Verordening voor de controle op het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Bergen op Zoom

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, lid 2 Gemeentewet, wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt voor een periode van 4 jaar met de mogelijkheid tot verlengen van 2 x 1 jaar.

• 2. Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  • a.

    de toe te passen goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringtoleranties bij de controle van de jaarrekening;

  • b.

    de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringtoleranties;

  • c.

    de inrichtingseisen voor het rapport bij de jaarrekening;

  • d.

    de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles

  • e.

    de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportage;

    en voor ieder afzonderlijk te controleren begrotingsjaar:

  • f.

    de posten van de jaarrekening en deelverantwoordingen met bijbehorende afwijkende rapportagetoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden;

  • g.

    de gemeentelijke functies en of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapportagetoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden.

• 4. In afwijking van het gestelde in lid 3 letters f en g kan de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vast stelt de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de gemeentelijke functies en de gemeentelijke organisatieonderdelen waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht moet besteden en welke rapportagetoleranties hij daarbij moet hanteren.

• 5. Bij aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

• 1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van verantwoordingen conform de geldende in- en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant dat alle haar bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen uiterlijk op 15 juni aan de raad.

• 5. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor de behandeling van de jaarrekening in de raad, beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld van de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht alsmede de aard van de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren.

• 3. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole benoemt de raad een controle commissie. De controle commissie bestaat uit 5 leden van de raad en wordt ondersteund door de griffie, het college van burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie.

• 4. De controle commissie heeft tot taak om, indien van toepassing, de raad te adviseren over het gestelde in artikel 2, lid 4. Daarnaast draagt de commissie zorg voor een periodiek overleg.

• 5. De accountantscontrole wordt uitgevoerd conform algemeen aanvaarde grondslagen van de accountantscontrole.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het college draagt er zorg voor dat alle organisatie-eenheden zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1. Voor zover nodig geacht kan het college de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden (met betrekking tot rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid) voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad over verstrekte opdrachten aan de accountant voor specifieke werkzaamheden.

• 2. Het college draagt zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd opdracht te geven aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

• 3. Het college draagt zorg voor de verantwoording aan derden en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang is van de gemeente.

Artikel 7. Rapportering

• 1. Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven rapport bij de jaarrekening brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles, verslag uit over zijn bevindingen, van niet van bestuurlijk belang, aan de betrokkenen en de algemeen directeur.

• 3. De accountantsverklaring en het rapport van de jaarrekening worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 4. De accountant bespreekt vooraf aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het rapport van de jaarrekening met de controle commissie. De controle commissie adviseert de raad over de jaarstukken en over het door de accountant opgestelde rapport. De controle commissie ontvangt daartoe alle stukken 4 weken voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken.