Treasurystatuut Gemeente Assen

Functie

Verantwoordelijkheden

a.Gemeenteraad

· Het vaststellen van treasurydoelstellingen, het treasurybeleid, globale richtlijnen en limieten in het treasurystatuut;

· Het vaststellen van de treasuryparagraaf in concernbegroting en -rekening;

· Het evalueren en als gevolg daarvan (eventueel) bijstellen van het treasurybeleid;

b.College van burgemeester en wethouders

· Het uitvoeren van het treasurybeleid (formele verantwoordelijkheid);

· Het rapporteren aan de gemeenteraad over de uitvoering van het treasurybeleid via de gemraps en de jaarrekening.

c.Portefeuillehouder

Financiën

· Het uitvoeren van het treasurybeleid (politieke verantwoordelijkheid);

· Het autoriseren van door de treasurer voorgestelde transacties tot het aantrekken en uitzetten van middelen met een looptijd langer dan één jaar.

d.Directeur Stadsbalie

· Het rapporteren aan het college B&W over de uitvoering van het treasurybeheer;

· Het afleggen van verantwoording aan het college B&W.

e.Hoofd van de afdeling Beleid en Control

· Het opzetten van administratieve richtlijnen op het gebied van treasury;

· Het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen;

· Het controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie;

· Het autoriseren van door de treasurer voorgestelde transacties tot het aantrekken en uitzetten van middelen.

f.Directeuren van diensten

· Het zorgdragen voor een goede kwaliteit van de informatie die hun dienst aanlevert aan de treasurer omtrent toekomstige uitgaven en ontvangsten, alsmede verantwoording achteraf van de verschillen.

g.De afdeling Managementcontrol van de diensten

· Het opzetten van administratieve richtlijnen voor de dienst op het gebied van treasury ;

· Het bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen binnen de dienst;

· Het controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie binnen de dienst.

h.De budgethouders

· Het zorgdragen voor een goede kwaliteit van de informatie die zij aanleveren met betrekking tot toekomstige uitgaven en ontvangsten, alsmede verantwoording achteraf van de verschillen.

· Het zorgdragen voor het tijdig aanleveren van betrouwbare operationele informatie over toekomstige geldstromen aan de treasurer.

i.Treasurer

· Het uitvoeren van de treasuryactiviteiten conform het vastgestelde treasurystatuut en de treasuryparagraaf ;

· Het voorbereiden van beleidsvoorstellen op treasurygebied;

· Het beheren van de geldstromen;

· Het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële instellingen;

· Het schriftelijk vastleggen van de treasurytransacties en het doorgeven hiervan aan de Centrale Administratie;

· Het afleggen van verantwoording aan het hoofd Beleid en Control over de uitvoering van de aan hem gemachtigde activiteiten.

j.Centrale Administratie

· Het overboeken van saldi tussen bankrekeningen.

· Het afhandelen van het girale betalingsverkeer

· Het ontvangen van de transactiebevestiging van derden en het controleren of deze overeenkomen met de transactie-informatie zoals verstrekt door de treasurer;

· Het voeren van de interne controle op de uitgevoerde treasurytransacties.

Uitvoering

Autorisatie

Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheer

a.Uitzetten van geld via daggeld, deposito, spaarrekening of commercial paper

Treasurer

Hoofd Beleid en Control

b.Aantrekken van geld via daggeld, kasgeld of commercial paper

Treasurer

Hoofd Beleid en Control

c.Betalingsopdrachten voorbereiden en versturen

Centrale Administratie

Hoofd Centrale Administratie

Bankrelatiebeheer

d.Bankrekeningen openen/sluiten/wijzigen

Hoofd Centrale Administratie

Treasurer

e.Bankcondities en tarieven afspreken

Hoofd Centrale Administratie

Treasurer

Financiering en uitzetting

f.Aantrekken van gelden via onderhandse leningen, commercial paper en Medium Term Notes

Treasurer

Hoofd Beleid en Control

Portefeuillehouder Financiën

g.Uitzetten van gelden via (staats)obligaties, Medium Term Notes, commercial paper, certificates of deposit en onderhandse geldleningen

Treasurer

Hoofd Beleid en Control

Portefeuillehouder Financiën

h.Verstrekken van leningen aan derden uit hoofde van de publieke taak

College B&W

College B&W

i.Garanderen van gelden uit hoofde van de publieke taak

College B&W

College B&W

Paragraaf 2

In paragraaf 2 worden de doelstellingen van het treasurybeleid van de gemeente weergegeven.

