Notitie evenementenbeleid 2009

Ondertekening

Bijlage 1: Evenementen omschrijving in de APV

Artikel 2.24 Begripsomschrijving

• 1.

  In deze afdeling wordt onder evenement verstaan elke voor publiek toegankelijke verrichtingvan vermaak, met uitzondering van:

• a.

  bioscoopvoorstellingen als bedoeld in de Wet op de filmvertoningen;

• b.

  markten als bedoeld in artikel 160 eerste lid onder h van de Gemeentewet;

• c.

  kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen;

• d.

  het in een inrichting in de zin van de Drank- en Horecawet gelegenheid geven tot dansen;

• e.

  betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties;

• f.

  activiteiten als bedoeld in de artikelen 2.9 en 2.40 van deze verordening.

  • 2.

    Onder evenement wordt mede verstaan

• a.

  een herdenkingsplechtigheid;

• b.

  een braderie, autoshow of snuffelmarkt met commercieel oogmerk;

• c.

  een optocht, niet zijnde een betoging als bedoeld in artikel 2.3 van deze verordening, op de weg;

• d.

  een feest, muziek- of theatervoorstelling of wedstrijd op of aan de weg.

• e.

  een klein evenement.

  • 3.

    Onder klein evenement wordt verstaan een straatfeest of buurtbarbecue op een dag.

Artikel 2.25 Evenement

• 2.

  Geen vergunning is vereist voor een klein evenement, indien:

  • a.

    het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 50 personen;

  • b.

    het evenement op een werkdag of een zaterdag plaatsvindt tussen 10 en 24 uur of op een zon- of feestdag tussen 13 en 23 uur;

  • c.

    geen muziek ten gehore wordt gebracht op een werkdag of een zaterdag voor 10 en na 23 uur of op een zon- of feestdag voor 13 en na 22 uur.

  • d.

    het evenement niet plaatsvindt op de rijbaan, (brom)fietspad of parkeerplaats of anderszins een belemmering vormt voor het verkeer en de hulpdiensten;

  • e.

    slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 10 m2 per object;

  • f.

    er een organisator is;

  • g.

    de organisator uiterlijk 5 werkdagen voorafgaand aan het evenement daarvan melding heeft gedaan aan de burgemeester.

• 3.

  De burgemeester kan binnen 3 werkdagen na ontvangst van de melding besluiten het organiseren van een evenement als bedoeld in het tweede lid te verbieden, indien daardoor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu in gevaar komt.

• 4.

  Het verbod van het eerste lid geldt niet voor een wedstrijd op of aan de weg, voor zover in het geregeld onderwerp wordt voorzien door artikel 10 juncto 148, van de Wegenverkeerswet.

Artikel 2.26 Ordeverstoring

Het is verboden bij een evenement de orde te verstoren.

Artikel 2.53 Hinderlijk drankgebruik

• 1.

  Het is verboden binnen de gemeentegrenzen op een weg alcoholhoudende drank te nuttigen of aangebroken flessen, blikjes en dergelijke met alcoholhoudende drank bij zich te hebben.

• 2.

  Het bepaalde in het eerste lid geldt niet voor:

…

• c.

  het gebied, waarbinnen een klein evenement als bedoeld in artikel 2.24, derde lid, valt.

  • 3.

    Het college kan ontheffing verlenen van het in het eerste lid gestelde verbod.

Bijlage 2: Soorten evenementen uiteengezet

Een evenement is vergunningsplichtig als er activiteiten plaatsvinden die niet voldoen aan APV 2.25 lid 2 en gevolgen hebben voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu.

Middelgrote evenementen

(Een van) de volgende situaties zijn dan van toepassing:

• -

  Er is een wegafzetting/ straatafzetting nodig: de vergunning is nodig omdat de gemeente moet weten of verkeer en vooral openbaar vervoer (busverbindingen) omgeleid moet worden;

• -

  Er wordt versterkte muziek gespeeld: Te denken valt aan een de aanwezigheid van een disco of een live optreden van een band. De vergunning is nodig omdat de geluidsnormen worden overschreden en er geluidsoverlast kan optreden. Hiervoor moet een ontheffing worden aangevraagd. Afhankelijk van het tijdstip waarop versterkte muziek wordt gespeeld wordt er een geluidsnorm opgelegd. Voor bijvoorbeeld het spelen van versterkte muziek in de avonduren in de buitenlucht geldt een maximum van 95 dB gemeten op 10 meter afstand van de bron;

• -

  Er wordt subsidie aangevraagd: Er moet een vergunning worden aangevraagd als men een evenement wil financieren met een door de gemeente beschikbaar gestelde subsidie.

Activiteiten bij natuurijs

Uitzondering op de regel is de aanvraag voor activiteiten bij een natuurijsbaan, zoals een koffie en koekstal en versterkte muziek: de gemeente kan bepalen binnen wat voor termijn activiteiten bij een natuurijsbaan aangevraagd worden. De motivatie hiervoor is dat het weer niet een maand van tevoren voorspeld kan worden. Weersverwachtingen kunnen meestal voor 5 dagen gedaan worden. Gelet op de trend (doorvriezen of dooien) zou het realistisch kunnen zijn om dan een termijn van een paar dagen aan te houden voor het aanvragen voor activiteiten bij natuurijs. De werkelijke termijnbepaling gebeurt dan in overleg met politie en brandweer.

