Controleverordening gemeente Barneveld

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  accountant: een door de raad benoemde:

  • •

    registeraccountant of

  • •

    accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de Accountant-Administratieconsulenten of

  • •

    organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarverslaggeving.

• b.

  accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarverslaggeving uitgevoerd door de raad benoemde accountant van:

  • •

    het getrouwe beeld van de in de jaarverslaggeving gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

  • •

    het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties;

  • •

    het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarverslaggeving met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

  • •

    de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

  • waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

• c.

  rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole gemeenten.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole de kaders vast, waaronder:

  • •

    de gunningcriteria en bijbehorende wegingsfactoren;

  • •

    de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de jaarlijkse controle van de jaarverslaggeving.

• 2.

  Voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar stelt de auditcommissie vast:

  • •

    de posten van de jaarverslaggeving met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden;

  • •

    de gemeentelijke producten en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringtoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

Artikel 3 Informatieverstrekking door college

• 1.

  Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarverslaggeving conform de geldende wet- en regelgeving en legt deze aan de accountant voor ter controle.

• 2.

  Het college zorgt er voor dat alle aan de jaarverslaggeving ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarverslaggeving bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant zonodig wordt verstrekt.

• 4.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarverslaggeving in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarverslaggeving geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt de frequentie van de uit te voeren controles, binnen het kader van de opdrachtverlening en het afgesproken budget. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

Artikel 5 Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college zorgt er voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college zorgt er voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid en de doelmatigheid, voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt.

Artikel 7 Rapportering

• 1.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen, waarvoor geen afdoende verklaringen gegeven kunnen worden, constateert en de afwijkingen leiden tot het niet-afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift van deze melding aan het college.

• 2.

  Medio het jaar voert de accountant een interim-controle uit. De interim-controle dient in een aaneengesloten tijdsblok van maximaal 4 weken plaats te vinden en uiterlijk 31 juli te worden beëindigd. Na het uitvoeren van de interim-controle brengt de accountant een managementletter uit. Hierin wordt ingegaan op te realiseren verbeterpunten.

• 3.

  De managementletter en de reactie daarop van het college worden aan de auditcommissie toegestuurd.

• 4.

  De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 5.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarverslaggeving het verslag van bevindingen alsmede de reactie hierop van het college met de auditcommissie.

• 6.

  Vòòr 1 juni van het volgende jaar worden de gecontroleerde jaarverslaggeving (inclusief accountantsverklaring), het verslag van bevindingen alsmede de reactie van het college hierop aan de raad ter beschikking gesteld.

Artikel 8 Inwerkingtreding

• 1.

  Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2008.

• 2.

  Op die datum wordt de "Controleverordening gemeente Barneveld 2004" ingetrokken.