Regeling vervallen per 31-08-2011

Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning gemeenteraad Groesbeek 2002

Geldend van 21-04-2006 t/m 30-08-2011

Intitulé

VERORDENING OP DE AMBTELIJKE BIJSTAND EN DE FRACTIEONDERSTEUNING GEMEENTERAAD GROESBEEK 2002

De raad der gemeente Groesbeek;

Gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Groesbeek van 4 april 2006;

Gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

Besluit:

Vast te stellen de volgende verordening:

VERORDENING OP DE AMBTELIJKE BIJSTAND EN

DE FRACTIEONDERSTEUNING GEMEENTERAAD GROESBEEK 2002

Paragraaf 1: Ambtelijke bijstand

Artikel 1

  • 1. Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met het verzoek om:

    • a.

      feitelijke informatie van geringe omvang;

    • b.

      inzage in of afschriften van documenten die openbaar zijn.

  • 2. Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie als bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, dan stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

  • 3. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties en andere bijstand.

  • 4. De bijstand, bedoeld in het derde lid, wordt verleend door de griffier. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier kan worden verleend, kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2

  • 1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de secretaris ambtelijke bijstand, tenzij:

    • a.

      Het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

    • b.

      Dit het belang van de gemeente kan schaden;

    • c.

      Het bijstand betreft bedoeld in artikel 1, derde lid en het raadslid reeds volledig gebruik heeft gemaakt van het hem op grond van artikel 5, eerste lid beschikbaar gestelde aantal uren ambtelijke bijstand.

  • 2. De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd.

  • 3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd, deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 3

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd, kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 4

  • 1. Indien een raadslid niet tevreden is over door de ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris;

  • 2. Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing, leggen zij de zaak aan de burgemeester voor. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 5

  • 1. Elk raadslid heeft per jaar recht op 16 uur ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, derde lid.

  • 2. De secretaris houdt jaarlijks, vanaf het moment waarop een eerste beroep daarop gedaan wordt, een register bij van de verleende ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, derde lid, waarin per verzoek om bijstand aan de reguliere ambtelijke organisatie wordt opgenomen:

    • a.

      welk raadslid om bijstand heeft verzocht;

    • b.

      over welk onderwerp om bijstand is verzocht;

    • c.

      welke ambtenaar de bijstand heeft verleend;

    • d.

      hoeveel tijd het verlenen van de bijstand heeft gekost;

    • e.

      de reden waarom een verzoek om bijstand is geweigerd.

Artikel 6

De secretaris verstrekt de desbetreffende portefeuillehouder in het college desgewenst een afschrift van het verzoek uit het register.

Artikel 7

Indien het college of leden daarvan informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van het gegeven advies, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Paragraaf 2: Fractieondersteuning

Artikel 8

De fracties, zoals bedoeld in het Reglement van orde, ontvangen een vergoeding in verband met kosten welke verband houden met het functioneren van de fractie.

In de gemeentebegroting wordt in verband daarmee een budget geraamd per fractie, welk budget bestaat uit een vast deel en een variabel deel per raadszetel.

Artikel 9

  • 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken. De gemaakte kosten dienen verband te houden met de raadswerkzaamheden.

  • 2. de bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

    • a.

      uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

    • b.

      betalingen aan politieke partijen, partijgenoten, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen, anders dan ter bekostiging van goederen geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde en reële declaratie;

    • c.

      giften;

    • d.

      uitgaven die bestreden dienen te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

    • e.

      opleidingen voor raadsleden en leden van de carrousel.

  • 3. De kosten voor het reizen, zowel binnen als buiten de gemeentegrenzen, komen niet voor vergoeding in aanmerking.

Artikel 10

    • a.

      Onder verantwoordelijkheid van het Presidium beoordeelt de griffier de voorgenomen uitgaven indien dat per individuele fractie aan de orde is.

    • b.

      In geval van ernstige twijfel over de toekenning van een vergoeding legt de griffier de voorgenomen uitgaven vooraf ter beoordeling voor aan het Presidium.

  • 1. Tot voorgenomen gezamenlijke bestedingen van de fracties wordt in het presidium besloten.

  • 2. De kosten worden op declaratiebasis vergoed, waarbij belegstukken en betalingsbewijzen worden overgelegd.

  • 3. De toetsing van de uitgaven maakt deel uit van het systeem van beheersing en interne controle waarvoor het college van burgemeester en wethouders aansprakelijk is.