Grote evenementen

Voor grote evenementen moet altijd een vergunning aangevraagd worden. De reden hiervan is dat er bij deze vorm meer gemeentelijke ondersteuning is. Grote evenementen geven in het algemeen enige tot grote overlast voor de omgeving. Het gaat om saamhorigheid, leefbaarheid, ontspanning en vermaak op wijk-, gemeente- of regioniveau. Dergelijke evenementen voldoen aan de volgende voorwaarden:

a) ze zijn relatief groot van omvang: Het aantal deelnemers bedraagt ongeveer 150 bezoekers of meer;

b) ze vinden overdag en/of in de vroege avonduren plaats;

c) qua tijd kunnen ze over meerdere dagen uitlopen;

d) er geldt een eindtijd van 24.00 uur, ook voor muziek;

e) ze hebben een verstrekkende geluidsproductie. De maximale geluidsnorm wordt per evenement beoordeeld.

f) ze kunnen beslag leggen op gemeentelijke faciliteiten (bijvoorbeeld een sporthal).

Bij grote evenementen speelt coördinatie vooraf een grote rol. Dergelijke evenementen dienen ruim van te voren aangevraagd te worden, omdat er meer gemeentelijke ondersteuning en voorbereiding nodig is dan bij vergunningsplichtige kleine evenementen. Afhankelijk van de grootte en de benodigde inzet moet medeadvies gevraagd worden aan belanghebbende instanties. Voor grote evenementen wordt daarom de evenementencoördinator geraadpleegd. Een belangrijke voorwaarde voor grote evenementen is dat de organisator een plan van aanpak moet hebben, waarin duidelijk vermeld staat wat de organisator van plan is en regelt. De verantwoordelijkheden van de organisator enerzijds en de gemeente anderzijds moeten, afhankelijk van het soort evenement, vooraf bepaald worden en in het plan van aanpak verwerkt zijn.

Bijlage 3: Overzicht vergunningen/ontheffingen bij een evenement

Bij de verlening van de evenementenvergunning zijn in hoofdzaak de volgende regelingen betrokken:

• Algemene Wet Bestuursrecht (AwB)

• Gemeentewet

• Algemene Plaatselijke Verordening Barendrecht (APV)

• Bouwverordening/gebruiksvergunning

• Wegenverkeerswet/ Reglement verkeersregels en verkeerstekens 1990

Alle activiteiten, die in de onder de noemer ‘evenement’ worden geschaard, vallen onder vier artikelen van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV): de artikelen 2.24. (begripsomschrijving) 2.25(Evenement) en 2.26. (Ordeverstoring). Een extra bepaling voor het schenken van zwak zwakalcoholische dranken bij een klein evenement is geregeld in APV 2.53, lid 2, sub c (Hinderlijk drankgebruik). Een overzicht van de APV bepalingen staat onder bijlage 1.

Als een organisator een evenement wil gaan organiseren, dan is het nodig dat, afhankelijk van het soort evenement, de organisator aanvullende vergunningen zal moeten aanvragen. Hieronder volgt een overzicht van de wettelijk bepaalde vergunningen/ontheffingen die bij een evenement aangevraagd moeten worden.

Ontheffing Drank en Horeca wet/ Exploitatievergunning

Voor het mogen schenken en verkopen van zwakalcoholische dranken op de openbare weg is een ontheffing noodzakelijk op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet. Deze ontheffing kan worden verstrekt bij een bijzondere gelegenheid van zeer tijdelijke aard (een aaneengesloten periode van maximaal twaalf dagen). De verstrekking van de zwakalcoholische dranken dient onder onmiddellijke leiding te staan van een persoon van tenminste 21 jaar, die voldoet aan de zedelijkheidseisen en in het bezit is van een verklaring Sociale Hygiëne. Daarnaast wordt als eis gesteld dat het gebruik van drugs te allen tijde verboden is. Het gecombineerde gebruik van drugs en alcohol, wat in de praktijk voor veel problemen zorgt, moet voorkomen worden.

Gebruiksbesluit

Betreft het een evenement in een gebouw (bijvoorbeeld een loods of sporthal) dan dient het bouwwerk te voldoen aan het Gebruiksbesluit. Het plaatsen van een tent of ander besloten bouwsel is verbonden aan een aantal landelijke veiligheidsvoorschriften. De controle van de brandveiligheid wordt gedaan door de brandweer. De afdeling Brandveiligheid van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond beoordeelt de aanvraag of gebruiksmelding op dit besluit. Voor een tent of ander bouwsel en op terrassen voor of aansluitend op horecagelegenheden gelden voornoemde voorschriften eveneens. De technische eisen van (tijdelijke) bouwwerken worden gecontroleerd door de bouwkundig inspecteur openbare ruimte van de gemeente.

Kansspelvergunning

Op basis voor de Wet op de kansspelen dient voor het organiseren van een kansspel een aparte aanvraag te worden gedaan voor een vergunning. Alleen als het een klein kansspel is, zoals verwoord in de Wet op de kansspelen, dan is er een meldingsplicht. Voor een evenement kan een vergunning worden verleend, als het de opbrengst van een kansspel aan een goed doel, dat het algemeen belang dient, ter beschikking stelt. De vergunning wordt verleend door burgemeester en wethouders van de gemeente waar de aanwijzing van de winnaars zal geschieden. Bij een gezamenlijke waarde van prijzen en premies van maximaal €4500 kan een willekeurig persoon worden aangewezen. Overschrijdt deze waarde het bedrag van €4500, dan moet de prijsbepaling door een notaris geschieden.

