Instructie voor de secretaris 2008

1. Onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college berust de verantwoordelijkheid voor de bedrijfsvoering van de ambtelijke organisatie, de griffie uitgezonderd, bij de secretaris. Hij treedt op als algemeen directeur.

2. De secretaris draagt als verantwoordelijke voor de bedrijfsvoering van de ambtelijke organisatie, de griffie uitgezonderd, in het bijzonder de zorg voor:

• a.

  de beleidsvoorbereiding en beleidsuitvoering;

• b.

  de implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving en bewaking van de juridische rechtmatigheid;

• c.

  het middelenbeleid, waaronder de behandeling van burgerreacties, de behandeling van beroepschriften en beslissingen op verzoek- en bezwaarschriften en de behandeling van juridische procedures;

• d.

  de ondersteuning van de bestuursorganen;

• e.

  de aansturing van de ambtelijke organisatie, de griffie uitgezonderd.

1. De secretaris draagt onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

2. Hij draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg voor dat de leden van het college over alle informatie beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

3. Hij draagt zorg voor een gedegen en tijdige advisering aan het college.

4. Hij is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en bevordert een voortvarende uitvoering van de besluiten van het college.

5. Hij draagt er zorg voor dat door het college genomen besluiten worden vastgelegd en dat een presentielijst van de aanwezigheid van de leden van het college wordt bijgehouden.

6. Hij oefent zijn taak op grond van dit artikel waar nodig uit in nauwe samenwerking met het managementteam.

1. De secretaris staat de burgemeester terzijde.

2. Voorts is hij, samen met de griffier, de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen alsmede bij de bewaking van het functioneren van het college als collegiaal bestuur.

3. Het bepaalde in artikel 4 is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester als apart bestuursorgaan, voor zover het de op hem rustende taken betreft.

1. Het bepaalde in de artikelen 4 en 5 voor zover het betreft de daarin opgedragen taken ten aanzien van door de burgemeester (als bestuursorgaan) en het college ingestelde commissies is van overeenkomstige toepassing.

2. Het stellen van nadere regels en richtlijnen als bedoeld in voornoemde artikelen geschiedt door het college casu quo de burgemeester.

1. De aan de secretaris opgedragen dagelijkse leiding van de ambtelijke organisatie omvat mede de verantwoordelijkheid voor het functioneren van de ambtelijke organisatie.

2. Tot de dagelijkse leiding van de ambtelijke organisatie wordt eveneens gerekend het realiseren van de met het college overeen te komen omvang en kwaliteit van de dienstverlening en de verantwoordelijkheid voor de daartoe ter beschikking te stellen (im)materiële middelen.

1. Bij de uitvoering van zijn taken op grond van deze instructie kan de secretaris een beroep doen op de in artikel 3 van de Organisatieregeling genoemde organisatorische eenheden.

2. Hij heeft het recht bij alle ambtenaren, zowel individueel als per dienst, de inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn taak nodig zijn.

3. Hij bevordert hiertoe in overleg met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds.

4. Hij bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de ambtelijke organisatie.

5. Het college kan omtrent het in dit artikel bepaalde nadere regels stellen.

1. Voor een afwezigheid van langer dan vijf dagen, anders dan wegens ziekte, behoeft de secretaris toestemming van het college.

2. Wanneer de secretaris afwezig is, wordt hij, in nader te bepalen volgorde, vervangen door de directeuren.