Klachtenregeling Ongewenste Omgangsvormen en Vertrouwenspersonen

1. Het bestuur benoemt één of meer vertrouwenspersonen en informeert de OR.

2. De vertrouwenspersoon is voor de uitvoering van zijn taak uitsluitend verantwoording schuldig aan het bestuur en is voor wat betreft zijn taakuitoefening als vertrouwenspersoon, niet ondergeschikt aan een leidinggevende.

3. De vertrouwenspersoon :

• ·

  Vervult geen managementfunctie

• ·

  Is geen lid van de Ondernemingsraad of het Georganiseerd Overleg.

Lid 1. De taken en bevoegdheden van de vertrouwenspersonen zijn:

• ·

  het fungeren als aanspreekpunt voor de medewerker die is geconfronteerd met ongewenst gedrag;

• ·

  het opvangen, begeleiden en van advies dienen van de klager, evenals het zonodig doorverwijzen naar Bedrijfsmaatschappelijk Werk;

• ·

  Het inwinnen van inlichtingen die noodzakelijk zijn om tot een goed inzicht te komen omtrent de melding en de mogelijkheden om te komen tot een oplossing;

• ·

  het door middel van het inschakelen van een deskundige of bemiddelaar c.q. mediator trachten tot een oplossing te komen, in casu tot het stoppen van het ongewenste gedrag;

• ·

  het adviseren c.q. behulpzaam zijn van de klager over eventueel verder te nemen stappen;

• ·

  het ondersteunen en begeleiden van de medewerker die is geconfronteerd met ongewenst gedrag bij het indienen van een klacht bij de klachtencommissie, alsmede bij het horen door de klachtencommissie;

• ·

  het verlenen van nazorg aan de medewerker die is geconfronteerd met ongewenst gedrag;

• ·

  De vertrouwenspersoon kan zich ontrekken aan zijn taak indien zijn onpartijdigheid in het geding is;

• ·

  De vertrouwenspersoon kan zich aan zijn taak ontrekken als de klager binnen hetzelfde team of dezelfde afdeling werkzaam is als hijzelf;

• ·

  Het verzorgen van voorlichting en publiciteit over zijn taken aan medewerkers;

• ·

  De coördinator vertrouwenspersonen maakt een jaarverslag.

De vertrouwenspersonen verrichten in principe geen handelingen ten behoeve van de klager dan met instemming van betrokkene.

Lid 2. Geheimhouding

De vertrouwenspersonen zijn gehouden aan geheimhouding van de hem/haar ter kennis gekomen feiten die de privacy van de klager/aangeklaagde, die is geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen, kunnen schaden. Slechts met uitdrukkelijke toestemming van de betrokken medewerker (klager) kan hiervan worden afgeweken. Deze plicht tot geheimhouding vervalt niet nadat de vertrouwenspersonen niet meer als zodanig werkzaam zijn. De geheimhoudingsplicht geldt, voor zover wettelijke bepalingen niet anders bepalen.

Lid 3. Verschoningsrecht

Aan de vertrouwenspersonen komt het recht van verschoning toe. Het verschoningsrecht geldt, voor zover wettelijke bepalingen niet anders bepalen.

Lid 4. Faciliteiten vertrouwenspersoon

• ·

  De vertrouwenspersonen kunnen – voor het zo goed mogelijk vervullen van zijn/haar taak – gesprekken voeren met klagers binnen en buiten de gebouwen van de organisatie.

• ·

  De vertrouwenspersonen kunnen in het kader van de hem/haar opgelegde taak besluiten gesprekken te voeren met anderen dan de klagers die zich tot hem/haar wenden.

• ·

  De vertrouwenspersonen worden in de gelegenheid gesteld zich ten behoeve van een melding of klacht te oriënteren op algemene zaken betreffende de organisatie, als ook op specifieke zaken die met een melding of klacht te maken hebben.

• ·

  De vertrouwenspersonen zijn bevoegd externe deskundigen te raadplegen. Indien hiervoor budget moet worden vrijgemaakt vindt dit plaats in overleg met het bevoegd gezag.

Lid 1. Samenstelling externe klachtencommissie

Het bestuur benoemt in overleg met de OR de leden en de voorzitter van de klachtencommissie.

De leden en de voorzitter van de klachtencommissie zijn niet werkzaam bij gemeente Barendrecht. De klachtencommissie bestaat uit een jurist en een gedragskundige. De klachtencommissie wordt ondersteund door een externe secretaris. Voor de voorzitter en voor elk lid van de klachtencommissie wordt een plaatsvervangend voorzitter en een plaatsvervangend lid aangesteld. Ook de plaatsvervangende voorzitter

en de plaatsvervangende leden zijn niet werkzaam bij de gemeente Barendrecht. De commissie bestaat zowel uit mannen als uit vrouwen.

Lid 2. Taken van de klachtencommissie

De taken van de klachtencommissie zijn: het beoordelen van de ontvankelijkheid van een klacht, het verrichten van een feitenonderzoek, het rapporteren over de bevindingen van de klachtencommissie naar aanleiding van een onderzochte klacht, het uitbrengen van een advies aan het bestuur en het uitbrengen van een jaarverslag over de werkzaamheden in het voorgaande kalenderjaar.

Lid 3. Bevoegdheden van de klachtencommissie

De bevoegdheden van de klachtencommissie zijn:

• ·

  Het staat de klachtencommissie vrij een ieder te horen en alle benodigde informatie in te winnen voor zover zij dat nodig acht voor haar oordeelsvorming. De gevraagde informatie zal slechts gemotiveerd kunnen worden geweigerd als het verstrekken daarvan inbreuk zou maken op de privacy van een (andere) medewerker(s), tenzij de andere medewerker er geen bezwaar tegen heeft dat hij in de kwestie wordt betrokken.

• ·

  De commissie kan interne en externe deskundigen raadplegen en/of inschakelen.

• ·

  De commissie kan gevraagd en ongevraagd advies geven om een voorlopige voorziening te treffen, indien dit voor het welzijn van de direct betrokkenen noodzakelijk is of indien sprake is van een voor één of meer direct betrokkenen onhoudbare situatie.

• ·

  De commissie oordeelt over de al dan niet gegrondheid van de klacht en adviseert ten aanzien van de te nemen maatregelen.

• ·

  De leden van de klachtencommissie mogen niet direct of indirect betrokken zijn bij het onderwerp waarover een klacht is ingediend. Klager en/of aangeklaagde kan in dit geval een lid van de klachtencommissie wraken. Een verzoek tot wraking dient deugdelijk te zijn gemotiveerd. Leden van de klachtencommissie kunnen zich verschonen.

• ·

  Ingeval van wraking en/of verschoning wordt de plaats van het betreffende lid van de klachtencommissie ingenomen door een plaatsvervangend lid.

· De klacht wordt schriftelijk aanhangig gemaakt door de klager (daarbij eventueel begeleid door de vertrouwenspersoon) bij de klachtencommissie.

· De schriftelijke klacht dient te worden gezonden aan de secretaris van de klachtencommissie.

· In de schriftelijke klacht geeft de klager de klacht aan, de naam van de aangeklaagde en de periode waarbinnen een en ander heeft plaatsgevonden. Eveneens wordt een beschrijving gegeven van de door de klager al ondernomen stappen.

· De klager dient eveneens aan te geven of hij ondersteuning wenst van de vertrouwenspersoon van de organisatie.

· Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen.

Lid 1: Na ontvangst van de klacht, licht de externe secretaris het bestuur in over het feit dat een klacht is ontvangen en wie de klager en aangeklaagde zijn. De secretaris verschaft geen informatie over de inhoud van de klacht aan het bestuur.

Lid 2: Indien de klacht ontvankelijk is verklaard wordt de aangeklaagde daarvan door de secretaris schriftelijk in kennis gesteld. Bij de schriftelijke uitnodiging van de aangeklaagde om voor de klachtencommissie te verschijnen wordt de klacht van de klager in kopie meegezonden.

Lid 3:Bij de behandeling van de klacht hoort de klachtencommissie de klager, de aangeklaagde en eventueel getuigen. Klager en aangeklaagde kunnen zich laten bijstaan door een persoon van hun keuze.

Ten aanzien van de hoorzittingen van de klachtencommissie geldt het onderstaande:

• ·

  de klager en aangeklaagde worden buiten aanwezigheid van elkaar gehoord;

• ·

  de zittingen van de klachtencommissie zijn besloten;

• ·

  van iedere zitting wordt door de secretaris een schriftelijk verslag opgemaakt;

• ·

  de klager en aangeklaagde hebben, tenzij naar het oordeel van de commissie zwaarwegende omstandigheden zich daartegen verzetten, recht op inzage van alle geaccordeerde verslagen;

• ·

  klager en aangeklaagde worden in een tweede ronde van hoor en wederhoor in de gelegenheid gesteld hun zienswijze op de verslagen dan wel bevindingen kenbaar te maken en/of kunnen daarop, binnen een door de commissie aan te geven termijn, schriftelijk reageren.

• ·

  De betrokkenen bij klachten over ongewenste omgangsvormen hebben een verschijningsplicht.

Lid 4 : De klachtencommissie brengt binnen zes weken na ontvangst van de klacht schriftelijk advies uit aan het bestuur met afschriften aan de klager en de aangeklaagde. Indien de termijn van zes weken niet kan worden gehaald, wordt dit, met redenen omkleed, aan de klager en de aangeklaagde meegedeeld. De termijn kan met maximaal twee weken worden overschreden.

Lid 5: Het advies van de commissie omvat in ieder geval onderstaande punten:

• ·

  de gegevens van klager en aangeklaagde en de hiërarchieke dan wel functionele relatie ten opzichte van elkaar;

• ·

  de inhoud van de klacht;

• ·

  de gronden waarop de klacht ontvankelijk is verklaard;

• ·

  de gronden waarop de klacht al dan niet gegrond wordt verklaard;

• ·

  het advies aan de directie inzake te nemen maatregelen.

Lid 1 : Het bestuur neemt binnen twee weken na ontvangst van het advies van de klachtencommissie een besluit.

Lid 2 : Het bestuur licht klager, aangeklaagde en de klachtencommissie in over het genomen besluit.

Lid 3 : Indien het bestuur in afwijking van het advies van de klachtencommissie beslist, geeft hij met argumenten aan waarom van het advies wordt afgeweken.

De leden van de klachtencommissie en hun plaatsvervangers, evenals de secretaris van de commissie en voorts alle (direct) betrokkenen, zijn verplicht tot geheimhouding van al wat hen ter kennis is gekomen.

Analoog aan de bescherming die leden van de OR genieten tegen benadeling, zullen (gewezen) vertrouwenspersonen en (gewezen) leden van de klachtencommissie niet in hun positie binnen de gemeente worden geschaad vanwege betrokkenheid bij een klachtenprocedure zoals neergelegd in deze regeling.