Regeling vervallen per 08-04-2016

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Beek 2012

Geldend van 24-05-2012 t/m 07-04-2016 met terugwerkende kracht vanaf 01-05-2012

Intitulé

Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Beek 2012

DE RAAD VAN DE GEMEENTE BEEK;

gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 28 februari 2012;

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet;

BESLUIT:

vast te stellen:

de “verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede de regels voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Beek 2012”.

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.

    administratie:

    het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie tenbehoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) deorganisatie van de gemeente Beek en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

  • b.

    administratieve organisatie:

    het stelsel van organisatorische maatregelen gericht op het tot stand brengen en het instand houden van de goede werking van de bestuurlijke en ambtelijke informatieverzorging ten behoeve van de verantwoordelijke leiding.

  • c.

    afdeling:

    iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die als zodanig eeneigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college heeft.

  • d.

    doelmatigheid:

    de verhouding tussen het realiseren van bepaalde prestaties en de daarvoor ingezette middelen.

  • e.

    doeltreffendheid:

    de mate waarin de beoogde (maatschappelijke) effecten van het beleid worden behaald.

  • f.

    financieel beheer:

    het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het beheer van middelen en het uitoefenen van rechten van de gemeente Beek.

  • g.

    financiële administratie:

    het onderdeel van de administratie dat omvat het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de financiële gegevens van (onderdelen van) de organisatie, teneinde te komen tot een goed inzicht in:

    • 1.

      de financieel-economische positie;

    • 2.

      het financiële beheer;

    • 3.

      de uitvoering van de begroting;

    • 4.

      het afwikkelen van vorderingen en schulden;

    • 5.

      alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.

  • h.

    planning en control:

    planning & control is het geheel van activiteiten en documenten dat duidelijk maakt wat en waarom er in een bepaalde periode moet gebeuren als uitkomst van het (bestuurlijk) proces (planning) en de tussentijdse en finale verantwoording (aan het bestuur en andere belanghebbenden) over de behaalde resultaten binnen de gestelde voorwaarden (control)

  • i.

    prestaties:

    Het leveren van goederen en/of diensten

  • j.

    rechtmatigheid:

    het in overeenstemming zijn met geldende wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen, raadsbesluiten en collegebesluiten. .

Planning- en controlcyclus

Artikel 2. Collegeprogramma

Het collegeprogramma bevat de mijl-/piketpalen voor de komende collegeperiode. De raad stelt bij de aanvang van de nieuwe raadsperiode de programma’s en een programmaindeling vast. De programma-indeling staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Laatst genoemde wijzigingen in de programma-indeling worden in het daarop volgende planning- en controldocument toegelicht en vastgesteld.

Artikel 3. Programmabegroting

  • 1. De raad stelt in de programmabegroting per programma vast:

    • a.

      de beoogde doelen en/of beoogde maatschappelijke effecten (wat willen we in deze raadsperiode bereiken?);

    • b.

      de daarvoor door de gemeente te leveren prestaties; (wat doen we daarvoor?)

    • c.

      de daarmee gemoeide baten en lasten (wat gaat dit kosten?).

  • 2. Het college stelt per programma indicatoren voor met betrekking tot de beoogde doelen en/of (maatschappelijke) effecten en/of prestaties.

  • 3. De raad stelt de indicatoren, bedoeld in het tweede lid, vast.

  • 4. Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties, de doelen en/of maatschappelijke effecten, opdat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

  • 5. In de programmabegroting wordt een overzicht gegeven van de toedeling van de producten met bijbehorende baten en lasten aan de programma’s.

  • 6. De onderverdeling van de ’producten in de programma’s staat voor de raadsperiode vast, tenzij er dringende redenen zijn tot wijzigen. Wijzigingen worden expliciet vermeld.

  • 7. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de lasten en baten per programma.

