Regeling vervallen per 06-01-2014

GBA privacyreglement gemeente Assen

Geldend van 15-11-2008 t/m 05-01-2014

Intitulé

GBA privacyreglement gemeente Assen

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Assen;

gelet op de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

HOOFDSTUK I. ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

Dit reglement verstaat onder:

a.

de wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (Stb. 1994, 494);

b.

de minister: de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

c.

verordening: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, vastgesteld door de gemeenteraad d.d. 21 augustus 2008;

d.

basisadministratie: de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van de wet;

e.

aangehaakte gegevens: in de bevolkingsadministratie opgenomen gegevens anders dan ter uitvoering van de wet;

f.

bevolkingsadministratie: de geautomatiseerde administratie met persoonsgegevens over de bevolking bestaande uit de basisadministratie en de aangehaakte gegevens;

g.

verantwoordelijke: degene die zeggenschap heeft over de bevolkingsadministratie zijnde burgemeester en wethouders;

h.

beheerder: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke is belast met de dagelijkse zorg voor de bevolkingsadministratie;

i.

ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de wet, in de basisadministratie van de gemeente is opgenomen;

j.

ingezetene: de ingeschrevene op wiens persoonslijst niet het gegeven van zijn overlijden of van zijn vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen;

k.

betrokkene: een ingezetene of een ingeschrevene;

l.

afnemer: afnemer als bedoeld in artikel 1 van de wet;

m.

binnengemeentelijke afnemer: elke afnemer die een orgaan is van de gemeente;

n.

derde: elke andere persoon of instelling dan een afnemer en de ingeschrevene;

o.

protocol: het vastleggen van gegevensverstrekkingen uit de bevolkingsadministratie aan een afnemer of derde;

p.

telefoonboekgegevens: de gegevens als bedoeld in artikel 100 lid 2 van de wet.

Artikel 2. Beheer van de bevolkingsadministratie

Beheerder van de bevolkingsadministratie is de procesmanager Publieksbalie.

Artikel 3. Toepasselijke regelgeving

  • 1. De bevolkingsadministratie wordt zoveel mogelijk als een geheel, onder toepassing van de wet, behandeld.

  • 2. Ten aanzien van de onderwerpen waarover de wet en de Wet bescherming persoonsgegevens niet-gelijkluidende bepalingen hebben, wordt met betrekking tot de aangehaakte gegevens de Wet bescherming persoonsgegevens toegepast.

HOOFDSTUK 2 DOEL EN INHOUD VAN DE BEVOLKINGSADMINISTRATIE

Artikel 4. Doelstellingen met betrekking tot de bevolkingsadministratie

  • 1. De bevolkingsadministratie heeft tot doel:

    • a.

      gegevens te verwerken ten behoeve van het verlenen van diensten aan burgers en het uitvoeren van bij of krachtens wet opgelegde taken;

    • b.

      gegevens te verwerken ter uitvoering van de door het gemeentebestuur opgedragen taken;

    • c

      informatie te leveren aan afnemers en derden, slechts voorzover dezen daar recht op hebben.

  • 2. De aangehaakte gegevens worden alleen gebruikt indien dit noodzakelijk is voor de vervulling van gemeentelijke taken.

Artikel 5. Categorieen van personen

In de bevolkingsadministratie komen alleen gegevens voor van ingeschrevenen en ingezetenen van de gemeente Assen.

Artikel 6.Soorten van gegevens en de wijze van verkrijging

  • 1. Naast de gegevens die op grond van de wet in de bevolkingsadministratie worden verkregen en op de in de wet vermelde wijze worden verkregen, kunnen worden opgenomen de aangehaakte gegevens zoals vermeld in bijlage 1.

  • 2. Aangehaakte gegevens kunnen, voorzover zij niet zijn verkregen onder de regelgeving die van toepassing was tot 1 oktober 1994, worden verkregen door opgave van een ingeschrevene of van afnemers of derden in het kader van wettelijke bepalingen.

Artikel 7. Verwijdering van opgenomen gegevens

Verwijdering van gegevens uit de bevolkingsadministratie vindt plaats:

  • a.

    op grond van bepalingen bij of krachtens de wet;

  • b.

    op grond van een daartoe strekkend besluit van de verantwoordelijke, indien de gegevens niet meer nodig zijn voor het doel van de bevolkingsadministratie.

