Financiële verordening gemeente Assen 2013

ARTIKEL 1 DEFINITIES

Deze verordening verstaat onder:

• a.

  eenheid : organisatorisch onderdeel van de gemeente Assen;

• b.

  administratie : het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Assen en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• c.

  BBV : Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

ARTIKEL 2 PROGRAMMA-INDELING

• 1.

  De raad stelt een programma-indeling vast op basis van beleidsthema's.

• 2.

  De raad stelt een programmamodel vast.

• 3.

  De raad stelt al dan niet op voorstel van het college per programma relevante indicatoren vast.

ARTIKEL 3 PLANNING EN CONTROLCYCLUS

Voor aanvang van het begrotingsjaar biedt het college een overzicht aan met daarin tenminste de data voor het aanbieden aan en vaststellen door de raad van de jaarstukken, de Voorjaarsnota, de Najaarsnota en de begroting met een meerjarenraming. De raad neemt deze data op in zijn lange termijn agenda.

ARTIKEL 4 INRICHTING BEGROTING EN JAARSTUKKEN

Bij de begroting worden onder elk van de programma’s de producten en de lasten en baten weergegeven en bij de jaarstukken worden onder elk van de programma’s de gerealiseerde lasten en baten per product weergegeven.

ARTIKEL 5 KADERS BEGROTING

• 1.

  Het college biedt uiterlijk 1 mei van het lopende jaar een integrale nota aan over heroverwegingen en wijzigingen van de primaire begroting van dat jaar, inclusief een financieel meerjarenperspectief (Voorjaarsnota). In deze nota worden de bevindingen betrokken uit de rapportage van de begrotingsuitvoering bedoeld in artikel 7 en de jaarstukken.

• 2.

  De raad stelt deze Voorjaarsnota uiterlijk 1 juni vast.

• 3.

  Het college biedt in oktober van het lopende jaar de Najaarsnota aan. In deze nota worden de bevindingen aangegeven zoals beschreven in artikel 7.

• 4.

  De raad stelt de Najaarsnota uiterlijk 1 december vast.

• 5.

  Het college dient uiterlijk een maand voor de begrotingsvergadering in het lopende begrotingsjaar de begroting voor het volgend jaar in bij de raad.

ARTIKEL 6 AUTORISATIE BEGROTING EN INVESTERINGSKREDIETEN

• 1.

  Het college stelt regels vast die waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2.

  Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de begroting niet worden overschreden.

• 3.

  Het college draagt er zorg voor dat de in de begroting opgevoerde baten kunnen worden gerealiseerd.

• 4.

  Het college voert het programma uit op basis van de onder het programma vallende producten en de daarbij aangegeven budgetten. Wanneer het college verschuivingen tussen deze budgetten onderling noodzakelijk acht, wordt de raad hierover via de in artikel 7 genoemde tussenrapportages geïnformeerd.

• 5.

  vervallen

• 6.

  De raad actualiseert via de in artikel 5 genoemde nota de begroting en de hieruit voortvloeiende toename of afname van de lasten en de baten via een begrotingswijziging. Deze wijziging vindt plaats op het niveau van de programma's, waarbij de wijzigingen in de onderliggende productraming(en) worden aangegeven.

• 7.

  Alle zich hierbuiten aandienende door het college noodzakelijk geachte wijzigingen van de begroting stelt de raad via een wijzigingsvoorstel vast.

• 8.

  Het college besluit over de aanwending van de post onvoorziene uitgaven en informeert de raad hierover tijdig. De omvang van het budget bepaalt de raad.

• 9.

  De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de lasten en de baten per programma.

• 10.

  Over-/onderbesteding bij de budgetten einde boekjaar komen ten laste/gunste van het resultaat tenzij:

  • a.

    door middel van een specifiek raadsbesluit een directe relatie is geautoriseerd met een specifieke bestemmingsreserve. Het college geeft in de jaarrekening een actueel overzicht van de reserves die het betreft;

  • b.

    sprake is van niet of deels niet bestede budgetten die bestemd zijn voor realisatie van bestaande beleidsdoelen die voortvloeien uit een eerder door raad of college vastgesteld plan die in een volgend jaar weer beschikbaar moeten komen met het oog op verdere plan-/beleidsuitvoering.

• 11.

  Indien sprake is van het gestelde in het vorige lid onder b is de procedure als volgt:

  • a.

    het college verzoekt de raad, vooruitlopend op de formele besluitvorming over de resultaatbestemming bij de vaststelling van de jaarrekening, in te stemmen met de verdere besteding van specifiek benoemde restantbudgetten;

  • b.

    bij het vaststellen van de jaarrekening wordt de budgettaire ruimte via de resultaatbestemming gestort in een reserve jaarovergang;

  • c.

    via een begrotingswijziging worden de restantbudgetten in het nieuwe jaar toegevoegd aan de begroting respectievelijk de programma's door beschikking over de reserve jaarovergang.