Artikel 11

De verordening treedt in werking met ingang van de dag na haar vaststelling.

Ondertekening

Aldus besloten in de openbare vergadering
van de raad der gemeente Groesbeek
op 20 april 2006.
De griffier, De voorzitter,

Nota-toelichting

Artikelsgewijze toelichting:

Toelichting artikel 1:

In het eerste lid wordt de keuzemogelijkheid geboden aan raadsleden om zich tot de griffier of tot een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie te wenden. Vanuit de centrale rol die de griffier ten opzichte van de raad vervult, is de griffier uiteraard primair het aanspreekpunt voor raadsleden.

Die keuzemogelijkheid doet zich overigens met name voor bij verzoeken om informatie van feitelijke aard, dan wel het willen inzien of het verkrijgen van een afschrift van openbare documenten. Met openbaar wordt bedoeld openbaar in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur. Voor niet openbare documenten wordt een regeling gegeven in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet. Het opleggen van geheimhouding en het opheffen daarvan is nader geregeld in het Reglement van orde (Hoofdstuk 3 en 7).

Mocht de griffier in het kader van de bijstand ambtenaren uit de reguliere ambtelijke organisatie nodig hebben, dan regelt hij dat altijd via de secretaris.

Bij twijfel of een verzoek aan de orde is als bedoeld in het eerste lid onder a en b, beslist de secretaris.

De bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend. Er dient echter onderscheid gemaakt te worden tussen lichte en intensievere bijstand. In het eerste geval gaat het bijvoorbeeld over technische vragen die in het algemeen snel kunnen worden beantwoord. Andere vragen vergen een intensievere behandeling en wellicht onderzoek. Deze zullen in overleg met de griffier, de secretaris en de betreffende afdelingsleiding en zonodig met het raadslid worden afgehandeld. De griffier ziet er op toe dat er voortgang blijft in het proces.

Toelichting artikel 3;

De beoordeling of één van de weigeringsgronden zich voordoet vindt in eerste instantie plaats door de secretaris als hoofd van de reguliere ambtelijke organisatie.

Bij weigering door de secretaris kan zowel de griffier als het betrokken raadslid zich wenden tot de burgemeester, die hierover in goede samenspraak met betrokkenen een eindoordeel velt (zie ook artikel 4).

Toelichting artikel 4:

Evenals in artikel 3, is ook hier de burgemeester die vanuit zijn eigenstandige positie in het gemeentelijk bestel een eindoordeel velt. Wel dient het betrokken raadslid of de griffier eerst overleg te voeren met de secretaris.

Toelichting artikel 5:

Door aan ieder raadslid een vaste hoeveelheid uren recht op ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie toe te kennen wordt een extra garantie geboden dat dit recht ook daadwerkelijk geëffectueerd kan worden.

Het biedt daarnaast de ambtelijke organisatie de mogelijkheid om enigszins grip te houden op de omvang van de werkzaamheden.

Deze urenbegrenzing geldt overigens niet voor eenvoudige informatieverstrekking als bedoeld in artikel 1, eerste lid onder a en b. Deze hulp kan onbeperkt verleend worden. Hierbij kan gedacht worden aan de technische of detailvragen, zoals die buiten de carrousel om rechtstreeks behoren te worden gesteld aan behandelende ambtenaren, of vragen van burgers die via een raadslid aan de ambtelijke organisatie worden gesteld.

Het register dat door de secretaris kan worden bijgehouden maakt het mogelijk na te gaan hoe vaak er een beroep wordt gedaan op de ambtelijke bijstand en kan een belangrijke rol spelen bij het in kaart brengen van de behoefte aan deze voorzieningen.

Toelichting artikel 6:

In dit artikel is aangegeven dat het van belang is dat de betrokken portefeuillehouder op de hoogte is van het feit dat bijstand is verleend door onder zijn politieke verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren. Gezien de vergroting van de afstand tussen raad en college die met de dualisering is ontstaan, is het logisch dat desgewenst melding wordt gemaakt van het verschaffen van ambtelijke bijstand. Het college en de secretaris kunnen afspreken in welke gevallen hiervan melding wordt gemaakt.

Toelichting artikel 7:

Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid, is in dit artikel bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor een onafhankelijke behandeling van een verzoek om ambtelijke bijstand.