HOOFDSTUK 3 BEPALINGEN MET BETREKKING TOT DE VERSTREKKING VAN GEGEVENS

ARtikel 8. Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie

  • 1. Rechtstreekse toegang tot de bevolkingsadministratie hebben:

    • a.

      de beheerder en de door hem aangewezen medewerkers van de afdeling Publieksbalie;

    • b.

      de aangewezen medewerkers van binnengemeentelijke afnemers.

  • 2. De in bijlage 2 genoemde binnengemeentelijke afnemers hebben rechtstreekse toegang tot de in die bijlage vermelde gegevens. Zij mogen deze gegevens slechts gebruiken voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken.

  • 3. Zij hebben de richtlijnen van de beheerder met betrekking tot beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer op te volgen.

Artikel 9. Systematische verstrekking aan binnengemeentelijke afnemers

Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen met inachtneming van de artikelen 88 en 89 van de wet op systematische wijze de gegevens worden verstrekt die zij nodig hebben voor de uitvoering van de hun bij wet of door het gemeentebestuur opgedragen taken. Zie hiervoor bijlage 3.

Artikel 10.Systematische verstrekking aan buitengemeentelijke afnemers

Aan buitengemeentelijke afnemers kunnen systematisch gegevens worden verstrekt op basis van een afzonderlijk besluit van de verantwoordelijke, mits deze gegevens niet al langs systematische weg zijn te verkrijgen krachtens een besluit van de Minister.

Artikel 11. Andere verstrekkingen aan binnengemeentelijke afnemers

Aan binnengemeentelijke afnemers kunnen op schriftelijk, mondeling, of telefonisch verzoek slechts gegevens worden verstrekt indien buiten twijfel, ter beoordeling van de verantwoordelijke, is dat het verzoek afkomstig is van een gemeentelijke afnemer en deze de gegevens nodig heeft ter vervulling van zijn taken.

Artikel 12. Telefonische verzoeken om gegevensverstrekking

Aan buitengemeentelijke afnemers, verplichte derden, als bedoeld in artikel 98 van de wet, en andere gemeenten worden telefonisch slechts in bijzondere omstandigheden, ter beoordeling van de beheerder, inlichtingen verstrekt.

Artikel 13. Verbanden met andere gemeentelijke bestanden

Aan binnengemeentelijke afnemer kunnen gegevens uit de bevolkingsadministratie worden verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens uit beide bestanden. Zie hiervoor Bijlage 4.

Artikel 14. De verstrekking van authentieke gegevens

Verstrekking van de door de wet genoemde authentieke gegevens uit het GBA-bestand vindt plaats aan alle gemeentelijke afnemers (diensten, afdelingen en clusters), die deze gegevens bij de vervulling van hun taak behoeven en ingevolge artikel 3b van de wet verplicht zijn deze gegevens te gebruiken.

Artikel 15. gegevensvertrekking aan vrije derden

  • 1. Aan de rechtspersonen als bedoeld in artikel 100 van de wet kunnen onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens, desgewenst systematisch of in de vorm van selecties, worden verstrekt, voorzover deze nodig zijn in het belang waarvoor de gegevens gevraagd worden. Zie hiervoor bijlage 5.

  • 2. Aan natuurlijke personen als bedoeld in artikel 100 van de wet onder de daar genoemde voorwaarden de genoemde gegevens worden verstrekt, voorzover deze nodig zijn in het belang van de aanvrager.

  • 3. Aan vrije derden kunnen gegevens worden verstrekt als bedoeld in artikel 109 lid 1 van de wet onder de daar genoemde omstandigheden en voorwaarden.

Artikel 16. Voorwaarden voor verstrekking

  • 1. Teneinde voor een verstrekking in aanmerking te komen:

    • a.

      dient uit een schriftelijk verzoek om verstrekking duidelijk te blijken voor welk doel en op welke grond de informatie gevraagd wordt;

    • b.

      dient aangegeven te worden welke persoon of personen het verzoek behelst;

    • c.

      dienen door de verantwoordelijke aan te geven bewijsstukken te worden overgelegd.

  • 2. Voor alle verstrekkingen geldt dat zij niet mogen worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor zij zijn gedaan.

