Reglement van orde voor de vergaderingen van de raad van de gemeente Assen 2015

Ondertekening

Toelichting

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen en artikel 2. De voorzitter

De burgemeester is voorzitter van de raad. Artikel 125, derde lid, van de Grondwet en artikel 9 van de Gemeentewet schrijven dit dwingend voor. In artikel 77, eerste lid, is bepaald dat het langstzittende raadslid het raadsvoorzitterschap waarneemt bij verhindering of ontstentenis van de burgemeester. Als twee raadsleden even lang zitting hebben, is de oudste in jaren degene die het raadsvoorzitterschap waarneemt. Daarnaast heeft de raad altijd de mogelijkheid zelf te kiezen voor een andere waarnemer. De burgemeester heeft het recht op grond van artikel 21 van de Gemeentewet in de vergadering aan de beraadslaging deel te nemen. Als voorzitter zorgt hij onder andere voor de handhaving van de orde in de vergadering. Bij amendement zijn lid twee en drie toegevoegd. In lid twee wordt de vervanging van de voorzitter geregeld. De vice-voorzitter wordt gekozen uit de raad. Met lid drie wordt geregeld dat bij afwezigheid van zowel de voorzitter als de vice-voorzitter, een plaatsvervangend voorzitter uit de pool voor de informerende en opiniërende blokken, als voorzitter in de besluitvormende raadsvergadering fungeert.

Artikel 3. De griffier

De raad is verplicht een griffier te benoemen (artikel 100 van de Gemeentewet). De griffier is in eerste instantie verantwoordelijk voor de bijstand aan de raad. Hij is in principe in elke vergadering van de raad aanwezig. De Gemeentewet eist dat de raad de vervanging van de griffier regelt (artikel 107d, eerste lid). In het tweede lid is daarover een bepaling opgenomen. In verband met artikel 22 van de Gemeentewet (verschoningsrecht) is in het derde lid een bepaling opgenomen met betrekking tot het deelnemen van de griffier aan de beraadslaging.

Artikel 4. Het presidium

Het presidium is een nieuw fenomeen sinds de invoering van het dualisme in 2002. Gemeenten hebben de vrijheid om al dan niet een presidium in te stellen. Het gaat om een a-politieke vergadering waarin procedurele en procesmatige aangelegenheden aan de orde komen die verband houden met de (vergaderingen van de) gemeenteraad. De werkzaamheden zijn onder te verdelen in taken die gerelateerd zijn aan het voorbereiden van de raadsvergaderingen en taken die gerelateerd zijn aan huishoudelijke zaken van de raad. Omdat het een a-politieke vergadering betreft kunnen ook plaatsvervangend raadsleden als vervanger van de fractievoorzitter deelnemen aan het presidium.

Agenda-gerelateerd taken:

Het presidium vervult een belangrijke (coördinerende) rol bij de agendering van zaken in de raad. Het presidium heeft het overzicht van alle onderwerpen waar de raad zich mee bezig houdt en zorgt voor planning op korte en langere termijn. In veel gemeenten wordt gewerkt met (meer)jaarlijkse overzichten (in Assen: lange termijn agenda, ofwel LTA) waarbij specifieke vergaderingen lang van te voren bekend zijn. Denk hierbij aan de begroting en jaarrekening. In het geval een gemeente deelneemt in een gemeenschappelijke regeling zal in deze regeling zijn opgenomen hoe de raad geïnformeerd wordt door de vertegenwoordiger van de gemeente in de gemeenschappelijke regeling (artikelen 16 en 18 van de Wet gemeenschappelijke regelingen). Van belang is dat het presidium de vergadercyclus van deze besturen kent. Het kan nodig zijn dat de raad voorafgaand aan een vergadering van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling de gemeentelijke vertegenwoordiger informatie of opvattingen wil meegeven. Ook de begrotingscyclus van de gemeenschappelijke regeling is relevant voor het presidium zodat de raad tijdig noodzakelijke informatie kan leveren.

Naast gemeenschappelijke regelingen kan een gemeenten ook vertegenwoordigd zijn in ander organisaties (stichtingen, vennootschappen). Ook deze vergadercycli kunnen voor een agendacommissie aanleiding zijn om deze te agenderen voor een raads- of commissievergadering. Zodat er informatie uitgewisseld kan worden tussen de vertegenwoordiger van de gemeente en de raad.

Het is aan het presidium om de planning in te vullen maar ook om deze te bewaken.

Huishoudelijke taken:

Hierbij kan gedacht worden aan het doen van voorstellen voor een actualisatie van het reglement van orde, het invoeren van papierloos vergaderen, de invulling van een raadsexcursie of introductieprogramma/opleidingsplan van de raad enz..

Het presidium heeft voornamelijk een algemeen adviserende rol (aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad). De VNG is van mening dat het presidium voor wat betreft de inhoudelijke aspecten van het raadswerk een ondergeschikte voorbereidende rol dient te vervullen omdat anders het gevaar bestaat dat er binnen de raad een nieuw bestuursorgaan wordt gecreëerd, hetgeen niet strookt met de Grondwet, die het primaat immers expliciet bij de raad legt (artikel 125, eerste lid, van de Grondwet).

Stemverhouding (lid 4)

Het is van belang dat in het presidium elke partij een stem heeft die even zwaar weegt. Op deze wijze wordt de positie van minderheidsfracties in een dualistisch stelsel versterkt. Tevens kan dit de betrokkenheid van alle fracties bij de raadsvergaderingen vergroten.

