Controleprotocol voor de verantwoording en de controle van structurele subsidies van meer dan € 50.000,00 gemeente Bergen

1. Inleiding

Het proces van behandeling van subsidieaanvragen, de subsidieverlening, de uitbetaling en definitieve vaststelling van subsidies is onderhevig aan objectieve normen en tijdschema’s. Op grond van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en de Algemene subsidieverordening Bergen 2009 hebben de gemeente en de gesubsidieerde instellingen over en weer rechten en plichten. Deze strekken zich uit vanaf de subsidieaanvraag tot aan de afrekening na de vaststelling van de subsidie.

Dit protocol richt zich op de verantwoording van de gesubsidieerde instellingen aan het college over de met subsidie uitgevoerde activiteiten, bij subsidies vanaf € 50.000,00. Instellingen weten niet altijd aan welke eisen zij dienen te voldoen. Ook accountants blijken niet altijd bekend te zijn met de gemeentelijke regelgeving op dit gebied. Dit protocol heeft tot doel hierin verheldering te brengen. Vanaf het subsidiejaar 2010 maakt het controleprotocol, indien dit in de subsidiebeschikking zo is bepaald, onderdeel uit van de subsidieverleningbeschikking en is daarmee op grond van artikel 4:37, lid 1 onder f van de Awb een bindend voorschrift.

2. Data en wijze van indiening verantwoordingsinformatie

De instellingen dienen, tenzij in de beschikking een andere termijn is gesteld, hun verantwoording uiterlijk op 1 augustus van het jaar na het subsidietijdvak in.

De verantwoording omvat:

• a.

  een inhoudelijk jaarverslag waaruit blijkt of het doel is gerealiseerd en de activiteiten zijn uitgevoerd;

• b.

  een overzicht van de activiteiten en de hieraan verbonden uitgaven en inkomsten (financieel verslag of jaarrekening);

• c.

  een balans naar de toestand aan het einde van het afgelopen subsidiejaar met een toelichting daarop;

• d.

  een accountantsverklaring, zoals bedoeld in artikel 15.3, lid 2.

Eén en ander kan vergezeld gaan van een brief, waarin het bestuur van de gesubsidieerde instelling iets specifieks onder de aandacht van het college wil brengen.

Ad a. Inhoudelijk jaarverslag

Niet alleen legt de gesubsidieerde instelling verantwoording af over de financiën, met het oog op de SMART-werkwijze (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden) gebeurt dit ook over de gerealiseerde doelen en activiteiten. Daarvoor dient het inhoudelijk jaarverslag, waarin het bestuur uiteenzet wat er in het afgelopen jaar is bereikt. Voor het inhoudelijk jaarverslag gelden vooralsnog geen algemeen geldende vormvoorschriften, behalve dan de verplichte opname van de gerealiseerde doelen en activiteiten, afgezet tegen de norm zoals opgenomen in de beschikking of uitvoeringsovereenkomst. Duidelijk dient te zijn in hoeverre de door de gemeente gesubsidieerde doelen en activiteiten ten opzichte van de (meerjaren)planning zijn gerealiseerd, wat de oorzaken zijn van eventuele afwijkingen en welke conclusies de instelling daaraan verbindt. De instelling volgt de specifieke aanwijzingen voor de verslaggeving op, wanneer die in de subsidieverleningbeschikking zijn opgenomen.

Ad b. Financieel jaarverslag en/of jaarrekening

Voor de beoordeling van de financiële positie van de gesubsidieerde instelling dient het college te beschikking over de complete jaarrekening van de rechtspersoon, ook als slechts een deel van de activiteiten wordt gesubsidieerd. De indeling van de staat van baten en lasten is gelijk aan de door het college goedgekeurde begroting zoals die bij de aanvraag is ingediend. De staat van baten en lasten omvat drie kolommen: jaarrekening vorig verslagjaar, begroting verslagjaar en jaarrekening verslagjaar. De begroting voor het verslagjaar is de begroting, die als basis voor de subsidieverlening heeft gediend.

Een nieuw op te richten instelling dient rekening te houden met de voorstaande eisen, waaraan moet worden voldaan.

