Beheerregeling gemeentelijke basisregistraties 2013 gemeente Berkelland

Hoofdstuk 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1

Deze regeling verstaat onder:

de Wet GBA: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

de Wet BAG: de Wet Basisregistraties adressen en gebouwen;

de Wet BRP: de Wet Basisregistraties Persoonsgegevens;

het besluit GBA: het Besluit gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

de verordening GBA: de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2010;

verantwoordelijke: het college van burgemeester en wethouders dat volgens de wet is aangewezen als verantwoordelijke;

gemeentelijke basisadministratie personen (afgekort GBA): de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over de bevolking van de gemeente Berkelland als bedoeld in artikel 2 van de Wet;

basisregistratie personen (afgekort BRP): het binnengemeentelijk gebruik van de GBA en de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over personen die niet behoren tot de bevolking van de gemeente Berkelland;

basisregistratie adressen en gebouwen (afgekort BAG): de geautomatiseerde verwerking van adres- en objectgegevens over de adressen en gebouwen die tot het grondgebied van de gemeente Berkelland behoren als bedoeld in artikel 2 van de Wet basisregistraties adressen en gebouwen en het binnengemeentelijk gebruik van de geautomatiseerde verwerking van deze gegevens over adressen en gebouwen die niet behoren tot het grondgebied van de gemeente Berkelland;

ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet in de basisadministratie is opgenomen;

GBA-V: de verstrekkingsvoorziening als bedoeld in artikel 66a van het besluit;

autorisatiebesluit: een besluit als bedoeld in artikel 91, eerste lid, van de Wet betreffende de systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de GBA-V of uit de basisadministraties van andere gemeenten;

(informatie)beheerder BRP: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke belast is met de dagelijkse zorg voor de basisregistratie personen;

(informatie)beheerder GBA: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke belast is met de dagelijkse zorg voor de gemeentelijke basisadministratie personen;

(informatie)beheerder BAG: de functionaris die onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke belast is met de dagelijkse zorg voor de basisregistratie adressen en gebouwen (BAG beheerder);

(informatie)beheer: het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding van een basisregistratie, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekking- en privacyprocedures, alsmede de coördinatie bij de uitvoering van deze procedures;

beveiligingsadvies: het geheel van activiteiten gericht op het toezicht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen uit het informatiebeveiligingsbeleid;

gegevensbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het gegevens verzamelen, de gegevensverwerking en de informatievoorziening;

systeembeheer: het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden van de technische aspecten van het toepassingsysteem;

functioneel (applicatie)beheer: het geheel van activiteiten gericht op het ondersteunen van informatiesystemen en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening;

privacybeheer en gegevensbescherming: het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens in de gemeentelijke informatiesystemen en de informatievoorziening daaruit;

gegevensverwerking: het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze middels het daartoe bestemde informatiesysteem opnemen in een gegevensbestand;

Artikel 2

1.

• a.

  Het afdelingshoofd Publiekswinkel is beheerder van de gemeentelijk basisadministratie personen en in die hoedanigheid belast met de taken die voortvloeien uit het informatiebeheer GBA. Hij kan de taak van informatiebeheer geheel of gedeeltelijk mandateren aan een of meer van zijn medewerkers.

• b.

  Het afdelingshoofd Facilitaire Zaken is beheerder van de basisregistratie personen en van het autorisatiebesluit en in die hoedanigheid belast met de taken die voortvloeien uit het informatiebeheer BRP. Hij kan de taak van informatiebeheer geheel of gedeeltelijk mandateren aan een of meer van zijn medewerkers.

• c.

  Het afdelingshoofd Facilitaire Zaken is beheerder van de basisregistratie adressen en gebouwen en in die hoedanigheid belast met de taken die voortvloeien uit het informatiebeheer BAG. Hij kan de taak van informatiebeheer geheel of gedeeltelijk mandateren aan een of meer van zijn medewerkers.