Aanwezigheid griffier

De griffier is bij elke vergadering van het presidium aanwezig (artikel 4, lid 3), omdat de griffier voor de ondersteuning van de raad zorgt. Hij moet weten hoe de agenda eruit komt te zien en welke punten besproken gaan worden. De aanwezigheid van de secretaris kan ook gewenst zijn, omdat de secretaris aandacht moet kunnen vragen voor of een toelichting kan geven op onderwerpen die worden voorbereid door de ambtelijke organisatie. Overeenkomstig het zesde lid kan de secretaris worden uitgenodigd. Als dit een ‘staande’ uitnodiging wordt, dan kan overwogen worden zijn aanwezigheid expliciet het reglement van orde te regelen.

Artikel 5. Fractievoorzittersoverleg

Het fractieoverleg bespreekt zaken die van politieke aard kunnen zijn, maar die niet per definitie geschikt zijn om in de openbaarheid of in een officiële besloten vergadering te bespreken. Het kan hierbij bijvoorbeeld gaan om zaken die betrekking hebben op personeelszaken, integriteitskwesties of zaken op het gebied van veiligheid en openbare orde. In het overleg kan politieke afstemming plaatsvinden. Er wordt voor gewaakt dat het geen ‘kleintje raad’ wordt, daarom wordt steeds overwogen of een onderwerp in een openbare danwel besloten voltallige raad moet worden besproken.

Vanwege het niet openbare karakter van het overleg kunnen hier geen besluiten genomen worden op rechtsgevolg gericht. Bij amendement zijn lid vijf en zes aan dit artikel toegevoegd. Hierin is geregeld dat het fractievoorzittersoverleg over de eigen aangelegenheden besluiten kan nemen en wel bij meerderheid van stemmen. Ook kan het overleg zelf bepalen wie daarbij wordt uitgenodigd. Deze bepalingen hebben vergelijkbare strekking als voor het presidium geregeld is.

Omdat de vergadering een meer politiek karakter heeft kunnen geen plaatsvervangend raadsleden als vervanger van de fractievoorzitter deelnemen aan het fractievoorzittersoverleg.

Werkplan raad

Door middel van een werkplan kan de raad meer sturing krijgen op de raadsagenda en de informatievergadering daaromheen.

Bij de voorbereiding van besluitvorming is het zaak dat de raad goed is geïnformeerd over de betreffende onderwerpen. Die informatie komt vanuit het college en de ondersteunende ambtelijke organisatie, maar komt ook van buiten op de raad af (bijvoorbeeld door middel van brieven van burgers, bedrijven en organisaties). De raad kan ook actief op zoek gaan naar die informatie van buiten. In fractieverband en als individueel raadslid wordt dat gewoonlijk gedaan door consultatie van de achterban op allerlei manieren. Maar ook raadsbreed kan actiever de buitenwereld worden opgezocht door o.a. die buitenwereld binnen te halen: ronde-tafelgesprekken, informatieavonden en -markten, e.d. zijn daarvoor geëigende middelen.

Beide bovengenoemde ambities worden vorm gegeven door middel van een werkplan. Daarin staan de onderwerpen die in een bepaalde raadsperiode de bijzondere aandacht van de raad zullen hebben, met daarbij de vormgeving en planning van het proces van (voorbereiding van) besluitvorming.

Die actievere sturing op de agenda en op de inhoud door middel van kaderstelling is niet realiseerbaar (en ook niet nodig) voor alle onderwerpen die de raad passeren. Daarom wordt door middel van het maken van een werkplan focus aangebracht op een aantal majeure onderwerpen. Het is uiteraard afhankelijk van politieke kleur welke onderwerpen als meer of minder belangrijk worden beschouwd. Een werkplan van “de raad” zal dus een gemene deler zijn van de voorkeuren per fractie. De afstemming heeft een politiek karakter en hoort daarmee in het fractievoorzittersoverleg plaats.

Uiteraard is het werkplan een werkdocument, dat naar gelang de tijd vordert kan worden aangevuld met onderwerpen die nu nog wat verder in de tijd liggen.

Voordat het daadwerkelijke raadsvoorstel wordt geagendeerd moet de raad in de gelegenheid zijn geweest om kaders mee te geven voor dat raadsvoorstel en ook in de gelegenheid zijn geweest om de buitenwereld te consulteren. In de planning van de agenda dient hiermee rekening te worden gehouden. Een werkplan blikt dan ook een aantal jaren vooruit.

Dit is mede van belang om het proces en voorbereidende werkzaamheden goed te kunnen afstemmen met college en ambtelijke organisatie.

Uiteraard biedt het werkplan ook ruimte voor voorstellen die vanuit de raad kunnen worden geïnitieerd; dat kan in de vorm van initiatiefvoorstellen dan wel als een opdracht van de raad aan het college om een voorstel voor te bereiden.

Artikel 6. Onderzoek geloofsbrieven en beëdiging raadsleden

Met de geloofsbrief geeft de voorzitter van het centraal stembureau aan de benoemde kennis van zijn benoeming (artikel V 1 van de Kieswet). Voor dit benoemingsbesluit is bij ministeriële regeling een model vastgesteld. De benoemde geeft schriftelijk aan of hij de benoeming aanneemt (artikel V 2 van de Kieswet). Tegelijk met de mededeling dat hij zijn benoeming aanneemt worden aan de raad stukken overlegd waaruit blijkt dat de benoemde voldoet aan de eisen om als lid van de raad toegelaten te worden. Dit omvat de volgende stukken: een ondertekende verklaring met de openbare betrekkingen die hij bekleedt, een uittreksel uit de basisregistratie personen met zijn woonplaats, geboorteplaats en -datum, en (indien niet-Nederlander) stukken waaruit blijkt dat hij voldoet aan de vereisten van artikel 10, tweede lid, van de Gemeentewet (artikel V 3 van de Kieswet). Het onderzoek van de geloofsbrieven moet in een openbare vergadering gebeuren. Bij het onderzoek zal ook de gedragscode (artikel 15, derde lid, van de Gemeentewet) betrokken worden. In deze code zijn onder meer bepalingen opgenomen over al dan niet toegestane nevenfuncties. De commissie welke de geloofsbrieven onderzoekt brengt verslag uit. Dit kan zowel mondeling als schriftelijk.

