Reglement van orde voor de vergaderingen van de raadscommissies van de gemeente Beek

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• -

  fractie: de leden van een politieke groepering welke in de raad is vertegenwoordigd, maar die niet allen zitting hebben in de raad.

• -

  raadsfractie: enkel de leden van een politieke groepering die zitting hebben in de raad.

• -

  hospitant: raadsleden die zonder stemrecht deelnemen aan een raadscommissie, waarvan zij geen lid zijn

Artikel 2 Raadscommissies

• 1.

  De raadscommissies worden door de raad vastgesteld.

• 2.

  Bij de aanvang van elke raadsperiode stelt de raad vast hoe de verdeling van de taakvelden over de raadscommissies zal zijn. Deze verdeling geldt als regel voor de gehele raadsperiode.

Artikel 3 Bevoegdheid raadscommissies

• 1.

  De raadscommissies zijn belast met de voorbereiding van besluitvorming in de raad.

• 2.

  De raadscommissies kunnen met leden van het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester overleggen.

Artikel 4 Samenstelling raadscommissies

• 1.

  De raadscommissies bestaan uit een aantal raadsleden en een aantal niet-raadsleden. De leden worden aangewezen door de onderscheiden raadsfracties blijkens een brief van de fractievoorzitter aan de voorzitter van de gemeenteraad. De voorzitter van de gemeenteraad stelt naar rato van de fractiegrootte een adviesschema op voor de verdeling van raadscommissiezetels over de afzonderlijke raadsfracties volgens de volgende verdeelsleutel:

  • a.

    Ieder raadslid is lid van 1 commissie;

  • b.

    Een raadslid kan niet in meer dan 2 commissies zitting nemen;

  • c.

    Elke fractie is minimaal met 1 lid vertegenwoordigd in iedere commissie;

  • d.

    De fractie welke de voorzitter levert kan een extra lid in de commissie afvaardigen.

• 2.

  De leden hebben zitting gedurende een periode van vier jaren. Zij kunnen te allen tijde ontslag nemen. Aftredende leden, die blijven voldoen aan de vereisten van het lidmaatschap, oefenen hun lidmaatschap uit totdat hun opvolgers zijn benoemd. Degene die tot lid is aangewezen ter vervulling van een tussentijds ontstane vacature heeft zitting tot het einde van de zittingsperiode van het lid in wiens plaats hij/zij is aangewezen.

• 3.

  Indien een raadsfractie blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter niet langer vertegenwoordigd is in de gemeenteraad, komt automatisch het lidmaatschap van zowel de voor betreffende fractie aangewezen raadsleden als ook niet-raadsleden in alle raadscommissies te vervallen.

• 4.

  Bij tussentijdse beëindiging van het raadslidmaatschap vervalt het lidmaatschap van de raadscommissie.

• 5.

  Wanneer een lid blijkens een schriftelijk verklaring van de fractievoorzitter aan de voorzitter van de raad heeft opgehouden de fractie voor welke hij in de raadscommissie is aangewezen te vertegenwoordigen of te steunen, vervalt het lidmaatschap van de commissie.

• 6.

  De vervulling van een tussentijds ontstane vacature geschiedt zo spoedig mogelijk, nadat zij is ontstaan.

• 7.

  Een lid kan zich laten vervangen door een lid van de fractie, waartoe hij/zij behoort.

Artikel 5 Voorzitterschap raadscommissies

• 1.

  De voorzitters van de raadscommissies worden door de raad uit zijn midden benoemd.

• 2.

  De plaatsvervangend voorzitters worden uit en door de commissies benoemd.

• 3.

  De conform het eerste lid te benoemen voorzitters maken allen deel uit van verschillende fracties.

• 4.

  De voorzitter is belast met:

  • -

    het leiden van de vergadering;

  • -

    het handhaven van de orde;

  • -

    het doen naleven van dit reglement;

  • -

    wat de wet of dit reglement hem verder opdraagt;

  • -

    het verlenen van het woord, de formulering van de conclusies, waarover advisering plaatsvindt en het bepalen van de uitslag van de advisering.

Artikel 6 Secretariaat raadscommissies

• 1.

  De griffier is verantwoordelijk voor het secretariaat van de raadscommissies.

• 2.

  De griffier verricht zijn taken ingevolge deze verordening onder verantwoordelijkheid van de voorzitter.

Artikel 7 Tekenen uitgaande stukken

Alle van een raadscommissie uitgaande stukken worden door haar voorzitter en/of griffier ondertekend.

Artikel 8 Verstrekken van inlichtingen door ambtenaren en deskundigen

De voorzitter is bevoegd, eigener beweging of op uitnodiging van de raadscommissie, ambtenaren en andere deskundigen tot het bijwonen van een vergadering uit te nodigen voor het verstrekken van inlichtingen.

Artikel 9 Vergaderen

• 1.

  Elke raadscommissie vergadert in beginsel voorafgaand aan de te houden raadsvergadering, volgens een vast te stellen vergaderschema.

