Archiefverordening Belastingsamenwerking Oost- Brabant 2012titel

Ondertekening

toelichting

Deze verordening is gebaseerd op een model voor gemeenschappelijke regelingen, waarvan de deelnemers ook deelnemen in de gemeenschappelijke regeling Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC). Dat geldt voor alle deelnemers in het Belastingsamenwerking Oost-Brabant met uitzondering van de gemeente Deurne. Hoewel het Belastingsamenwerking Oost-Brabant niet zelfstandig deelneemt aan het BHIC voert zij wel taken uit namens de deelnemende gemeenten en waterschap. Vandaar dat deze verordening naar analogie van het model voor gemeenten in het werkgebied van het BHIC is opgezet.

Artikel 40 van de Archiefwet 1995 stelt, dat gemeenschappelijke regelingen voorzieningen dienen te treffen voor de zorg van hun archiefbescheiden, zoveel mogelijk overeenkomstig de bepalingen van de wet. Dit is uitgewerkt in artikel 58 van de gemeenschappelijke regeling Belastingsamenwerking Oost-Brabant. Omdat het Belastingsamenwerking Oost-Brabant een samenwerkingsverband van gemeenten en een waterschap is, is aansluiting gezocht met de artikelen 30-34 (die gaan over gemeenten), resp. 35-39 (die betrekking hebben op waterschappen) van de Archiefwet.

De gemeenschappelijke regeling blijft verantwoordelijk voor de zorg van de eigen archiefbescheiden; de integratie betreft alleen het beheer van de overgebrachte en het toezicht op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden.

De volgende taken en bevoegdheden worden overgedragen aan het bestuur van het BHIC:

• -

  het opheffen van beperkingen aan de openbaarheid (artikel 15, derde lid, Archiefwet 1995);

• -

  het stellen van beperkingen aan de openbaarheid van archiefbescheiden die uit anderen hoofde in de archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten (artikel 16, tweede lid, Archiefwet 1995);

• -

  de benoeming van de archivaris (naar analogie van artikel 32, derde lid, resp. artikel 37, derde lid van Archiefwet 1995);

• -

  het aanwijzen van de archiefbewaarplaats (naar analogie van artikel 31, resp. artikel 36 Archiefwet 1995);

• -

  het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden (naar analogie van artikel 32, tweede lid, resp. artikel 37, tweede lid Archiefwet 1995).

Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671) en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld op grond van het in de aanhef genoemde artikel in de Archiefwet 1995.

Zij beschrijft in hoofdzaak de regeling voor de zorg, die het dagelijks bestuur draagt voor de archieven van de organen van de gemeenschappelijke regeling. De regeling voor het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, wordt beschreven in de Archiefverordening van het BHIC waaraan deze taken en bevoegdheden zijn gedelegeerd.

Deze verordening is evenals wet en besluit van toepassing op papieren archiefbescheiden en digitale informatiedragers.

Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 2), is geregeld in het

Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling (Stb. 2010, nr 70; wijziging in Stert. 2010, nr. 17967).

Artikelsgewijze toelichting Artikel 1

Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend.