Regeling vervallen per 14-11-2019

Reglement van Orde van het college 2008

Geldend van 18-11-2010 t/m 13-11-2019

Intitulé

REGLEMENT VAN ORDE VOOR DE VERGADERINGEN EN ANDERE WERKZAAMHEDEN VAN HET COLLEGE 2008

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Apeldoorn;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

BESLUIT:

vast te stellen het navolgende Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college.

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

  • 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

  • 2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

  • 3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

  • 4. Een lid van het college dat verhinderd is zijn werkzaamheden uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

  • 1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

  • 2. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

  • 3. De vergaderingen worden als regel in het raadhuis gehouden.

Artikel 3 Verhindering

  • 1. Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

  • 2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 4 Agenda

  • 1. Voor elke vergadering wordt, tenminste twee maal 24 uur van tevoren, door de secretaris aan de leden van het college een agenda met bespreekstukken toegezonden. De volledige verzameling vergaderstukken ligt voor de leden ter inzage in de paraafkamer.

  • 2. Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan bespreking ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel duldt, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie voorafgaand aan de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning

De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

Artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten ambtelijk medewerkers of derden voor een vergadering uit te nodigen.

Artikel 7 Stemmingen

  • 1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

  • 2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het vierde lid wordt toegepast.

  • 3.

    • a.

      Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd.

    • b.

      Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.

  • 4.

    • a.

      Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

    • b.

      Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

    • c.

      Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, vindt een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 8 Notulen van de vergadering en besluitenlijst

  • 1. Met inachtneming van het bepaalde in artikel 7 komen besluiten tot stand in een collegevergadering waarvoor mede worden geagendeerd de concept-besluiten, zijnde ambtelijke adviezen, die door één of meer collegeleden buiten de vergadering voor bespreking zijn geparafeerd of waarvoor de secretaris bespreking adviseert.

  • 2. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van notulen, tevens zijnde de besluitenlijst, van de collegevergadering.

  • 3. De notulen bevatten ten minste:

    • a.

      de namen van de aanwezige en afwezige leden;

    • b.

      de namen van andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

    • c.

      een formulering van de door het college genomen besluiten, zijnde de besluitenlijst.

  • 4. Een collegelid kan aantekening vragen bij een besluit, inhoudende dat hij/zij geacht wil worden te hebben tegengestemd.

  • 5. De notulen worden in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

  • 6. De notulen worden door de secretaris en de burgemeester ondertekend.

  • 7. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzetten, draagt de secretaris zorg voor spoedige toezending van de vastgestelde notulen aan de raad en voor openbaarmaking van de vastgestelde notulen op de in de gemeente gebruikelijke wijze.

Artikel 9 Parafenbesluit en besluitenlijst

  • 1. Besluiten buiten de vergadering komen tot stand door een parafenbesluit, zijnde een concept-besluit waaruit, na een circulatietermijn van zeven werkdagen, blijkt dat geen collegelid heeft aangegeven dat bespreking in een vergadering van het college wenselijk is en waaruit blijkt dat  door tenminste de helft plus één van het aantal collegeleden voor akkoord geparafeerd is.

  • 2. Indien na de circulatietermijn blijkt dat de helft plus één niet voor akkoord heeft geparafeerd wordt het voorstel voor de eerstvolgende collegevergadering geagendeerd.

  • 3. De in het eerste lid aangegeven circulatietermijn is niet van toepassing indien;

    a. wegens spoedeisendheid een besluit, ter beoordeling van de secretaris en het eerstverantwoordelijk collegelid, geen uitstel duldt;

    b. er sprake is van besluitvorming binnen een door het college vastgestelde vakantieperiode

  • 4. De secretaris doet een kopie van de in lid 3 bedoelde besluiten toekomen aan de leden van het college die geen paraaf hebben gezet.

  • 5. Na het plaatsen van de laatst benodigde paraaf dateert de secretaris het parafenbesluit. Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening door de secretaris.

  • 6. De secretaris draagt zorg voor het periodiek opstellen van een besluitenlijst, zijnde een gedagtekend en genummerd overzicht, met vermelding van de door het college in de betreffende periode genomen parafenbesluiten.

  • 7. Voor zover de aard en de inhoud van de besluiten zich daartegen niet verzetten, draagt de secretaris zorg voor spoedige toezending van de besluitenlijst aan de raad en voor  openbaarbaarmaking van de besluitenlijst op de in de gemeente gebruikelijke wijze.

Artikel 10 Mandaatverlening

  • 1. Indien tijdens de door het college vastgestelde vakantieperiode een collegebesluit wegens spoedeisendheid geen uitstel duldt zijn één of meer collegeleden bevoegd terzake een besluit te nemen.

  • 2. In de eerstvolgende vergadering van het college wordt van de uitoefening van het mandaat mededeling gedaan.

Artikel 11 Openbare vergadering

  • 1. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

  • 2. De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 12 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op 8 maart 2008. Op dat moment vervalt het op 6 augustus 1852 vastgestelde en op 29 maart 1854 gewijzigde reglement.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders d.d. 7 maart 2008
Gepubliceerd in het Apeldoorns Stadsblad d.d. 2 april 2008
Inwerking getreden d.d. 8 maart 2008
Gewijzigd door het college van burgemeester en wethouders d.d. 8 november 2010 (art. 9)
Gepubliceerd in het Apeldoorns Stadsblad d.d. 17 november 2010 
Inwerking getreden d.d. 18 november 2010

TOELICHTING REGLEMENT VAN ORDE VOOR DE VERGADERINGEN EN ANDERE WERKZAAMHEDEN VAN HET COLLEGE

ALGEMEEN

Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een Reglement van Orde (RvO) voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook de onderlinge vervanging van de wethouders behoort daartoe. De Wet dualisering gemeentebestuur (2002) geeft weinig wijzigingen die van invloed zijn op het RvO van het college. Waar nodig wordt hier in de toelichting aandacht aan besteed.

ARTIKELGEWIJS

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt erop gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de in artikel 168 Gemeentewet geboden mogelijkheid tot mandaatverlening aan individuele leden van het college.

Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerste lid, Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat zowel

de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), als ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra

vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerste lid staat daaraan in de weg. Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer. Door niet voor te schrijven in welke vorm de toezending van de oproep moet gebeuren, kunnen in voorkomend geval de stukken voor de extra vergadering zo nodig per e-mail verzonden worden.

Artikel 3 Verhindering

Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor beraadslaging en besluitvorming niet gehaald wordt. De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.

Artikel 4 Agenda

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement, anderzijds in de organisatieregeling.

In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.

Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning

Deze tekst is afgeleid van de artikelen 103, lid 1, en 104 Gemeentewet, waarbij is bepaald dat de secretaris het college, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies terzijde staat bij de uitoefening van hun taak en in de vergadering van het college aanwezig is. Daarnaast zijn bij de vergaderingen van het college een notulist en een communicatie adviseur aanwezig.

Artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering

De artikelen 55, lid 1, en 57 Gemeentewet geven indirect aan, dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze artikelen in de Gemeentewet geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt.

Artikel 7 Stemmingen

In de eerste plaats moet hier worden gewezen artikel 56 Gemeentewet. Het artikel bevat de regeling met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit Gemeentewetsartikel aan het college vrijstaat in het RvO een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet terzake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.

Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. Het is mogelijk om hier aansluiting te zoeken bij de bepalingen over stemmingen die in het RvO voor de raad zijn opgenomen. Het is praktisch om regelingen zo veel mogelijk op elkaar af te stemmen. Wel is de regeling voor de raad erg uitgebreid. Hier is gekozen om alleen het meest noodzakelijke te regelen. Opvallend is dat in artikel 59 Gemeentewet artikel 31 niet van overeenkomstige toepassing is verklaard. Dat artikel bepaalt dat de stemming over het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen bij gesloten en ongetekende stembriefjes geschiedt. Verder is bepaald dat indien de stemmen over personen tot wie de keuze door een voordracht of herstemming is beperkt staken, er in dezelfde vergadering een herstemming wordt gehouden. Staken de stemmen opnieuw, dan beslist het lot. Van de hierdoor geboden ruimte is in het RvO gebruikgemaakt. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd. Volledigheidshalve is daarom de tekst hierover uit artikel 59 Gemeentewet integraal opgenomen als lid 3.

Artikel 8 Notulen van de vergadering en besluitenlijst

Dit artikel regelt de taak van de secretaris en de wijze waarop de notulen, tevens zijnde de besluitenlijst, worden vastgesteld. Als op grond van artikel 55 Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijke besluitenlijst moeten worden gemaakt. Deze zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.