• 2.

  Zij vergadert verder zo dikwijls haar voorzitter dit nodig oordeelt of tenminste drie leden schriftelijk, onder opgave van redenen, daartoe de wens te kennen geven.

• 3.

  De vergaderingen worden door de voorzitter belegd. Hij zorgt dat elk lid, spoedeisende gevallen uitgezonderd, tenminste acht dagen voor de vergadering schriftelijk worden opgeroepen.

• 4.

  De datum, uur en plaats van de vergadering en de te behandelen zaken worden in de oproep vermeld. Indien na verzending van de oproep aan de voorzitter blijkt dat behoefte bestaat aan de agendering van een of meer nagekomen stukken, deelt hij dit onverwijld aan de leden mede door middel van een aanvullende agenda.

• 5.

  De vergadering wordt door aankondiging in één of meer dag, nieuws-, of huis-aan-huisbladen, in het gemeentelijk informatieblad of op de voor afkondigingen in de gemeente gebruikelijke wijze en door plaatsing op deinternetsite van de gemeente ter openbare kennis gebracht.

• 6.

  De openbare kennisgeving vermeldt:

  • a.

    de datum, de aanvangstijd en plaats van de vergadering;

  • b.

    de wijze waarop en de plaats waar een ieder de agenda en de daarbij behorende voorstellen kan inzien;

  • c.

    de mogelijkheid tot het uitoefenen van het spreekrecht als bedoeld in artikel 15.

Artikel 9a Quorum

Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter, na voorlezing van de namen der afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering.

Artikel 10 Agenda raadscommissie

• 1.

  Het college van burgemeester en wethouders doet aan de voorzitter van de raadscommissie een voorstel voor de agenda.

• 2.

  Dit voorstel wordt door de voorzitter van de raadscommissie in overleg met de griffier van de raadscommissie besproken. Zij kunnen wijzigingen aanbrengen aan de door het college voorgestelde agenda.

• 3.

  De concept-agenda wordt vastgesteld door het presidium.

• 4.

  De raadscommissie bepaalt de agenda bij aanvang van de vergadering.

Artikel 11 Ter inzage leggen van stukken

• 1.

  De stukken welke dienen ter toelichting van de zaken die op de agenda staan van de raadscommissie, worden meteen nadat de agenda is vastgesteld, maar in elk geval tegelijk met het verzenden van de oproep voor de leden ter inzage gelegd in de leeskamer van de griffie. Wanneer na het verzenden van de oproep nog stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan aan de leden meteen mededeling gedaan.

• 2.

  In afwijking van het bepaalde in het eerste lid blijven stukken, omtrent de inhoud waarvan ingevolge artikel 13 geheimhouding is opgelegd, onder berusting van de griffier, die de leden van de commissie de inzage verleent.

Artikel 12 Openbaarheid vergaderingen

• 1.

  De vergaderingen worden in het openbaar gehouden.

• 2.

  De deuren worden gesloten wanneer tenminste een vijfde van de aanwezige leden daarom verzoekt of de voorzitter het nodig oordeelt.

• 3.

  De commissie beslist vervolgens of met gesloten deuren zal worden vergaderd.

• 4.

  Vergaderingen van de raadcommissies vinden plaats in het gemeentehuis. Tot de keuze van een andere locatie kan door de raadscommissie worden besloten.

Artikel 13 Geheimhouding

De raadscommissie kan in een besloten vergadering, op grond van een belang genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in die vergadering met gesloten deuren behandelde en omtrent de inhoud van de stukken die aan de raadscommissie worden overgelegd, geheimhouding opleggen. Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt door allen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen totdat de raadscommissie haar opheft.

Artikel 14 Voorstellen en amendementen

• 1.

  Ieder lid heeft het recht aan de vergadering voorstellen te doen en amendementen op gedane voorstellen in te dienen.

• 2.

  De commissie beslist of het voorstel, dat buiten de agenda valt, direct in behandeling wordt genomen of op de agenda van de eerstvolgende vergadering wordt geplaatst.

Artikel 15 Spreekrecht in commissievergadering

• 1.

  De voorzitter stelt toehoorders op hun verzoek in de gelegenheid het woord te voeren over zaken die zijn geagendeerd voor aanvang van de beraadslaging over dat agendapunt. De voorzitter bepaalt de maximale spreektijd per persoon of per groep.

• 2.

  Degenen die van het spreekrecht gebruik willen maken dienen zich voor aanvang van de vergadering te melden bij de griffier, onder vermelding van het onderwerp naar aanleiding waarvan zij het woord willen voeren.

• 3.

  Tussen commissieleden en toehoorders die van het spreekrecht gebruik maken vindt geen discussie plaats. Wel kunnen de commissieleden nadere vragen stellen.

• 4.

  Van de mogelijkheid tot gebruik maken van het spreekrecht wordt in de convocaties en publicaties melding gemaakt.

Artikel 16 Beraadslagen

• 1.

  Een commissie mag niet beraadslagen of besluiten indien naast de voorzitter niet tenminste de helft van de leden tegenwoordig is.

• 2.

  Indien het in het eerste lid bedoelde aantal leden niet is opgekomen kan door de voorzitter met een tussentijd van tenminste 24 uren een nieuwe vergadering worden belegd. In deze vergadering kunnen de dan aanwezige leden beraadslagen en besluiten.

Artikel 17 Besluitvorming over zaken

• 1.

  Nadat de beraadslaging is gesloten, brengt de voorzitter het voorstel tot besluitvorming.

• 2.

  Indien geen stemming wordt gevraagd stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder hoofdelijke stemming is aangenomen.

• 3.

  De stemming geschiedt mondeling.

• 4.

  Alle besluiten worden met volstrekte meerderheid van stemmen genomen, waarbij de voorzitter en alle leden ieder een stem hebben.

• 5.

  Wanneer over een uit te brengen advies de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd.

• 6.

  Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 18 Besluitvorming over personen

• 1.

  Wanneer bij het doen van een keuze, voordracht of aanbeveling van personen het voorstel is beperkt tot één persoon voor elk te vervullen vacature, wordt geen stemming gehouden, tenzij een van de leden dit verlangt.

• 2.

  De stemming geschiedt schriftelijk, bij gesloten en ongetekende stembriefjes.

• 3.

  Wanneer bij de eerste stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, wordt tot een tweede stemming overgegaan.

• 4.

  Wanneer ook bij deze tweede stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een herstemming plaats tussen twee personen, die bij de tweede stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd.

• 5.

  Indien bij de herstemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 19 Verslaglegging

• 1.

  Door de zorg van de griffier wordt van het behandelde in de vergadering van de commissie een besluitenlijst opgesteld, waarbij in het geval van afwijkende standpunten deze afzonderlijk worden vermeld. Aan de besluitenlijst worden betogen uitgesproken bij het gebruik van het spreekrecht of door een externe deskundige, als bijlage toegevoegd of, indien geen schriftelijke tekst voorhanden is, wordt een dergelijk betoog kort samengevat in de besluitenlijst weergegeven.

• 2.

  Het ontwerp van deze besluitenlijst wordt, na goedkeuring ervan door de voorzitter,., in de eerstvolgende vergadering van de commissie vastgesteld. Deze besluitenlijst wordt aan de leden toegezonden gelijktijdig met de agenda en de overige voorstellen

• 3.

  Een digitale samenvoeging van de besluitenlijsten van de raadscommissies wordt minimaal 48 uur voor de vergadering van de gemeenteraad gemaild naar de leden.

Artikel 20 Houden van gecombineerde commissievergaderingen

• 1.

  Door de voorzitters van de raadscommissies kunnen zaken, in onderling overleg, op de agenda van meerdere commissies worden geplaatst.

• 2.

  Zij worden dan door die commissies afzonderlijk behandeld, tenzij de voorzitters van de betreffende raadscommissies het wenselijk achten deze zaken in een gecombineerde vergadering te behandelen of het college daartoe een verzoek heeft ingediend bij de voorzitters van de betrokken commissie.

Artikel 21 Bijwonen van commissievergaderingen door collegeleden

• 1.

  De burgemeester of een wethouder kan aanwezig zijn in de raadscommissie en kan op verzoek van de voorzitter aan de beraadslaging deelnemen.

• 2.

  De leden van het college van burgemeester en wethouders mogen de raadscommissies gevraagd, dan wel ongevraagd, adviseren.

• 3.

  De burgemeester of een wethouder kan tijdens de vergadering gebruik maken van een vast agendapunt dat bedoeld is om invulling te geven aan de actieve informatieplicht van het college

Artikel 22 Toehoorders en pers

• 1.

  De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen.

• 2.

  Het geven van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.

• 3.

  Het is verboden zonder toestemming van de voorzitter geluid- of beeldregistraties in de vergaderzaal of de publieke tribune te maken van hetgeen gesproken wordt.

• 4.

  De voorzitter kan degenen, die in strijd met dit artikel handelen, terstond uit de vergaderzaal doen verwijderen.

Artikel 23 Verbod gebruik communicatieapparatuur

In de vergaderzaal, met inbegrip van de publieke tribune, is tijdens de vergadering het gebruik, alsmede het stand-by houden van mobiele telefoons of andere communicatiemiddelen, die inbreuk kunnen maken op de orde van de vergadering, zonder toestemming van de voorzitter, niet toegestaan.

Artikel 24 Slotbepaling en citeertitel

• 1.

  Het gewijzigde reglement treedt in werking op 21 september 2006.

• 2.

  Op dat tijdstip vervalt de verordening op de vaste commissies van de gemeente Beek vastgesteld bij raadsbesluit van 25 maart 2004.

• 3.

  Dit reglement kan worden aangehaald als "Reglement van orde voor de vergaderingen van de raadscommissies van de gemeente Beek 2006".