Bevoegdhedenregeling gemeente Asten 2010

Ondertekening

TOELICHTING Bevoegdhedenregeling Asten 2010

Toelichting Bevoegdhedenregeling Asten 2010

Deze toelichting maakt integraal onderdeel uit van de Bevoegdhedenregeling

1.        Algemeen

Bij een gemeente moeten burgemeester en wethouders vaak honderden beslissingen per dag nemen. Het is logisch dat het College deze beslissingen niet allemaal zelf kan nemen. Een manier om dit probleem op te lossen is door bevoegdheden te mandateren aan anderen. Hierdoor kan het werk feitelijk worden uitgevoerd door ambtenaren, die ondergeschikt zijn aan het College en voor wie het College ook primair verantwoordelijk is.

In principe is geen specifieke wettelijke basis nodig om de bevoegdheden te mandateren. Echter, de aard van een bevoegdheid kan zich verzetten tegen mandatering. Soms ook blijkt uit een wettelijke regeling dat een bestuursbevoegdheid niet mag worden gemandateerd.

In artikel 10:3 Algemene wet bestuursrecht is mandatering van een aantal bevoegdheden uitdrukkelijk verboden.

Bij het verlenen van een mandaat blijft de mandaatgever primair verantwoordelijk voor de besluiten die genomen worden. Een in mandaat genomen besluit geldt als een besluit van het bestuursorgaan.

De mandaatgever kan algemene of bijzondere aanwijzingen geven aan degene die namens hem een beslissing neemt. Ook kan de mandaatgever inlichtingen vragen. Hij kan zelfs te allen tijde zelf  de bevoegdheid uitoefenen zonder hiervoor het mandaat te hoeven intrekken. Het besluit moet uitdrukkelijk vermelden namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen.

Een mandaatbesluit kan zowel algemeen zijn, als een bepaald geval betreffen. Het kan aan één of meerdere gemandateerden worden verleend. Dit moet in principe schriftelijk gebeuren. Mandaat om een besluit te nemen omvat tevens het vaststellen van een ontwerp-besluit.

Indien het bevoegde bestuursorgaan hiermee instemt, kan ondergemandateerd worden.

2.        Uitgangspunten Bevoegdhedenregeling Asten

In het Organisatiebesluit zijn de uitgangspunten voor de wijze van inrichting en functioneren van de gemeentelijke organisatie vastgelegd. In dit besluit is opgenomen dat het college danwel de burgemeester hun bevoegdheid tot het nemen van besluiten, niet zijnde algemeen verbindende voorschriften, zoveel mogelijk mandateren aan ambtenaren. Het organisatiebesluit geeft daarbij grenzen aan (o.a. geen mandaat bij strijd met beleidsregel, bij politieke gevoeligheid, bij ongewenste precedentwerking) die zijn verwerkt in deze algemene mandaatregeling.

Met deze regeling geeft het college en de burgemeester invulling aan de algemene bedrijfsmatige uitgangspunten van de gemeente Asten. Voor speciale gevallen kan het college danwel de burgemeester een afzonderlijk mandaatbesluit nemen.

Deze regeling wordt gekenmerkt door de volgende onderdelen:

• toedeling van bevoegdheden volgt direct uit het register, volgens één stramien, voor zover mogelijk met vermelding van de wettelijke grondslag

• bevoegdheden worden opgedragen o.a. aan de directie en afdelingshoofden; uit het Organisatiebesluit volgt de omvang van directie (de secretaris is voorzitter) en de indeling in afdelingen.

• er wordt uitgegaan van een eenduidige verdeling van budgetbevoegdheden op grond van de Regeling inzake budgethouderschap: een totaalbudgethouder (secretaris), deelbudgethouders (afdelingshoofden), aangewezen hiërarchisch ondergeschikte budgethouders, en projectbudgethouders.