De formulering van het eerste lid benadrukt dat de raad (via de griffier) en niet de voorzitter een commissie instelt, die het zogenaamde geloofsbrievenonderzoek verricht nadat de voorzitter van het centraal stembureau nieuwe leden heeft benoemd.

Het onderzoek van het proces verbaal (onderzoek naar het verloop van de verkiezing of de vaststelling van de uitslag) gebeurt door de oude raad vlak voor de eerste samenkomst van de nieuwe raad na de gemeenteraadsverkiezingen. Het onderzoek van het proces-verbaal strekt zich niet uit tot de geldigheid van de kandidatenlijsten en van de lijstverbindingen.

Dit ziet op de specifieke taak die de raad heeft na de raadsverkiezingen. Na de gemeenteraadsverkiezingen heeft de commissie voor het geloofsbrievenonderzoek een extra taak, zij adviseert de raad ook over het verloop van de verkiezingen (of dit op wettige wijze is gebeurd) en het vaststellen van de uitslag (is deze juist vastgesteld). Zij doet dit op basis van het proces-verbaal van het centraal stembureau. De raad dient op basis van dit advies een besluit te nemen over het verloop van de verkiezingen en de vaststelling van de uitslag. Dit besluit is van belang om dat de raad de bevoegdheid heeft om te besluiten tot het hertellen van de stemmen en zelfs de bevoegdheid om te besluiten tot een herstemming, beide eventueel in een deel van de gemeente bij een aantal specifieke stembureaus. Het proces-verbaal vormt de aanleiding tot een besluit tot hertelling of herstemming. Dit dient concrete aanwijzingen te bevatten waarop de raad tot een dergelijk besluit over gaat. Het feit dat een fractie een klein aantal (bijv. 3) stemmen te weinig heeft om een extra zetel te behalen is geen valide motivering om tot hertelling over te gaan. Een proces-verbaal waaruit blijkt dat kiezers bezwaar hebben gemaakt over de onzorgvuldige wijze waarop het stembureau na sluiting de stemmen heeft geteld, kan dit wel zijn.

Ingevolge artikel V 4 van de Kieswet beslist de raad over de toelating van zijn leden. Daarbij is er een verschil in de procedure bij de samenstelling van een nieuwe raad of bij de vervulling van een tussentijdse vacature. Na een raadsverkiezing kunnen de raadsleden op de eerste vergadering van de raad in nieuwe samenstelling de eed of verklaring en belofte afleggen. De voorzitter zal hen hiervoor oproepen. Bij tussentijdse vacaturevervulling kan de eed of verklaring en belofte aansluitend aan de beslissing van de raad over de toelating van het betrokken raadslid plaatsvinden. De tekst van de eed of verklaring en belofte die een raadslid bij het aanvaarden van het raadslidmaatschap moet afleggen, is in artikel 14 van de Gemeentewet vastgelegd.

Artikel 6a. Benoeming wethouders

Dit artikel is bij amendement in het Reglement van Orde opgenomen. Het geeft invulling aan een leemte in de Gemeentewet. Uit de Kieswet vloeit het geloofsbrievenonderzoek van raadsleden voort. Aangezien de wethouder geen gekozen volksvertegenwoordiger is, is hierover niets in de Kieswet geregeld. De Gemeentewet geeft wel aan welke formele eisen gesteld worden aan een wethouder maar niet op welk moment deze getoetst worden. De formele eisen voor het wethouderschap zijn grotendeels vergelijkbaar met de vereisten voor het raadlidmaatschap (Gemeentewet artikelen 36a, 36b, 41b en 41c). Het ligt voor de hand om voor het benoemen van wethouders ook een commissie voor het onderzoek naar de geloofsbrieven in te stellen. Dit artikel is ook van toepassing als er geen wethouder van buiten maar uit de raad wordt benoemd, de incomptabiliteiten en nevenfuncties dienen immers opnieuw beoordeeld te worden.

Een raadslid dat benoemd wordt tot wethouder mag raadslid blijven totdat de geloofsbrieven van zijn opvolger zijn goedgekeurd (artikel 36b, tweede lid, van de Gemeentewet).

Artikel 7. Fracties

De Kieswet en de Gemeentewet kennen het begrip fractie niet. In de Gemeentewet in artikel 33, tweede lid, wordt wel uitgegaan van het bestaan van in de raad vertegenwoordigde groeperingen (recht op fractie-ondersteuning). Bij de aanvang van de eerste zitting van de nieuwe raad na de verkiezingen, worden de leden die op dezelfde lijst hebben gestaan, als één fractie beschouwd. Is onder een lijstnummer slechts één lid verkozen, dan wordt dit lid als een afzonderlijke fractie beschouwd. De fractie gebruikt in de vergadering van de raad de aanduiding die zij boven de kandidatenlijst had staan. Op deze wijze is de relatie tussen de fractie in de raad en de fractie op de kandidatenlijst voor de burger duidelijk. Het kan echter voorkomen dat een fractie geen aanduiding boven de kandidatenlijst heeft staan. In een dergelijk geval deelt de fractie in de eerste vergadering de aanduiding mee.

