Regeling budgetbeheer bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard

1. Het bestuur mandateert de budgetten aan de budgethouders conform de mandaatregeling.

2. Wijzigingen in de autorisaties van de budgethouders worden vastgelegd in de financiële administratie.

3. Een budgethouder is een teammanager of een directielid. Een directielid is budgethouder van de budgetten van het bestuur.

1. Budgethouders kunnen de aan hen toegewezen budgetten ondermandateren aan budgetbeheerders.

2. De budgetbeheerders met de aan hen ondergemandateerde budgetten worden vastgelegd in jaarlijks geactualiseerde ondertekende documenten. De autorisaties van de budgetbeheerders worden aan de hand van deze documenten vastgelegd in het financieel systeem.

3. Iedere wijziging in de ondergemandateerde budgetten wordt vastgelegd in een door de budgethouder ondertekend document. De wijzigingen in de autorisaties van de budgetbeheerders worden aan de hand van deze documenten vastgelegd in het financieel systeem.

4. De documenten over de autorisaties worden gearchiveerd en zijn op ieder moment raadpleegbaar voor een controle op de juistheid van de toegepaste bevoegdheden.

1. De budgethouder is binnen de gegeven mandatering verantwoordelijk voor het behalen van de doelstellingen, prestaties en resultaten van de aan hem/haar toegewezen budgetten.

2. De budgetbeheerder is onder de verantwoordelijkheid van de budgethouder belast met de realisering van de doelstellingen, prestaties en resultaten verbonden aan de aan hem/haar ondergemandateerde budgetten. De budgetbeheerder is verantwoording verschuldigd aan de budgethouder. De budgethouder blijft eindverantwoordelijk voor zijn/haar budgetten die ondergemandateerd zijn aan budgetbeheerders.

3. Tijdens afwezigheid van een budgetbeheerder is de betreffende leidinggevende/budgethouder plaatsvervanger. Het is de verantwoordelijkheid van de plaatsvervanger om alle taken van de betreffende budgetbeheerder over te nemen.

4. De budgetbeheerder is onder de verantwoordelijkheid van de budgethouder belast met bewaking en verantwoording van de besteding van het budget.

5. De budgetbeheerder is onder de verantwoordelijkheid van de budgethouder verantwoordelijk voor de door hem/haar aangeleverde gegevens ten behoeve van de financiële administratie en de documenten van de planning- & controlcyclus.

1. De budgethouder/-beheerder is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen, het doen van uitgaven en het ontvangen van inkomsten voor de producten met de bijbehorende aan hem/haar toegewezen budgetten.

2. Voor bestellingen en opdrachtverstrekkingen worden de regels gehanteerd zoals vastgelegd in de nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid en demandaatregeling.

1. De budgethouder/-beheerder accordeert de inkoopfacturen binnen 2 weken na ontvangst in zijn/haar werkvoorraad zodat de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen niet wordt overschreden. Uitgezonderd zijn de inkoopfacturen die niet conform bestelling of opdracht zijn uitgevoerd. De reden van (nog) niet accorderen dient aangegeven te worden.

2. De budgethouder/-beheerder draagt zorg voor aanlevering van gegevens m.b.t. inkomsten (subsidies, bijdragen, etc.) binnen 2 weken na ontvangst beschikking/bevestiging aan Financiën zodat de te ontvangen bedragen worden vastgelegd in het financieel systeem.

3. De budgethouder/-beheerder verstrekt aan Financiën alle gegevens die nodig zijn ten behoeve van de financiële administratie en de documenten van de Planning- & Controlcyclus.

1. Geven gevraagd en ongevraagd advies aan de budgethouder/-beheerder.

2. Bieden direct of indirect ondersteuning aan de budgethouder/-beheerder zodat deze in staat is om zijn/haar taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden uit te oefenen. De ondersteuning bestaat uit:

• a.

  Het tijdig in omloop brengen van de digitale inkoopfacturen in het document management systeem.

• b.

  Het betalen van de inkoopfacturen binnen de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen.

• c.

  Het zorgen voor de juiste, volledige en tijdige vastlegging van gegevens in het financieel systeem. In de werkprocessen is opgenomen binnen welke termijn vastlegging moet plaatsvinden.

• d.

  Het zorgen voor de juiste, volledige en tijdige financiële informatie. De informatieverzorging sluit aan op de informatiebehoefte

• e.

  Het bieden van een aanspreekpunt (financieel adviseur) voor de budgethouders/-beheerders.

1. Dreigende budgetafwijkingen op het totale budget van een product worden – indien mogelijk vooraf besproken met de budgethouder. De budgethouder besluit of de budgetafwijking via een apart voorstel of in de bestuursrapportage/jaarrekening wordt verantwoord.

2. De verwerking van budgetafwijkingen in de bestuursrapportage/bij de jaarrekening is als volgt:

• a.

  Budgetafwijkingen onder € 25.000 worden verantwoord onder ‘Overig’;

• b.

  Budgetafwijkingen boven € 25.000 worden gespecificeerd verantwoord.

3. Voor dekking van budgetafwijkingen wordt onderstaande volgorde gehanteerd:

• a.

  De budgethouder neemt een besluit over budgetafwijkingen binnen hetzelfde product;

• b.

  Het bestuur neemt een besluit over de inzet van reserves en voorzieningen, de eventuele post onvoorzien en het begrotingssaldo.

4. De volgende budgetten maken geen onderdeel uit van dekking voor budgetafwijkingen:

• a.

  kapitaallasten (rente en afschrijving);

• b.

  salariskosten.

5. Een onderschrijding op de salariskosten als gevolg van vacatures mag uitsluitend aangewend worden voor inhuur van derden of uitbesteding van werkzaamheden die in relatie staan tot de openstaande vacatures. Hierover neemt de directie een besluit.

6. Structurele budgetafwijkingen mogen alleen met structurele budgetten gedekt worden.

1. Een beroep op de post onvoorzien is slechts mogelijk indien tegelijkertijd wordt voldaan aan de volgende vier voorwaarden:

• a.

  de betreffende uitgaaf is incidenteel;

• b.

  de betreffende uitgaaf is onvermijdbaar;

• c.

  de betreffende uitgaaf in onuitstelbaar;

• d.

  de betreffende uitgaaf is onvoorzien.

2. Stelposten horen bij producten en vallen onder de verantwoordelijkheid van de betreffende budgethouder/-beheerder. Het is zijn/haar taak om invulling te geven aan de stelposten voor het lopende begrotingsjaar is vestreken.

3. De post onvoorzien en het begrotingssaldo worden beheerd door Financiën.

1. De na afloop van het boekjaar resterende budgetten van producten vallen in het rekeningresultaat, met uitzondering van derden verkregen gelden met een bestedingsplicht en of verantwoordingsplicht.

2. Een opname op de post ‘Nog te betalen/Nog te ontvangen’ is mogelijk onder de volgende voorwaarden:

• a.

  er is sprake van een financiële verplichting als in het betreffende boekjaar de levering, het werk of de dienst is uitgevoerd, maar in het volgende dienstjaar tot facturering zal leiden;

• b.

  de factuur komt overeen met de daadwerkelijke levering, het werk of de dienst;

• c.

  er is een schriftelijke onderbouwing van de financiële verplichting.

3. Een opname in de reserve ‘Overlopende passiva’ is mogelijk voor incidentele budgetten onder de voorwaarden dat de bestuurlijke en maatschappelijke noodzaak tot uitvoering vooralsnog aanwezig blijft. Hiertoe wordt een verzoek tot bestemming gedaan van het resultaat jaarrekening. Financiën adviseert hierover de budgethouder/-beheerder. Indien de aanvragen voldoen aan de gestelde voorwaarden, worden ze verwerkt in de jaarrekening

4. Over de investeringen vindt in het kader van de jaarrekening overleg plaats tussen de budgethouder/-beheerder en Financiën. Er wordt per investering bepaald of dat ze doorlopen naar het volgende boekjaar of dat ze kunnen worden afgesloten. Van de investeringen die doorlopen naar het volgende boekjaar worden de restantkredieten tijdig vastgelegd in de begroting voor dat betreffende boekjaar.

1. Budgetverantwoordelijkheid is ondeelbaar in die zin dat het niet is toegestaan dat 2 of meer budgethouders of 2 of meer budgetbeheerders dezelfde verantwoordelijkheid hebben voor hetzelfde budget.

2. De functie van budgethouder/-beheerder is onverenigbaar met de volgende functies op Financiën: de kassier, de registrerende en controlerende functie en de functie applicatiebeheerder van het financieel systeem en het document management systeem.

3. Een budgethouder/-beheerder mag inkoopfacturen waarbij belangenverstrengeling aan de orde is niet accorderen. Deze inkoopfacturen worden geaccordeerd door de plaatsvervanger.

1. Uitzonderingen op de mandatering van budgetten worden opgenomen in de jaarlijks geactualiseerde ondertekende documenten met budgetbeheerders en de aan hen gemandateerde budgetten.

2. Deze regeling is randvoorwaardelijk voor de procedure ‘Inkoopfacturen’.

3. In de gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het bestuur.