• d.

  Het afdelingshoofd Intern Advies is privacybeheerder. Hij kan de taak van privacybeheer en gegevensbescherming geheel of gedeeltelijk mandateren aan een of meer van zijn medewerkers.

  • 2.

    De informatiseringsadviseur is beveiligingsadviseur. Hij adviseert de organisatie over informatiebeveiliging en is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen uit het informatiebeveiligingsbeleid.

  • 3.

    De beveiligingsadviseur rapporteert periodiek (minimaal eens per jaar) aan het college van burgemeester en wethouder.

Artikel 3

• 1.

  De (informatie)beheerder BRP wijst functionarissen aan die worden belast met:

  a) gegevensbeheer BRP;

  b) gegevensverwerking BRP;

• 2.

  De (informatie)beheerder GBA wijst functionarissen aan die worden belast met:

  a) gegevensbeheer GBA;

  b) gegevensverwerking GBA;

c) het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 36, lid

2, onder sub e, van de Wet GBA bedoelde verklaring.

• 3.

  De (informatie)beheerder BAG wijst functionarissen aan die worden belast met:

  a) gegevensbeheer BAG;

  b) gegevensverwerking BAG;

• 4.

  Het hoofd afdeling Facilitaire Zaken wijst medewerkers aan die zijn belast met het functioneel (applicatie)beheer en systeembeheer van de applicatie voor de basisregistraties.

Hoofdstuk 2 HET (INFORMATIE)BEHEER

Artikel 4

1.De (informatie)beheerder(s) voorziet(n) in:

a) een jaarlijkse planning van de activiteiten die voortvloeien uit het informatiebeheer;

b) een jaarlijkse rapportage aan het college van burgemeester en wethouders over de bij a. bedoelde planning, waarbij tevens inzicht wordt gegeven in de kengetallen van de bijhoudings- en beheerprocedures;

c) een jaarlijkse rapportage over de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 12 bedoelde kwaliteitssteekproef;

d) administratieve beheerprocedures, voor zover hier niet door of bij de Wet GBA in is voorzien;

e) periodiek overleg tussen hem en de andere aangewezen (informatie)beheerders;

f) richtlijnen voor de bijhouding van de basisadministratie of basisregistratie.

2.De (informatie)beheerder GBA is verantwoordelijk voor de inhoudelijke afhandeling van de verzoeken om persoonsgegevens als bedoeld in artikel 6, onder b, c en d van deze Beheerregeling

Artikel 5

De (informatie)beheerder adviseert het college van burgemeester en wethouders over de navolgende aspecten:

a) informatievoorziening;

b) beveiliging;

c) privacy;

• d)

  gegevenskwaliteit;

• e)

  personeelsaangelegenheden.

Artikel 6

1.De (informatie)beheerder beslist:

a) over de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het informatiesysteem;

b) op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers en derden tot rechtstreekse toegang tot gegevens;

c) op verzoeken van binnengemeentelijke afnemers en derden tot het systematisch verkrijgen van gegevens;

d) over het toekennen van autorisaties.

Artikel 7

1.De (informatie)beheerder ziet er op toe dat:

a) de in deze regeling opgenomen bepalingen worden nageleefd;

b) dat alle gegevensverwerkers op de hoogte zijn van de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van het informatiesysteem en van de gevolgen van deze installatie;

c) de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit, het Informatiebeveiligingsplan worden nageleefd.

2.De (informatie)beheerder GBA ziet er daarnaast op toe dat:

a) de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking GBA als genoemd in artikel 6 geschiedt volgens de bepalingen uit de Wet GBA, Wet bescherming persoonsgegevens, de Verordening GBA en het Privacyreglement;

b) de bij of krachtens de Wet GBA opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, alsmede de beveiliging van de gemeentelijke basisadministratie personen worden nageleefd;

3.De beheerder BRP ziet er daarnaast op toe dat de bij of krachtens de Wet opgelegde verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, alsmede de beveiliging van de basisregistratie personen worden nageleefd;

Artikel 8

De (informatie)beheerder, of een op grond van artikel 3, lid 1 aangewezen functionaris, neemt deel aan buitengemeentelijk overleg over onderwerpen die het (informatie)beheer aangaan.

