het advies van de raadscommissie Dualisering Gemeentebestuur d.d. 26 februari 2002;

gelezen het voorstel van het college d.d. 12 maart 2002, nr. 49a-2002;

gelet op artikel 33, lid 3, van de Gemeentewet;

BESLUIT:

vast te stellen de navolgende Verordening, regelende het verstrekken van informatie, advies en ambtelijke bijstand aan de raad en de leden van de raad.

Artikel 1

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    informatie: gegevens neergelegd in schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat;

  • b.

    advies: het mondeling of schriftelijk kenbaar maken van een deskundig oordeel;

  • c.

    ambtelijke bijstand: het verzamelen en verwerken van informatie, het geven van advies en het verlenen van hulp bij het formuleren van (sub-)amendementen, moties, initiatiefvoorstellen, schriftelijke vragen en inlichtingen.

Artikel 2

Verzoeken om informatie en/of mondeling advies aan de raad of leden van de raad worden rechtstreeks gericht aan de betreffende dienst. De dienst stelt hiervan de portefeuillehouder en zonodig de gemeentesecretaris op de hoogte.

Artikel 3

De raad of de leden van de raad, die schriftelijk advies en/of ambtelijke bijstand wensen, wenden zich daarvoor schriftelijk of mondeling tot de griffier, waarna de ondersteuning in overleg met de gemeentesecretaris vanuit de organisatie ter beschikking wordt gesteld. De gemeentesecretaris kan één of meer ambtenaren aanwijzen die het gevraagde schriftelijk advies en/of de gevraagde ambtelijke bijstand verstrekken c.q. verlenen.

Artikel 4

De gemeentesecretaris draagt zorg voor het verstrekken van schriftelijk advies en/of het verlenen van ambtelijke bijstand tenzij:

  • a.

    het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat het schriftelijk advies en/of de ambtelijke bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

  • b.

    de taakuitoefening van de desbetreffende functionarissen hierdoor aanmerkelijk zou worden belemmerd en het schriftelijk advies en/of de ambtelijke bijstand niet tot geringere, meer aanvaardbare proporties kan worden teruggebracht.

Artikel 5

Wanneer de gemeentesecretaris van mening is dat zich een geval voordoet waarin géén schriftelijk advies en/of ambtelijke bijstand kan of behoort te worden verstrekt c.q. verleend, legt hij het verzoek om schriftelijk advies en/of ambtelijke bijstand voor aan het college en doet hij daarvan mededeling aan de indiener van het verzoek. Het college beslist zo spoedig mogelijk.

Artikel 6

Indien een verzoek om schriftelijk advies en/of ambtelijke bijstand niet wordt gehonoreerd, legt de griffier dit ter beoordeling voor aan het presidium. Het presidium kan besluiten tot overleg met het college.

Artikel 7

  • 1. Wanneer de raad of een lid van de raad niet tevreden zijn over de behandeling van de verzoeken om informatie, advies en/of ambtelijke bijstand door de aangewezen ambtenaar kan hij de zaak voorleggen aan de griffier, die hierover in overleg treedt met de gemeentesecretaris.

  • 2. De gemeentesecretaris bespreekt de in het eerste lid bedoelde zaak met de betrokken ambtenaar en deelt de raad of het raadslid de uitkomst van die bespreking mede, door tussenkomst van de griffier. Mocht de raad of het raadslid zich niet kunnen vinden in deze uitkomst, dan kan hij de zaak voorleggen aan het presidium.

  • 3. Indien de gemeentesecretaris zelf de informatie, het advies en/of de ambtelijke bijstand aan de raad of een lid van de raad heeft verstrekt c.q. verleend en de raad of het raadslid is niet tevreden over de verstrekte informatie, het verstrekte advies en/of de verleende bijstand, kan de raad of het raadslid de zaak voorleggen aan de griffier, die hierover in overleg treedt met het college.

  • 4. Het college bespreekt de in het derde lid bedoelde zaak met de gemeentesecretaris en brengt de raad of het raadslid zo spoedig mogelijk op de hoogte van zijn bevindingen, door tussenkomst van de griffier.

Artikel 8

De secretaris of de aangewezen ambtenaar geven van de door hen verleende ambtelijke bijstand kennis aan de desbetreffende portefeuillehouder, indien zij moeten of kunnen vermoeden dat zulks in het belang is van een goede bestuursvoering.

Artikel 9

  • 1. Omtrent een verzoek om ambtelijke bijstand mag degene die deze verleent, niet tot geheimhouding worden verplicht.

  • 2. Voor het raadslid, dat vertrouwelijke informatie ontvangt, geldt artikel 25 van de Gemeentewet.

Artikel 10

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 april 2002 en vervangt de Verordening ambtelijke bijstand, vastgesteld op 18 december 1997.