De formulering van lid 1 is noodzakelijk om de besluitvorming van het college buiten de collegevergadering via een parafenbesluit in een logisch en begrijpelijk kader te plaatsen in relatie tot besluitvorming tijdens de collegevergadering.

Door het college worden alleen vastgestelde notulen, tevens zijnde de besluitenlijst, aan de raad gezonden en openbaar gemaakt. Hiermee wordt voorkomen dat een week later, bij een gewijzigde vaststelling van een besluit, een herstelactie moet worden ondernomen. Hoewel aan de openbaar gemaakte besluiten van het college geen rechten kunnen worden ontleend, komt een dergelijke herstelactie de interne en externe duidelijkheid geenszins ten goede. Bij directe openbaarmaking van een nog niet vastgestelde besluitenlijst is het ook onmogelijk de verplichte bekendmaking aan bij een bepaald besluit betrokkenen tijdig te doen. Voldoende redenen om de voorkeur te geven aan de tekst zoals die in lid 5 is opgenomen.

Het toezenden van de notulen, tevens zijnde de besluitenlijst, aan de raad is een onderdeel van de actieve informatieplicht van het college en is gebaseerd op de Gemeentewet (art. 169, lid 2). De invulling van de actieve informatieplicht is in de Nota actieve informatieplicht (vastgesteld 16 februari 2006) nader uitgewerkt.

Artikel 9 Parafenbesluit en besluitenlijst

Dit artikel regelt het nemen van parafenbesluiten.

De uitspraak van de Raad van State van 16 juli 2003 is hierbij van belang (LJN-nr AH9850, zaaknr. 200200757/1). Doordat met een parafenbesluit in materiële zin besluitvorming buiten de collegevergadering plaatsvindt, dient dit bekend gemaakt te zijn hetzij op grond van het RvO hetzij op grond van een bekend gemaakte vaste praktijk. Daarbij moet geregeld zijn dat alsnog de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging over een (parafen)besluit in een collegevergadering en moet tevens duidelijk zijn wanneer het besluit geacht wordt te zijn genomen.

 

Om te komen tot bevoegd genomen parafenbesluiten is dit artikel in het RvO opgenomen. Naar analogie van het bepaalde in de Gemeentewet worden de regels omtrent stemming tevens toegepast bij parafenbesluiten. Daarnaast geldt er een circulatietermijn.

In lid 2 is bepaalt dat een voorstel voor de eerstvolgende collegevergadering geagendeerd wordt indien   de meerheid niet binnen de circulatietermijn geparafeerd heeft. Deze regel wordt, in de door het college vastgestelde vakantieperiodes, buiten toepassing gelaten.

 

Indien er sprake is van spoedeisendheid wegens voorzienbare financiële, juridische of gezichtsbepalende gevolgen is de circulatietermijn tevens niet van toepassing.

 

Kort en krachtig komt dit artikel erop neer, dat de dagelijkse praktijk bij het nemen van parafenbesluiten door het college op een zodanige wijze is verwoord dat bevoegde parafenbesluiten worden genomen die de juridische toets van de Raad van State zullen kunnen doorstaan.

 

De Wet dualisering gemeentebestuur heeft het begrip ‘besluitenlijst’ geïntroduceerd. Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. In het vijfde en zesde en zevende lid is uitgewerkt hoe de besluitenlijst totstandkomt. Gekozen is voor een regeling waarbij de informatie over de besluitenlijst snel beschikbaar is. De openbaarmaking geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.

Artikel 10 Mandaatverlening

In dit artikel is bepaald dat in afwijking van artikel 9 lid 1, de uitoefening van de beslissings-bevoegdheid van het college door één of meer dienstdoende leden van het college kan geschieden voorzover dit op enig moment vanwege spoedeisendheid noodzakelijk is. Het mandaat geldt alleen indien, tijdens de door het college vastgestelde vakantieperiode, een beslissing naar het oordeel van het/de dienstdoende collegelid of collegeleden, geen uitstel duldt wegens financiële, juridische of gezichtsbepalende gevolgen.

Artikel 168 Gemeentewet biedt de mogelijkheid één of meer collegeleden te machtigen tot uitoefening van een of meer bevoegdheden van het college.

Artikel 11 Openbare vergadering

Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. In artikel 10 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt lid 2 van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.

Artikel 12 Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen nadere uitleg.