Regeling vervallen per 01-12-2011

Algemeen mandaat- en volmachtbesluit 2005

Geldend van 21-12-2007 t/m 30-11-2011

Intitulé

ALGEMEEN MANDAAT- EN VOLMACHTBESLUIT 2007

Algemene voorwaarden bij mandatering en volmachtverlening

  • 1.

    Waar in dit algemeen mandaat een bevoegdheid is verleend aan meer ambtenaren, heeft een ieder mandaat voor zover het de doelstelling/taken van zijn/haar organisatie-onderdeel betreft.

  • 2.

    De mandatarissen hanteren het bij dit besluit verleende algemeen mandaat binnen de kaders, die zijn aangegeven in het voor hen geldende Mandaat- en volmachtregister.

  • 3.

    Dit algemeen mandaat geldt niet als de te nemen beslissing in het concrete geval:

    • a.

      een beleidsgebied betreft, waarin sprake is van een aanzet tot nieuw beleid;

    • b.

      leidt tot niet in de begroting geraamde uitgaven;

    • c.

      stoelt op tegenstrijdige ambtelijke adviezen;

    • d.

      betrekking heeft op een aangespannen bezwaar- of beroepsprocedure op een mandaatbesluit in eerste aanleg;

    • e.

      betrekking heeft op een klacht van derden over de ambtenaar die het mandaatbesluit heeft genomen of op de wijze waarop de ambtenaar in het algemeen met zijn / haar mandaatbevoegdheid omgaat;

    • f.

      een advies aan een hogere overheid bevat van algemene strekking.

  • 4.

    Waar in dit besluit het woord 'ambtenaar' wordt gebruikt, worden hieronder tevens verstaan diegenen, die in een ander dienstverband tot de gemeente staan.

  • 5.

    Mandatering en volmachtverlening aan directeuren geschiedt door het college c.q. de burgemeester. De directeur is, vanwege zijn verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering van de dienst, bevoegd tot doormandateren c.q. substitutie van volmacht binnen zijn dienst. Het nemen van rechtspositionele besluiten mag niet worden doorgemandateerd zonder dat daar een advies van de afdeling Personeel en Organisatie aan ten grondslag ligt.

  • 6.

    Doormandatering c.q. substitutie van volmacht wordt schriftelijk ter kennis gebracht van het college c.q. de burgemeester, alsmede de afdeling Veiligheid en Recht (ten behoeve van opname in het betreffende mandaat- en volmachtregister).

  • 7.

    Een gemandateerde beslissingsbevoegdheid houdt tevens in: de bevoegdheid tot onder-tekening van stukken en de bevoegdheid deze bevoegdheden door te mandateren aan ondergeschikten.

  • 8.

    Bij alle positief geredigeerde bevoegdheden, zoals ‘’het verlenen van’’ geldt ook dat de negatief geredigeerde bevoegdheid, dus ‘’het niet verlenen van’’, kan worden uitgeoefend door de gemandateerde, tenzij dit anders is aangegeven.

Ondertekening

Vastgesteld door het college d.d. 11 december 2007 en door de burgemeester
d.d. 11 december 2007
Gepubliceerd in Weekend Totaal d.d. 21 december 2007
Inwerking getreden d.d. 21 december 2007

BIJLAGE BIJ HET ALGEMEEN MANDAAT- EN VOLMACHTBESLUIT

Spelregels bij doormandatering c.q. substitutie van volmacht

  • 1.

    Doormandatering hangt nauw samen met de manier waarop de bedrijfsvoering is ingericht: met name de inrichting van de informatievoorziening, de inrichting van werkprocessen, standaardcorrespondentie en de inrichting van de interne controle (m.n. als er sprake is van mandaat en tevens van budgetbeheer). Doormandatering binnen de diensten dient te passen binnen de kaders, zoals die op concernniveau zijn afgesproken.

  • 2.

    De (mate van) doormandatering heeft zijn weerslag in:

    • a.

      de inrichting van de interne budgettering en (tussentijdse) rapportages: doormandatering van beheersverantwoordelijkheid naar teamleiders- of medewerkersniveau betekent bijvoorbeeld dat inzicht in zowel de geleverde prestaties als budget(besteding) op dat niveau aanwezig is;

    • b.

      de interne controleplannen van de diensten. Daar waar sprake is van kritische processen wordt hetzij door maatregelen in het proces, hetzij door aanvullende interne controle vastgesteld dat de mandaatregels worden toegepast. De bevindingen liggen vast in de controleverslagen.

  • 3.

    Mandaat is gekoppeld aan de functie, niet aan de persoon. Bij een nieuwe medewerker of bij misbruik door of niet-functioneren van een medewerker dient het (onder)mandaat tijdelijk te worden neergelegd bij de naasthogere leidinggevende: hij bepaalt hoe e.e.a. wordt georganiseerd.

  • 4.

    Kijkend naar het niveau waarop in z’n algemeenheid werkzaamheden worden uitgevoerd, kan – afhankelijk van bijzondere omstandigheden – het mandaat hoger of lager in de organisatie worden gelegd.

  • 5.

    De maker van een officieel stuk/document ondertekent dat stuk/document niet zelf, tenzij:

    • a.

      hij is aangesteld als budgetbeheerder (zie hierna bij punt 7);

    • b.

      het bedrijfsproces, in het kader van productionele activiteiten, zodanig is geborgd dat misbruik niet voor kan komen.

  • 6.

    Degene die in het algemeen de dagelijkse beheersverantwoordelijkheid van een budget heeft, heeft ook het dagelijks beheer van de productie, dus besluit- en ondertekeningsmandaat.

  • 7.

    Bij afwezigheid van de gemandateerde functionaris vindt besluitvorming en ondertekening plaats conform de binnen de betreffende dienst vastgestelde vervangingsregeling.