Paragraaf 2, sub a.

De treasurer dient ervoor te zorgen dat de gemeente duurzaam toegang heeft tot de financiële markten tegen acceptabele condities. De treasurer dient te waarborgen, dat de gemeente duurzaam in staat is de voor haar activiteiten benodigde middelen aan te trekken c.q. haar overtollige middelen uit te zetten op de financiële markten. De condities die worden bedongen moeten in het licht van de op het betreffende moment gebruikelijke condities acceptabel, dit wil zeggen minimaal marktconform, te zijn.

Paragraaf 2, sub b.

Door haar activiteiten loopt de gemeente de volgende financiële risico's: rente-, koers-, krediet-, interne liquiditeits- en valutarisico's. Het is de taak van de treasurer deze risico's zo veel mogelijk te beperken.

Paragraaf 2, sub c.

Het gaat om het minimaliseren van de kosten bij het beheren van de geldstromen en de financiële posities. Deze kosten bestaan o.a. uit rentekosten, provisies en kosten van het betalingsverkeer. Het is de taak van de treasurer het beheer zo efficiënt mogelijk uit te voeren.

Paragraaf 2, sub d.

De gemeente streeft naar optimalisatie van haar renteresultaten. Dit betekent dat de gemeente geen middelen onbenut laat maar streeft naar zo hoog mogelijke renteopbrengsten c.q. zo laag mogelijk rentekosten zonder dat daarbij overmatige risico's worden gelopen. De prioriteiten van de treasuryfunctie liggen in eerste instantie bij het beheersen en beperken van financiële risico's. De treasuryfunctie is immers geen winstgerichte afdeling. Binnen het acceptabele risicoprofiel zoals vastgesteld in de Wet fido en dit treasurystatuut kan desondanks worden gestreefd naar optimalisatie van de renteresultaten.

Paragraaf 3.1, sub a.

De Wet fido geeft twee belangrijke beleidsmatige uitgangspunten met betrekking tot treasury. Dit betreft enerzijds de publieke taak bij het verstrekken van leningen en garanties en anderzijds het prudente karakter van (overige) uitzettingen. Er wordt dus een specifiek onderscheid gemaakt tussen het verstrekken van leningen "uit hoofde van de publieke taak" en het uitzetten van middelen "uit hoofde van treasury".

De wet stelt geen eisen aan het verstrekken van leningen en garanties uit hoofde van de publieke taak. Het gemeentebestuur, in casu de gemeenteraad bepaalt de publieke taak.

Paragraaf 3.1, sub b.

Conform de Wet fido dienen uitzettingen "uit hoofde van treasury" een prudent karakter te hebben.

In de Wet fido en de bijbehorende ministeriële regelingen wordt het begrip "prudent" nader uitgewerkt. Het aangaan van financiële transacties met als oogmerk die financiële waarden te zijner tijd eventueel met winst te verkopen, is nadrukkelijk niet toegestaan. Bankachtige activiteiten - het aantrekken en uitzetten van middelen met als doel het genereren van inkomen - zijn als gevolg van deze bepaling verboden.

De richtlijnen van dit treasurystatuut zijn specifiek geformuleerd om het prudente karakter van de uitzettingen uit hoofde van treasury te garanderen en hebben derhalve geen betrekking op leningen of garanties uit hoofde van de "publieke taak" van de gemeente.

Paragraaf 3.1, sub c.

De Wet fido stelt dat derivaten uitsluitend mogen worden gebruikt ter beperking van financiële risico's. Derivaten die gemeenten mogen inzetten kunnen worden aangeduid als een soort verzekering tegen een stijging respectievelijk een daling van de rente gedurende een vooraf bepaalde termijn bij het aantrekken van financieringsmiddelen respectievelijk het uitzetten van overtollige middelen. Voor derivaten is een vergoeding - "verzekeringspremie" - verschuldigd.

Paragraaf 3.2, sub a.

Renterisicobeheer omvat het beperken van de invloed van rentewijzigingen op de financiële resultaten van de gemeente.

Een belangrijk uitgangspunt van de Wet fido is het vermijden van grote fluctuaties in de rentelasten van openbare lichamen. Teneinde een grens te stellen aan korte financiering (met een rentetypische looptijd tot één jaar) is in de Wet fido de kasgeldlimiet opgenomen. Juist voor korte financiering geldt dat het renterisico aanzienlijk kan zijn, aangezien fluctuaties in de rente bij korte financiering direct een relatief grote invloed hebben op de rentelasten. De kasgeldlimiet wordt berekend als een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de gemeente bij aanvang van het jaar.

Paragraaf 3.2, sub b.

Het doel van de renterisiconorm is het beheersen van de renterisico's op de vaste schuld (schuld met een rentetypische looptijd van één jaar of langer) door het aanbrengen van spreiding in de looptijden van leningen. De renterisiconorm wordt berekend conform de daarop betrekking hebbende bepalingen in de Wet fido (in ieder geval t/m 2007 een percentage van de totale vaste schuld; na aanpassing van de wet wellicht een percentage van de begrotingsomvang). Het geldleningenvolume dat in enig jaar gevoelig is voor verandering van de marktrente (leningen waarvan de rente periodiek wordt herzien, vermeerderd met aflossingen), mag de renterisiconorm niet overschrijden.

Paragraaf 3.2, sub c.

Afstemming op de liquiditeiten- en financieringsplanningen beoogt bedragen slechts te lenen c.q. uit te zetten gedurende de periode dat zij daadwerkelijk nodig respectievelijk beschikbaar zijn.

Paragraaf 3.2, sub e.

Paragraaf 3.2, sub f.

Een rentevisie is een toekomstverwachting over de renteontwikkeling, op basis waarvan financierings- en uitzettingenbeleid worden uitgevoerd. Afhankelijk van interne of externe ontwikkelingen zal de gemeente haar rentevisie actualiseren. De rentevisie kan daarbij gebaseerd worden op de rentevisie van enkele gezaghebbende financiële instellingen, zoals de huisbankier, de N.V. Bank Nederlandse Gemeenten. Afstemming van het beleid op de rentevisie betekent bijvoorbeeld het uitstellen van uitzettingen met een lange looptijd op het moment dat een rentestijging wordt verwacht.

Conversie betekent het vervroegd aflossen van (dure) langlopende leningen en het daarvoor in de plaats aantrekken van (goedkope) langlopende leningen. In het algemeen is bij vervroegde aflossing een boete verschuldigd. Bij conversie moet de rente- en de boetecomponent worden afgewogen.

Paragraaf 3.2, sub g.

Door spreiding aan te brengen in de rentetypische looptijd (de periode dat de rente vast is) van leningen en uitzettingen, wordt de invloed van een rentewijziging op de kapitaalmarkt en op de renteresultaten van de gemeente, gespreid over meerdere jaren.

Paragraaf 3.3 sub a.

Ten aanzien van de financiële instrumenten die kunnen worden gehanteerd voor uitzettingen in het kader van treasury, geldt in de Wet fido als belangrijkste uitgangspunt dat de hoofdsom van de betreffende uitzetting in tact blijft. Bij de genoemde producten wordt aan het einde van de looptijd ten minste de hoofdsom (bij vastrentende waarden de nominale waarde) uitgekeerd.

Bij het uitzetten van gelden op rekening courant, spaarrekening, daggeld of deposito's wordt geen koersrisico gelopen. Het kan bij dergelijke producten echter voorkomen dat de opnamemogelijkheden beperkt zijn, in het bijzonder bij deposito's en soms bij een spaarrekening. Certificates of deposit, commercial papers, obligaties en medium term notes zijn vastrentende waarden die tussentijds verhandelbaar zijn.

Bij tussentijdse verkoop kunnen koersrisico's worden gelopen. Wanneer deze waarden tot het einde van hun looptijd worden aangehouden zal minimaal de nominale waarde worden uitgekeerd.

Garantieproducten keren vaak minder of geen rente uit en bieden in plaats daarvan bijvoorbeeld een rendement dat gebaseerd is op een aandelen-index, zoals de AEX-index. Garantieproducten waarbij minder dan 100% van de hoofdsom wordt gegarandeerd zijn expliciet niet toegestaan onder de Wet fido. Aangezien de reële waarde (de koopkracht) van de hoofdsom door inflatie kan verminderen, verdient het aanbeveling bij een langere looptijd naast een hoofdsomgarantie een minimaal rendement, bijvoorbeeld ter hoogte van het inflatieniveau, te bedingen.

Voor uitzettingen uit hoofde van de publieke taak van de gemeente worden in dit statuut geen richtlijnen voor producten opgenomen. Van belang is dat de gemeenteraad separaat bepaalt dat de betreffende uitzetting tot de "publieke taak" van de gemeente behoort. In dit kader is het bijvoorbeeld mogelijk dat uitzetting in de vorm van aandelen tot de publieke taak behoort.

Paragraaf 3.3, sub b.

Koersrisico's kunnen nooit volledig worden uitgesloten. Als de gemeente in een vastrentende product heeft belegd maar - wegens wijziging in de liquiditeiten- en of financieringsplanning - voor de afloopdatum deze uitzetting moet verkopen, dan wordt niet 100% van de hoofdsom terugbetaald, maar de huidige waarde van de uitzetting afhankelijk van de rente en de resterende looptijd. Om deze koersrisico's zoveel mogelijk te beperken stemt de gemeente de looptijd van de uitzetting af op de liquiditeiten- en financieringsplanningen.

Paragraaf 3.4, sub a.

Ter beperking van kredietrisico's zijn in navolging van de Wet fido richtlijnen opgenomen voor de minimale kredietwaardigheid van de partijen waar de gemeente middelen uitzet en belegt.

Een (credit-)rating is een beoordeling van de kredietwaardigheid van een instelling voor zowel de korte als de lange termijn door gerenommeerde rating agencies, zoals Standard & Poor's en Moody's. De hoogste kredietwaardigheid wordt bij Standard & Poor's en Moody's voor de lange termijn weergegeven met AAA, gevolgd door AA en A. Voor de korte termijn gelden bij Standard & Poor's de kwalificaties A-1, gevolgd door A-2 en A-3; bij Moody's overeenkomstig P-1, P-2 en P-3. De kwalificaties AAA ,A-1 en P-1 zijn de hoogste kwalificaties.

De omschrijvingen van de ratings zijn als volgt:

AAA extreem kredietwaardig

AA zeer kredietwaardig; veiligheidsmarge echter niet zo hoog als bij AAA A zeer kredietwaardig; er zijn echter factoren waardoor afbetaling in de toekomst enig gevaar loopt

A-1 / P-1 capaciteit voor rente en aflossing is zeer groot

A-2 / P-2 voldoende capaciteit, echter niet zo groot als bij A-1

A-3 / P-3 adequate capaciteit, echter kwetsbaar indien omstandigheden tegen zitten.

Een solvabiliteitsratio van 0% (of een solvabiliteitsvrije status) is een status die door een bancaire toezichthouder in een EU-lidstaat, bijvoorbeeld De Nederlandsche Bank, wordt toegekend aan het schuldpapier van een instelling. Deze status houdt in dat een bank voor desbetreffend papier geen reserves (0%) hoeft aan te houden en wordt onder meer toegekend aan papier uitgegeven of gegarandeerd door (centrale) overheden.