De ambtenaar die de bijstand verleent blijft wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verlenen van die bijstand behoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Indien hij dit deel van zijn taak niet goed uitoefent behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken.

Voorheen was in dit artikel geregeld dat de ambtelijke bijstand of het gegeven ambtelijke advies op verzoek van het raadslid geheim diende te worden gehouden. Dit onderdeel is echter geschrapt omdat bij nader inzien er geen wettelijke basis voor deze bepaling bleek te zijn.

Fractieondersteuning

Toelichting artikel 8:

Fractieondersteuning vindt zijn vorm in een financiële ondersteuning. De hoogte van het budget voor fractieondersteuning zal in de gemeentebegroting worden opgenomen en derhalve door de raad jaarlijks worden vastgesteld. Omdat grotere fracties meer lasten zullen hebben op facilitair gebied is het logisch dat voor hen individueel met hogere kosten rekening wordt gehouden. Daarom wordt een vast bedrag per fractie geraamd en voorts een bedrag per raadszetel.

Het spreekt vanzelf dat de individuele ramingen naar rato aangepast zullen moeten worden aan veranderde verhoudingen in de raad. Dit laatste zal voornamelijk aan de orde zijn na verkiezingen.

Toelichting artikel 9:

Voorwaarde is dat de bijdrage besteed wordt aan raadswerkzaamheden. Tot raadswerkzaamheden worden gerekend alle activiteiten die noodzakelijk zijn in het belang van het goed functioneren van een duale raad, met andere woorden nodig voor de uitvoering van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol. De uitgaven dienen op enigerlei wijze terug te vinden zijn in toekomstige activiteiten van de raad en de fracties dienen dit bij het verzoek om bekostiging vooraf aannemelijk te maken. Als voorbeeld is te noemen: een 'bekostigd' onderdeel dat terugkomt in een initiatiefvoorstel of een termijnagenda.

In lid 2 van artikel 9 staat aangegeven voor welke uitgaven geen bijdrage zal worden verstrekt.

Met het noemen van een aantal niet te bekostigen doelen wordt voorkomen dat met de bijdrage verkiezingscampagnes worden gefinancierd of dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk (vastgelegd in het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden op grond van de artikel 95 en 96 van de Gemeentewet) aanvullen met de bijdrage voor fractieondersteuning.

In het rechtspositiebesluit is naast een vergoeding voor werkzaamheden een onkostenvergoeding voor raadsleden opgenomen. Tot die onkostenvergoeding worden de volgende componenten gerekend die daardoor niet apart vergoed worden:

  • -

    representatie

  • -

    vakliteratuur

  • -

    contributies, lidmaatschappen

  • -

    telefoonkosten

  • -

    bureaukosten, porti

  • -

    zakelijke giften

  • -

    bijdrage fractiekosten

  • -

    ontvangsten

  • -

    excursies

Voor de eventuele bekostiging van campagne- en partijbelangen is de Wet subsidiëring politieke partijen bedoeld. Opleidingen voor raadsleden en leden van de carrousel dienen bekostigd te worden uit het daarvoor apart beschikbare budget en dientengevolge ook niet uit de bijdrage voor fractieondersteuning. Ter zake is een budget opgenomen in de begroting.

Waar het gaat om reiskosten, zowel ten aanzien van reizen binnen als buiten de gemeentegrenzen, wordt aangenomen dat deze bestreden dienen te worden uit de vergoeding voor raadswerkzaamheden. Derhalve is bepaald dat deze niet voor vergoeding in aanmerking komen.

Fractieondersteuning in de vorm van het beschikbaar stellen van gemeenteambtenaren voor de fracties wordt niet wenselijk geacht, aangezien het vaak politiek getinte ondersteuning betreft. Fracties moeten daarom vrij zijn in de keuze van personen die de fracties eventueel ondersteunen.

Toelichting artikel 10:

Over een voorgenomen te declareren uitgave dient het oordeel te worden gevraagd van de griffier of het presidium. Uiteraard dienen de kosten zo spoedig mogelijk te worden gedeclareerd en tijdig voor het afsluiten van een bepaald boekjaar.

In lid 4 wordt de Financiële verordening gemeente Groesbeek van toepassing verklaard, zodat toetsing van de rechtmatigheid van de uitgaven is geregeld.

Datum: 20 april 2006

Kenmerk: RF/RF/SVS/20060010