Vuurwerkvergunning

Voor het mogen afsteken van vuurwerk bij een evenement dient bij de Dienst Centraal Milieubeheer Rijnmond (DCMR) een vuurwerkvergunning te worden aangevraagd. De gemeente geeft in dit geval alleen bij goedkeuring van de locatie.

Vergunning buiten de gemeente Barendrecht en bij regionale instanties

Vindt het evenement in meerdere gemeenten plaats, dan moet in elke gemeente apart de benodigde vergunningen worden aangevraagd. In enkele gevallen is het verplicht een vergunning aan te vragen bij een regionale instantie, zoals het waterschap, of bij een verbonden partij, zoals het Natuur en Recreatieschap IJsselmonde (NRIJ). Te denken valt aan een evenement, dat op of bij een natuurgebied plaatsvindt. Wil men een groot evenement organiseren op privé terrein, dan is toestemming van de eigenaar van dat terrein nodig. Te allen tijde is de APV in Barendrecht van toepassing. In de toekomst zal er meer inspanning worden geleverd om het evenementenbeleid en de APV’s van Barendrecht en omliggende gemeenten op elkaar af te stemmen. Dit wordt gedaan om vergunningverlening voor evenementen, die in meerdere gemeenten plaatsvinden, te vereenvoudigen en te stroomlijnen.

Bijlage 4: Aanvullende bepalingen evenementenbeleid

Good Citizenship, Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en Duurzaamheid

Barendrecht zou graag willen zien dat ondernemers iets terugdoen voor de Barendrechtse bevolking. In het kader van maatschappelijk verantwoord ondernemen zouden ondernemers(verenigingen) dan bijvoorbeeld een bijdrage kunnen leveren aan evenementen. Zo heeft de Rabobank bijvoorbeeld in een interview met medewerkers van Beleid aangegeven meer te willen doen aan sponsoring van regionale evenementen. Daarnaast zou Barendrecht graag willen zien dat evenementen duurzamer worden. Zo kan men bijvoorbeeld denken aan een reductie in het gebruik van wegwerpartikelen, het gebruik van gerecycleerde artikelen en groene stroom.

Zondagsrust

Zoals verwoord wordt in “Barendrecht investeert in ontmoeting”, kiest Barendrecht, in plaats van de “rat race” waarin de rest van de wereld achter elkaar aan rent, voor ruimte, kwaliteit en rust. Barendrecht is van oorsprong een gemeente met een christelijke traditie, waarin een groot deel van de inwoners waarde hecht aan de zondagsrust. Vooral de inwoners van het oude gedeelte van Barendrecht hechten hier veel waarde aan. De zondagsrust wordt bijvoorbeeld al gereflecteerd in het winkeltijdenbeleid. Zo zijn er 12 zon- en feestdagen aangewezen waarop winkels in Barendrecht open mogen zijn: voor de 8 zondagen geldt dat alleen winkels in Cornelisland en Reijerwaard open mogen zijn. De reden hiervan is dat winkels in deze gebieden geen overlast geven voor de Barendrechtse inwoners.

In dit beleid zal ook de zondagsrust zijn reflectie vinden. De gemeente Barendrecht wil evenementen op zondag niet ontmoedigen, maar zij dringt er wel op aan dat evenementen op zondag een sober karakter hebben, die aansluiten op de kernwaarden rust, ruimte en kwaliteit. De nadruk van een evenement op zondag moet op ontspanning en recreatie liggen en zo min mogelijk op overlast voor direct omwonenden. De gemeente Barendrecht wil verkoop van waren tijdens een evenement op zondag niet toestaan, gezien dat gelijk wordt gesteld aan een “zondagsopenstelling”. Een uitzondering is er voor de verkoop van voedsel en drank voor directe consumptie, omdat dat in de lijn ligt van de horecanota (Paragraaf 10.2 horeca tijden evenementen en festiviteiten) en de Drank en Horecawet.

Regionale ontwikkelingen en evenementen

Gezien grote evenementen complexer worden en een regionale aantrekkingskracht hebben, is het nodig om rekening te houden met betrokken partijen binnen en buiten Barendrecht. Zo wordt veiligheid in regionaal verband steeds belangrijker. In het Regionaal Beheersplan Crisisbeheersing 2005-2008 van de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (VRR) staat geschreven dat het in de regio ontbreekt aan een uniform, regionaal evenementenbeleid. Dit betekent bijvoorbeeld dat over soortgelijke evenementen verschillend kan worden geadviseerd. Dit is volgens de VRR onwenselijk. De regels voor openbare orde en veiligheid moeten bij intergemeentelijke evenementen, zoals bijvoorbeeld een wielerronde of de Roparun, in de deelnemende gemeenten gelijk zijn. Het mag niet zo zijn dat er na de gemeentegrens andere regels voor crisisbeheersing gelden. Een uniform, regionaal evenementenbeleid, waarin openbare orde en veiligheid op elkaar is afgestemd, bevordert de communicatie bij de uitvoering.

Dit evenementenbeleid stemt zich, ten behoeve van de integraliteit en de communicatie van de uitvoering, af op de Regionale Veiligheidswijzer bij Evenementen van de VRR.

