Regeling vervallen per 14-07-2017

Archiefverordening Arnhem 2015

Geldend van 08-04-2015 t/m 13-07-2017

Intitulé

Archiefverordening Arnhem 2015

ARCHIEFVERORDENING ARNHEM 2015

HOOFDSTUK 1: Algemene bepalingen

Artikel 1In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

  • a.

    de wet: de Archiefwet 1995;

  • b.

    gemeenschappelijke regeling: Regeling Regionaal Historisch Centrum “GeldersArchief 2002”;

  • c.

    college: het college van burgemeester en wethouders;

  • d.

    de archiefbewaarplaats: de door het Gelders Archief ingevolge artikel 31 van de wet en artikel 6, tweede lid, sub a, van de gemeen-schappelijke regeling aangewezen archiefbewaar-plaats;

  • e.

    de archiefruimte: de bewaarplaats voor de archiefbescheiden zo

    als bedoeld in artikel 1 sub e van de wet;

  • f.

    de archivaris: de ingevolge artikel 32 van de wet en artikel 6, tweede lid, sub c, van de gemeenschappelijke regeling volgens de gemeenschappelijke regeling te benoemen gemeentearchivaris;

  • g.

    de beheerder: degene die ingevolge artikel 2, eerste lid, sub d

    vandeze Verordening is belast met het beheer van

    de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die

    niet naar de archiefbewaarplaats zijn overge bracht;

  • h.

    gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b 1o, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente Arnhem;

  • i.

    verantwoordelijk bedrijfsonderdeel: gemeentelijke cluster zoals bedoeld in het Organisatiebesluit Arnhem, en de griffie;

  • j.

    informatiesysteem: geheel van bestanden, procedures, apparaten en daarbij benodigde hulpmiddelen, ingericht door een persoon, groep personen of organisatie ten behoeve van de uitvoering van zijn of haar taken.

HOOFDSTUK 2: De zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden

Artikel 2

Het college draagt zorg voor:

  • a.

    het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet;

  • b.

    voldoende en doelmatige archiefruimten;

  • c.

    de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire voorzieningen ongeacht hun vorm;

  • d.

    het aanwijzen van beheerders.

Artikel 3

  • 1. Het college draagt er zorg voor dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

  • 2. Het eerste lid van dit artikel is van overeenkomstige toepassing op de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbenden, waarvan redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 4

Het college doet ten minste eenmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Het wint hiertoe indien nodig inlichtingen en inzage in zakelijke gegevens en archiefbescheiden in bij de archivaris op grond van artikel 27 van de gemeenschappelijke regeling. Het verslag heeft in ieder geval betrekking op het toezicht en op het beheer van de archiefbewaarplaats, zoals bedoeld in artikel 2 van de gemeenschappelijke regeling.

HOOFDSTUK 3: Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats

Artikel 5

De archivaris is bevoegd, ter uitvoering van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet.

Artikel 6

  • 1. De beheerder verstrekt aan de archivaris, of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verleent de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

  • 2. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 7

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het college. Hij geeft aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 8

De beheerder doet aan de archivaris ten minste tijdig mededeling van het voornemen tot:

  • a.

    opheffing, samenvoeging of splitsing van, wijziging binnen een verantwoordelijk bedrijfsonderdeel of overdracht van een of meer taken aan een andere verantwoordelijk bedrijfsonderdeel, overheidsorgaan of rechtspersoon;

  • b.

    bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

  • c.

    verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

  • d.

    ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem, en;

  • e.

    voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel 9

De archivaris verstrekt het college op grond van artikel 27, eerste lid, van de gemeenschappelijke regeling, jaarlijks een verslag betreffende het door hem uitgeoefende toezicht op het beheer van de in dit hoofdstuk bedoelde archiefbescheiden.

HOOFDSTUK 4: Slotbepalingen

Artikel 10

  • 1. De Archiefverordening Arnhem 2010 wordt ingetrokken.

  • 2. Deze verordening treedt in werking een dag na de dag van bekendmaking.

  • 3. Deze verordening wordt aangehaald als “Archiefverordening Arnhem 2015”.

Toelichting

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet en het Archiefbesluit, en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van artikel 30, eerste lid, en artikel 32, tweede lid, van de Archiefwet. Omdat in de wet en het besluit reeds verplichtingen voor het college zijn opgenomen, worden deze niet herhaald in de verordening. Bij gemeenschappelijke regeling is in 2002 aan het Gelders Archief als openbaar lichaam (als bedoeld in de Wet Gemeenschappelijke Regeling) werkzaamheden, taken en bevoegdheden van deelnemende gemeenten opgedragen. Het is niet nodig deze onderwerpen in de verordening op te nemen. In 2012 is de Wet Revitalisering Generiek Toezicht in werking getreden. Met vertrouwen als uitgangspunt is de opzet van deze wet dat verticale toezichthouders meer op afstand tot de uitvoering komen te staan. In het kader van de Archiefwet zijn de provincie (voor de zorg) en het Gelders Archief (voor het beheer) verticale toezichthouders. De gemeenteraad heeft een controlerende taak, ook in het geval van de taken en bevoegdheden inzake archiefbescheiden.

De Archiefverordening bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Een uitwerking van het begrip “zorg” uit de Archiefwet is noodzakelijk in de verordening, omdat de wet dit begrip niet definieert. Ingevolge de Memorie van Toelichting bij de Archiefwet bestaat de ‘zorg’ uit het beschikbaar hebben van voldoende deskundig personeel, voldoende financiële middelen en voldoende en doelmatige archiefruimten. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (artikel 2, sub b), is geregeld in het Archiefbesluit 1995. Het onderdeel financiële middelen is niet in de verordening vastgelegd, omdat de gemeenteraad de gemeentelijke begroting vaststelt. Uiteraard zal de zorg voor het archief een onderdeel van de begroting vormen. Het opnemen van een bepaling in de verordening zou aan de zorg-bepaling in de Archiefwet niets toevoegen.

Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.

Artikel 2 In dit artikel is bepaald dat het college alle noodzakelijke organisatorische en technische maatregelen treft voor de naleving van de Archiefwet. In concreto betekent dit dat er zorg wordt gedragen voor voldoende middelen, deskundig personeel en ruimte (o.a. archiefbewaarplaats). Ten aanzien van de archiefbewaarplaats en archiefruimten geldt de Archiefregeling. Deze regeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen.

Artikel 3 De Archiefregeling stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid is dit niet wenselijk. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt.

Artikel 4 Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad tenminste twee maal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.

Artikel 6

De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft – binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden – bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden.

Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 8

Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben.