Treasury statuut

Hoofdstuk 1 DEFINITIES

Artikel 1.1 Begrippenkader

Belegging: Het uitzetten van eigen vermogen en andere financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar.

Financiering:Het aantrekken van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar.

Financieringsplanning: Een langjarige prognose van in- en uitgaande geldstromen, voortvloeiende uit de gemeentelijke investeringen, verstrekkingen van leningen aan derden en de financiering daarvan en de belegging van overtollige middelen.

Garantie: Een borgstelling waarbij de gemeente Baarn zich tegenover een geldverstrekker verbindt een of meerdere vorderingen van een geldverstrekker op een debiteur te voldoen indien de debiteur niet aan zijn betalingsverplichtingen kan voldoen.

Geldstromenbeheer: Al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te verplaatsen zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer).

Intern liquiditeitsrisico: De risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitenplanning en de meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen.

Kasgeldlening: Opname of uitzetting van geldmiddelen voor korte termijn (van 1 week tot 12 maanden).

Kasgeldlimiet: Een bedrag op basis van de Wet fido ter grootte van een percentage van het totaal van de lasten in de jaarbegroting van de gemeente bij aanvang van het jaar.

Koersrisico: Het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen.

Kredietrisico: Het risico op een waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij.

Liquiditeitenbeheer: Het aantrekken en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar.

Liquiditeitsbehoefte: De behoefte aan geldmiddelen.

Liquiditeitenplanning: Een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld per tijdseenheid.

Liquiditeitspositie: Het totaal van de rekeningcourantsaldi, kasgeld- en daggeldleningen.

Medium term note (MTN): Verhandelbare schuldbekentenis als onderdeel van een obligatielening, uitgegeven door een overheid.

Onderhandse geldleningen: Leningen waarbij de voorwaarden van de lening in onderling overleg met de geld gevende partij worden vastgesteld.

Publieke taak: De overheid kan/mag iets tot haar publieke taak rekenen wanneer het particuliere bedrijfsleven niet of tegen bijzonder hoge kosten in een voorziening voorziet, waardoor deze niet of voor velen niet bereikbaar is en ten laste komt van de openbare kas.

Rating: De inschatting van de kans op eventuele wanbetalingen bij toekomstige rente- en aflossingsbetalingen op schuldpapier.

Relatiebeheer: Het onderhouden van relaties met partijen die actief zijn op financiële markten, waaronder banken en geldmakelaars.

Renterisico: Het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de gemeente door rentewijzigingen.

Renterisiconorm: De norm waarmee de vaste schuld – verminderd met verstrekte leningen – jaarlijks maximaal een renteherziening mag ondergaan. Bedoeling hiervan is het vermijden van renteschokken. Gemeenten die – per saldo – een schuld lager dan € 2,5 miljoen hebben, zijn vrijgesteld van deze verplichting.

Rentetypische looptijd: Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding.

Rentevisie: Toekomstverwachting over de renteontwikkeling.

Ruddo: Uitvoeringsregeling “uitzettingen en derivaten decentrale overheden” samenhangend met de Wet financiering decentrale overheden (Wet fido).

Saldobeheer: Het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen.

Solvabiliteit: De mate waarin de organisatie op lange termijn aan zijn financiële verplichtingen kan voldoen. Het betreft het eigen vermogen versus het totaal vermogen.

Treasurer: Degene die binnen de gemeentelijke organisatie is belast met de uitvoering van de treasuryfunctie binnen het treasurystatuut en de paragraaf financiering.

Treasuryfunctie: De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De treasuryfunctie bestaat uit vier deelfuncties: risicobeheer, gemeentefinanciering, kasbeheer en debiteuren- en crediteurenbeheer.

Ufdo: Uitvoeringsregeling Wet financiering decentrale overheden (Wet fido).

Uitzetting: Het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van één jaar of langer.

Vaste schuld: Schuldtitels met een looptijd van minimaal één jaar en één dag.

Vlottende schuld: Schuldtitels met een looptijd van maximaal één jaar.