Bijlage 5: Toezicht, Handhaving, klachtenregistratie en evaluatie

Overtreding vergunningvoorschriften en klachten

Handhaving en naleving van vergunningvoorschriften is verplicht. Om overlast tegen te gaan, weegt naleving en handhaving van eindtijden, geluidsnormen en openbare orde zwaar bij de verlening van een evenementenvergunning. Hierbij wordt preventief aangekondigd dat het overtreden van de voorschriften en klachten een rol spelen bij het al dan niet afgeven van toekomstige vergunningen/ ontheffingen.

Wanneer geconstateerd wordt dat voorschriften van een vergunning worden overtreden kan de gemeente daartegen op twee manieren optreden: strafrechtelijk of bestuursrechtelijk. Het ligt in dat geval voor de hand om, na overleg met de organisatie, striktere voorschriften of beperkingen te stellen in een nieuw aangevraagde evenementenvergunning als er een overtreding of klacht is geconstateerd. Hierop zal controle plaatsvinden. Bij herhaling van de overtreding van vergunningvoorschriften of de klacht kan, gelet op de ernst, een nieuwe aanvraag worden geweigerd.

Bestuursrechtelijk

Bij niet-naleving van de vergunningvoorschriften of -beperkingen kan ingevolge artikel 1.6 APV een vergunning of ontheffing worden ingetrokken. Het evenement is echter veelal al voorbij voordat de sanctie kan worden opgelegd. Een tijdens het evenement geconstateerde (incidentele) geringe overtreding kan bijvoorbeeld reden zijn voor een waarschuwing met, indien technisch mogelijk, de oplegging van de verplichting om er onmiddellijk een einde aan te maken. Het ligt in dat geval voor de hand om bovendien, na overleg met de organisatie, striktere voorschriften of beperkingen te stellen in een nieuw aangevraagde evenementenvergunning. Hierop zal controle plaatsvinden. Bij herhaald overtreden van vergunningvoorschriften kan negatief over een nieuwe aanvraag worden beschikt. Bovendien kan bij overtreding van de voorschriften op grond van artikel 125 van de Gemeentewet bestuursdwang worden toegepast. Het bestuursorgaan kan dan een eind aan de overtreding (laten) maken. Omdat in spoedeisende gevallen uitstel om de overtreding te beëindigen niet kan worden geaccepteerd, is een schriftelijke waarschuwing (vooraankondiging) in dit geval niet nodig. Om mogelijke escalatie te voorkomen dient door de organisatie één direct aanspreekpunt en verantwoordelijke persoon aangewezen te worden. Deze persoon dient gedurende het hele evenement bereikbaar te zijn voor de hulpdiensten en de medewerkers van de gemeente. Doorgaans betreft dit de contactpersoon van de organisatie die ook de vergunning aanvraagt. In geval de brandweer al voorafgaand aan een evenement overtredingen constateert, waardoor de veiligheid van de bezoekers niet kan worden gegarandeerd, kan de verplichting worden opgelegd de overtreding te beëindigen alvorens het evenement doorgang kan vinden. De vergunning kan naar aanleiding hiervan ook worden ingetrokken.

Strafrechtelijk

Het overtreden van een voorschrift in een vergunning op grond van de APV is ook strafbaar op grond van diezelfde APV. Een opsporingsambtenaar kan in zo’n geval bevel geven een einde te maken aan een overtreding. Wanneer de politie de indruk heeft dat door haar optreden de openbare orde in gevaar wordt gebracht (door bijvoorbeeld rellen), kan alsnog proces verbaal worden opgemaakt tegen de overtreder. Dit middel helpt niet om op dat moment de overtreding te beëindigen, maar het werkt wel preventief voor de volgende keer.

Rolverdeling handhaving

Om een goede handhaving te kunnen realiseren is duidelijkheid vereist over de rolverdeling tussen de verschillende betrokkenen. De volgende rolverdeling tussen de verschillende betrokkenen wordt gehanteerd:

Politie: handhaving van openbare orde en de eindtijden, toezicht en handhaving van de regels op het gebied van verkeer, zoals omleidingen en wegafzettingen en in het bijzonder parkeren, het signaleren van overtredingen en het coördineren van een periodiek veiligheidsoverleg tussen OOV, burgers en politie;

Brandweer: controle van de algemene fysieke veiligheid;

Gemeentelijke handhavers en BOA’s: toezicht en handhaving van de regels op het gebied van bouwwerken afval, toezicht en handhaving van alle overige vergunningvoorschriften;

Dienst Centraal Milieubeheer Rijnmond (DCMR): handhaving van de geluidsnormen.

De verschillende disciplines leggen onder coördinatie van Evenementencoördinator vast op welke zaken en op welke wijze zal worden gecontroleerd en hoe er naar aanleiding van geconstateerde overtreding zal worden opgetreden.

Het werkterrein van de handhavers is vastgelegd in verschillende wetten en verordeningen. De belangrijkste in verband met evenementen zijn: Warenwet, Gezondheidswet, Vleeskeuringwet, Drank- en Horecawet, Gezondheids- en Welzijnwet voor dieren en Besluit Veiligheid attractie en speeltoestellen.

Klachtenregistratie

Naar aanleiding van een klacht vindt controle en zo nodig handhaving plaats. Alle klachten worden geregistreerd en geëvalueerd door de evenementencoördinator. Deze registratie vindt uiteindelijk centraal bij de gemeente plaats. Tijdens evenementen buiten kantooruren zal de klachtenregistratie in de eerste plaats in de meldkamer van de politie van Barendrecht plaatsvinden. Klachten kunnen ook gemeld worden bij de gemeente en de DCMR. De klachten worden uiteindelijk per evenement in een overzicht opgenomen. Vervolgens zal controle en handhaving door de ambtenaar belast met de handhaving plaatsvinden (evt. in samenwerking met brandweer, politie of andere ambtenaren). De klager wordt van de uiteindelijke afhandeling bericht. Bij een hernieuwde aanvraag wordt rekening gehouden met in het verleden ingediende klachten. In het uiterste geval kan een evenement gelet op de ernst van de klacht of vanwege herhaalde klachten worden geweigerd. Voor de registratie, behandeling, afhandeling en rapportage is de gemeente verantwoordelijk.

Evaluatie

Per groot evenement kan besloten worden een evaluatie plaats te laten vinden waarbij de brandweer, politie, de evenementencoördinator en vertegenwoordigers van de gemeente aanwezig zijn. De resultaten van dit overleg worden door middel van een rapportage voorgelegd aan burgemeester en wethouders en kunnen aanleiding zijn voor het bijstellen van het beleidskader voor de uitvoering van evenementen.

Bijlage 6: Procedure aanvraag voor evenement

Melding

Alle evenementen dienen gemeld te worden. Alleen evenementen, zoals beschreven in APV 2.25 lid 2, hoeven daarbij geen vergunning aan te vragen.

Bij een melding van een evenement moeten in ieder geval de volgende zaken doorgegeven worden:

• 1.

  Omschrijving van het evenement;

• 2.

  De contactpersoon of organisator van het evenement (en op welke manieren deze bereikbaar is);

• 3.

  De geplande datum van het evenement;

• 4.

  Het tijdstip van aanvang en de duur van het evenement;

• 5.

  De locatie van het evenement;

• 6.

  Het aantal bezoekers, respectievelijk deelnemers, dat wordt verwacht;

• 7.

  Een situatie schets met een weergave van te plaatsen voorwerpen, zoals tafels, stoelen, kleine bouwsels, parasols, etc…( in m2);

• 8.

  Op welke manier omwonenden worden geïnformeerd over het evenement;

• 9.

  Welke andere situaties voordoen die gevolgen hebben voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu (zoals het schenken van licht alcoholische dranken, licht versterkte geluidsproductie/muziek, etc…);

• 10.

  De overige maatregelen die worden genomen om een regelmatig verloop te bevorderen.

• 11.

  Het beslag dat eventueel wordt gelegd op gemeentelijke faciliteiten.

• 12.

  Of men subsidie wil aanvragen;

• 13.

  De diverse voorzieningen die getroffen worden voor onder andere sanitair, afval, verkeer, parkeren, EHBO hulpverleners en vluchtroutes voor het publiek;

Als er antwoord wordt gegeven op minimaal een van de punten 11, 12 en 13 en bij 6 het aantal bezoekers hoger is dan 50, is het evenement alsnog vergunningsplichtig.

Grote evenementen, en bij voorkeur ook middelgrote evenementen, moeten voor 1 november gemeld worden, als het evenement in het jaar daarop gehouden wordt.

Aanvraag

Voor evenementen, die niet voldoen aan APV artikel 2.25 lid 2, dient men op grond van APV 2.25. lid 1 een evenementenvergunning aan te vragen. Grote evenementen dienen uiterlijk 17 weken van te voren aangevraagd worden. Middelgrote evenementen dienen uiterlijk 12 weken van te voren aangevraagd worden. Aanvragen voor evenementen worden behandeld op volgorde van binnenkomst. Voor een vergunningaanvraag voor een middelgroot of groot evenement zoals bedoeld in dit beleid, kan de organisator een afspraak maken voor een vooroverleg met de evenementencoördinator. Doel hiervan is dat er een goed inzicht wordt verkregen in de te organiseren activiteiten. Van dit overleg wordt de schriftelijke verslaglegging gedaan door de gemeente. In het overleg worden de te nemen voorzorgsmaatregelen/ vergunningvoorwaarden alvast met de organisator doorgenomen. Verder kunnen afspraken inzake controle en handhaving worden gemaakt. De eventueel geconstateerde problemen/ klachten/ aandachtspunten worden doorgenomen.

De organisator van een evenement wordt vervolgens verzocht aanvullend een draaiboek/ verkeersplan/ veiligheidsplan/communicatieplan en zo nodig een begroting (incl. toezeggingen van sponsoren), wanneer subsidie wordt gevraagd, in te dienen bij de vergunningaanvraag.

Voor het aanvragen van een evenementenvergunning is een formulier “Evenementenvergunning” ontwikkeld. Organisatoren van evenementen zijn verplicht hiervan gebruik te maken. Het formulier is te downloaden of aan te vragen bij Publiekszaken. In de toekomst zal het mogelijk worden het formulier online in te vullen.