Het is de gemeente dus toegestaan om bij andere overheden geld uit te zetten of om te beleggen in papier waaraan een overheidsgarantie is verbonden, zoals door het WSW gewaarborgde leningen van woningcorporaties.

Paragraaf 3.4, sub b.

De Wet fido stelt geen eisen aan de kwaliteit van de debiteuren bij het verstrekken van leningen of garanties in het kader van de publieke taak. Omdat de gemeenteraad de publieke taak bepaalt, worden leningen of garanties uitsluitend verstrekt op basis van besluitvorming door de gemeenteraad. Ten einde de kredietrisico's te verkleinen kunnen zekerheden van de debiteuren worden verlangd.

Paragraaf 3.5

Interne liquiditeitsrisico's doen zich bijvoorbeeld voor wanneer de gemeente gelden voor een bepaalde periode heeft uitgezet en gedurende de looptijd van de uitzetting blijkt dat de gelden onverwacht nodig zijn voor het doen van een investering.

Dit kan tot gevolg hebben dat de gemeente tijdelijk een lening moet aantrekken, indien een uitzetting vast staat in bijvoorbeeld een deposito, of tussentijds een uitzetting moet verkopen, bijvoorbeeld een obligatie. In beide gevallen kan dit negatieve gevolgen hebben voor de financiële resultaten.

Ter beperking van dit risico baseert de gemeente haar financiële transacties op de liquiditeiten- en financieringsplanningen waarin de toekomstige inkomsten en uitgaven van de gehele organisatie zijn gepland.

In de praktijk is het opstellen van betrouwbare en nauwkeurige liquiditeiten- en financieringsplanningen niet eenvoudig. Dit heeft te maken met de inherente onzekerheden die verbonden zijn aan de activiteiten van de gemeente en hun financiële gevolgen. Het is daarom van groot belang dat de treasurer tijdig en volledig wordt geïnformeerd door de budgethouders over de financiële gevolgen van hun activiteiten.

Paragraaf 3.6

Dit betreft een ongewijzigde voortzetting van het beleid binnen de gemeente.

Paragraaf 4.1, sub a.

Het aantrekken van gelden met als doel deze met winstoogmerk te beleggen is door de Wet fido nadrukkelijk niet toegestaan.

Paragraaf 4.1, sub c.

Voor het optimaliseren van het renteresultaat en uit oogpunt van doelmatigheid wordt zoveel mogelijk intern gefinancierd.

Paragraaf 4.1, sub e.

Deze richtlijn beoogt de marktconformiteit van financieringen te waarborgen, bijvoorbeeld voor rente en provisie en voor (boete-)clausules bij vervroegde aflossing. Door het vragen van minimaal twee offertes wordt bereikt dat de gemeente een beter beeld heeft van de op dat moment gebruikelijke tarieven en voorwaarden op de financiële markten. Op basis daarvan kan een afgewogen keuze worden gemaakt.

Paragraaf 4.2

Uitzetting betreft het uitzetten van middelen uit hoofde van treasury voor een periode langer dan één jaar. In het onderdeel Risicobeheer is gedefinieerd op welke wijze de gemeente het prudente karakter van haar uitzettingen waarborgt. In deze paragraaf worden aanvullende richtlijnen met betrekking tot uitzettingen geformuleerd.

Paragraaf 4.2, sub b.

Deze richtlijn beoogt de marktconformiteit van uitzettingen te waarborgen, bijvoorbeeld voor rente en transactiekosten. Door het vragen van minimaal twee offertes wordt bereikt dat de gemeente een beter beeld heeft van de gebruikelijke tarieven en voorwaarden op de financiële markten. Op basis daarvan kan een afgewogen keuze worden gemaakt.

Paragraaf 4.3 sub a.

Op het gebied van relatiebeheer beoogt de treasurer het realiseren van zo gunstig mogelijke condities voor de af te nemen diensten. Om structuur aan te brengen in de momenten van beoordeling van bankrelaties, is opgenomen dat de beoordeling minimaal eens in de vijf jaar moet plaatshebben.

Paragraaf 4.3 sub d.

Tussenpersonen hebben een intermediairsfunctie bij het afsluiten van financiële transacties en vallen niet onder de financiële instellingen als bedoeld in sub c. Om dit te ondervangen eist de gemeente van tussenpersonen, dat zij onder toezicht van de Autoriteit Financiële Markten (AFM), voorheen Stichting Toezicht Effectenverkeer (STE), staan en daarvan een vergunning als makelaar hebben ontvangen.

Paragraaf 5.1, sub a.

Geldstromenbeheer omvat met name het zorgdragen voor een efficiënt betalingsverkeer. Geldstromen kunnen bijvoorbeeld op elkaar worden afgestemd door een betalingsdatum af te stemmen op bepaalde verwachte ontvangsten. Hiermee wordt voorkomen dat de gemeente tijdelijk middelen aan moet trekken c.q. middelen aan haar uitzettingenportefeuille moet onttrekken, om de betreffende betaling te financieren.

Paragraaf 5.1, sub b.

Het zo veel mogelijk laten uitvoeren van het betalingsverkeer door één bank heeft als voordeel dat er geen kosten hoeven te worden gemaakt om gelden tussen verschillende banken over te boeken.

Voor het betalingsverkeer wordt zo veel mogelijk gebruik gemaakt van de rekening-courant bij de nv Bank Nederlandse Gemeenten.

Paragraaf 5.2, sub a.

Het saldo en liquiditeitenbeheer betreft het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen (-courant) van de gemeente. Om interne overboekingen te beperken, worden verschillende rekeningen die de gemeente bij één bank aanhoudt opgenomen in een saldi- en rentecompensatiecircuit. Dit is een systeem waarbij de valutaire debet- en creditsaldi van alle rekeningen worden samengevoegd tot één saldo, waarover rente wordt berekend.

Paragraaf 5.2, sub c. en d.

In deze leden worden limitatief de instrumenten voor korte termijnfinanciering weergegeven. De term daggeld (of callgeld) staat voor een opgenomen of uitgezette lening voor onbepaalde tijd die dagelijks gewijzigd kan worden. Kasgeldleningen zijn niet verhandelbare leningen met een vast bedrag, een vaste periode (maximaal twee jaar) en een vast rentepercentage. Krediet in rekening courant betreft de mogelijkheid debet ("rood") te staan.

Paragraaf 6.1

Bij de treasuryfunctie zijn veel organen en personen betrokken. Het statuut legt expliciet het delegatie- en mandateringspatroon vast, in casu welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden de betrokken partijen hebben. Met het oog op de omvang van de transacties en de hiermee samenhangende risico's, is een aantal specifieke uitgangspunten opgenomen om een transparante functiescheiding aan te brengen tussen beleidsbepaling en -uitvoering en tussen de administratie van en de controle op financiële transacties.

Paragraaf 6.2

De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van organen en functionarissen die binnen de gemeente betrokken zijn bij de treasuryactiviteiten zijn hier beschreven.

Paragraaf 6.3

De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het treasurybeleid ligt primair bij het college van burgemeester en wethouders. Om niet onnodig te worden belast met het dagelijkse treasurybeheer machtigt het college zijn bevoegdheden aan de ambtelijke organisatie. De praktische uitvoering van het beleid heeft dus op ambtelijk niveau plaats, dat als voordeel heeft dat er slagvaardiger kan worden geopereerd. Bij de toewijzing van bevoegdheden is zoveel mogelijk rekening gehouden met de vereiste functiescheiding tussen besluitvorming, uitvoering, administratie en controle.

Paragraaf 6.4

Het verstrekken van juiste, tijdige, volledige en relevante informatie aan de treasurer is één van de belangrijkste voorwaarden voor het adequaat uitvoeren van treasuryactiviteiten.