ARTIKEL 7 TUSSENTIJDSE RAPPORTAGE: VOORJAARSNOTA EN NAJAARSNOTA

• 1.

  Het college informeert de raad door middel van bestuursrapportages over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste drie en de eerste acht maanden van het begrotingsjaar. De raad stelt de bestuursrapportages (Voorjaarsnota en Najaarsnota) vast.

• 2.

  De inrichting van de tussentijdse rapportages sluit aan bij de programma-indeling van de begroting.

• 3.

  De Voorjaarsnota bevat bestuursinformatie over:

  • a.

    De ontwikkeling van de financiële positie in meerjarenperspectief (beleid en een doorkijk op de meerjarenbegroting voor de komende begroting)

  • b.

    De programma’s (voortgang financieel en inhoudelijk van het lopende begrotingsjaar)

  • c.

    Bedrijfsvoering

  • d.

    Risico’s

  • e.

    Overzicht van de stand en voortgang van de uitvoering grote projecten

  • f.

    Bijstelling budgetten over lopende begrotingsjaar door middel van begrotingswijziging

• 4.

  De Najaarsnota bevat bestuursinformatie over:

  • a.

    Programma’s (voortgang financieel en inhoudelijk van het lopende begrotingsjaar)

  • b.

    Bedrijfsvoering

  • c.

    Risico’s.

  • d.

    Einde jaarsprognose van het lopende begrotingsjaar

  • e.

    Overzicht van de stand en voortgang van de uitvoering grote projecten

  • f.

    Bijstelling budgetten lopende begrotingsjaar door middel van begrotingswijziging

• 5.

  De bestuursrapportages worden aan de raad aangeboden op de volgende tijdstippen:

  de Voorjaarsnota uiterlijk 1 mei van het lopende begrotingsjaar, de Najaarsnota in oktober van het lopende begrotingsjaar.

• 6.

  Op twee momenten in het jaar behandelt de raad de financiële producten van de P&C-cyclus.

ARTIKEL 8 WAARDERING & AFSCHRIJVING VASTE ACTIVA

Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor waardering en afschrijving van vaste activa.

ARTIKEL 9 FINANCIERINGSFUNCTIE

• 1.

  Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:  

  -het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten ten acceptabele condities;

  -het beschermen van gemeentelijke vermogens- en (rente-)resultaten tegen financiële risico's , zoals

   rente-, koers-, krediet-, liquiditeits- en valutarisico's;

  -het minimaliseren van interne en externe verwerkingskosten bij het beheren van de geldstromen en

  financiële posities;

  -het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van wet- en regelgeving.

• 2.

  Het college neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de volgende kaders in acht:

  -voor het aantrekken en uitzetten van financieringsmiddelen worden ten minste 2 prijsopgaven bij

   verschillende instellingen gevraagd;

  -het gebruik van derivaten is uitsluitend toegestaan ter beperking van financiële risico's;

  -bij het verstrekken van leningen, garanties en risicodragend kapitaal uit hoofde van de publieke

  taak worden zoveel mogelijk zekerheden bedongen.

ARTIKEL 10 KADERSTELLING OP DIVERSE ONDERDELEN

De raad stelt door paragrafen in de begroting kaderstellend beleid vast voor:

• 1.

  lokale heffingen;

• 2.

  weerstandsvermogen en risicobeheersing;

• 3.

  onderhoud kapitaalgoederen;

• 4.

  financiering;

• 5.

  bedrijfsvoering;

• 6.

  verbonden partijen;

• 7.

  grondbeleid.

ARTIKEL 11 ADMINISTRATIE

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a.

  het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de eenheden;

• b.

  het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden;

• c.

  het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d.

  het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e.

  het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• f.

  de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

ARTIKEL 12 INTERNE CONTROLE

• 1.

  Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen.

• 2.

  Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

ARTIKEL 13 FINANCIËLE ORGANISATIE

Het college zorgt voor en legt vast:

• a.

  een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de eenheden;

• b.

  een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c.

  de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d.

  de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e.

  de te maken afspraken met de eenheden over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen.

ARTIKEL 14 INKOOP, AANBESTEDING EN SUBSIDIE

Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor:

• a.

  de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten, en

• b.

  de toekenning van subsidies.

ARTIKEL 15 SLOTBEPALINGEN

• 1.

  Deze verordening treedt met terugwerkende kracht in werking vanaf 1 september 2014.

• 2.

  De "Financiële verordening gemeente Assen" vastgesteld op 28 januari 2010 wordt ingetrokken.