Wet fido: Wet financiering decentrale overheden.

Wet Hof: Wet houdbare overheidsfinanciën.

Artikel 1.2 Algemene doelstellingen van de treasuryfunctie

De treasuryfunctie van de gemeente Baarn heeft als doel:

• 1.

  Het beschermen van gemeentelijke vermogens- en (rente)resultaten tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, koersrisico’s, liquiditeitsrisico’s en kredietrisico’s (risicobeheer);

• 2.

  Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities (gemeentefinanciering);

• 3.

  Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet fido respectievelijk de limieten en richtlijnen van dit statuut (gemeentefinanciering);

• 4.

  Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities (kasbeheer);

• 5.

  Het genereren van informatie ter ondersteuning van het te voeren treasurybeleid en de af te leggen verantwoording over het gevoerde beleid (AO/IC en informatievoorziening).

Hoofdstuk 2 RISICOBEHEER

Artikel 2.1 Uitgangspunten risicobeheer

Voor risicobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten:

• 1.

  De gemeente mag leningen of garanties uit hoofde van de “publieke taak” uitsluitend verstrekken aan door het College goedgekeurde derde partijen, waarbij vooraf informatie wordt ingewonnen bij de Treasurer over de financiële positie en de kredietwaardigheid van de betreffende partij;

• 2.

  De gemeente kan middelen uitzetten uit hoofde van de treasuryfunctie wanneer deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Het prudente karakter van deze uitzettingen wordt gewaarborgd middels de richtlijnen en limieten van dit treasurystatuut;

• 3.

  Het uitzetten van geldmiddelen in de vorm van aandelen is verboden, behoudens bij Vitens en BNG en bij bestuursorganen in de zin van de Awb die voor de uitoefening van een publieke taak een BV of NV structuur hebben;

• 4.

  Het beleid betreffende financiering is gericht op spreiding van toekomstige renterisico’s. Hierdoor wordt voorkomen dat een ongewenst budgettaire belasting kan ontstaan in een jaar waarin voor een substantieel deel van de leningportefeuille hoog rentende leningen c.q. leningconversies moeten worden gesloten;

• 5.

  Het gebruik van derivaten is niet toegestaan;

• 6.

  Het uitzetten van geldmiddelen in de vorm van deelnemingen in rechtspersonen, maatschappen en verenigingen, zoals opgenomen in artikel 160 lid 2 van de Gemeentewet, is alleen toegestaan op basis van een besluit van de raad dat de vereiste goedkeuring heeft van de provincie.

Artikel 2.2 Renterisicobeheer

De gemeente Baarn voert het renterisicobeheer als volgt uit:

• 1.

  De kasgeldlimiet wordt niet overschreden conform de Wet fido, tenzij de toezichthouder op aanvraag ontheffing heeft verleend. In de vigerende Uitvoeringsregeling Financiering decentrale overheden geldt voor gemeenten het vastgestelde percentage van 8,5%, met een minimum van € 300.000. Indien de gemeente voor het derde achtereenvolgende kwartaal de kasgeldlimiet overschrijdt, stelt het daarvan de toezichthouder op de hoogte en legt ter goedkeuring een plan voor om binnen de kasgeldlimiet te blijven aan de toezichthouder;

• 2.

  De renterisiconorm wordt niet overschreden conform de Wet fido, tenzij de toezichthouder op aanvraag ontheffing heeft verleend. In de vigerende Uitvoeringsregeling Financiering decentrale overheden bedraagt het voor gemeenten geldende percentage 20%, met een minimum van € 2.500.000;

• 3.

  Nieuwe leningen/uitzettingen/vervroegde aflossingen op bestaande leningen worden afgestemd op de bestaande financiële positie van de gemeente Baarn en de liquiditeitenplanning;

• 4.

  De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening/uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand;

• 5.

  Binnen de kaders gesteld onder lid 3 en lid 4, streeft de gemeente naar spreiding in de rentetypische looptijden van leningen en uitzettingen;

• 6.

  Het te voeren en gevoerde beleid op renterisicobeheer wordt toegelicht in de paragraaf financiering van de programmabegroting, de programmarekening en indien relevant in de tussentijdse rapportage.

Artikel 2.3 Koersrisicobeheer

• 1.

  De gemeente beperkt de koersrisico’s op uitzettingen uit hoofde van treasury, door daarbij uitsluitend de volgende producten te hanteren: rekening courant, spaarrekening, daggeld, deposito’s en medium term notes (MTN).

• 2.

  Tevens beperkt de gemeente de koersrisico’s door conform artikel 4.5 de looptijd van de uitzettingen af te stemmen op de liquiditeitenplanning.

Artikel 2.4 Kredietrisicobeheer

Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van treasury gelden de volgende uitgangspunten:

• 1.

  Overtollige financiële middelen moeten en mogen uitsluitend bij de Nederlandse Staat worden uitgezet. Hiervoor zijn twee uitzonderingsbepalingen opgenomen:

  A. Gerekend over een kwartaal mag een drempelbedrag (gelijk aan 0,75% van het begrotingstotaal) op dagbasis buiten de schatkist van het Rijk gehouden worden;

  B. Het uitlenen van (tijdelijk- of structureel) overtollige middelen tussen decentrale overheden onderling is toegestaan onder voorwaarden van:

  a) De leningen worden verstrekt voor de publieke taak;

  b) Er is tussen de decentrale overheden geen sprake van een toezichthouderrelatie.

• 2.

  Bij het verstrekken van leningen en garanties uit hoofde van de publieke taak worden zoveel mogelijk zekerheden of garanties geëist;

• 3.

  Het is niet toegestaan gelden aan te trekken met het enkele doel de middelen tegen een hoger rendement uit te zetten;

• 4.

  Tijdelijk overtollige gelden van aangetrokken leningen voor projectfinanciering worden bij de Nederlandse Staat onder gebracht.

Artikel 2.5 Intern liquiditeitsrisicobeheer

De gemeente Baarn beperkt haar liquiditeitsrisico door haar treasury activiteiten (aantrekken van kortlopende en/of langlopende geldleningen) te baseren op de liquiditeitsbegroting en –behoefte in relatie tot de bestaande lening portefeuille en meerjarig investeringsprogramma.

Artikel 2.6 Valutarisicobeheer

Valutarisico’s worden in de gemeente uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in euro’s.

Hoofdstuk 3 GEMEENTEFINANCIERING

Artikel 3.1 Aantrekken van lang vreemd vermogen

• 1.

  Bij het aantrekken van financieringen voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

• 2.

  Financieringen worden enkel aangetrokken voor de uitoefening van de publieke taak;

• 3.

  Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen te gebruiken om het renteresultaat te optimaliseren;

• 4.

  Investeringen groter dan € 1.000.000 wordt gefinancierd met langlopende lineaire geldleningen waarvan de rentetypische looptijd gelijk loopt met de afschrijvingstermijn van de investering;

• 5.

  Toegestane instrumenten bij het aantrekken van financieringen zijn: onderhandse leningen en medium term notes (MTN);

• 6.

  Er wordt gestreefd naar concurrentiewerking door het aanvragen van twee offertes alvorens een financiering wordt aangetrokken. De beschikbaarheid van meerdere offertes is echter in het besluitvormingstraject afhankelijk van de marktsituatie en de medewerking van de gevraagde financiële instelling;

• 7.

  Langlopende geldleningen worden uitsluitend opgenomen bij Nederlandse banken met triple A rating;

• 8.

  Het aantrekken van middelen op lange termijn is voorbehouden aan het college;

• 9.

  Voordat de treasurer het collegebesluit voorbereid tot het aantrekken van langlopende middelen toetst de concerncontroller het voorgenomen besluit;

• 10.

  Het aantrekken van financieringen met het oogmerk deze winstgevend weg te zetten is niet toegestaan.

Artikel 3.2 Langlopende uitzettingen

Bij het uitzetten van middelen uit hoofde van de treasuryfunctie voor een periode van één jaar en langer gelden de volgende uitgangspunten:

• 1.

  Uitzettingen worden uitsluitend gedaan onder de in artikel 2.2, 2.3 en 2.4 genoemde voorwaarden;

• 2.

  Uitzettingen van overtollige middelen worden in eerste instantie bij de Nederlandse Staat onder gebracht;

• 3.

  Overtollige middelen mogen ook bij mede overheden en gemeenschappelijke regelingen worden uitgezet. De voorwaarde is dat geen toezichthouderrelatie bestaat;

• 4.

  Er wordt per decentrale overheid of gemeenschappelijke regeling maximaal € 1.000.000 uitgezet om risico’s te spreiden.

Artikel 3.3 Leningen en garanties

Voor te verstrekken leningen en garanties vanaf het moment van inwerkingtreding van dit statuut, gelden de volgende bepalingen:

• 1.

  De gemeente Baarn verstrekt geen uitzettingen anders dan genoemd in artikel 3.2;

• 2.

  Het verstrekken van leningen anders dan genoemd in artikel 3.2 moet plaatsvinden middels een expliciet beslispunt bij het collegebesluit;

• 3.

  Het verstrekken van garanties op geldleningen is voorbehouden aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Baarn;

• 4.

  Het rendement op het uit te zetten vermogen moet in overeenstemming zijn met geldende kapitaalmarkttarieven bij de verschillende financiële relaties van de gemeente Baarn;

• 5.

  Er worden geen leningen verstrekt uit hoofde van de uitoefening van de publieke taak zonder zekerheden of garanties;

• 6.

  Ten gunste van personeel of politieke ambtsdragers worden geen contracten gesloten voor hypothecaire leningen of garanties op de verstrekking van hypothecaire leningen door andere financiële instellingen.

Artikel 3.4 Relatiebeheer

De gemeente beoogt het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten en hiervoor gelden de volgende uitgangspunten:

Bankrelaties moeten wat betreft hun kredietwaardigheid voldoen aan triple A rating.

Artikel 3.5 Professionaliteit

De gemeente kwalificeert zich in het financiële verkeer als niet-professioneel.

Hoofdstuk 4 KASBEHEER

Artikel 4.1 Geldstromenbeheer

Om de kosten van het geldstromenbeheer te beperken wordt:

• 1.

  Het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op gemeenteniveau op elkaar en de liquiditeitenplanning af te stemmen. Hierbij wordt toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig worden nagekomen;

• 2.

  Het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd binnen één bank;

• 3.

  In de gemeente Baarn worden kassen aangehouden bij de teams Burgercontact en Informatie;

• 4.

  De teammanagers van de in lid 3 genoemde teams zijn verantwoordelijk voor het beheer van de kas.

Artikel 4.2 Saldo- en Liquiditeitenbeheer

Voor het saldobeheer en het liquiditeitenbeheer gelden de volgende specifieke richtlijnen:

• 1.

  De gemeente streeft naar concentratie van de liquiditeiten binnen één rentecompensatiecircuit bij de bank met de gunstigste condities;

• 2.

  Indien een liquiditeitsbehoefte ontstaat dan kan de gemeente kortlopende middelen aantrekken. Hierbij wordt – conform artikel 2.2 lid 1 - de kasgeldlimiet niet overschreden;

• 3.

  Bij het aantrekken van vermogen zijn de bepalingen van artikel 3.1 van toepassing;

• 4.

  Toegestane instrumenten bij het aantrekken van kortlopende middelen zijn daggeld, kasgeldleningen en kredietlimiet op rekening courant;

• 5.

  Bij het uitzetten van vermogen zijn de bepalingen en limieten van artikel 3.2 van toepassing;

• 6.

  Toegestane instrumenten bij het uitzetten van gelden voor een periode korter dan één jaar zijn rekening-courant en bij de Nederlandse Staat;

• 7.

  Bij het extern uitzetten van gelden korter dan één jaar zijn slechts de in artikel 2.4 genoemde tegenpartijen toegestaan;

• 8.

  Jaarlijks rapporteert het college in de paragraaf financiering van de programmarekening over het saldo- en liquiditeitenbeheer;

• 9.

  Gezien het kortlopende karakter en de opgenomen restricties in de artikelen 3.1 en 3.2 vindt hiervoor geen afzonderlijke toets door de concerncontroller plaats.

Hoofdstuk 5 ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE en INTERNE CONTROLE

Artikel 5.1 Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle

Voor de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten op het gebied van administratieve organisatie en interne controle:

• 1.

  De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd;

• 2.

  Bevoegdheden zijn via delegatie en mandaat nader schriftelijk vastgelegd;

• 3.

  Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden:

  a) minimaal twee functionarissen autoriseren iedere transactie (het vier-ogenprincipe);

  b) de uitvoering en controle gebeurt door afzonderlijke functionarissen;

  c) de uitvoering en registratie in de financiële administratie gebeurt door afzonderlijke functionarissen.

• 4.

  Tegenpartijen worden gevraagd bevestigingen van iedere transactie te versturen naar de financiële administratie;

• 5.

  De transacties worden onmiddellijk geregistreerd door de Medewerker Bedrijfsvoering Financiën en gecontroleerd door de functionaris die de transactie heeft afgesloten;

• 6.

  De administratieve organisatie en interne controle waarborgen dat:

  a) de uitvoering rechtmatig en doelmatig is;

  b) de treasury-activiteiten adequaat kunnen worden uitgevoerd en bijgestuurd;

  c) de juistheid, tijdigheid en volledigheid van de informatie verzekerd zijn.

Artikel 5.2 Plaats in de organisatie

De verantwoordelijkheid voor de treasuryfunctie is bij de gemeente Baarn ondergebracht bij het team Intern Advies. De uitvoering van de treasuryfunctie ligt bij het team Informatie.

Artikel 5.3 Verantwoordelijkheden

De verantwoordelijkheden voor de treasuryfunctie van de gemeente Baarn staan in onderstaande tabel gedefinieerd.

Artikel 5.4 Bevoegdheden

In onderstaande tabel staan bevoegdheden voor treasury activiteiten weergegeven en de daarbij benodigde fiattering.

* Een van de Adviseurs Financieel Beleid vervult de rol van treasurer, de coördinator planning & control is de eerste plaatsvervanger van deze functionaris. De tweede plaatsvervanger is de teammanager Informatie. Het college van burgemeester en wethouders geeft goedkeuring aan het aanwijzen van deze specifieke functionarissen.

** Een van de Medewerkers Bedrijfsvoering Financiële Administratie vervult de rol van kassier, een tweede Medewerker Bedrijfsvoering Financiële Administratie is de plaatsvervanger van deze functionaris.

Artikel 5.5 Informatievoorziening

Het opnemen van leningen groter dan € 1.000.000.

Het college informeert conform artikel 2.7 uit de Financiële verordening ex art. 212 Gemeentewet gemeente Baarn 2019, buiten de begroting om, in ieder geval via een raadsvoorstel of raadsinformatiebrief vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen;

Het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 1.000.000.

Het college informeert conform artikel 2.7 uit de Financiële verordening ex art. 212 Gemeentewet gemeente Baarn 2019, buiten de begroting om, in ieder geval via een raadsvoorstel of raadsinformatiebrief vooraf de raad en neemt pas een besluit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen;

Informatie financieringsbehoefte vooraf

De informatievoorziening over een financieringsbehoefte vindt plaats bij het investeringsbesluit door de raad. Daarnaast worden de financieringbehoeften beschreven in de “paragraaf financiering”, behorend bij de meerjarenbegroting van de gemeente Baarn”.

Hoofdstuk 6 INWERKINGTREDING en CITEERTITEL

Artikel 6.1 Inwerkingtreding en slotbepaling

De regeling "Treasurystatuut 2017" in te trekken met ingang van de in het derde lid genoemde datum.

De regeling kan worden geciteerd als “Treasurystatuut gemeente Baarn 2019”.

Dit statuut treedt in werking met ingang van januari 2019.