Verordening behandeling bezwaarschriften

Ondertekening

Toelichting bij Verordening behandeling bezwaarschriften

Algemeen

In de aanhef van de verordening is bepaald dat de raad, het college en de burgemeester, ieder voorzover het hun bevoegdheden betreft, besluiten de verordening vast te stellen. De raad heeft de verordende bevoegdheid. Het college en de burgemeester hebben deze bevoegdheid niet, maar nemen hiermee het besluit tot instellen van de commissie. Op deze manier is het mogelijk dat de bestuursorganen samen een en dezelfde commissie instellen om te adviseren op bezwaren tegen besluiten van de raad, het college en de burgemeester.

Artikel 1

In dit artikel zijn slechts die begripsbepalingen opgenomen die niet in de Algemene wet be-stuursrecht (Awb) voorkomen. Zo ontbreekt er een omschrijving van het begrip 'bestuursor-gaan' hoewel dat op meerdere plaatsen in de verordening voorkomt. Het bestuursorgaan dat het bestreden besluit heeft genomen, wordt in de verordening aangeduid als 'verwerend orgaan'. Dit kan de gemeenteraad betreffen, het college, de burgemeester of een commissie waaraan via delegatie bepaalde bevoegdheden van de hiervoor genoemde bestuursorganen zijn overgedragen. Daar waar in de verordening gesproken wordt over besluit, is bedoeld een besluit in de zin van artikel 1:3 van de Awb.

Artikel 2

In artikel 1:5 van de Awb is omschreven wat onder het maken van bezwaar dient te worden verstaan. In het tweede lid is een aantal onderwerpen waarover bezwaarschriften kunnen worden ingediend, uitgezonderd van de advisering door de commissie. De Algemene wet inzake rijksbelastingen en de WOZ bevatten afwijkende of aanvullende bepalingen over beslistermijnen, het horen en de geheimhouding. In verband hiermee is ervoor gekozen ze uit te zonderen. Gelet op de specifieke materie bij geschillen in het kader van rechtspositionele en personeelsaangelegenheden, zijn deze ook uitgezonderd. Voor verdere uitzonderingen, bijvoorbeeld voor sociale zaken, is niet gekozen.

Artikel 3

Het eerste lid verwijst naar de adviescommissie zoals bedoeld in artikel 7:13 Awb. Door de bepalingen in het tweede en derde lid delegeert de raad de benoeming van commissieleden en plaatsvervangende leden aan het college. Er is bij de instelling van de gezamenlijke commissie niet gekozen voor een opsplitsing in aparte kamers.

Artikel 4

Het college stelt binnen de begroting de vergoedingen voor de voorzitter en de leden van de commissie vast. Het gaat daarbij om een vast bedrag per keer dat de commissie bij elkaar komt voor een hoorzitting. Daarnaast betreft het een vergoeding van de reis- en verblijfkosten.

Artikel 5

Hoewel in de Awb nergens over een secretaris wordt gesproken, is het gebruikelijk dat een commissie beschikt over een secretaris ter ondersteuning van de werkzaamheden. De secretaris en plaatsvervanger worden aangewezen door het college.

Artikel 6

Er is voor gekozen om de benoeming van de commissieleden te laten gelden voor vier jaar, zonder koppeling aan de bestuurlijke zittingsperiode. Een lid kan in principe bij zijn ontslag zelf het tijdstip van dat ontslag bepalen. Ter voorko-ming van een onderbezetting van de commissie, is echter bepaald dat een lid dat ontslag neemt zijn/haar functie blijft vervullen tot in de opvolging is voorzien.

Artikel 7

In de Awb (artikelen 6:5 t/m 6:15) wordt uitgebreid aandacht geschonken aan de wijze waarop een bezwaarschrift ingediend moet worden en de daarmee samenhangende ontvankelijkheidsvragen. Met dit artikel wordt de daadwerkelijke behandeling van een ingediend bezwaarschrift door de commissie gestart. De secretaris van de commissie vervult daarin een coördinerende rol. De melding dat een commissie over het bezwaar zal adviseren, is van belang omdat hierdoor de beslistermijn van zes weken wordt verlengd tot 10 weken met een verdagingsmogelijkheid van vier weken (dus in totaal 14 weken).