Vierde lid

In de loop van een zittingsperiode kan het voorkomen dat leden de raad verlaten. In een dergelijk geval vindt er een verandering in de samenstelling van de fractie plaats. Als dit het geval is, deelt de fractie dit aan de voorzitter mede. Het is ook mogelijk dat een raadslid zijn lidmaatschap niet opzegt maar uit een fractie stapt. Hij kan als zelfstandige fractie verdergaan of zich aansluiten bij een bestaande fractie. Ook andere wijzigingen zijn mogelijk, bijvoorbeeld een fusie van twee fracties.

Uitgangspunt van ons kiesstelsel is dat volksvertegenwoordigers op persoonlijke titel worden verkozen en benoemd (dit laatste door de voorzitter van het stembureau). Dit uitgangspunt is gebaseerd op artikel 27 van de Gemeentewet, waarin is bepaald dat elk bindend mandaat van een lid van de raad nietig is. De volksvertegenwoordiger handelt naar eigen overtuiging en is bij stemmingen niet gebonden aan een lastgeving. Geen andere persoon of instantie kan hem rechtens bindende instructies opleggen met betrekking tot zijn stemgedrag. Het is de individuele volksvertegenwoordiger die een mandaat van de kiezer heeft gekregen. De volksvertegenwoordiger heeft daardoor ook de mogelijkheid om tussentijds van fractie te veranderen of zelfstandig verder te gaan.

Fractieafplitsing en het ontstaan van een nieuwe fractie kan diverse praktische gevolgen hebben, te denken valt aan: fractievergoedingen en –faciliteiten, fractievoorzitterschap dan wel vertegenwoordiging in het presidium, zo nodig andere zitplaatsen in de raadszaal, bezetting in raadscommissies en eventueel de bezetting in raadscommissies door burgerraadsleden.

Als moet worden voorzien in de vacature van een raadslid dat zich heeft afgesplitst, wordt teruggegrepen op de lijst waarop betrokkene oorspronkelijk was gekozen (artikel P 19 van de Kieswet).

Zesde lid

De naam van de fractie dient getoetst te worden aan de afwijzingsgronden uit artikel G 3 van de Kieswet. Dit is een logische voorwaarde. Indien de nieuwe fractie wil meedoen aan de eerstvolgende raadsverkiezingen zal dit ook gebeuren. Bij registratie als politieke groepering wordt getoetst aan hoofdstuk G van de Kieswet, waarin staat aangegeven in welke gevallen deze registratie geweigerd wordt.

Artikel 8. Plaatsvervangend raadslid

Het opiniërend blok geldt als commissievergadering als bedoeld in artikel 82 Gemeentewet (artikel 14 RvO). Niet-raadsleden, hier genoemd plaatsvervangend raadsleden, kunnen ook lid zijn van een dergelijke commissie. Dit artikel regelt aan welke voorwaarden een plaatsvervanger moet voldoen. Zij hebben dezelfde rechten en plichten als in de wet en verordeningen opgenomen rechten en plichten van commissieleden ex. Artikel 82 Gemeentewet. Zij hebben de beschikking over alle benodigde stukken, inclusief de vertrouwelijke en geheime stukken.

Artikel 10. Oproep en voorlopige agenda

In artikel 19, eerste lid, van de Gemeentewet is bepaald dat de burgemeester de leden van de raad schriftelijk uitnodigt voor de vergadering. De burgemeester doet dit vanuit zijn rol als voorzitter van de raad. Bij ontstentenis van de burgemeester, zal de uitnodiging door zijn vervanger als voorzitter van raad worden verstuurd.

Het eerste lid van dit artikel bepaalt dat de burgemeester tien dagen vóór een vergadering de leden een oproep stuurt door plaatsing van de agenda in het RIS/BIS. De oproep vermeldt de dag, tijdstip en plaats van de vergadering. Dit is tevens de openbare kennisgeving. Daarnaast wordt de agenda als extra service aan de burger ook gepubliceerd in Berichten van de Brink, in het daarvoor gecontracteerde lokale huis-aan-huis-blad.

Individuele raadsleden kunnen via hun fractievoorzitter in het presidium onderwerpen voor de agenda voordragen. Ook kunnen zij bij aanvang van de raadsvergadering een voorstel doen om onderwerpen aan de agenda toe te voegen of van de agenda af te voeren. Daarmee kan het individuele raadslid in ieder geval op twee momenten invloed uitoefenen op de vaststelling van de agenda.

Het presidium bepaalt hoe de voorlopige agenda er uit ziet. In de dagelijkse praktijk van de gemeente zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de vergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de voorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen.

De raad stelt steeds aan het begin van de vergadering de agenda vast. Indien er een voorstel wordt gedaan om de agenda aan te passen, bijvoorbeeld het doorschuiven van een agendapunt naar de volgende raadsvergadering, en de stemmen staken, is artikel 32, vierde lid, van de Gemeentewet niet van toepassing.

Artikel 12. Beschikbaar stellen van stukken

De ingekomen stukken worden op een lijst geplaatst met daarop een afdoeningsadvies. De stukken van organisaties en instellingen zijn beschikbaar op het RIS/BIS. Natuurlijke personen kunnen aangeven dat hun ingekomen brieven alleen geanonimiseerd en op verzoek ter beschikking worden gesteld.

