Archiefverordening Arnhem 2004

Artikel 1

In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:

• a.

  de wet : de Archiefwet 1995;

• b.

  gemeentelijke organen : de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b van de

  wet, voor zover behorende tot de gemeente Arnhem;

• c.

  gemeenschappelijke regeling : Het Gelders Archief;

• d.

  archiefbescheiden : de in artikel 1, onder c van de wet genoemde bescheiden;

• e.

  de archiefbewaarplaats : de door het Gelderse Archiefingevolge artikel 31 van de wet

  en artikel 6, lid 2, sub a van de gemeenschappelijke regeling

  aangewezen archiefbewaarplaats;

• f.

  de archiefruimte : de bewaarplaats voor de archiefbescheiden die niet zijn

  overgebracht naar de archiefbewaarplaats;

• g.

  de archivaris : de ingevolge artikel 32 van de wet en artikel 6, lid 2, sub c van

  de gemeenschappelijke regeling door de gemeenschappelijke

  regeling te benoemen gemeentearchivaris;

• h.

  de beheerder : degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden

  van de gemeentelijke organen die nog niet naar de

  archiefbewaarplaats zijn overgebracht;

• i.

  beheerseenheid : een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te

  wijzen organisatieonderdeel;

• j.

  informatiesysteem : systeem van documentatie, procedures, apparatuur en

  programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden

  kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen

  en geraadpleegd.

Artikel 2

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten.

Artikel 3

Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van archiefbescheiden die berusten bij gemeentelijke organen en voor zover deze nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Artikel 4

Lid 1

Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd.

Lid 2

Het eerste lid van dit artikel is van overeenkomstige toepassing op de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbenden, waarvan redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen.

Artikel 5

Burgemeester en wethouders doen ten minste eenmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij winnen hiertoe indien nodig inlichtingen en documenten in bij de archivaris op grond van artikel 27 van de gemeenschappelijke regeling. Het verslag heeft in ieder geval betrekking op het toezicht, zoals bedoeld in de artikelen 7 en 12 van deze verordening en op het beheer van de archiefbewaarplaats, zoals bedoeld in artikel 2 van de gemeenschappelijke regeling.

Artikel 6

Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast. Zij dragen tevens zorg voor het aanwijzen van beheerders.

Artikel 7

De archivaris ziet erop toe dat het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften.

Artikel 8

Lid 1

De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden, alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen.

Lid 2

De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden.

Artikel 9

De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan burgemeester en wethouders. Hij geeft aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen.

Artikel 10

De beheerder doet aan de archivaris ten minste tijdig mededeling van het voornemen tot:

• a)

  opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van een of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon;

• b)

  bouw, verbouwing, inrichting of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte;

• c)

  verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden;

• d)

  ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; en

• e)

  voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen.

Artikel 11

Burgemeester en wethouders verzoeken de archivaris op grond van artikel 27, eerste lid van de gemeenschappelijke regeling jaarlijks om een verslag betreffende het door hem uitgeoefende toezicht op het beheer van de in dit hoofdstuk bedoelde archiefbescheiden.

Artikel 12

De Archiefverordening Arnhem 2001 wordt ingetrokken.

Artikel 13

Deze verordening treedt in werking 6 weken nadat zij is bekendgemaakt.

Artikel 14

Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Arnhem 2004.