Verantwoordelijkheden organisator

De organisator stelt zichzelf ten doel boven alles de veiligheid van publiek, medewerkers, omstanders en publieke eigendommen na te streven. Dat wil zeggen dat de organisatie en niet de gemeentelijke diensten alle relatief kleine voorzienbare calamiteiten moet kunnen bestrijden. Daartoe is op locatie de directe leiding in handen van een leidinggevende organisator. Deze onderhoudt alle contacten met de verschillende faciliterende bedrijven (techniek, catering, etc.), hulpdiensten en gemeente.

Aan de evenementenvergunning wordt het voorschrift verbonden dat omwonenden, winkeliers e.d. vooraf door de organisatie van het evenement op de hoogte worden gebracht van het evenement en de daarbij behorende maatregelen zoals tijdstippen, verkeersafsluitingen, parkeermaatregelen enz. Hierdoor kan veel onbegrip en praktische problemen (parkeren) voorkomen worden. Als omwonenden betrokken worden bij de te maken afspraken of tenminste tijdig worden ingelicht, hebben ze er in de praktijk vaak minder problemen mee. Op die manier kunnen bezwaarschriften bij grote evenementen voorkomen worden.

Wanneer de organisator niet de eigenaar van de locatie is, maar deze ruimte of dit terrein huurt, zullen nadere afspraken moeten worden gemaakt over bijvoorbeeld de wijze van ontruimen, schoonhouden en achteraf schoonmaken en eventuele herstelwerkzaamheden. De gemeente vraagt van de organisator, indien het niet de gemeente zelf is, dan een schriftelijke afspraak met de locatie verstrekker. In deze schriftelijke verklaring verleent de locatieverstrekker toestemming voor het houden van het evenement en zijn de afspraken vastgelegd tussen de organisator van het evenement en de locatieverstrekker.

Verantwoordelijkheden gemeente

De evenementencoördinator is het aanspreekpunt voor externe aanvragers en organisatoren van evenementen. De evenementencoördinator is vanuit de gemeente verantwoordelijk voor de coördinatie en regie voor afspraken met de organisator van het evenement en andere belanghebbende partijen. Op grond van art. 172 van de Gemeentewet is de burgemeester verantwoordelijk voor handhaving van de openbare orde in zijn gemeente. Bij de uitoefening van toezicht op onder meer samenkomsten en vermakelijkheden kan hij alle bevelen geven die hij noodzakelijk acht met het oog op de bescherming van veiligheid en gezondheid. Aangezien de burgemeester verantwoordelijk is voor de openbare orde en veiligheid in de openbare ruimte, moet er duidelijkheid bestaan over wat de grens is van het terrein waar het evenement plaatsvindt en de openbare ruimte.

De hulpdiensten zijn, ieder vanuit hun eigen expertise, nadrukkelijk betrokken bij de voorbereiding van evenementen. De hulpdiensten voeren reguliere taken uit tijdens het evenement. De brandweer tracht in een vroeg stadium door proactieve maatregelen brand en rampen te voorkomen. Belangrijke hulpmiddelen daarbij zijn bouwvoorschriften en de brandbeveiligingsverordening op basis waarvan de organisator van het evenement zich moet houden aan bepaalde voorschriften of eisen. Politie, GHOR, DCMR, brandweer en bevoegde (opsporing)ambtenaren controleren en handhaven de voorschriften van de vergunning(en) en ontheffing(en). Daarnaast heeft de gemeente toezichthoudende bevoegdheden op grond van de milieuwetgeving. Naast de gemeentelijke handhavers is de Voedsel en Waren autoriteit een belangrijke handhaver van de evenementenvergunning voor wat betreft de naleving van voorschriften voor eet- en drinkwaren.

De gemeentelijke diensten als de taakvelden Wijkregie, Handhaving, Milieu en Verkeer geven in het traject bij de behandeling van de vergunningaanvraag door Publiekszaken advies. Daarbij kunnen ze eisen stellen voor wat betreft voorschriften op het gebied van hun taakveld zoals bijvoorbeeld geluid, afvalstoffen- en afvalwater- opslag en afvoer.

Procedure subsidies

Er zijn enkele subsidies die organisatoren bij de gemeente kunnen aanvragen voor evenementen. De subsidieaanvraag wordt tegelijkertijd met de evenementenvergunning ingediend. Voor het verkrijgen van een subsidie is het nodig een begroting in te dienen. De begroting moet een realistisch, gedetailleerd, transparant en controleerbaar overzicht (inclusief offertes) zijn van de te verwachten inkomsten en uitgaven met betrekking tot het evenement.

Activiteiten/projectsubsidie

De meeste evenementen voldoen voor subsidieaanvraag aan de eisen van de subsidieverordening. Voor een volledig overzicht van mogelijke subsidies kunt u het beste de Algemene Subsidieverordening Welzijnsbeleid en het besluit van het college van 22 november 2006 houdende vaststelling van beleidsregels inzake het verstrekken van subsidies, ter uitvoering van de Algemene Subsidieverordening Welzijnsbeleid 2007 raadplegen.

Wijkbudget sociaal

De makkelijkste en naar verwachting meest gebruikte subsidie zal het wijkbudget sociaal zijn. In het kader van Wijkregie wil de gemeente de sociale binding in buurten en wijken versterken. Om allerlei buurtactiviteiten te stimuleren zijn er per gebied wijkbudgetten beschikbaar om op snelle wijze het initiatief mogelijk te maken.

