Functiewaardering

Artikel 1 Algemene bepalingen

Voor de toepassing van deze regeling wordt verstaan onder:

• a

  medewerker: degene die in dienst is bij de gemeente Assen;

• b

  leidinggevende: de gemeentesecretaris, directeuren, hoofden van afdelingen en eenieder die verantwoordelijk is voor personele aangelegenheden;

• c

  functie: het geheel van taken en bestanddelen dat volgens de organieke functiebeschrijving moet worden verricht;

• d

  hoofdtaken: de belangrijkste taken om de resultaten te bereiken die nodig zijn om het doel van de functie te verwezenlijken;

• e

  organieke functiebeschrijving: een formulier met een weergave van de inhoud van de functie afgeleide van de organisatorische doelstellingen;

• f

  mensblad: het formulier waarop de functionaris aangeeft dat hij wel of niet akkoord is met de functiebeschrijving en waarop de functionaris voor de functie relevant geachte zaken ter verduidelijking van en of ter aanvulling op de beschrijving kan vermelden;

• g

  functiewaardering: het bepalen van de zwaarte van de functie aan de hand van het functiewaarderingssysteem als bedoeld in artikel 2;

• h

  conversie: de vertaling van de uitkomsten van functiewaarderingen naar salarisschalen met behulp van de conversietabel die door het college van burgemeester en wethouders is vastgesteld na overeenstemming met de commissie voor Georganiseerd Overleg.

Artikel 2

• 1.

  Het geautomatiseerde functiewaarderingssysteem IMF-expert bepaalt de plaats en rangorde van alle bij de gemeente Assen voorkomende organieke functies.

• 2.

  Het vorige lid is niet van toepassing op de organieke functie van de gemeentesecretaris.

Artikel 3 De functiebeschrijving

• 1.

  De directeur stelt namens het college van burgemeester en wethouders de functiebeschrijving vast.

• 2.

  In afwijking van het vorige lid wordt de functiebeschrijving van directeur door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld.

• 3.

  De medewerker ontvangt een exemplaar van de vastgestelde functiebeschrijving.

Artikel 4

Het college van burgemeester en wethouders stelt twee formulieren met richtlijnen vast. Met inachtneming van het formulier organieke functiebeschrijving beschrijft de directeur, of het college van burgemeester en wethouders, de functie. De medewerker geeft op het mensblad aan dat hij wel of niet akkoord is met de organieke functiebeschrijving en hij kan daarop relevant geachte zaken ter verduidelijking en of aanvulling vermelden. Deze formulieren zijn als bijlage 1 bij dit reglement gevoegd.

Artikel 5

• 1.

  Functies worden op dienstniveau vanuit de doelen en taken van de organisatie gevormd.

• 2.

  De binnen de dienst voorkomende functies worden beschreven door de direct leidinggevende op het in het vorige artikel genoemde formulier voor organieke beschrijving van de functie.

• 3.

  De conceptfunctiebeschrijving wordt door de direct leidinggevende met de medewerker besproken.

• 4.

  De medewerker wordt in de gelegenheid gesteld om door middel van een mensblad aan te geven dat hij wel of niet akkoord is met de organieke functiebeschrijving en om relevant geachte zaken ter verduidelijking van en of ter aanvulling op de beschrijving te vermelden.

• 5.

  Indien de medewerker op het mensblad heeft aangegeven dat de functiebeschrijving aanvulling behoeft, dan vindt er nader overleg plaats met de direct leidinggevende.

• 6.

  Het resultaat van dit overleg - wel of geen overeenstemming over de functie-inhoud - wordt voorgelegd aan de directeur.

• 7.

  De directeur stelt namens het college van burgemeester en wethouders de functiebeschrijving al dan niet gewijzigd vast.

• 8.

  De leden 3, 4, 5 en 6 van dit artikel zijn niet van toepassing indien in de functie nog geen medewerker is benoemd.

• 9.