Artikel 11

Deze verordening kan worden aangehaald als 'Verordening ambtelijke bijstand'.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering d.d. 14 maart 2002
Inwerking getreden d.d. 1 april 2002

TOELICHTING VERORDENING AMBTELIJKE BIJSTAND

ARTIKELGEWIJS

Artikel 1

De ambtelijke bijstand waarop de raad en de leden van de raad een beroep kunnen doen, kent drie vormen: informatie, advies en ambtelijke bijstand.

Het begrip informatie is afgeleid uit de Wet Openbaarheid van Bestuur (Wet van 31 oktober 1991, Stb. 703). Onder 'gegevens neergelegd in schriftelijk stukken' vallen niet alleen de door de gemeente zelf gecreëerde stukken maar ook van buiten komende stukken en ander voor de gemeente bestemd materiaal. Tot 'ander materiaal dat gegevens bevat' behoren onder andere foto's, videobanden, floppy's.

Het begrip advies behoeft geen toelichting. Er wordt in deze verordening onderscheid gemaakt tussen mondeling en schriftelijk advies.

Het begrip ambtelijke bijstand is zodanig afgebakend dat daarmee wordt voorkomen dat met gebruikmaking van ambtelijke bijstand wordt beoogd een bepaald beleid te ontwerpen. De beleidsontwikkelingen en de oordeelsvorming daarover zijn specifieke aangelegenheden van de daarvoor verantwoordelijke raadsleden. Door deze omschrijving wordt tevens voorkomen dat het ambtelijk apparaat wordt geconfronteerd met tegenstrijdige opdrachten.

Artikel 2

De beperkte omvang van de griffie betekent dat specialistische beleidsinhoudelijke ondersteuning vanuit de overige gemeentelijke organisatie onder verantwoordelijkheid van het college wordt geboden.

Verzoeken om informatie en/of mondeling advies worden door de raad dan wel – overeenkomstig de huidige praktijk – door raadsleden rechtstreeks gericht aan de betreffende dienst. De dienst stelt hiervan de portefeuillehouder en zonodig de gemeentesecretaris op de hoogte. Het is van belang dat de betrokken portefeuillehouder en, indien nodig, de gemeentesecretaris op de hoogte zijn van door het ambtelijk apparaat verstrekte informatie en/of mondeling advies.

Artikel 3

Dit artikel heeft tot doel waarborgen te scheppen voor die gevallen dat het schriftelijk advies en/of de ambtelijke bijstand niet, dan wel niet adequaat wordt verleend. In die gevallen is er voor gekozen de gemeentesecretaris te noemen als centrale functionaris. Hij is als de primus-inter-pares binnen de gemeentelijke organisatie daarvoor de aangewezen figuur.

Verzoeken om schriftelijk advies en/of ambtelijke bijstand komen via de griffier terecht bij de gemeentesecretaris.

De gemeentesecretaris kan andere ambtenaren aanwijzen voor het verstrekken van het schriftelijk advies en/of de ambtelijke bijstand.

Artikelen 4 en 5

Beoordeling of één van de hier genoemde weigeringsgronden zich voordoet vindt in relatie tot het in artikel 3 bepaalde, in eerste instantie plaats door de gemeentesecretaris. Vanuit zijn gemeentewettelijke positie is dit de aangewezen weg.

In artikel 5 is aangegeven dat de uiteindelijke beslissing over het niet verstrekken van schriftelijk advies en/of het verlenen van ambtelijke bijstand is voorbehouden aan het college. Uiteraard kan de raad via de gebruikelijke weg hierover het college verzoeken verantwoording af te leggen (artikel 169 van de Gemeentewet).

Artikel 7

Wanneer - naar de mening van de raad of het raadslid - op onvoldoende wijze aan zijn verzoek om hulp gehoor wordt gegeven, kan de zaak via de griffier aan de gemeentesecretaris dan wel aan het college worden voorgelegd. Indien de raad of het raadslid ontevreden is over de wijze waarop de gemeentesecretaris de zaak oplost, kan hij de zaak voorleggen aan het presidium. Gelijk bij de beslissing op weigeringsgronden (zie artikel 5) door het college kan de raad of het raadslid gebruiken maken van zijn recht ingevolge artikel 169 van de Gemeentewet.

Artikel 8

In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is van door het ambtelijk apparaat verstrekte bijstand. Hij kan dan in principe niet voor verrassingen komen te staan als gevolg van een kennisachterstand ten opzichte van het raadslid. Uiteraard heeft een en ander slechts betrekking op de zogenaamde politiek gevoelige onderwerpen. Enige feeling ter zake wordt dan ook bij de verstrekkers verondersteld.

Artikel 9

In relatie tot het voorgaande behoeft het eerste lid van dit artikel geen toelichting. Met betrekking tot het omgaan met vertrouwelijke informatie door een raadslid, bepaalt het tweede lid dat artikel 25 van de Gemeentewet van kracht is.