Artikel 8

Ingevolge artikel 7:13 Awb beslist de commissie over onder andere de toepassing van artikel 7:4, zesde lid (achterwege laten ter inzage legging in verband met geheimhouding wegens gewichtige redenen), en 7:5, tweede lid (beslissing over openbaarheid van horen). Dit uitdrukkelijke voorschrift maakt het niet mogelijk dat deze bevoegdheid door de voorzitter, de secretaris of een ander lid van de commissie wordt uitgeoefend. De hiervoor aangehaalde bepalingen zijn in dit artikel dan ook niet genoemd. Gelet op de relatie met artikel 7:4, zesde lid, is ook het bepaalde in artikel 7:6, vierde lid Awb, hier niet vermeld. Er is voor gekozen om de in dit artikel opgenomen bevoegdheden uit de Awb door de secretaris (namens de voorzitter) te laten uitoefenen. Dit komt de snelheid in de afdoening ten goede.

In relatie tot de betreffende bepalingen uit de Awb wordt het hierna volgende opgemerkt.

- artikel 2:1, tweede lid Een bestuursorgaan kan van een gemachtigde een schriftelijke machtiging verlangen. Dit is een facultatieve bepaling. Van de bevoegdheid kan gebruik gemaakt worden.

- artikel 6:6 In dit artikel is bepaald dat een bezwaarschrift niet-ontvankelijk kan worden verklaard als niet aan alle vereisten is voldaan. Voorwaarde is wel dat de indiener de gelegenheid moet hebben gehad het verzuim te herstellen. In de verordening is geen vaste termijn opgenomen voor het herstellen van een verzuim. Uitgangspunt is dat er sprake moet zijn van een redelijke termijn (veelal kan worden volstaan met een termijn van twee weken na het einde van de bezwaartermijn). Enerzijds moet de indiener een reële mogelijkheid worden geboden het geconstateerde verzuim te herstel-len, anderzijds moet het niet zo zijn dat door een langere termijn de procedure wordt ver-traagd. De uiteindelijke beslissing tot het niet-ontvankelijk verklaren van een bezwaarschrift in verband met het niet herstellen van een verzuim, ligt bij het bestuursorgaan. De commissie heeft daarin een adviserende rol. Overigens zal niet zonder meer geconcludeerd mogen worden dat er in zo'n situatie sprake is van een kennelijk niet-ontvankelijk bezwaarschrift waardoor - ingevolge artikel 7:3 Awb - van het horen kan worden afgezien. Van belang is ook artikel 7:10 van de Awb waarin voorschriften zijn opgenomen voor de termijn waarbinnen op een ingediend bezwaarschrift dient te worden beslist. De beslister-mijn wordt namelijk opgeschort met ingang van de dag waarop de indiener is verzocht een verzuim als bedoeld in artikel 6:6 Awb te herstellen, tot de dag waarop het verzuim is hersteld of de daarvoor gestelde termijn ongebruikt is verstreken.

- artikel 6:17 Indien sprake is van vertegenwoordiging door een gemachtigde, moeten de op de zaak betrekking hebbende stukken in ieder geval aan de gemachtigde gezonden worden. Het is niet verplicht om in de bezwaarfase ook de stukken toe te zenden die geproduceerd zijn in de fase tussen de aanvraag en het primaire besluit.

- artikel 7:4, tweede lid Dit artikel regelt het ter inzage leggen van alle op de zaak betrekking hebbende stukken voorafgaand aan het horen. Het inzagerecht is als een van de fundamentele waarborgen voor een goed verlopende bezwaarschriftprocedure te beschouwen. Het maakt het principe van hoor en wederhoor mogelijk. Het is gekoppeld aan de hoorzitting. Wordt er niet gehoord, dan is er ook geen sprake van een verplichte ter inzage legging.

- artikel 7:6, tweede lid Ambtshalve of op verzoek kunnen belanghebbenden afzonderlijk gehoord worden, indien aannemelijk is dat gezamenlijk horen een zorgvuldige behandeling zal belemmeren of dat er reden is voor geheimhouding van bepaalde feiten of omstandigheden. De bevoegdheid om te beslissen over het afzonderlijk horen wordt in de verordening neergelegd bij de voorzitter waarbij de secretaris namens de voorzitter deze bevoegdheid uitoefent.

Artikel 9

De voorzitter van de commissie draagt er zorg voor dat al het noodzakelijke wordt gedaan om de behandeling van het bezwaarschrift genoegzaam voor te bereiden. Zo moet het mogelijk zijn om met de klager in contact te treden om nadere informatie in te winnen of bijvoorbeeld hem bij kennelijke niet-ontvankelijkheid in overweging te geven het bezwaarschrift in te trekken. In voorkomende gevallen kan het praktischer zijn dat de secretaris de gewenste inlichtingen inwint. Vandaar dat deze mogelijkheid in de verordening is opgenomen. De activiteiten bij de voorbereiding van de te behandelen zaken kunnen kosten meebrengen. Daarbij vallen gewone en bijzondere kosten te onderscheiden. Bij gewone kosten valt te denken aan bijvoorbeeld de vergoedingen voor de leden. Het inschakelen van externe deskundigen zal bijzondere kosten meebrengen. Deze kosten zijn niet voorzien in de begro-ting. In deze bepaling is voor de kosten voor getuigen of deskundigen een machtiging vooraf van het college geïntroduceerd. In dit verband verdient ook artikel 3:7 Awb aandacht. Daarin is bepaald dat het bestuursorgaan waaraan advies wordt uitgebracht, al dan niet op verzoek, de gegevens ter beschikking stelt aan de adviseur die nodig zijn voor een goede vervulling van diens taak. Het is ter beoordeling van het bestuursorgaan welke gegevens dat zullen zijn. Uit de aard van het advies van de commissie vloeit evenwel voort dat dit alle op de zaak betrekking hebbende gegevens zullen zijn. De commissie zal immers geen afgewogen oordeel kunnen uitbrengen indien gegevens worden achtergehouden.

Artikel 10

Dit artikel regelt het houden van een hoorzitting. In het tweede lid is bepaald dat bezwaarschriften welke over hetzelfde onderwerp gaan, in principe ook in dezelfde zitting behandeld worden. Op basis van artikel 7:6, lid 2 van de Awb kan echter ambtshalve of op verzoek besloten worden tot het afzonderlijk horen van belanghebbenden (zie toelichting bij artikel 8). In dat geval geldt een uitzondering op het bepaalde in het tweede lid van artikel 10. Artikel 7:3 van de Awb geeft aan in welke gevallen van het horen van belanghebbenden kan worden afgezien. Deze gevallen zijn verwoord in het derde lid van artikel 10. Het ligt voor de hand dat indien het verwerend orgaan aan het bezwaar van appellant volledig tegemoet denkt te kunnen komen en appellant het bezwaarschrift niet intrekt, het daarover met de voorzitter van de commissie contact opneemt. In dit verband wordt ook gewezen op artikel 6:18 en 6:19 Awb.

In artikel 6:18 gaat het over het tijdens het aanhangig zijn van bezwaar intrekken of wijzigen van het bestreden besluit. In artikel 6:19 wordt bepaald dat indien een bestuursorgaan zo'n intrekkings- of wijzigingsbesluit heeft genomen, het bezwaar geacht wordt mede gericht te zijn tegen het nieuwe besluit tenzij dat besluit geheel tegemoetkomt aan het bezwaar. De bevoegdheid om van het horen af te zien wordt door de verordening toegekend aan de voorzitter van de commissie. Uit praktisch oogpunt doet de secretaris doet hiervan mededeling aan belanghebbenden en verwerend orgaan. De beslissing om af te zien van horen is dus niet aan het bestuursorgaan dat het bezwaarschrift heeft ontvangen. Dat zou overigens ook niet mogelijk zijn, gelet op artikel 7:13, vierde lid, waarin onder andere is bepaald dat de commissie, voorzover bij wettelijk voorschrift niet anders is bepaald, beslist over de toepassing van artikel 7:3.

In het uiteindelijk uit te brengen advies moet hier nogmaals op teruggekomen worden. Dat is noodzakelijk omdat ingevolge artikel 7:12 Awb bij de beslissing op een bezwaarschrift, indien van het horen is afgezien, aangegeven moet worden op welke grond dat is geschied.

Artikel 11

De aanwezigheid van een vertegenwoordiger van het verwerend orgaan op de zitting is van belang, omdat daarmee kan worden voorkomen dat er een eenzijdig beeld ontstaat. Voorts is het voor een externe commissie van groot belang om van bestuurlijke zijde te vernemen hoe een beslissing tot stand is gekomen. Anders kan het voor de commissie moeilijk worden om een goede afweging te maken. Voorts is een regeling opgenomen over het desgevraagd wijzigen van het tijdstip van de zitting. Daarbij dient opgemerkt te worden dat uitstel niet altijd hoeft te worden verleend. Op verzoek van de belanghebbende kunnen door hem meegebrachte getuigen en deskundigen worden gehoord. De kosten van getuigen en deskundigen zijn voor rekening van de belanghebbende die hen heeft meegebracht.

Artikel 12

Er is geen wettelijk bezwaar tegen het horen in het kader van de bezwaarprocedure door de voorzitter en één lid van de adviescommissie, terwijl advisering door de voltallige commissie plaats vindt.

Artikel 13

Dit artikel behoeft geen toelichting.

Artikel 14

Ingevolge artikel 7:5, tweede lid Awb besluit het bestuursorgaan, voorzover niet bij wettelijk voorschrift anders is bepaald, of het horen in het openbaar plaatsvindt. In artikel 7:13, vierde lid Awb wordt deze bevoegdheid aan de commissie toegekend. In de onderhavige verordeningsbepaling is vastgelegd dat de hoorzitting in principe in het openbaar plaatsvindt. Uitzondering op deze regel blijft mogelijk, bijvoorbeeld indien bijzonder persoonlijke zaken van familiaire, medische of financiële aard of andere zaken met een vertrouwelijk karakter aan de orde komen. Voor bezwaren op het gebied van Wet voorzieningen gehandicapten, de Wet maatschappelijke ondersteuning, de Wet werk en bijstand, en de hierop gebaseerde uitvoeringsvoorschriften, de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers en de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen. is bepaald dat de hoorzitting niet in het openbaar plaatsvindt, omdat hiervan vooraf duidelijk is dat hier sprake is van bijzonder persoonlijke zaken. De hoorzitting dient overigens te worden onderscheiden van de beraadslaging van de commissie, die ingevolge artikel 17 van de verordening altijd achter gesloten deuren plaatsheeft.

Artikel 15

Artikel 7:7 Awb vereist zeer kort en bondig dat van het horen een verslag wordt gemaakt. De wijze waarop en de inhoudelijk vereisten aan het verslag worden niet door de Awb geregeld. Uit het verslag moet wel duidelijk blijken wie namens welke partij aanwezig was en wat door hen naar voren is gebracht.

Het verslag speelt ook een rol in de raadkamer en bij het advies. Als een lid afwezig is geweest bij het horen en de stemmen staken in de adviescommissie, hoeft bij de hernieuwde behandeling in de commissie niet opnieuw gehoord te worden.

Artikel 16

Een nader onderzoek kan feiten of omstandigheden aan het licht brengen die op het moment van de zitting nog niet bekend waren. Dit kan aanleiding zijn om belanghebbenden en het verwerend orgaan opnieuw te horen. De onderhavige bepaling voorziet in de mogelijkheid de commissie te verzoeken daartoe een nieuwe zitting te houden. In artikel 7:9 Awb wordt bepaald dat indien het in het hier bedoelde geval feiten of omstandigheden betreft die voor de op bezwaar te nemen beslissing van aanmerkelijk belang kunnen zijn, dit aan belanghebbenden wordt meegedeeld en dat zij opnieuw in de gelegenheid worden gesteld te worden gehoord (rechtsbeginsel hoor en wederhoor). Is de nieuwe informatie niet van aanmerkelijk belang dan kan er voor gekozen worden om de belanghebbenden in de gelegenheid te stellen schriftelijk te reageren. Een zorgvuldige procedure houdt ook in dat het bestuursorgaan zich niet rechtstreeks tot de adviescommissie kan wenden zonder dat de andere belanghebbenden in de gelegenheid worden gesteld om hun standpunt dienaangaande kenbaar te maken.

Artikel 17

Het tweede lid, onder b, is opgenomen voor die gevallen waarin het vergaderquorum wel aanwezig is, maar de commissie door afwezigheid van een of meer leden dan wel hun plaatsvervangers (of als gevolg van de toepassing van artikel 12) tijdens de besluitvorming uit een even aantal personen bestaat. Het horen kan plaatsvinden door een niet-voltallige commissie. De advisering dient plaats te vinden door een commissie die voldoet aan de eisen van artikel 7:13, eerste lid, onder a. Advisering door de voorzitter en één lid van de hoorcommissie is in strijd met artikel 7:13, eerste lid, onder a Awb. Uit het derde lid van dit artikel volgt niet dat de gehele advisering kan worden opgedragen aan de voorzitter en één lid.

Artikel 18

Volgens artikel 7:13, zesde lid Awb maakt in de bezwaarschriftprocedure het verslag van de hoorzitting deel uit van het advies van de commissie en wordt het schriftelijk uitgebracht. De beslistermijn bedraagt ingevolge artikel 7:10 van de Awb tien weken, behoudens in het geval van opschorting of met gebruikmaking van de mogelijkheid van verdaging. De onderhavige bepaling verlangt van de voorzitter van de commissie dat indien hij/zij voorziet dat de termijn als hiervoor bedoeld niet wordt gehaald, hij/zij tijdig het bestuursorgaan verzoekt de beslissing op het bezwaar te verdagen.

Artikel 19

De geldende benoemingstermijnen van de leden van de bestaande commissies van Someren en Asten lopen niet gelijk. Gelet op de noodzaak om alle leden opnieuw te benoemen als leden van de commissie die zowel bezwaarschriften van de gemeente Asten als van de gemeente Someren behandelt, is voor één benoemingstermijn gekozen, conform de zittingsduur van de leden van de commissie Someren. Binnen die termijn vindt ook een evaluatie van het functioneren van de commissie als geheel plaats.