  De functie van directeur wordt door de gemeentesecretaris beschreven en voorgelegd aan de medewerker conform de procedure in de leden 3, 4 en 5.

Artikel 6

• 1.

  Ieder kalenderjaar controleert de direct leidinggevende, eventueel op verzoek van een medewerker, of een functie organiek is gewijzigd dan wel op korte termijn gaat veranderen. Indien de hoofdtaken zijn gewijzigd beschrijft de directeur, of het college van burgemeester en wethouders, de functie opnieuw.

• 2.

  Bij het ontstaan van een nieuwe functie stelt de direct leidinggevende van de betreffende afdeling de functiebeschrijving op en legt deze voor aan de overig betrokken hogere leidinggevenden.

Artikel 7 De functiewaardering

• 1.

  Het afdelingshoofd, of de directeur indien het gaat om de functie van afdelingshoofd, maakt met behulp van IMF-expert een waarderingsvoorstel. Een p&o-adviseur brengt een advies aan op het voorstel. De directeur ondertekent het voorstel.

• 2.

  De gemeentesecretaris legt de waarderingsvoorstellen voor aan het AMT in aanwezigheid van het afdelingshoofd van de afdeling Personeel en Organisatie van de Concernstaf. De termijn voor verzending van stukken aan de AMT-leden en het afdelingshoofd Personeel en Organisatie bedraagt minimaal twee weken.

• 3.

  De gemeentesecretaris stelt namens het college van burgemeester en wethouders het voorstel vast. In afwijking hierop stelt het college van burgemeester en wethouders de waardering van de functie van directeur vast.

• 4.

  Voor de functie van directeur maakt de gemeentesecretaris met behulp van IMF-expert een waarderingsvoorstel. Het afdelingshoofd van de afdeling Personeel en Organisatie van de Concernstaf brengt een advies op het voorstel aan. De portefeuillehouder ondertekent het voorstel. Het college van burgemeester en wethouders stelt het voorstel vast.

• 5.

  De medewerker ontvangt een exemplaar van de vastgestelde functiewaardering.

Artikel 8

• 1.

  De gemeentesecretaris stelt, gehoord hebbende de mening van de AMT-leden en het afdelingshoofd Personeel en Organisatie, namens het college van burgemeester en wethouders de functiewaardering en de daarbij volgens de conversietabel behorende functieschaal vast.

• 2.

  In afwijking van het vorige lid stelt het college van burgemeester en wethouders de waardering van de functie van directeur en de daarbij volgens de conversietabel behorende functieschaal vast.

Artikel 9

Als een waarderingsbesluit leidt tot een lagere functieschaal, behoudt de medewerker het recht op de functieschaal en het uitzicht op de uitloopschaal waarop hij oorspronkelijk aanspraak kon maken met inachtneming van het beleid met betrekking tot het inpassen in het schalenstelsel van de gemeente Assen.

Artikel 10 Bekendmaking van de functiebeschrijving en -waardering

De, door de directeur of het college van burgemeester en wethouders vastgestelde, organieke functiebeschrijving en de, door de gemeentesecretaris of het college van burgemeester en wethouders vastgestelde, functiewaardering worden gelijktijdig aan de medewerker aan wie de functie is of wordt opgedragen schriftelijk en gemotiveerd medegedeeld.

Artikel 11 Bezwaar tegen de beschrijving en de waardering

De beslissing tot vaststelling van de functiebeschrijving en de functiewaardering zijn besluiten in de zin van artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht waartegen bezwaar kan worden gemaakt. De Regeling behandeling bezwaarschriften met betrekking tot rechtspositionele aangelegenheden is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 12 Slotbepalingen

• 1.

  Deze regeling treedt in werking op 1 juli 2000.

• 2.

  De regeling met hetzelfde onderwerp als deze regeling, vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders in haar vergadering op 26 september 1996, komt te vervallen.

Artikel 13

Deze regeling kan worden aangehaald als Regeling inzake beschrijving en waardering van functies.