Hoofdstuk 3 HET GEGEVENSBEHEER

Artikel 9

1.De gegevensbeheerder(s) is (zijn) verantwoordelijk voor:

a) de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de administratie;

• b)

  het beheer van documentatie op het gebied van de regelgeving;

• c)

  de communicatie met de afnemers en andere houders van basisregistraties over gegevensverwerking;

• d)

  het verwerken van complexe mutaties en correcties met betrekking tot de administratie;

• e)

  het uitzetten van richtlijnen met betrekking tot het actualiseren en corrigeren van gegevens in de administratie.

  • 2.

    De gegevensbeheerder beslist binnen 5 dagen op het in behandeling nemen van een melding van een afnemer die gerede twijfel heeft over de juistheid van een in de basisadministratie of basisregistratie opgenomen (authentiek) gegeven en stelt de afnemer in kennis van deze beslissing.

Artikel 10

• 1.

  De gegevensbeheerder voorziet in controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de gegevens in de basisadministratie en basisregistraties.

• 2.

  De gegevensbeheerder GBA voorziet tevens in:

a) de behandeling van wijzigingsverzoeken als bedoeld in artikel 81, 82 en 83 van de Wet GBA;

b) controlewerkzaamheden ter waarborging van de kwaliteit van de GBA.

Artikel 11

De gegevensbeheerder is bevoegd, in overleg met de functioneel (applicatie)beheerder, vanuit de in artikel 9 bedoelde verantwoordelijkheid:

a) de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven over de opname en bijhouding van gegevens.

b) over het gebruik gedragsregels op te stellen.

Artikel 13

De gegevensbeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg.

Hoofdstuk 4 HET SYSTEEMBEHEER

Artikel 14

De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het informatiesysteem.

Artikel 15

De systeembeheerder voorziet in:

a) de fysieke beveiliging van het informatiesysteem;

b) een dagelijkse back-up die wordt ondergebracht in een daartoe uitgeruste en beveiligde ruimte op een andere locatie dan de ruimte waarin de GBA-apparatuur is opgesteld;

c) de technische installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het informatiesysteem;

d) de beschikbaarheid van het informatiesysteem overeenkomstig hetgeen daarover intern en met derden is overeengekomen.

Artikel 16

De systeembeheerder is bevoegd:

a) direct maatregelen te treffen wanneer de continuïteit van het informatiesysteem of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is; hij is verplicht achteraf ter zake te rapporteren aan de informatiebeheerder;

b) aanwijzingen te geven over:

• -

  beheer toepassingssystemen;

• -

  beheer van bestanden;

• -

  reconstructiemaatregelen.

Artikel 17

De systeembeheerder neemt deel aan het in artikel 4, onder e genoemde overleg.

Hoofdstuk 5 HET FUNCTIONEEL (APPLICATIE)BEHEER

Artikel 18

De functioneel (applicatie)beheerder voorziet in:

a) een planning van periodieke gegevensverstrekkingen die op basis van het autorisatiebesluit wordt gedaan;

b) de communicatie bij storingen in hard- en software;

c) een logboek waarin bijzondere gebeurtenissen worden bijgehouden;

d) de toekenning van de autorisatieniveaus voor actualiseringen aan de gegevensverwerkers, de gegevensbeheerder, de functioneel (applicatie)beheerder en de informatiebeheerder op grond van een besluit van de informatiebeheerder;

e) de bijhouding van een dossier van de autorisaties, die overeenkomstig artikel 6 door de informatiebeheerder zijn toegekend;

f) het testen en evalueren van nieuwe versies van het informatiesysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur;