Wanneer de gesubsidieerde instelling gebruik maakt van een kostenverdeelstaat voor de toerekening van lasten en baten aan verschillende activiteiten, vormt deze een onderdeel van de staat van baten en lasten en dus van de accountantsverklaring. De op basis van de werkelijke prestaties berekende subsidiebedragen dienen per beschikking duidelijk herkenbaar in de jaarrekening te worden verantwoord. De berekening (formeel gezien het verzoek tot subsidievaststelling) dient op gelijke wijze als in de subsidieverleningbeschikking plaats te vinden.

Dezelfde presentatiewijze geldt voor subsidies die voor de gemeente Bergen gebaseerd zijn op rijksgelden en koppelsubsidies (co-financiering). Wanneer het rijk aanvullende of plaatsvervangende verantwoordingseisen stelt, worden deze aan de instelling doorgegeven. Indien nodig geeft het college aanvullende richtlijnen.

Wanneer de jaarrekening met een voordelig of nadelig saldo sluit, dient uit de jaarrekening duidelijk te zijn wat er met het positieve saldo gebeurt of hoe het nadelige saldo zal worden gedekt.

De toelichting op de jaarrekening bevat een sluitende cijfermatige analyse van de financiële resultaten over het verslagjaar ten opzichte van de bij de aanvraag ingediende begroting. Analyse betekent, dat niet alleen de verschillen worden vermeld, maar ook de oorzaken en eventuele gevolgen daarvan.

Bijzondere baten en lasten en toevoegingen en onttrekkingen aan een reserve of voorziening worden afzonderlijk opgenomen en toegelicht. Duidelijk dient te zijn of het voor- of nadelige exploitatiesaldo voor of na toevoegingen en onttrekkingen aan reserves of voorzieningen is bepaald.

Ad c. Balans

De indeling van de balans is in principe gelijk aan die van het voorafgaande jaar. Een eventuele verandering gaat vergezeld van een duidelijke motivering en cijfermatige analyse van de verschillen. De balans verschaft inzicht in eventuele reserves en voorzieningen en plannen tot aanwending daarvan. Af- en toenames in het verslagjaar worden toegelicht. Een “negatievereserve” wordt apart toegelicht met een prognose hoe en binnen welke termijn deze ongedaan wordt gemaakt.

Voor het vormen van een reserve gelden de bij de subsidieverlening geformuleerde voorschriften (artikel 4:71 Awb, lid 1, onder g). Voor het vormen van een bestemmingsreserve en/of een voorziening met subsidiegelden wordt met het college overleg gevoerd conform artikel 29.2 van de Algemene subsidieverordening.

Door fusies, samenwerkingsverbanden en dergelijke staan gesubsidieerde instellingen vaak niet meer alleen, ook al zijn zij een zelfstandige rechtspersoon. In de toelichting vermeldt u belangrijke samenwerkingsverbanden van uw instelling en de daaruit voortvloeiende financiële gevolgen.

Eventuele risico’s en niet uit de balans blijkende verplichtingen, die gevolgen kunnen hebben voor de exploitatie in de volgende jaren, vermeldt u in de toelichting. De gevolgen van overmacht op de geleverde prestaties zullen (voor zover dat niet al gebeurd is) onderwerp zijn van nader overleg over de vaststelling van de subsidie.

Alle instellingen dienen er rekening mee te houden, dat de gemeente geen budgetten reserveert voor subsidies ter dekking van na de subsidieverlening ontstaan extra tekort.

Ad d. Accountantsverklaring

De gesubsidieerde instelling is verplicht bij subsidies vanaf € 50.000,00 een controleopdracht te verstrekken aan een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, boek 2 van het Burgerlijk wetboek, resulterend in een accountantsverklaring. De controle richt zich op de getrouwheid en rechtmatigheid van de verantwoordingsinformatie. Een accountant kan vier soorten verklaringen afgeven, afhankelijk van de geconstateerde onjuistheden in de verantwoording/besteding of onzekerheden in de controle, gemeten in procenten van de omzet (zie verder onder punt 5 Accountantsverklaring):

• a.

  de goedkeurende verklaring (de jaarrekening is goed);

• b.

  de verklaring met beperking (de jaarrekening bevat nog onjuistheden van materieel belang en/of er blijven nog onzekerheden van materieel belang);

• c.

  de verklaring van oordeelonthouding (de jaarrekening is op bepaalde punten goed, maar er blijven onzekerheden in de controle die de getrouwheid wezenlijk kunnen aantasten);

• d.

  afkeurende verklaring (de jaarrekening is fout als gevolg van onjuistheden, die de getrouwheid wezenlijk aantasten).