Handleiding bij functiebeschrijvingsdocument

Algemeen

Voor het gehele document gelden de volgende aanwijzingen:

• 1

  beschrijf zo kort en bondig mogelijk;

• 2

  gebruik geen onnodige detaillering, dus geen specifieke regelingen, wetten en dergelijke noemen. Te veel details verminderen de "houdbaarheid" van de functiebeschrijving;

• 3

  het gebruik van afkortingen kan leiden tot onduidelijkheden en moet daarom zoveel mogelijk worden vermeden. Standaard afkortingen als B&W en P&O zijn toegestaan;

• 4

  is een bepaalde vraag niet van toepassing op de functie, bijvoorbeeld de functie is niet van leidinggevende aard, dan kan er niet van toepassing (n.v.t.) ingevuld worden;

• 5

  maak gebruik van werkwoordsvormen als adviseren van, schoonmaken van, uitwerken van, et cetera;

• 6

  laat lidwoorden en verbindingswoorden zoveel mogelijk weg, dus niet: het schoonmaken van de ramen, maar: schoonmaken van ramen, of indien mogelijk: ramen schoonmaken;

• 7

  voorkom zoveel mogelijk het herhalen van woorden uit de voorgedrukte tekst, dus niet: schriftelijke vaardigheden en communicatieve vaardigheden, maar schriftelijk, communicatief;

• 8

  opsommingen worden achter elkaar opgeschreven, met daartussen een komma;

• 9

  gebruik geen begrippen als goed of uitstekend. Er mag van uitgegaan worden dat iemand, om een functie goed te kunnen uitoefenen, beschikt over de voor de functie benodigde kwaliteiten. Zijn die kwaliteiten onvoldoende dan kan hij deze kwaliteiten door middel van cursussen en/of werkervaring opdoen;

• 10

  vermijd gegevens die niet relevant zijn voor de functie, dus niet: deelname aan werkoverleg/afdelingsoverleg en andere algemene aanduidingen;

• 11

  geef alleen dat aan wat tot de functie behoort, dus niet de procedure of de afdelingstaak;

• 12

  personen worden aangeduid met hij. Uiteraard wordt hiermee bedoeld hij en/of zij.

Elementen uit het functiedocument.

• I

  OrganisatieonderdeelOrganisatieonderdelen volledig uitschrijven en beginnen met een hoofdletter. De gemeente Assen kent de volgende organisatieonderdelen:

  • b

    Werk;

  • c

    ZOntwikkeling;

  • d

    org;

  • e

    Concernstaf;

  • f

    Facilitair Bedrijf.

• II

  Nadere specificatie van het organisatie-onderdeel Afdelingen volledig uitschrijven en beginnen met een hoofdletter. Uit welke afdelingen de organisatieonderdelen bestaan wordt weergegeven in de tabel:

  Organisatie onderdeel	Zorg	Werk	Ontwikkeling	Concernstaf	Facilitair Bedrijf
  Afdeling	- Sociale Zaken - Welzijn en Educatie - Bevolking - Middelen - Directie-secretariaat	- Wijkbeheer - Afvalbeheer - Gebouwen - Brandweer - Middelen - Directie- secretariaat	- Bouwen en Wonen - Plannen en Realisatie - Middelen - Directie-secretariaat	- Personeel en Organisatie - Bestuurljik Juridische Zaken - Financiën - Communicatie	- Servicedesk - Informatievoorziening en Automatisering - Bedrijfsdienstverlening

• III

  FunctieVoor leidinggevende medewerkers van de gemeente Assen zijn de volgende benamingen voor functies, in niveau van hoog naar laag: directeur, afdelingshoofd en overige leidinggevenden belast met de behartiging van personele aangelegenheden. Voor de niet-leidinggevende functies wordt eerst gebruikgemaakt van de oorspronkelijke benaming.

• IV

  Verantwoording verschuldigd aanHier moet worden ingevuld de functienaam van de direct leidinggevende, dus niet de persoonsnaam o.i.d. van de leidinggevende.