g) de beoordeling van de gevolgen van de installatie van nieuwe en of gewijzigde versies van het informatiesysteem;

h) de bijhouding van een verzameling van alle problemen en klachten, die bij het gebruik van het informatiesysteem ontstaan;

i) een oplossing, eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor de onder h genoemde problemen en klachten;

j) de voorlichting aan de alle in artikel 3 genoemde functionarissen met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het informatiesysteem;

k) de coördinatie van de werkzaamheden in geval van uitwijk in overleg met de systeembeheerder;

l) de vormgeving en inhoud van documenten, die rechtstreeks aan de basisregistratie personen worden ontleend;

m) de afhandeling van verzoeken omtrent managementgegevens;

n) een zo spoedig mogelijke oplossing in geval van storingen binnen het informatiesysteem, zo nodig door inschakeling van een derde.

Artikel 19

De functioneel (applicatie)beheerder is verantwoordelijk voor:

a) de ondersteuning bij het gebruik van en uitleg over het informatiesysteem;

b) het tijdig opschonen van de relevante bestanden in de database;

c) de technische afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit, alsmede de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde procedurebeschrijving voor de basisregistratie personen;

d) het beheer van de tabellen;

e) het beheer van de gebruikersdocumentatie.

Artikel 20

De functioneel (applicatie)beheerder is bevoegd gegevensverwerkers en het personeel van externe afdelingen/diensten die direct toegang hebben tot de gegevens aanwijzingen te geven over het gebruik van het informatiesysteem;

Artikel 21

De functioneel (applicatie)beheerder is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk.

Artikel 22

De functioneel (applicatie)beheerder ziet erop toe dat voorgeschreven procedures uit het informatiebeveiligingsplan worden nageleefd.

Artikel 23

De functioneel (applicatie)beheerder neemt deel aan:

a) het overleg genoemd in artikel 4, onder e;

b) het externe gebruikersoverleg.

Hoofdstuk 6 HET PRIVACYBEHEER

Artikel 25

De privacybeheerder voorziet in:

• a)

  de inhoudelijke afhandeling van de verzoeken om persoonsgegevens als bedoeld in artikel 6, onder b, c en d van deze Beheerregeling

• b)

  de afhandeling van de verzoeken om inzage in de GBA en basisregistratie personenovereenkomstig artikel 79 van de Wet respectievelijk artikel 35 van de Wet bescherming persoonsgegevens (inzage);

• c)

  de behandeling van alle verzoeken om geheimhouding die op basis van artikel 102 lid 1a ingediend worden en doet eventueel de privacytoets van artikel 102 lid 2;

• d)

  de afhandeling van verzoeken ingevolge de artikelen 36, 37 en 40 van de Wet bescherming persoonsgegevens;

• e)

  de kennisgeving ingevolge artikel 38 van de Wet bescherming persoonsgegevens;

• f)

  de afhandeling van verzoeken om inzage in verstrekkingen uit de GBA aan afnemers en derden.

Artikel 26

De privacybeheerder is bevoegd:

a) op grond van het in artikel 24, sub b genoemde toezicht, alle gebruikers, gegevensbeheerder en functionele (applicatie)beheerders van het informatiesysteem aanwijzingen te geven over het privacybeheer;

b) ongevraagd advies uit te brengen over alle procedures en producten die betrekking hebben op het gebruik van gegevens in informatiesystemen, waarbij de persoonlijke levenssfeer in het geding is.

Artikel 27

De privacybeheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de Wet GBA en daarbij behorende regelingen,de Wet bescherming persoonsgegevens voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.