3. Reikwijdte en intensiteit van de accountantscontrole

Dit protocol dient mede om de reikwijdte en intensiteit van de accountantscontrole nader aan te geven. Dit protocol beoogt niet een aanpak voor de accountantscontrole voor te schrijven en kan dan ook niet worden beschouwd als een werkprogramma. De accountant zal zich bij zijn controle dienen te baseren op een (risico)analyse van de administratieve organisatie en interne controle van de te controleren gesubsidieerde instelling en op basis daarvan dienen te komen tot een optimale afweging van de in te zetten controlemiddelen. De aanwijzingen in dit controleprotocol dienen bij de bepaling van de controlemaatregel en de daarmee verband houdende controlemiddelen in aanmerking te worden genomen.

4. Review van de accountantscontrole

De externe accountant van de gemeente, of een door de gemeente aan te wijzen toezichthouder, kan een review uitvoeren op de uitgevoerde accountantscontrole inzake de verantwoording. De met de controle van de verantwoording belaste accountant, verstrekt de toezichthouder die namens de gemeente de revieuw uitvoert, desgevraagd alle inlichtingen en bescheiden op een wijze zoals deze laatste dat wenselijk acht.

5. Accountantsverklaring

De accountant rapporteert over de uitkomst van de controle door middel van een accountantsverklaring.

Voor de strekking van de accountantsverklaring, goedkeurend, met beperking, oordeelonthouding of afkeurend zijn de volgende toleranties bepalend:

Het is de bedoeling dat alle geconstateerde onjuistheden die herstelbaar zijn, worden gecorrigeerd. Dat geldt ook voor onjuistheden waarbij de tolerantiegrens niet wordt overschreden. De niet herstelde onjuistheden wegen mee in de oordeelsvorming over de getrouwheid en rechtmatigheid van de verantwoording.

In de accountantsverklaring worden ook de geleverde prestaties opgenomen als die onderdeel uitmaken van de subsidieverlening. Dat betekent dat een goedkeurende accountantsverklaring na de vermelding van de opdracht en werkzaamheden als volgt kan luiden:

Wij zijn van oordeel, dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de grootte en de samenstelling van het vermogen op 31 december 20… en van het resultaat over 20… in overeenstemming met de algemeen aanvaarde grondslagen voor financiële verslaggeving.

Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en de van toepassing zijnde wettelijke regelingen waaronder geldende gemeentelijke verordeningen.

Tevens verklaren wij dat de subsidie besteed is voor het doel en de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend. De activiteiten zijn in kwantitatieve zin correct weergegeven. De algemene subsidievoorwaarden en die uit de subsidieverleningbeschikking zijn nageleefd.

Een standaard accountantmodel inzake de verklaring voldoet ook aan de voorwaarden.

Voor een aantal (vooral rijks-)regelingen zijn deelverklaringen van de accountant vereist. Het verdient aanbeveling de controle zo te laten plaatsvinden dat een accountantsverklaring bij een deelverantwoording gelijk met de algemene accountantsverklaring bij de jaarrekening wordt afgegeven.

Naast het oordeel over de financiële verantwoording vermeldt de accountant in een toelichtende paragraaf, of in een afzonderlijk verslag, alle bevindingen uit de controle, die voor de vaststelling van de subsidie door de gemeente van belang kunnen zijn. Dit geldt ook voor bevindingen die geen invloed hebben op de getrouwheid en rechtmatigheid.

Wanneer een accountant geen goedkeurende verklaring afgeeft bij de verantwoording kan dit afhankelijk van de situatie tot maatregelen leiden, variërend van aanvullende subsidie-voorwaarden tot stopzetting en eventuele terugvordering van uitbetaalde voorschotten van de subsidie.

6. Tenslotte

Om tijdrovende correspondentie te voorkomen vermeldt u de naam, het telefoonnummer en/of het emailadres van de contactpersoon bij de instelling op te stukken.

Na ontvangst van de jaarstukken, met accountantsverklaring, wordt de subsidie definitief vastgesteld. Het verschil tussen de betaalde voorschotten en de definitieve vaststelling wordt uitbetaald, teruggevorderd of verrekend.

Voor specifieke vragen over de subsidie kunt u terecht bij uw vaste contactpersoon binnen de gemeente Bergen.

Het postadres is:

College van Bergen

Postbus 175

1860 AD BERGEN NH