• V

  Aantal ondergeschiktenAantal hiërarchische ondergeschikten: direct en indirect bij elkaar. Geeft duidelijk inzicht in wie voor hoeveel medewerkers leidinggevende is, dus de directeur van de dienst is leidinggevende van 40 personen, waaronder 1 afdelingshoofd. Een afdelingshoofd is leidinggevende van 39 werknemers. Het aantal ondergeschikten cijfermatig invullen, dus niet veertig ondergeschikten, maar 40 invullen.

• VI

  Doel van de functieHet doel van de functie wordt afgeleid van de doelstellingen van de afdeling en van de organisatie en wordt bereikt door de hoofdtaken te vervullen. Met andere woorden: waar moet het uitvoeren van de functie uiteindelijk toe leiden. Maximaal in twee regels omschrijven.

• VII

  BeslissingsbevoegdheidDe vrijheid die in de functie aanwezig is om zelf de werkvolgorde en werkmethode te bepalen en de vrijheid om het resultaat van werkzaamheden zelf mede te beïnvloeden of te bepalen. Hierbij spelen zelfstandigheid van handelen en begrippen als initiatief, improvisatie, creativiteit en afbreukrisico een rol.

• VIII

  HoofdtakenEr is sprake van een hoofdtaak wanneer dit een structureel en substantieel onderdeel van de functie vormt. Om het document kort en bondig te houden mogen er maximaal 4 hoofdtaken worden ingevuld. Om de verantwoordelijkheden in het functiedocument duidelijk naar voren te laten komen, worden de hoofdtaken op de achterkant van het document nader toegelicht. Als het leidinggeven aan projecten één van de hoofdtaken is, moet bij de toelichting worden aangegeven in welke mate er sprake is van budget- en of personele verantwoordelijkheid.

• IX

  OpleidingEerst het niveau van de opleiding invullen, daarna de specifieke opleiding die vereist is voor het uitoefenen van de functie. Voorbeeld: HBO (= niveau van de opleiding), fysiotherapie (= specifieke opleiding). Onder opleiding vallen ook aanvullende cursussen die noodzakelijk zijn om specifieke kennis te verkrijgen. Deze specifieke kennis is nodig om de functie te kunnen uitoefenen. Is er geen bepaalde opleiding voor een functie, of zijn meerdere opleidingen geschikt om de functie te kunnen uitoefenen, vul dan alleen het niveau van de opleiding in.

• X

  Specifieke kennisOnder specifieke kennis wordt verstaan aanvullende door opleiding en of ervaring verkregen kennis die noodzakelijk is om de functie goed te kunnen uitoefenen.

• XI

  WerkervaringVan belang bij werkervaring is de soort werkervaring en de duur hiervan.

• XII

  VaardighedenHieronder vallen communicatieve vaardigheden, bewegingsvaardigheden die zich bijvoorbeeld toespitsen op de bediening van apparatuur, oplettendheid, een analytisch denkvermogen, accuratesse et cetera. Vaardigheden als stressbestendigheid en sociale vaardigheden behoren tot de standaardvaardigheden en hoeven daarom niet vermeld te worden.

• XIII

  CodeDe code wordt pas ingevuld nadat iedere functie een plaats heeft gekregen in de organisatie.

• XIV

  MensbladOp dit formulier geeft de functionaris aan dat hij wel of niet akkoord is met de organieke functiebeschrijving en kan hij ter verduidelijking van de beschrijving en of ter aanvulling op de beschrijving voor de functie, relevant geachte zaken vermelden. Direct leidinggevende en functionaris bespreken deze vermelding gericht op het verkrijgen van overeenstemming. Het resultaat van dit overleg wordt door middel van het formulier voorgelegd aan de directeur. Deze stelt de functiebeschrijving, al dan niet gewijzigd, vast.

Bijlage 1 Functiedocument

Functiedocument