Artikel 17. Terugmeldverplichting

Binnengemeentelijke afnemers doen de beheerder op diens verzoek onverwijld mededeling van door hen geconstateerde afwijkingen tussen gegevens die zij uit de bevolkingsadministratie hebben gekregen en gegevens waarvan zij op andere wijze kennis hebben gekregen.

Artikel 18. Protocollering

De beheerder houdt gegevens bij betreffende de gegevensverstrekkingen als bedoeld in de artikelen 6 en 110 van de wet.

HOOFDSTUK 4 OVERIGE BEPALINGEN

Artikel 19. Beveiliging

  • 1. De verantwoordelijke treft maatregelen ten behoeve van de technische en organisatorische beveiliging.

  • 2. De verantwoordelijke beschrijft de taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot systeembeheer, applicatiebeheer, gegevensbeheer, informatiebeheer en privacybeheer.

ARtikel 20. Slotbepalingen

  • 1. Dit reglement wordt aangehaald als “GBA privacyreglement gemeente Assen”.

  • 2. Dit reglement treedt in werking acht dagen na publicatie.

  • 3. Het reglement ligt ter inzage in het stadhuis.

Ondertekening

Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 26 september 2008.

Assen, 26 september 2008.

Burgemeester en wethouders van de gemeente Assen,

burgemeester
secretaris

BIJLAGE I

Aangehaakte gegevens zijn:

  • ·

    Binnengemeentelijke afnemersaantekeningen

  • ·

    Adreshistorie

  • ·

    Voogdijgegevens

  • ·

    Onderzoeksgegevens

  • ·

    Gegevens betreffende systeembeheer en autorisaties

  • ·

    Burgerlijke staat

  • ·

    Stemdistricten

  • ·

    PL’en van vertrokken personen (m.u.v. de verwijsgegevens)

  • ·

    Interne aantekeningen (zoals erkenning ongeboren vrucht enz.)

  • ·

    Gegevens omtrent erfgenamen op persoonslijsten van overleden personen.

BIJLAGE 2 Lijst van binnengemeentelijke afnemers met een raadpleegmogelijkheid

De volgende dienstonderdelen van de gemeente Assen hebben toegang tot de basisadministratie:

Organisatie onderdeel

Wettelijk kader

Gegevensset

Klant Contact Centrum (KCC)

Afd. Dienstverlening

Wet GBA, Kieswet, Besluit Burgerlijke Stand, Burgerlijk Wetboek, Nationaliteitswetgeving, Paspoortwet en regelgeving rijbewijzen.

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens, kindgegevens

SBA belastingen/administratie

Art 216 Gemeentewet, Invorderingswet, Gemeentelijke WOZ verordening

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.

SBA/PB Wmo

Wet maatschappelijke ondersteuning

Verordening voorzieningen maatschappelijke ondersteuning

Besluit voorzieningen maatschappelijke ondersteuning

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens.

SBA/PB Burgerzaken

Wet GBA, Kieswet, Besluit burgerlijke stand, BW Nationaliteitswetgeving, Wet op de Lijkbezorging, Wet just. Documentatie, Vreemdelingenwet, Paspoortwet, WVW en aanverwante regelgeving, Vreemdelingenwet

persoonsgegevens, oudergegevens, huwelijksgegevens, overlijdensgegevens, verblijfplaatsgegevens, kindgegevens, verblijfstitelgegevens, verwijsgegevens,

Stadsbeheer

Samenleving en wijkzaken

Leerplichtwet / RMC wetgeving

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens

Stadsbeheer

Brandweer en stadstoezicht

Cluster advisering en handhaving

Wet milieubeheer, Wvo, Woningwet, BW WED en aanverwante wetten

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens en verwijsgegevens

Publieksbalie SBA/PB/ wb

Leerplichtwet verordening leerlingenvervoer

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens

Servicecentrum

Bestuurssecretariaat

Attenties tbv 100 en100+jarigen en 60 en 65-jarige huwelijken

Persoonsgegevens, oudergegevens, kindgegevens, huwelijksgegevens

Beleid en control

Fanancien en informatie

Algemene wet rijksbelastingen

Awb, Invorderingswet, Belastingverordeningen

Persoonsgegevens, verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens

huwelijksgegevens

Politie Assen

Infodesk district Noord/CCO Noord

Politiewet, BW, Wet Just. Documentatie Vreemdelingenwet

Persoonsgegevens, relatiegegevens, verblijfplaatsgegevens, verwijsgegevens

De verantwoordelijke (= het College van B&W) kan, indien noodzakelijk nadere aanwijzingen geven met betrekking tot beveiliging en ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

Alle binnengemeentelijke afnemers beschikken hooguit over een beperkte gedeeltelijke inzage.

