Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van de gemeente Groesbeek 2015

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van afwezigheid van één der wethouders.

• 3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens afwezigheid.

• 4. Een lid van het college dat verhinderd is zijn werkzaamheden uit te voeren, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2 Dag en plaats van der vergaderingen

• 1. Het college vergadert in de regel eenmaal per week op de dinsdag, op een in onderling overleg vast te stellen tijdstip, en voorts "zo vaak de voorzitter of een wethouder het nodig acht".

• 2. Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij, onder opgave van redenen, aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt, na overleg met de voorzitter, voor een oproep voor deze vergadering - onder vermelding van de te bespreken onderwerpen - die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

• 3. De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

Artikel 3 Verhindering en quorum

• 1. Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

• 2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

• 3. Voor een geldige besluitvorming is vereist dat meer dan de helft van de leden heeft deelgenomen aan de besluitvorming. Een meerderheid is behaald bij de helft plus één van de uitgebrachte stemmen.

Artikel 4 Agendering en besluitvorming

• 1. Het college werkt volgens een (digitaal) systeem van doorlopende besluitvorming. Voorstellen worden door de gemeentesecretaris gedurende de gehele week aangeboden. Besluitvorming op de dinsdag vindt alleen plaats op voorstellen die  uiterlijk op de voorafgaande vrijdag voor 12.00 uur zijn aangeboden tenzij het college besluit daarop een uitzondering te maken.  

• 2. Collegeleden zetten in het systeem bij elk voorstel een paraaf om aan te geven of:

  • a.

    zij ermee akkoord zijn,

  • b.

    het willen bespreken.

• 3. Er is een parafenbesluit tot stand gekomen als alle leden van het college voor akkoord hebben geparafeerd.  

• 4. Als één of meerdere collegeleden aangegeven dat bespreking in een vergadering is gewenst komt het voorstel op de bespreekagenda

• 5. De bespreekagenda wordt op maandag om 12.00 uur gemaakt.

• 6. De bespreekagenda wordt aan de leden van het college vooraf (digitaal) toegezonden. De volledige verzameling vergaderstukken is voor de leden ter inzage via het digitale agenderingssysteem.

Artikel 5 Parafenbesluiten

• 1. Een parafenbesluit is een besluit dat buiten de collegevergadering tot stand komt zoals aangegeven bij artikel 4.

• 2. Direct na het plaatsen van de laatste paraaf dateert de secretaris het parafenbesluit.

• 3. Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening van de secretaris.

• 4. De parafenbesluiten en de besluiten genomen op basis van de bespreekagenda vormen samen de (wekelijkse) besluiten van het college en worden opgenomen op de besluitenlijst als bedoeld in artikel 9.

Artikel 8 Stemmingen

• 1. Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het geacht te zijn genomen.

• 2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

• 3.

  • a.

    als een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen, schriftelijk gestemd met gesloten en ongetekende briefjes.

  • b.

    als daarbij de stemming beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

  • c.

    als in de overige gevallen bij een eerste stemming temming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen, verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

• 4.

  • a.

    Indien bij een stemming, anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen, de stemmen staken, wordt opnieuw gestemd.

  • b.

    Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 9 Besluitenlijst

• 1. De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst en de besluitenlijst van de vergadering.

• 2. Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt. Als dat een raadsvoorstel betreft wordt de stemverhouding ook in het betreffende raadsvoorstel opgenomen.

• 3. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 4. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de raad.

Artikel 10 Openbare vergadering

• 1. Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

• 2. De bepalingen van dit regelement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 11 Portefeuillehoudersoverleg

• 1. Op basis van de taakverdeling binnen het college (artikel 1, lid 1) vindt er periodiek overleg plaats tussen de portefeuillehouder en de afdelingsmanager, projectleider of programmamanager onder wiens ambtelijke verantwoordelijkheid (een deel van) de inhoud van de portefeuille valt.

• 2. In het portefeuillehoudersoverleg worden in elk geval de afdelings- en projectplanning en de belangrijke in voorbereiding zijnde adviezen besproken. Het doel van het portefeuillehoudersoverleg is om, binnen de reeds bestaande en met het college afgesproken beleidslijnen, planning en prioriteitenstelling, tot een goede politiek-bestuurlijke en ambtelijke afstemming te komen.

• 3. Bij de uitvoering van complexe projecten of programma’s kan het College een Stuurgroep instellen. De portefeuillehouder fungeert in dit geval als voorzitter of lid van de Stuurgroep. De projectleider fungeert als adviseur van de Stuurgroep.