Over aan de raad gerichte inkomende stukken worden alleen voorstellen gedaan en besluiten genomen van procedurele aard, bijvoorbeeld ter kennisneming, steunen, afwijzen, in behandeling nemen, doorsturen naar een raadscommissie, doorsturen naar het college, etc. Inhoudelijke discussie over de stukken kan de voorzitter buiten de orde verklaren. Wanneer een ingekomen stuk leidt tot inhoudelijke discussie en besluitvorming, dient dit op de gebruikelijke wijze te worden voorbereid. De schriftelijke mededelingen van het college aan de raad komen in principe ook bij de raad binnen. De mededelingen zijn dan ook een ingekomen stuk. De raad stelt op voorstel van het presidium de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast.

De gemeenteraad vergadert vanaf april 2014 papierloos. Ingekomen stukken, raadsvoorstellen en bijbehorende documenten worden door de griffie op het digitale raadsinformatiesysteem RIS/BIS geplaatst. Het RIS is openbaar en kan door alle burgers en andere geïnteresseerden worden bekeken. Op het BIS worden de vertrouwelijke documenten geplaatst, die alleen door raadsleden en het college kunnen worden ingezien.

Het RIS/BIS kent een beperking wat betreft de omvang van de documenten. De griffie streeft ernaar deze op te knippen en alsnog in delen te plaatsen op het RIS/BIS. Wanneer dat niet mogelijk is, worden de stukken ter inzage gelegd bij de griffie.

Het tweede lid stelt verplicht dat de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 25, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, tegelijkertijd met de oproep aan de leden worden verzonden. De in artikel 25, eerste en tweede lid, bedoelde stukken zijn stukken ten aanzien waarvan geheimhouding is opgelegd. Hier wordt melding van gemaakt op de stukken.

De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de raadsvergadering en die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd. Op verzoek van de leden van de raad kan de griffier inzage aan hen verlenen.

Artikel 14 – 19. Het informerend en opiniërend blok, doel en werkwijze.

De gemeente Assen kent in haar vergaderstructuur geen aparte commissievergaderingen. Het opiniërend blok geldt formeel wel als een commissievergadering in de zin van artikel 82 Gemeentewet.

Artikel 16. Raadsleden en hun plaatsvervangers

In dit artikel is geregeld dat een raadslid kan deelnemen aan de beraadslagingen tijdens het informerende en opiniërende blok. Openbare besluitvormende vergaderingen zijn vanzelfsprekend toegankelijk voor plaatsvervangend raadsleden. Zij kunnen daar echter niet het woord voeren. Het is de raad die bepaalt wie aanwezig mag zijn tijdens een besloten vergadering, dus eventueel ook plaatsvervangend raadsleden.

Artikel 17. Uitkomst bespreking

Omdat de informerende blokken gericht zijn op beeldvorming en oordeelsvorming worden hier geen besluiten genomen. De behandeling leidt wel tot een concrete uitkomst over de vervolgbehandeling van een voorstel. De mogelijkheden worden in dit artikel opgesomd.

Artikel 18. Inspreekrecht

Het geven van spreekrecht aan burgers is een manier om burgers meer te betrekken bij de besluitvorming van de raad. Inspreken in het opiniërend blok ligt voor de hand, omdat fracties op dat moment nog bezig zijn hun oordeel te vormen. Soms wordt een onderwerp echter alleen besluitvormend geagendeerd. In deze uitzonderingsgevallen is het mogelijk om ook in het besluitvormend blok in te spreken.

Het inspreekrecht geldt alleen voor onderwerpen die op de agenda van de raad staan. Voor onderwerpen die niet geagendeerd zijn kunnen burgers gebruik maken van het vragenhalfuur (artikel 46 RvO) of de mogelijkheid van het burgerinitiatief benutten (Beleidsregels brieven, verzoeken en burgerinitiatieven).

Er is voor gekozen de burger na afloop van de eerste termijn nogmaals kort het woord te geven om kort te reageren op hetgeen tijdens de behandeling in de raad aan de orde is geweest. Raadsleden kunnen na de eerste termijn verhelderende vragen stellen aan de inspreker. Het is niet de bedoeling het debat met de inspreker te voeren.

Artikel 20. Presentielijst

De verplichting tot het hebben van een presentielijst vloeit voort uit artikel 20 van de Gemeentewet. In dit artikel wordt de procedure vastgelegd. De handtekeningen op de presentielijst zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum bereikt is. De lijst kan niet dienen om het stemquorum vast te stellen; daarvoor geldt artikel 29 van de Gemeentewet. Het is daarom van belang dat leden die de vergadering verlaten dit melden.

Artikel 24. Besluitenlijst

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de griffier en de wijze waarop de besluitenlijst wordt vastgesteld. Het maken van een verslag is niet verplicht. In de Gemeentewet wordt alleen gesproken over de verplichting een besluitenlijst openbaar te maken (artikel 23, vijfde lid, van de Gemeentewet).

De concept-besluitenlijst wordt tegelijkertijd met de schriftelijke oproep verstuurd aan de leden en overige personen die het woord gevoerd hebben.

De griffier verleent de ambtelijke ondersteuning van de raad. Daarom is de griffier aangewezen om de besluitenlijst op te stellen en deze, tezamen met de voorzitter, te ondertekenen.

De besluitenlijst dient op zo kort mogelijke termijn moet worden gepubliceerd. Dit kan voordat het verslag is vastgesteld aangezien de besluitenlijst 'slechts' een overzicht geeft van (alle) door de raad genomen beslissingen (dus niet alleen besluiten in de zin van de Awb maar ook bijvoorbeeld een afspraak om een werkbezoek af te leggen). Het ligt voor de hand dat de besluitenlijst ook op de gemeentelijke website toegankelijk wordt gemaakt.

De verslaglegging van de vergadering geschiedt door een video/audio-verslag met een overzicht van de sprekers, de onderwerpen -voorzien van tijdscodes- en een besluitenlijst.

Artikel 27. Aantal spreektermijnen

Indien de raad van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan hij daartoe uitdrukkelijk besluiten. Het tweede lid benadrukt dat de voorzitter elke spreektermijn afsluit. Dit behoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn.

Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren.

De beraadslaging over een motie bij een aanhangig voorstel vindt niet plaats in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het betreffende, aan de orde zijnde onderwerp (artikel 40). Een motie vreemd aan de orde van de dag wordt in twee termijnen behandeld, als ware het een raadsvoorstel.

Om de mogelijkheid te creëren bij een bijzondere vergaderingen of onderwerpen een spreektijdenregeling te hanteren zijn de leden 2 en 3 opgenomen.

Woordvoering vindt vanuit de fracties in principe door één woordvoerder plaats. Uitzondering is echter hierop mogelijk. Het is aan de voorzitter om sturing te geven op de orde van de vergadering en hier waar nodig, beperkingen aan te stellen.

Artikel 31. Stemverklaring

Stemverklaringen zullen kort moeten zijn en mogen niet het karakter krijgen van een derde termijn, als laatste reactie op de vorige spreker. De stemverklaringen worden gegeven vóór de hoofdelijke oproep van de leden dat de stemming begint.

Artikel 32. Besluit

De voorzitter kan de beraadslaging sluiten als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij de raad anders beslist. De voorzitter formuleert daarna de te nemen eindbeslissing. Indien geen stemming wordt gevraagd, is het voorstel aangenomen op grond van artikel 32, derde lid, van de Gemeentewet.

Artikel 33. Stemming over zaken

Lid 6 e.v.: Indien een lid te kennen geeft een hoofdelijke stemming te wensen, moet de stemming plaatsvinden. De raad heeft niet de bevoegdheid om van deze bepaling van artikel 32 van de Gemeentewet af te wijken. Vraagt niemand stemming, dan wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen. Wellicht ten overvloede wordt hierbij nog verwezen naar artikel 209, tweede lid, van de Gemeentewet, welke een hoofdelijke stemming verplicht.

Een raadslid kan zich alleen onthouden van stemming op grond van artikel 28 van de Gemeentewet. In alle andere gevallen is een raadslid verplicht standpunt in te nemen en te stemmen. Stemmingen zijn in principe ook openbaar. Een volksvertegenwoordiger dient duidelijk te zijn in zijn of haar rol. Door de openbaarheid is het voor de achterban (kiezers) duidelijk hoe ze vertegenwoordigd worden.

Bij staking van stemmen is het bepaalde in artikel 32 van de Gemeentewet van toepassing. Indien de vergadering voltallig is, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Is de vergadering niet voltallig, dan wordt het nemen van het besluit tot een volgende vergadering uitgesteld. Als ook dan de stemmen staken, wordt het voorstel geacht niet te zijn aangenomen.

Artikel 34. Stemming over amendementen en moties

Voor alle duidelijkheid wordt hier een verschil in procedure aangegeven tussen een motie en een amendement. Een amendement komt in stemming voorafgaande aan de stemming over het onderliggende voorstel. Een motie strekt niet tot wijziging van een voorgesteld besluit; over een motie die over een aanhangig voorstel is ingediend wordt een apart besluit genomen. Dit gebeurt voordat de besluitvorming over het aanhangige voorstel is afgerond. Met het aanhangige voorstel wordt daarmee de gehele besluitvorming afgerond. Bij een motie over een afzonderlijk onderwerp geldt dit uiteraard niet en is het vierde lid niet van toepassing.

Artikel 35. Stemming over personen

Artikel 31, eerste lid, van de Gemeentewet geeft aan dat de stemming over personen geheim dient te zijn. Een blanco stembriefje wordt niet aangemerkt als een naar behoren ingevuld stembriefje (Kamerstukken II 1985/86, 19 403, nr. 3, blz. 86). In geval van een schriftelijke stemming wordt dan ook geen rekening gehouden met blanco stembriefjes. Een blanco of verkeerd ingevuld stembriefje telt wel mee bij de bepaling van het quorum. Wat onder een (niet) naar behoren ingevuld stembriefje moet worden verstaan, is in de wet niet geregeld. In dit RvO worden hiervoor nadere criteria opgenomen.

Indien raadsleden genomineerd worden voor de functie van wethouder is er sprake van een vrije stemming. Er is geen sprake van een voordracht. De beoogd wethouder mag dus meestemmen over zijn eigen benoeming. Een voorstel tot benoeming gaat hem persoonlijk aan "wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt" (artikel 28, eerste lid, onder a, en derde lid, van de Gemeentewet). Dat is echter in casu niet aan de orde, omdat er ook op een ander persoon kan worden gestemd. De aard van de stemming is derhalve van belang.

Artikel 39. Amendementen en subamendementen

Het recht van amendement is neergelegd in artikel 147b van de Gemeentewet. Dit artikel verplicht de raad nadere regels te stellen. Deze nadere regels staan dit artikel. Op basis van artikel 147b van de Gemeentewet is de raad verplicht een amendement te behandelen.

Leden van de raad kunnen aan de raad wijzigingen op het voorstel van het college of op initiatiefvoorstellen indienen, de zogenaamde amendementen. Wanneer een amendement is ingediend, kan dit voor een ander raadslid aanleiding zijn, op dit amendement nog weer een wijziging voor te stellen, het subamendement. Een (sub)amendement kan ingediend worden op een voorgesteld besluit, dat aanhangig is. De beraadslaging over het (sub)amendement vindt plaats in ten hoogste twee termijnen. Indien (in uitzonderlijke situaties) een ingediend amendement verdere beraadslaging noodzakelijk maakt, kan de raad besluiten tot een derde termijn (artikel 13).