Hoofdstuk 7 DE GEGEVENSVERWERKING

Artikel 28

1.De gegevensverwerkers GBA voorzien in:

a) het verwerken van de gegevens in de GBA overeenkomstig de voorschriften van de krachtens de Wet voorgeschreven systeembeschrijving (Logisch Ontwerp GBA) en de handleiding uitvoeringsprocedures, voor zover daartoe door de functioneel (applicatie)beheerder geautoriseerd;

b) het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;

c) de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt;

d) de behandeling van mutaties;

e) de behandeling van het netwerkverkeer;

f) de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerkberichten;

g) de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 36 van de Wet GBA en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de Wet GBA geen ontleningstatus is gegeven;

h) de dagelijkse controle van de in de GBA aangebrachte actualiseringen;

i) de kennisgeving aan de ingeschrevene voor wat betreft de verwerking van:

• -

  wijziging van het naamgebruik;

• -

  vervolginschrijving voor zover het betreft een binnengemeentelijke verhuizing en een vervolginschrijving die leidt tot opname in de GBA;

j) de toezending van de complete persoonslijst aan de ingeschrevene ingeval van een:

• -

  1e inschrijving in de GBA;

• -

  een vervolginschrijving uit het buitenland.

  • 2.

    De gegevensverwerkers BAG voorzien in:

a) het verwerken van de gegevens in de overeenkomstig de voorschriften van de krachtens de Wet BAG voorgeschreven systeembeschrijving en de handleiding uitvoeringsprocedures, voor zover daartoe door de functioneel (applicatie)beheerder geautoriseerd;

b) het verzamelen van de daarvoor bestemde gegevens;

c) de behandeling van mutaties;

d) de behandeling van het netwerkverkeer, behalve de periodieke gegevensverstrekking;

e) de behandeling van de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerkberichten;

f) de toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend en ziet erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de Wet BAG geen ontleningstatus is gegeven;

g) de dagelijkse controle van de in de BAG aangebrachte actualiseringen;

Artikel 29

De gegevensverwerkers GBA:

• a)

  beslissen op aangiften en verzoekschriften die op grond van de Wet GBA worden gedaan met inachtneming van het gestelde in artikel 23 en voor zover hier niet op andere wijze in is voorzien;

• b)

  beslissen over het verwerken van resultaten van onderzoeken die zijn ingesteld naar aanleiding van een melding van een afnemer;

• c)

  stellen afnemers in kennis van de beslissing ingevolge sub b van dit artikel.

Hoofdstuk 8 HET BEVEILIGINGSADVIES

Artikel 30

De beveiligingsadviseur is verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de beveiligings-maatregelen en –procedures zoals uitgewerkt in het Informatiebeveiligingsbeleid.

Artikel 31

De beveiligingsadviseur is bevoegd om de directie en afdelingshoofden adviezen te geven over beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit het informatiebeveiligingsbeleid.

Artikel 32

De beveiligingsadviseur ziet er op toe dat:

a) beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wetgeving en het Informatiebeveiligingsbeleid worden nageleefd;

b)de in deze regeling opgenomen bepalingen over beveiliging worden nageleefd.

Artikel 33

De beveiligingsadviseur adviseert burgemeester en wethouders rechtstreeks als verantwoordelijke over (informatie)beveiligingsaspecten rondom het beheer uit deze regeling en in het informatiebeveiligingsbeleid voortvloeien.

Artikel 34

De beveiligingsadviseur voorziet in een jaarlijks activiteitenverslag.

Hoofdstuk 9 SLOTBEPALINGEN

Artikel 35

De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor:

• a)

  de Basisadministratie personen als bedoeld artikel 1 van de Verordening gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens 2010 alsmede voor de daarin genoemde gegevens.

• b)

  De basisregistratie Personen

• c)

  de Basisregistratie adressen en gebouwen

Artikel 36

Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na die waarop zij is bekend gemaakt.

De Beheerregeling GBA zoals vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Berkelland op 26 april 2011 wordt hiermee ingetrokken.

Artikel 37

Deze regeling wordt aangehaald als Beheerregeling gemeentelijke basisregistraties 2013 gemeenteBerkelland.

Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van 2 juli 2013.