ARCHIEFVERORDENING GEMEENTE APELDOORN 2009

De Archiefverordening Gemeente Apeldoorn 2009 is, nadrukkelijker dan zijn voorganger, niet alleen van toepassing op de klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op de moderne, digitale informatiedragers.

Om te voorkomen dat bij elke organisatiewijziging de verordening moet worden aangepast is er voor gekozen de beheerseenheden niet meer met name te noemen. Volstaan is met het opnemen van een omschrijving van het begrip ‘beheerseenheid’ als een zodanig door burgemeester en wethouders aangewezen / aan te wijzen organisatieonderdeel.

Verder wordt in enkele artikelen van de verordening indirect verwezen naar twee ministeriële regelingen die ingevolge het Archiefbesluit 1995 zijn vastgesteld: de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (artikel 5) en de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (artikel 2).

Ook is de verordening aangepast aan de dualisering van de medebewindbevoegdheden met ingang van 8 maart 2006. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad bevoegd om de archivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden berusten nu bij burgemeester en wethouders. Dit heeft o.a. tot gevolg dat het hoofdstuk over de aanwijzing van de archiefbewaarplaats in de oude archiefverordening is overgeheveld naar het nieuwe Besluit Informatiebeheer Gemeente Apeldoorn 2009.

De Archiefverordening Gemeente Apeldoorn 2009 bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk I bevat algemene bepalingen.

Hoofdstuk II werkt het begrip zorg uit, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2) is geregeld in het Archiefbesluit 1995.

Hoofdstuk III regelt het beheer van de archiefbewaarplaats.

Hoofdstuk IV is een uitwerking van het toezicht als bedoeld in artikel 32, tweede lid van de wet.

In 2002 heeft de gemeenteraad besloten over te gaan tot de instelling van een Stichting waarbinnen het Gemeentearchief, de twee gemeentelijke musea en de Openbare Bibliotheek onder één dak worden gebracht. In 2003 is Apart, nu CODA (Cultuur Onder Dak Apeldoorn), van start gegaan, waarin drie culturele functie in één modern gebouw zijn geïntegreerd.

Het beheer van de archiefbewaarplaats is een wettelijke taak. De gemeente kan de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester ven wethouders en de ambtelijke verantwoordelijkheid van de gemeentearchivaris niet aan een private organisatie overdragen. Dit kan alleen ten aanzien van de uitvoering van het feitelijk beheer. De gemeente heeft daartoe in een met CODA afgesloten dienstverleningsovereenkomst nauwkeurig omschreven wat de taken en de prestaties inhouden en hoe de verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn geregeld.

Het gunnen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten valt onder de Europese aanbestedingsregels (EU-richtlijn in Nederland geïmplementeerd in het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten). Een dergelijke aanbesteding doorkruist echter het gemeentelijke beleid om (vanuit de genoemde drie culturele functies het publiek van een integraal diensten- en productenaanbod te voorzien) een goede borging van de uitvoering van het archiefbeheer te realiseren. Aangezien er sprake is van een wettelijke overheidstaak zijn deze aanbestedingsregels niet van toepassing indien de overheidsopdracht aan een andere ‘aanbestedende dienst’ (i.c. CODA) wordt gegund op basis van een uitsluitend recht. Dit uitsluitend recht is geregeld in dit artikel.

De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term archiefbescheiden. De wetgever heeft - binnen de formele betekenis van dit begrip - bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.

Ondanks de ruimere betekenis van het begrip archiefbescheiden kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als beheer. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.