Financiële verordening BEL Combinatie 2020

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. BEL Combinatie: de Werkorganisatie BEL-Gemeenten, zoals bedoeld in artikel 2 van de Gemeenschappelijke Regeling Blaricum Eemnes Laren, welke thans wordt genoemd de BEL Combinatie;

• b. administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de BEL Combinatie en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• c. doeltreffendheid: de mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

• d. doelmatigheid: het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.

• e. financiële administratie: het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie van de BEL Combinatie, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

  • a.

    de financieel-economische positie;

  • b.

    het financiële beheer;

  • c.

    het weerstandsvermogen en risicobeheersing;

  • d.

    de uitvoering van de begroting;

  • e.

    het afwikkelen van vorderingen en schulden;

  • f.

    alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover;

• f. het Algemeen Bestuur: het Algemeen Bestuur als bedoeld in artikel 8 van de Gemeenschappelijke Regeling Blaricum Eemnes Laren;

• g. het Dagelijks Bestuur: het Dagelijks Bestuur als bedoeld in artikel 12 van de Gemeenschappelijke Regeling Blaricum Eemnes Laren;

• h. rechtmatigheid: het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten;

• i. taakveld: de eenheid waarin programma’s zijn onderverdeeld;

• j. team: organisatorische eenheid binnen de BEL Combinatie die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directie heeft.

Artikel 2. Programma-indeling

• 1. Het Algemeen Bestuur stelt bij aanvang van iedere bestuursperiode de programma-indeling voor die bestuursperiode vast.

• 2. Het Algemeen Bestuur bepaalt bij aanvang van iedere bestuursperiode over welke onderwerpen zij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 3. Inrichting begroting

• 1. Het Dagelijks Bestuur stelt jaarlijks een meerjarenbegroting en een ontwerpbegroting van inkomsten en uitgaven voor het komend dienstjaar op, voorzien van de nodige toelichting en specificaties. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 2. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming en de investeringen.

Artikel 4. Kaders begroting

• 1. Het Algemeen Bestuur stelt jaarlijks een nota vast met de kaders voor het beleid en de financiële kaders voor de begroting van het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.

• 2. In de begroting wordt geen post onvoorzien opgenomen.

Artikel 5. Relatie Programma’s, taakvelden, en kostenplaatsen

• 1. Bij iedere programmabegroting en jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de taakvelden aan de programma’s. Dit overzicht wordt aangeduid als uitvoeringsinformatie.

• 2. Bij de uitvoeringsinformatie wordt een overzicht gegeven van de toedeling van kostenplaatsen aan de taakvelden.

Artikel 6. Uitvoering begroting

• 1. Het Dagelijks Bestuur waarborgt dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt.

• 2. Het Algemeen Bestuur draagt er, ten aanzien van de uitvoeringsinformatie, zorg voor dat:

  • a.

    de lasten en baten, door middel van kostentoerekening, eenduidig zijn toegewezen aan de kostencategorieën;

  • b.

    de budgetten uit de uitvoeringsinformatie en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vaststelling van de uiteenzetting van de financiële positie.

Artikel 7. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1. Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma en investeringskredieten.

• 2. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur zodra ze verwacht dat de lasten van een programma de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden, of de baten van een programma de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van een begrotingswijziging wijzigingen op de geautoriseerde baten en lasten per programma.

• 3. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur zodra ze verwacht dat de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijden, of als er investeringsuitgaven zijn voor een niet-geautoriseerde investering. Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van een investeringsvoorstel wijzigingen op de geautoriseerde investeringskredieten.

Artikel 8. Tussentijdse rapportage

• 1. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur door middel van tussentijdse rapportage over de realisatie van de begroting van de gemeenschappelijke regeling.

• 2. De tussenrapportage bevat in ieder geval:

  • a.

    de stand van zaken van de programma’s;

  • b.

    de realisatie op de baten en lasten inclusief prognose voor de rest van het jaar;

  • c.

    het verwachte resultaat voor bestemming;

  • d.

    een toelichting op de afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten in de begroting groter dan €10.000;

  • e.

    de realisatie en raming van de uitputting van de investeringskredieten.

Artikel 9. De Jaarrekening

• 1. Het Dagelijks Bestuur maakt jaarlijks de jaarrekening van het voorafgaande jaar op. De jaarrekening bevat in ieder geval:

  • a.

    een overzicht van de baten en lasten per kostencategorie, overzicht van de lasten op overhead, en het taakveldoverzicht;

  • b.

    een verslag van de bedrijfsvoering, met aandacht voor: de doelmatigheid en de doeltreffendheid van de bedrijfsvoering, de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven, en de dienstverlening.

• 2. In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

Artikel 10. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. Materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening.

• 2. Het saldo van agio, disagio en boeterente bij het afsluiten of oversluiten van een geldlening wordt geactiveerd. De afschrijvingstermijn is maximaal de looptijd van de lening.

• 3. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 4. Kosten voor onderzoek en ontwikkeling worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 5. Bijdrage aan derden worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 6. De afschrijving van activa start bij de ingebruikname van het desbetreffende goed, waarbij als uitgangspunt 1 januari van het jaar na ingebruikname wordt genomen.

• 7. De rente wordt berekend over de boekwaarde per 1 januari.

Artikel 11. Voorziening voor oninbare vorderingen

• 1. Vorderingen en schulden worden gewaardeerd tegen nominale waarden.

• 2. Voor de vorderingen op derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op de inbaarheid van de openstaande vorderingen.

• 3. In afwijking van het eerste en tweede lid worden vorderingen en schulden bij andere publieke lichamen in beginsel niet betrokken in de berekening van de voorziening voor oninbare vorderingen.

Artikel 12. Reserves en voorzieningen

Bij de begroting en jaarstukken is een overzicht aanwezig van de reserves en voorzieningen waarin aan de orde komt:

• a. de vorming en besteding van reserves;

• b. de vorming, doelstelling en besteding voorzieningen;

• c. de toerekening en verwerking van rente over de reserves.

Artikel 13. Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten ook de overheadkosten, de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en en de bespaarde rente voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

• 2. Voor het bepalen van de directe en indirecte kosten worden de bepalingen in de notitie overhead van de commissie BBV in acht genomen.

• 3. Bij de directe kosten worden de bijdragen aan en onttrekkingen van reserves en voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa meegenomen, evenals de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa.

• 4. Voor de inzet van materiële activa worden naast directe kosten, indirecte kosten en afschrijvingskosten de rente voor de financiering van het actief toegerekend. Deze rente is een vergoeding voor de inzet van vreemd vermogen en van eigen vermogen. De rentepercentages voor deze vergoeding worden bij de behandeling van de begroting vastgesteld.

• 5. Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijn de activa, bedoeld in het eerste lid, wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld. De omslagrente wordt bepaald door het rentetotaal van de opgenomen langlopende en kortlopende geldleningen te delen door de boekwaarde per begin begrotingsjaar van de vaste activa. Zowel de rente als de vaste activa vallend onder projectfinanciering worden niet meegenomen in de omslagrente.

  • a.

    Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen en diensten voor derden, wordt op basis van de begrotingscijfers een gemiddeld opslagtarief per toe te rekenen werkuur bepaald. Dit wordt berekend door alle begrote overheadkosten te delen door het begrote totale aantal direct toe te rekenen uren. Bij de realisatie van kosten wordt dit opslagtarief vermenigvuldigd met het aantal daadwerkelijk ingezette uren.

• 6. In afwijking van het eerste lid worden bij vennootschapsbelastingplichtige activiteiten alleen de rentekosten voor de inzet van vreemd vermogen aan de kostprijs toegerekend. Bij projectfinanciering worden dan de werkelijke rentekosten toegerekend.

Artikel 16. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

• a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen;

• b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten etc.;

• c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten;

• e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het glevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 17. Financiële organisatie

Het Dagelijks Bestuur zorgt voor en legt vast:

• a. een eenduidige indeling van de werkorganisatie en een eenduidig toewijzing van taken aan de teams;

• b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e. de te maken afspraken met de teams over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f. de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van baten en lasten aan de taakvelden;

• g. het beleid en de interne regels voor de inkoop en aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• h. Het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen;

• opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 18. Interne controle

• 1. Het Dagelijks Bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel en verbetering.

• 2. Het Dagelijks Bestuur zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de BEL Combinatie. Bij afwijkingen in de registratie neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Artikel 20. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2020, met dien verstande dat zij van toepassing is op de jaarrekening, het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

• 2. Deze verordening wordt aangeduid als de “Financiële verordening BEL Combinatie 2020”.