BIJLAGE 3 Lijst van binnengemeentelijke afnemers waar systematisch gegevens aan worden verstrekt uit de GBA

Wie

Waarvoor

Gegevensset

Dienst Ontwikkeling

Afd. WOZ

Uitvoering belastingwetgeving.

Ontbinding huwelijk ger.partnerschap

Vanaf 18 jaar:

Vestigingen, binnenverhuizingen, vertrek, overlijden, naamswijziging, vernaming/vernummering

BIJLAGE 4 Lijst van binnengemeentelijke applicaties waaraan gegevens uit de bevolkingsadministratie kunnen worden verstrekt met het oog op het in verband brengen van gegevens uit beide bestanden.

Wie

Waarvoor

Gegevensset

BRS

Diverse gemeentelijke taken

Persoonsgegevens, burgerlijke staat gegevens, nationaliteitsgegevens, huwelijksgegevens, overlijdensgegevens, indicatie geheimhouding gegevens, adresgegevens, verblijfstitelgegevens en verwijsgegevens

BIJLAGE 5 Overzicht van de vrije derden, waaraan gegevens kunnen worden verstrekt uit de GBA

Wie

Waarvoor

Welke categorie

Welke gegevens

Geheimhouding

Leges

Basis

Bibliotheek

(geen onderdeel van de gemeente)

Voor de bijhouding van de ledenadministratie

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Crematoria, begraafplaatsen

(niet-gemeentelijke)

Voor de bijhouding van registraties verband houdende met het begraven en cremeren.

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Culturele organisaties

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Fondsverwervende organisaties

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Inburgeringbureaus

Voor de aan deze organisatie opgedragen taken.

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Instellingen/organisaties ten behoeve van:

- Maatschappelijke dienstverlening

- Algemene/geestelijke gezondheidszorg

- Kinderopvang

- Jeugdwelzijnswerk

- Ouderenzorg

- Gehandicaptenzorg

- Werkvoorziening

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Juridisch loket1

Voor de aan deze organisatie opgedragen taken.

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Kerken

(niet zijnde de SILA)

Voor het bijhouden van de ledenadministratie

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Kredietbank

(privaatrechtelijk, bijvoorbeeld een stichting)

Voor de aan deze organisatie opgedragen taken.

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Migrantenorganisaties

Voor het bijhouden van de ledenadministratie

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Natuurlijke personen

Vooraf schriftelijke toestemming betrokkene (persoon/gezaghouder)

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Ouderenorganisaties

Voor het bijhouden van de ledenadministratie

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Patiëntenverenigingen

Voor het bijhouden van de ledenadministratie

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Pensioenfondsen

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja2

Art. 100 Wet GBA

Plaatselijke afdelingen van politieke partijen

Voor het bijhouden van de ledenadministratie

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Reclassering/verslaafdenzorg

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Sportorganisaties en

-verenigingen

Voor het bijhouden van de ledenadministratie

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Thuiszorgorganisaties3

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Vakorganisaties

Voor het bijhouden van de ledenadministratie

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Verenigingen en stichtingen met maatschappelijk of filantropisch doel4

Voor de aan deze organisaties opgedragen taken.

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Vrouwenorganisaties

Voor het bijhouden van de ledenadministratie

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Woningbouwverenigingen/woningcorporaties

Ten behoeve van de bijhouding van de huurderadministratie en de woningtoewijzing

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA

Ziekenhuizen

Voor het uitoefenen van patiëntenzorg, het verlenen van medische zorg en het innen van rekeningen ivm die zorg

Vrije derde

Maximaal de gegevens genoemd in art. 100, lid 2 Wet GBA

Mogelijk

Ja

Art. 100 Wet GBA
Noot
1

Indien de vraag komt van een advocaat van het Juridisch loket t.b.v. een gerechtelijke procedure, zie dan bij Advocaten (bijlage Verstrekkingentabel GBA)

Noot
2

Tenzij art. 93 Pensioenwet (wet v. 7dec.06, Stb. 705) van toepassing is