Artikel 4. Voorjaarsnota

Het college biedt jaarlijks aan de raad een voorjaarsnota aan bevattende:

  • 1.

    een tussentijdse rapportage (terugblik) over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste maanden van het lopende begrotingsjaar;

  • 2.

    een overzicht op afwijkingen, zowel wat betreft de beleidsontwikkeling als de lasten en de baten;

  • 3.

    een vooruitblik ten aanzien van de programma’s en de (verplichte) paragrafen. De vooruitblik, inclusief financieel perspectief, geldt zowel voor het lopende begrotingsjaar als voor de daarop volgende vier begrotingsjaren;

  • 4.

    op basis van de in lid 3 genoemde vooruitblik een voorstel voor de financiële kaders van de ontwerpbegroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.

  • 5.

    Bij de behandeling van de voorjaarsnota in de raad doet het college voorstellen voor wijzigingen van de geautoriseerde budgetten en investeringskredieten en bijstelling van het beleid.

Artikel 5. Najaarsnota

  • 1. Het college informeert de raad door middel van een tussentijdse rapportage (najaarsnota) over de realisatie van de programmabegroting van de gemeente over de tot aan het najaar lopende periode. De najaarsnota gaat in op afwijkingen, zowel wat betreft de lasten en de baten, de geleverde prestaties en indien daar aanleiding voor is de beoogde doelen en/of maatschappelijke effecten.

  • 2. Bij de behandeling van de najaarsnota in de raad doet het college voorstellen voor wijzigingen van de geautoriseerde budgetten en investeringskredieten en bijstelling van het beleid.

Artikel 6: Investeringen

  • 1. In de programmabegroting wordt:

    • a.

      van de nieuwe investeringen per investering het (verwachte) benodigde investeringskredietaangegeven.

    • b.

      per programma weergegeven de lopende investeringen, het bedrag van het investeringskrediet en de voortgang per investering.

  • 2. In financiële zin wordt bij het opstellen van de begroting rekening gehouden met de kapitaallasten van de nieuwe investeringen.

  • 3. Autorisatie (votering van (voorbereidings)kredieten) door de raad vindt plaats voor:

    • a.

      kredieten < € 25.000 via expliciete besluitvorming in de programmabegroting.

    • b.

      kredieten > € 25.000 via expliciete besluitvorming in de programmabegroting indien nader toegelicht is waarom van deze investering geen separaat raadsbesluit volgt (go no-go besluit.

    • c.

      Kredieten > € 25.000 zonder nadere toelichting in de programmabegroting middels een separaat raadsbesluit.

  • 4. Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor. Dit kan ook via expliciete besluitvorming via de voor- of najaarsnota.

  • 5. In de jaarrekening wordt van de lopende investeringen de uitputting van de kredieten, de actuele raming van de totale uitgaven en de verwachte einddatum van de investering weergegeven.

Artikel 7. Programmarekening

Het college legt in de programmarekening in ieder geval verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:

  • a.

    wat is bereikt;

  • b.

    welke prestaties zijn geleverd;

  • c.

    wat de baten en lasten zijn;

Artikel 8.Paragrafen

In de planning- en controldocumenten wordt aandacht besteed aan de (verplichte) paragrafen.

Uitvoering, beheersing en interne controle

Artikel 9. Uitvoering begroting

  • 1. Het college ziet erop toe dat de uitvoering van de programmabegroting rechtmatig, doeltreffend en doelmatig verloopt.

  • 2. Het college draagt er zorg voor dat de budgetten en kredieten voor investeringen passen binnen de kaders zoals geautoriseerd bij de vastgestelde programmabegroting en eventuele vastgestelde begrotingswijzigingen.

  • 3. Het college draagt er zorg voor dat de lasten van de programma’s zoals geautoriseerd in de (gewijzigde) programmabegroting niet worden overschreden.

Artikel 10. Interne controle

Het college draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de programmarekening zorg voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Financieel beleid

Artikel 11. Waarderen en afschrijven vaste activa

Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar een nota waardering en afschrijvingvaste activa aan. De raad stelt de nota vast. De nota behandelt in ieder geval:

  • a.

    de grondslagen voor activering en waardering van vaste activa;

  • b.

    de termijnen en methodieken voor afschrijving van vaste activa;

  • c.

    het moment waarop de afschrijving van vaste activa aanvangt.

Artikel 12. Reserves en voorzieningen

  • 1. Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan. De raad stelt de nota vast. De nota behandelt in ieder geval:

    • a.

      het doel, de omvang, de vorming en besteding van reserves;

    • b.

      het doel, de omvang, de vorming en besteding van voorzieningen;

    • c.

      de (methode van) toerekening en verwerking van rente over de reserves en de voorzieningen (bespaarde rente).

  • 2. Bij het vormen van een nieuwe reserve of voorziening in de tussenliggende jaren wordt vanaf dat moment in de bijlage bij de P&C-documenten het doel, de omvang, de vorming en de besteding toegelicht.

Artikel 13 Onderhoud kapitaalgoederen

Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar nota’s aan betreffende de aanwezige egalisatie voorzieningen (kapitaalgoederen vb. gebouwen). De raad stelt de nota vast. De nota behandelt in ieder geval:.

  • a.

    het beoogde onderhoudsniveau;

  • b.

    het verloop van de uitgaven uit de voorziening;

  • c.

    het meerjarig budgettair beslag op de exploitatie.

Artikel 14. Grondbeleid

Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar een nota grondbeleid aan. De raad stelt de nota vast. De nota behandelt in ieder geval:

  • a.

    de autorisatie van kredieten door de gemeenteraad;

  • b.

    vervaardigingskosten van niet in exploitatie genomen grond;

  • c.

    hoogte van de in acht te nemen marktwaarde;

  • d.

    tussentijds winst nemen;

  • e.

    de wijze van activeren van kosten.

Artikel 15. Financieringsfunctie

Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar ter kennisname een Treasurystatuut aan. Deze bevat in ieder geval regels inzake de algemene doelstellingen en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie, alsmede inzake de administratieve organisatie van de financieringsfunctie, daaronder begrepen taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening.

Artikel 16. Lokale heffingen

Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar een kadernota lokale heffingen aan.

De raad stelt de nota vast. De nota behandelt in ieder geval:

  • a.

    de samenstelling van de in Beek vastgestelde gemeentelijke belastingen en heffingen;

  • b.

    het gevoerde en te voeren beleid ten aanzien daarvan;

  • c.

    de kostendekkendheid van de heffingen;

  • d.

    de druk van de lokale belastingen en heffingen;

  • e.

    het kwijtscheldingsbeleid;

  • f.

    het tarievenbeleid.

Artikel 17. Nota weerstandsvermogen en risicomanagement

Het college biedt de raad tenminste eens in de vier jaar een nota weerstandsvermogen en risicomanagement aan. De raad stelt de nota vast. In de nota wordt in ieder geval aandacht besteed aan:

  • a.

    het risicomanagement;

  • b.

    opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen of anderszins;

  • c.

    de gewenste weerstandscapaciteit.

Financiële organisatie en administratie

Artikel 18. Administratie

  • 1.

    De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

    • a.

      het sturen en het beheersen van activiteiten en processen van de afdelingen afzonderlijk en de gemeente als geheel;

    • b.

      het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen en schulden;

    • c.

      het verschaffen van informatie aan de budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

    • d.

      het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de programmabegroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

    • e.

      het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de programmabegroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

    • f.

      de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

Artikel 19. Financiële administratie

Het college draagt er zorg voor dat:

  • a.

    de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

  • b.

    de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie en de Europese Unie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan gemeenten.

Slotbepalingen

Artikel 20. Inwerkingtreding

  • 1. Deze verordening treedt in werking per 1 mei 2012, met dien verstande dat de begroting, meerjarenraming, de jaarstukken, de uitvoeringsinformatie en de informatie aan derden en de daarbij behorende toelichtingen met ingang van de begroting voor het begrotingsjaar 2013 voldoen aan de bepalingen van deze verordening.

  • 2. Deze verordening treedt in de plaats van de “Financiële verordening gemeente Beek 2008”, zoals vastgesteld in de vergadering op 25 september 2008 van de raad van de gemeente Beek.

Artikel 21. Citeertitel

Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Beek 2012”.

Ondertekening

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Beek in zijn openbare vergadering van 22 maart 2012.
Guliël. Erven Ralf Krewinkel
De griffier Voorzitter