Het wijkbudget is bedoeld voor middelgrote buurtgerichte evenementen, zoals kerstacties, buurtfeesten, buurt- of straatbarbecues, straatspeeldagen, een wijkfeest, een kindervrijmarkt en activiteiten van de buurtvereniging etc.

Om een wijkbudget sociaal te ontvangen moet aan de volgende voorwaarden voldaan worden:

• -

  Voor het idee of activiteit moet aantoonbaar draagvlak zijn. De gemeente vraagt in dit geval om een namenlijst.

• -

  Ideeën zijn van de bewoners zelf en zij voeren deze ook zelf uit, met uitzondering van verkeersomleidingen en wegafzettingen.

• -

  Alle omwonenden moeten schriftelijk worden uitgenodigd dan wel op de hoogte worden gesteld.

• -

  Het idee of de activiteit moet een bijdrage leveren aan de doelstellingen van wijkregie (schone, veilige buurt, meer sociale buurtbinding etc.).

• -

  Er zijn geen andere budgetten beschikbaar. Bijvoorbeeld van de Woningbouw- vereniging.

• -

  Bij toekenning, wordt achteraf en binnen een maand, tegen inlevering van de officiële bonnen hetafgesproken bedrag overgemaakt of uitbetaald door stichting Alle-r-hande.

• -

  De initiatiefnemer is zelf verantwoordelijk voor de organisatie en het verloop van de activiteiten.

De wijkregisseurs zijn gemandateerd om te bepalen of en hoeveel van het wijkbudget beschikbaar kan worden gesteld aan een aangevraagd middelgroot evenement. Als de aanvraag wordt goedgekeurd ontvangt de organisator van de gemeente een beschikking met voorwaarden. Na de activiteiten moeten de uitgaven worden verantwoord bij Stichting Alle-r-hande. Daarvoor dient de organisator het initiatief te nemen om telefonisch een afspraak te maken met Stichting Alle-r-hande.

Budget voor middelgrote en grote evenementen

De voorwaarden staan aangegeven in paragraaf 4.6 .

Verstrekking vergunning

Als de vergunningaanvraag geheel voldoet aan de voorwaarden en er positief is geadviseerd over de aanvraag, dan wordt voor het evenement een vergunning verleend. De evenementenvergunning wordt afgegeven door/namens de burgemeester. Deze procedure wordt dus vooral schriftelijk afgedaan. Voor de evenementen zal de vergunning uiterlijk 8 tot 6 weken voorafgaand aan het evenement worden verleend.

Bij evenementen die elk jaar plaatsvinden, zal ruim van tevoren een ingevuld exemplaar verzonden worden naar de organisator, met de vraag of het evenement voor dat jaar doorgaat en zo ja, of de organisator de wijzigingen voor dit jaar wil invullen.

Evenementenkalender

Alle grote evenementen die in Barendrecht gehouden worden, worden op een evenementenkalender geplaatst. De kalender is bedoeld om iedereen, zowel organisatoren als omwonenden, in een vroeg stadium te informeren wat voor soort evenementen gepland worden. De evenementenkalender, wat een jaarplanning is, is een belangrijk middel om evenementen qua tijd als locatie te spreiden. Bovendien kan de evenementenkalender vergeleken worden met de kalenders van omliggende gemeenten. Dit wordt dan gedaan om evenementen in de regio gelijkmatig te verspreiden en overlap van (soortgelijke) evenementen te voorkomen. In de tweede helft van september worden organisatoren via een mailing en via een advertentie in de krant opgeroepen om middelgrote en grote evenementen te melden voor de evenementenkalender. Grote evenementen, en bij voorkeur ook middelgrote evenementen, moeten middels een meldingsformulier voor 1 november gemeld worden, als het evenement in het jaar daarop gehouden wordt.

De kalender wordt in januari gepresenteerd en gepubliceerd. In januari kunnen de evenementen dan ook aan de politie doorgegeven worden voor de bestuurlijke regionale evenementenkalender, waar een deadline van 15 januari voor staat. Een groot evenement dat niet op de evenementenkalender geplaatst staat, komt in principe niet in aanmerking voor een vergunning, tenzij het college anders beslist. Het College heeft de mogelijkheid om een tijd en een locatie te reserveren op de evenementenkalender, bijvoorbeeld als er sprake is van een herdenking. De politie stelt in ieder geval als voorwaarde dat, als politie-inzet nodig is, dit uiterlijk 8 weken voor het evenement aan de politie gemeld wordt. Bij een latere indiening kan de politie inzet weigeren.

De evenementencoördinator is ‘eigenaar’ van de evenementenkalender. Hij/zij krijgt van de communicatiemedewerker externe communicatie net als andere afdelingen rechten om op internet eigen teksten aan te passen, in dit geval de evenementenkalender. Wekelijks ontvangt Interne dienstverlening Service van het servicecentrum een actueel overzicht van de lijst met verleende vergunningen voor grote en kleinere evenementen. Deze lijst gebruikt Interne dienstverlening Service o.a. voor de evenementenkalender op internet en de agenda in de gemeentekrant. Daarbij wordt meteen doorgesproken welke evenementen vanuit de gemeente op welke wijze communicatief worden ondersteund. De evenementencoördinator vervult hierbij een intermediaire functie tussen de organiserende partij (intern dan wel extern) en Interne dienstverlening Service. De senior communicatie adviseur overlegt op basis van de evenementenkalender met het college of en zo ja welke communicatie instrumenten zij nodig hebben (zoals een speech, et cetera).

Bijlage 7: Facilitaire ondersteuning Uitvoering

Verhuco: afvalinzameling en verwerking

Verhuco (reinigingsdienst) berekent voor de gemeente gemaakte kosten door voor afvalinzameling en het storten van afval. Organisatoren van evenementen, dus ook niet commerciële, dienen zelf voor afvalinzameling en verwerking te zorgen. In de praktijk komt het vooral bij kleine evenementen nog wel eens voor dat de afdeling Uitvoering een tussenschakel is met Verhuco. Verhuco wordt ook aangestuurd door de afdeling Uitvoering. De kosten van de reinigingsdienst worden dan door de Buitendienst doorberekend aan de organisatoren. De kosten voor afvalinzameling en storten van afval worden bij evenementen in principe achteraf in rekening gebracht, tenzij het college hier anders op beslist.

Podiumdelen

Het gebruik van podiumdelen heeft de gemeente inmiddels afgestoten. Organisatoren moeten deze voorzieningen voortaan inhuren bij een ondernemer.

Dranghekken

De gemeente heeft 60 dranghekken met het oogmerk deze te benutten bij calamiteiten en voor kleine evenementen als een buurtfeest, waarbij de weg afgesloten moet worden. In het belang van openbare orde kan het voorkomen dat bij een samenloop van evenementen alle dranghekken zijn uitgeleend. In dit geval zullen de organisatoren dan extra dranghekken elders moeten huren.

Vlaggenmasten

De gemeente heeft 10 vlaggenmasten. Deze zijn bestemd voor eigen gebruik van de gemeente, maar ze kunnen ook worden uitgeleend.

Stroomverbruik

Organisatoren dienen zelf te zorgen voor stroom. Tot op heden komt het veel voor dat gemeentelijke stroomkasten door organisatoren worden gebruikt en dat organisatoren een vaste prijs berekend voor stroomverbruik. De gemeente heeft geen goed zicht op het daadwerkelijke gebruik van stroomkasten en de kosten hiervan voor de gemeente. De gemeente vindt het redelijk dat zowel commerciële als niet-commerciële organisatoren moeten betalen voor het werkelijke gebruik van gemeentelijke stroomkasten.

Facturering

De afdeling Uitvoering maakt een overzicht van de totale kosten van een commercieel of niet-commercieel evenement. De gemeente stuurt na afloop van het evenement een rekening naar de organisator, veelal omdat het voor kan komen dat tijdens het evenement de organisator de gemeente om bepaalde facilitaire voorzieningen vraagt. Deze moeten ook doorberekend worden.

Bijlage 8. Beslistermijn en het besluit tot verlenen van de vergunning

Een aanvraag evenementenvergunning zal direct na ontvangst in de Blik op worden gepubliceerd. Bij grote evenementen is er de mogelijkheid voor belanghebbenden om gedurende twee weken zienswijzen naar voren te brengen. Als er geen zienswijzen worden ingediend, dan beslist de gemeente binnen op grond van artikel 1.2 van de APV jo artikel 4:13 van de AwB binnen acht weken na ontvangst van de aanvraag.

Als deze termijn niet wordt gehaald, moet de aanvrager van de vergunning hiervan schriftelijk op de hoogte worden gesteld. Zienswijzen worden in de definitieve afweging om wel of geen vergunning te verlenen meegenomen. De beslissing kan dan worden verdaagd volgens het 2e lid van artikel 1.2 met een termijn van nog ten hoogste acht weken.

De vergunning zal vervolgens in het weekblad de Blik op Barendrecht worden gepubliceerd zodat belanghebbenden een beroepsmogelijkheid hebben conform de AwB. Op basis van de Uniforme Openbare Voorbereidingsprocedure (AwB 4.3.) dienen eventuele bezwaren op het besluit om een evenementenvergunning te verlenen bij het College.

De burgemeester krijgt periodiek een overzicht van de verleende vergunningen.

Niet behandelen of verlenen van een vergunning:

Op grond van artikel 1.3 lid 1 van de APV kan een bestuursorgaan besluiten een vergunningaanvraag niet te behandelen indien een aanvraag wordt ingediend minder dan drie weken vóór het tijdstip waarop de aanvrager de vergunning of ontheffing nodig heeft. Op grond van artikel 1.3 lid 2 van de APV kan het bestuurorgaan besluiten de in het eerste lid genoemde termijn van 4 weken met ten hoogste acht weken te verlengen. Op basis van deze twee artikelen stelt de burgemeester voor een vergunningsplichtig klein evenement dat de in het eerste lid gesteld termijn van 4 weken wordt verlengd met 1 week.

Op basis van artikel 1.8 van de APV, de algemene weigeringsgronden, kan een evenementenvergunning worden geweigerd in het belang van de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of de bescherming van het milieu.

Bijlage 9. Afbakening en samenvattend overzicht van de drie soorten evenementen binnen dit beleid

Allereerst is het van belang voor u om te weten of uw evenement meldingsplichtig is en of het een klein, middelgroot of groot evenement is. In onderstaand schema kunt u zelf een inschatting maken. De matrix dient u als volgt te lezen: Indien uw evenement op 1 of op meer punten onder bijvoorbeeld groot evenement valt, dan is er sprake van een groot evenement.