• Alleen directie en afdelingshoofden zijn bevoegd tot het verlenen van ondermandaten

• In beginsel worden mandaten aan functies verleend, niet aan personen. In ondermandaat kan voor persoonlijk mandaat worden gekozen

• In beginsel worden bevoegdheden niet aan portefeuillehouders opgedragen; er zijn enkele uitzonderingen

• degene die het besluit in mandaat neemt, ondertekent het ook

• de ondertekening van besluiten van het bestuursorgaan zelf is gemandateerd aan afdelingshoofden; ondermandaat is mogelijk

• beslissingen op bezwaar en beslissingen tot het instellen van (hoger) beroep worden niet gemandateerd

• het verdient aanbeveling de regeling uit te werken in instructies per afdeling/ taakveld, waarin onder meer kwesties van bestuurlijk gevoelige zaken en dergelijke te regelen

• Voor besluitvorming met betrokkenheid van meerdere organisatieonderdelen of instanties gelden overleg- en coördinatieprocedures

• In 2008 zijn diverse bevoegdheden opgedragen aan het Werkplein Helmond; binnen de kaders van deze regeling zijn specifieke afspraken gemaakt

• Er is een relatie met de productenlijst van de gemeente Asten; de verantwoordelijkheid voor actuele informatie over en beheer van producten maakt onderdeel uit van de gemandateerde bevoegdheid zoals opgenomen in het register.

Mandaatbesluiten worden geregistreerd op een besluitenlijst en ter kennis gebracht van het college. In mandaat genomen besluiten treden in werking conform artikel 3:40 Awb, derhalve na bekendmaking. Onder bekendmaking wordt verstaan de bekendmaking aan de aanvrager en eventueel direct belanghebbenden.

• 1.

  1.           Register van bevoegdheden

Het bij deze regeling behorende register bevat zowel bestuurs- als beheersbevoegdheden van het college en de burgemeester.

Het begrip “bestuursbevoegdheden” omvat onder meer alle bevoegdheden om een besluit in de zin van de Awb te nemen met uitzondering van de bevoegdheden tot regelgeving, voor zover deze zijn geattribueerd aan het college.

Met de term “beheersbevoegdheden” wordt gedoeld op de bevoegdheden van het college die buiten de externe beleidsfeer liggen. Het gaat in hoofdzaak om handelingen die van interne, huishoudelijke aard zijn en om handelingen die in eigen beheer worden verricht. Hierbij moet worden gedacht aan privaatrechtelijke handelingen en feitelijke handelingen.

De uitoefening van bestuursbevoegdheden in mandaat zal zich concentreren op het verrichten van publiekrechtelijke rechtshandelingen. De uitoefening van beheersbevoegdheden ziet via volmacht op het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen en via machtiging op het verrichten van feitelijke handelingen en procesvertegenwoordiging.

• 2.           Overige bevoegdheden

Deze regeling ziet op het mandateren van bevoegdheden door het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester. De bevoegdheden van de Invorderingsambtenaar en de Heffingsambtenaar zijn bij de actualisering in 2010 in deze regeling opgenomen.

Bij inwerkintreding van de wet Dualisering medebewindsbevoegdheden is een aantal bevoegdheden bij wet van de raad overgegaan naar het college. Het college kan deze bevoegdheden dus mandateren.

Voor zover de raad of andere bestuursorganen (commissies) bevoegdheden wensen over te dragen aan ambtenaren dient dit in afzonderlijke besluiten vorm te krijgen.

5.        Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1

Mandaat: mandaat is volgens artikel 10.1 Awb de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan (orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld, of enig ander persoon of college met openbaar gezag bekleed) een besluit te nemen. Dit laatste zijn volgens artikel 1:3 Awb schriftelijke beslissingen van een bestuursorgaan inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling, gericht op rechtsgevolg, bijvoorbeeld het afgeven van vergunningen en ontheffingen op grond van de algemene plaatselijke verordening. Kenmerk van mandaat is dat de bevoegdheid niet overgaat, maar in naam van de mandaatgever wordt uitgeoefend. De mandaatgever blijft dan ook verantwoordelijk voor de uitoefening van de bevoegdheid. Mandaat is eigenlijk de publiekrechtelijke tegenhanger van de volmacht uit het privaatrecht.

Volmacht: Volmacht heeft betrekking op het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen in naam van de gemeente, bijvoorbeeld het sluiten van een overeenkomst. Artikel 10:2 Awb verklaart de hele afdeling 10.1.1 Awb van toepassing op de volmacht.

Machtiging: Hiervan is sprake bij het verrichten van feitelijke handelingen. Dit zijn handelingen die geen privaatrechtelijke handelingen zijn of geen besluiten in de zin van artikel 1:3 Awb.

Feitelijke handelingen zijn bijvoorbeeld het geven van informatie, het vragen van inlichtingen, het uitbrengen van advies of het afsluiten van een straat. Artikel 10:12 Awb verklaart de hele afdeling 10.1.1 Awb over mandaat van overeenkomstige toepassing op de machtiging.

Artikel 2

De tekstuele wijziging van dit artikel maakt duidelijk dat de leidinggevende altijd ook bevoegd is.

Voorbeeld: bij afwezigheid van de bevoegde medewerker is de coördinator, bij diens afwezigheid het afdelingshoofd, en bij diens afwezigheid de directie bevoegd.

Artikel 3

Uitgangspunt van deze regeling is reeds het maximaal gebruik van mandaat; waar het desondanks mogelijk is en noodzakelijk wordt geacht verdergaand of persoonlijk ondermandaat toe te staan (deze bevoegdheid is beperkt tot directie en afdelingshoofden) is registratie wenselijk.

In elk geval gelden voor de aangewezen plaatsvervangende afdelingshoofden dezelfde bevoegdheden als voor het afdelingshoofd (in MT 7.4.2010 bekrachtigd)

Overige ondermandaatbesluiten worden aangeleverd bij de beheerder van het register.

Artikel 4 en 5

In de praktijk is mandaatverlening sterk verweven met het vertrouwen van het mandaterende bestuursorgaan in degene die het mandaat uitoefent. Er moet vanuit worden gegaan dat hij dat zal doen in de geest van dat orgaan en dat bij twijfel het bestuursorgaan wordt geraadpleegd: besluiten die strijdig zijn met een beleidsregel, belangrijke politieke gevolgen of ongewenste precedentwerking hebben, of ingrijpende financiële gevolgen hebben dienen door het bestuursorgaan zelf te worden genomen. Dit heeft tevens als consequentie dat het bestuursorgaan slechts in uitzonderingsgevallen de bevoegdheid weer naar zich toetrekt. Bij de toepassing van onderhavige mandaatregeling wordt verondersteld dat deze vertrouwensbasis aanwezig is binnen onze organisatie.

Toegevoegd is een bepaling over de actualiteit van een mandaat bij veranderende wetgeving, evenals specifieke overgangsbepalingen in verband met de WRO.

Beslissingen op bezwaar worden niet gemandateerd. Dit betekent dat ook niet worden gemandateerd de beslissingen tot het instellen van (hoger) beroep.

In geval van persoonlijke betrokkenheid  of de schijn hiervan bij de behandeling van een dossier, dient een collega, die niet persoonlijk betrokken is, de behandeling van het desbetreffende dossier over te nemen. Persoonlijk betrokken is een ambtenaar in ieder geval wegens bloed- en aanverwantschap, en wanneer de dossiers betrekking hebben op mensen uit zijn of haar vrienden- en/ of kennissenkring.

Artikel 5, lid 3 en artikel 6

Een speciale vorm van mandaat is het ondertekeningsmandaat. Dit betreft de mogelijkheid om de bevoegdheid tot ondertekening van beslissingen te mandateren aan anderen. Uit het ondertekende besluit moet blijken dat het besluit door het bevoegde bestuursorgaan zelf is genomen.

In artikel 10:11 Awb en artikel 59a Gemeentewet is hiervoor een speciale bepaling opgenomen. In principe is ondertekeningsmandaat toegestaan, tenzij de aard van de in het besluit uitgeoefende bevoegdheid zich ertegen verzet of indien het wettelijk is verboden.

Artikel 6

De ondertekening is aangepast aan de nieuwe huisstijl. Er is gekozen voor een persoonlijke ondertekening. De kenbaarheid vereist dat eenduidig is te herleiden dat een functionaris bevoegd is. In het register zijn de functionele bevoegdheden geregistreerd per afdeling en/of per team, en als zodanig te herleiden. Afdelingshoofden vermelden wel hun functie bij de ondertekening.

Toegevoegd is de wijze van ondertekening namens de Invorderings- en Heffingsambtenaar.

Artikel 7

 In verband met de ontwikkeling van de afdeling Publiekszaken heeft het college eerder besloten tot een overgangsregeling tot 1 mei 2009. Om die reden wordt inwerkingtreding met een terugwerkingsbepaling tot en met die datum voorgesteld

Voor het register met bevoegdheden zie www.asten.nl