Artikel 40. Moties

In het eerste artikel van dit reglement is de definitie van het begrip motie gegeven. Een motie is een voorstel tot het doen van een uitspraak. Het kan gaan om het uitspreken van een wens (van inhoudelijke, politieke, procedurele aard), het uitspreken van instemming dan wel afkeuring over bepaalde ontwikkelingen of om het doen van een verzoek. Een motie betreft dus niet een concreet besluit dat op rechtsgevolg is gericht; een motie heeft geen juridische, maar een politieke betekenis. Daarom zijn burgemeester en wethouders formeel niet aan een motie gebonden of tot uitvoering ervan verplicht. Wel kan het naast zich neerleggen van een motie door het college leiden tot een vertrouwensbreuk tussen raad en college en hieruit kan het college dan zijn consequentie trekken.

Voor wat betreft de besluitvormingsprocedure omtrent een motie wordt opgemerkt dat over een motie een apart besluit wordt genomen. Voor de beraadslaging over een motie over een aanhangig onderwerp geldt dat deze niet plaatsvindt in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het onderwerp waarop de motie betrekking heeft.

Een besluit over een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt aan het einde van de vergadering plaats. Dergelijke moties benaderen de in artikel 43 geregelde initiatiefvoorstellen.

In de Gemeentewet wordt één specifieke motie uitgewerkt. Dit betreft de motie van wantrouwen waarbij de raad aangeeft het vertrouwen in een wethouder te hebben verloren. Indien hij zelf niet opstapt, dient de raad vervolg-actie te ondernemen.

Artikel 42. Collegevoorstel

Dit artikel heeft betrekking op het agenderingsrecht van de raad. De raad is de enige die een voorstel voor een verordening of een ander voorstel dat het college heeft voorbereid kan agenderen. Als het college het voorstel heeft voorbereid, betekent dit niet dat het college het door hen voorbereide voorstel kan intrekken indien het college van oordeel is dat verdere behandeling van het voorstel niet wenselijk is (bijvoorbeeld omdat zij een voorstel willen wijzigen). De raad moet hier toestemming voor geven.

Indien de raad van oordeel is dat een voorstel voor een verordening of een ander voorstel niet voldoende is voorbereid, kan de raad het voorstel voor een verordening of een ander voorstel op grond van het tweede lid nogmaals voor advies aan het college zenden. De raad kan het college bijvoorbeeld verzoeken het voorstel voor een verordening of ander voorstel nader te onderbouwen. De raad bepaalt echter wanneer het voorstel voor een verordening of ander voorstel, dat door het college verder voorbereid is, opnieuw behandeld wordt. De raad kan dit in dezelfde raadsvergadering regelen, maar de raad kan dit ook aan het presidium overlaten.

Artikel 43. Initiatiefvoorstel

Het is de taak van het college aan de raad de nodige voorstellen te doen. Maar raadsleden kunnen ook zelf een voorstel voor een verordening of beslissing ter behandeling bij de raad indienen. Hiervoor is het recht van initiatief toegekend.

In artikel 147a, eerste lid, van de Gemeentewet is dit uitgewerkt. Het tweede en derde lid van dit artikel bepalen dat de raad regelt op welke wijze een initiatiefvoorstel voor een verordening of beslissing wordt ingediend en behandeld. Daar wordt in deze bepaling uitvoering aan gegeven.

De Gemeentewet (art. 147a) maakt onderscheid tussen initiatiefvoorstellen voor verordeningen en overige initiatiefvoorstellen. Ieder raadslid kan een initiatiefvoorstel voor een verordening indienen. De verdere wijze van behandeling moet de raad zelf regelen. De raad moet ook regelen op welke wijze en onder welke voorwaarden overige initiatiefvoorstellen (voorstellen die betrekking hebben op iets anders dan een verordening) in behandeling worden genomen. Ook dit initiatiefrecht komt toe aan individuele raadsleden, hetgeen inhoudt dat geen drempels mogen worden opgeworpen. Wel kan de raad voorzien in een zekere inhoudelijke toets. Daarbij kan worden gedacht aan het beantwoorden van de vraag of het voorstel wel de uitoefening van een raadsbevoegdheid betreft (en niet een collegebevoegdheid).

Het tweede lid houdt in dat de voorzitter het initiatiefvoorstel zo spoedig mogelijk op de agenda plaatst, maar de voorzitter plaatst het voorstel echter niet meer op de agenda, nadat de oproep verzonden is. Dit laat de mogelijkheid onverlet voor het individuele raadslid om op grond van artikel 10 zevende lid, het initiatiefvoorstel toch aan de agenda toe te voegen.

Het is aan de raad om vervolgens te bepalen hoe het initiatiefvoorstel verder wordt behandeld nu het op de agenda staat.

Artikel 44. Interpellatie

Dit artikel stelt nadere regels bij artikel 155 van de Gemeentewet. Het interpellatierecht ligt in het verlengde van het mondelinge vragenrecht. Het gaat om een recht van een volksvertegenwoordiger om tijdens een vergadering over een niet geagendeerd onderwerp inlichtingen aan het college of de burgemeester te vragen. Daarvoor is verlof van de raad nodig.

Artikel 45. Schriftelijke vragen

Het vragenrecht geeft aan de leden van de raad het recht informatie te vragen over aangelegenheden die tot de bevoegdheid van het college of de burgemeester behoren. Het karakter van deze vragen is primair van informatieve strekking. Op grond van deze bepaling kan een raadslid schriftelijke vragen stellen aan het college of de burgemeester, al naar gelang wie verantwoordelijk is. De verantwoordelijke portefeuillehouder dient de vragensteller gemotiveerd in kennis te stellen, indien de beantwoording niet binnen de gestelde termijnen kan plaatsvinden. Niet de voorzitter, maar het verantwoordelijk collegelid of de burgemeester geeft daarom het antwoord. De raad kan oordelen dat het bijvoorbeeld wenselijk is dat een collegelid of de burgemeester direct kan antwoorden op een vraag. Om die reden is in het zesde lid ingevoegd dat de raad anders kan beslissen.

In de hier aangegeven procedure wordt de vragensteller in de gelegenheid gesteld nadere inlichtingen over het antwoord te vragen aan degene die het antwoord heeft gegeven. Indien de vragensteller van mening is dat de beantwoording van de vragen tot een besluit van de raad moet leiden, kan hij het recht van initiatief of het interpellatierecht benutten om het onderwerp of het voorstel op de agenda van de raad te krijgen.

Artikel 46-46b. Vraagrecht

Deze bepaling vormt een invulling van artikel 155, eerste lid, van de Gemeentewet met betrekking tot het vragenrecht. Met het vraagrecht krijgt de raad de mogelijkheid over vooraf ingebrachte onderwerpen (leden van) het college aan de tand te voelen.

Het karakter van het vraagrecht verschilt dan ook van het recht van interpellatie. Het recht van interpellatie heeft als instrument een zwaarder politiek karakter. Leden van de raad kunnen aan het college inlichtingen vragen over het door hem gevoerde bestuur, voor zover dat niet bij geagendeerde onderwerpen aan de orde komt. Raadsleden vragen daarmee leden van het college zich te verantwoorden voor het door hen gevoerde bestuur.

De vragen die burgers stellen zijn veelal van een ander karakter dan die van raadsleden. Ze zijn meer gericht op het aan de orde stellen van een probleem dan het ter verantwoording roepen van het college. Voor burgers is daarom een andere procedure opgenomen voor het stellen van vragen.

Voor zowel raadsleden als burgers is een aanmeldingstermijn voor vragen opgenomen vanwege het feit dat wethouders moeten worden uitgenodigd om antwoord te kunnen geven op de vragen.

Artikel 47. Inlichtingen

In dit artikel wordt een procedurele uitwerking gegeven van de inlichtingenplicht die het college en de burgemeester hebben ten opzichte van de raad. Naast een ingewikkelde inrichting van de bestuursbevoegdheden bevat de Gemeentewet ook naar behoren

aangescherpte regels over de inlichtingenplicht van het college ten opzichte van de raad. Deze regels beogen de politieke verantwoordelijkheid van het college te activeren en de eindverantwoordelijkheid van de raad te bevestigen.

Artikel 49-52: Toepassing reglement op besloten vergaderingen

Deze artikelen bepalen dat de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing zijn op een raadsvergadering achter gesloten deuren. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het recht van amendement, het recht van motie, het maken van het verslag.

De bepalingen van het reglement zijn echter niet van toepassing, voor zover het toepassen van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal de raad moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel opgeheven.

In artikel 23 van de Gemeentewet zijn procedurevoorschriften opgenomen voor 'het sluiten van de deuren', de wijze waarop een vergadering een besloten vergadering wordt.

Artikel 50. Verslag besloten vergadering

In dit artikel wordt uitwerking gegeven aan artikel 23, derde lid, van de Gemeentewet. In overeenstemming met de bepaling over het verslag van de raadsvergadering is de griffier ook verantwoordelijk voor het verslag van een besloten vergadering. Dit verslag ligt ter inzage bij de griffier.

Artikel 52. Opheffing geheimhouding

In de in het artikel aangehaalde artikelen wordt aan de raad de mogelijkheid geboden de geheimhouding van stukken op te heffen; stukken die niet per se aan hem behoeven te zijn overgelegd. Het kan dus (zie bijvoorbeeld artikel 86, tweede lid, van de Gemeentewet) gaan om de situatie dat de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd ten aanzien van stukken die hij aan de raadscommissie heeft overgelegd. De raadscommissie kan dan aan de raad verzoeken de geheimhouding op te heffen (indien de burgemeester daar niet toe bereid is). In het onderhavige artikel is nu ter zake een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet, kan geheimhouding worden opgelegd door het college, de burgemeester en een commissie, ieder ten aanzien van stukken die zij aan de raad of aan leden van de raad overleggen. De opgelegde geheimhouding met betrekking tot aan de raad overgelegde stukken vervalt, indien de raad de oplegging niet in zijn eerstvolgende vergadering die volgens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht, wordt bekrachtigd.

Als de raad niet van plan is de opgelegde geheimhouding te bekrachtigen, kan het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd, in een besloten vergadering met de raad overleg voeren. Deze besloten vergadering kan dan gaan om de vraag waarom de raad de geheimhouding wil opheffen door deze niet te bekrachtigen.

Artikel 53. Toehoorders en pers

De hier aangegeven bepalingen worden wat betreft het handhaven van de orde aangevuld door artikel 26 van de Gemeentewet. De voorzitter heeft de bevoegdheid om toehoorders die de orde verstoren, te doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toegang te ontzeggen.

Artikel 54. Maatregelen van orde.

Aangezien de vergaderingen van een de raad in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Wel dient rekening gehouden worden met de privacy van insprekers of publiek. Raadsleden daarentegen hebben een publieke functie. Het is mogelijk om een aanwijzing te geven dat publiek slechts van af een bepaalde afstand in beeld mag worden gebracht. De voorzitter heeft de bevoegdheid deze aanwijzingen te geven en als deze niet worden opgevolgd de vergadering te schorsen.