Beheerregeling GBA gemeente Berkelland

Artikel 1 Begripsbepalingen

Deze regeling verstaat onder:

• 1.

  wet: de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

• 2.

  verordening: de verordening verwerking persoonsgegevens gemeente Berkelland;

• 3.

  verantwoordelijke: degene die bestuurlijke zeggenschap heeft over de basisadministratie, zijnde burgemeester en wethouders;

• 4.

  beheerder GBA: degene die ambtelijke zeggenschap heeft over de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, zijnde het afdelingshoofd Gemeentewinkel;

• 5.

  functionaris: de medewerker die belast is met de dagelijkse zorg voor de beheeractiviteiten;

• 6.

  informatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding van de gemeentelijke basisadministratie, de ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekkingsprocedures en privacyprocedures, alsmede de coördinatie en communicatie bij de uitvoering van deze procedures;

• 7.

  gegevensbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg betreffende het verzamelen van gegevens, de verwerking hiervan en het gebruik van de toepassingssystemen;

• 8.

  applicatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden en ondersteunen van het GBA toepassingssysteem, de autorisatie van gebruikers en de waarborging van continuïteit aan de gebruikerszijde van de informatievoorziening;

• 9.

  privacybeheer: het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de ingeschrevenen bij het verzamelen van gegevens, het verwerken hiervan en de informatievoorziening;

• 10.

  gegevensverwerking: het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op de voorgeschreven wijze met gebruikmaking van het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in het gegevensbestand;

• 11

  beveiligingsadvies: het geheel van activiteiten gericht op coördinatie, stimulering en bewaking van de tijdige oplevering en advisering over de kwaliteit van het informatie beveiligingsbeleid en de uitwerking hiervan in een plan;

• 12

  bevroren bevolkingsregister; de registers die zijn ingericht op basis van de Wet op de Bevolkingsregisters en het Besluit Bevolkingsboekhouding, welke ingevolge de intrekking van de wet en het besluit per 1 oktober 1994 niet meer worden bijgehouden;

• 13

  aangehaakt gegeven: het gegeven dat niet behoort tot de limitatief bij de wet opgesomde gegevens of tot de gegevens die bij of krachtens het Besluit Bevolkingsboekhouding waren voorgeschreven voor opname in de bevolkingsregisters en toch is opgenomen in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van de gemeente Berkelland;

• 14

  toepassingssysteem: de softwareprogrammatuur en de hardwaremiddelen die worden gebruikt om de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens in te richten en bij te houden;

• 15

  procedure: de voorgeschreven wijze waarop een activiteit moet worden uitgevoerd;

• 16

  kwaliteitssteekproef: een controle op de inhoud van gegevenselementen aan de hand van de daaraan ten grondslag liggende brondocumenten en procedures, over een representatief aantal persoonslijsten;

• 17

  persoonslijst: het geheel van gegevens als bedoeld in artikel 34 eerste lid van de wet, over één persoon in een basisadministratie;

• 18

  periodieke gegevensverstrekking: verstrekking van gegevens op basis van een besluit van de minister over een in het besluit aangeduide groep personen, uitgewisseld over het GBA netwerk of via een daartoe door de minister aangewezen alternatief medium;

• 19

  brondocumenten: documenten waaraan overeenkomstig de wet gegevens mogen worden ontleend die in aanmerking komen voor opname in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens op een daarvoor bestemde persoonslijst;

• 20

  netwerkverkeer: de gegevensuitwisseling tussen de basisadministraties onderling en de afnemer, via de daartoe aangewezen gemnet-lijn;

• 21

  actualisering: verfrissing van gegevens op de persoonslijst aan de hand van brondocumenten middels een voorgeschreven procedure;

• 22

  categorie: een bundeling van gegevenselementen op de persoonslijst met betrekking tot een bepaald onderwerp zoals de persoon, de vader, de moeder, de verblijfplaats etc.;

• 23

  verwerkingsverslag: het door het systeem aangemaakte overzicht van meldingen die ontdekt zijn in de via het netwerk binnenkomende berichten;

• 24

  controlelijst: het door het systeem aangemaakte overzicht van foutieve elementen op de persoonslijsten die zich in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens van Berkelland bevinden;

• 25

  handleiding Piv4all: gebruikershandleiding van het GBA toepassingssysteem;

• 26

  autorisatie: het binnen de toepassingsprogrammatuur toekennen van het niveau van gebruikersmogelijkheden aan een persoon/afdeling of het binnen de toepassingsprogramma toekennen van het niveau van gegevensverstrekking aan afnemers en derden;

• 27

  Uitwijkregeling: regeling vastgesteld door de verantwoordelijke hetgeen voorziet in mogelijkheden om kritische bedrijfsprocessen buiten de gemeentewinkel voort te zetten, ingeval de voorzieningen in het gemeentewinkel niet bruikbaar zijn;

• 28

  reorganiseren: een toepassing binnen de programmatuur waarmee gegevensbestanden worden herschikt, waardoor geheugencapaciteit op het computersysteem vrijkomt;

• 29

  reconstructiemaatregelen: het geheel van activiteiten dat is gericht op het operationeel krijgen van een kritisch bedrijfsproces in een andere locatie dan de gemeentewinkel is;

• 30

  back-up: kopie van gegevensbestanden opgeslagen op een ander medium dan de originele gegevensbestanden;

• 31

  medewerkers gemeentewinkel: alle medewerkers van de gemeentewinkel die onder leiding van het hoofd gemeentewinkel werkzaam zijn in de winkel.

32) Piv4all: het toepassingssysteem dat wordt gebruikt om de gemeentelijke basisadministratie in te richten en bij te houden.

33) Variabele uitvoer: toepassing binnen GBA programmatuur waarmee gegevens kunnen worden geselecteerd en met elkaar kunnen worden vergeleken.

Artikel 2 De beheerfuncties

• 1.

  Het afdelingshoofd Gemeentewinkel is de beheerder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Als vervanger is het afdelingshoofd Intern Advies aangewezen.

• 2.

  Het afdelingshoofd Gemeentewinkel wijst de functionaris aan die is belast met het informatiebeheerder en voorziet daarbij in diens vervanging. De aanwijzing is opgenomen in bijlage 1 en maakt onderdeel uit van deze regeling.

• 3.

  Het hoofd afdeling Gemeentewinkel wijst de functionaris aan die is belast met het gegevensbeheer en voorziet daarbij in diens vervanging. De aanwijzing is opgenomen in bijlage 1 en maakt onderdeel uit van deze regeling.

• 4.

  Het hoofd afdeling Gemeentewinkel wijst de functionaris aan die is belast met de gegevensverwerking. De aanwijzingen maken als bijlage 1 onderdeel uit van deze regeling.

• 5.

  Het hoofd afdeling Administratief Beheer wijst de functionaris aan die is belast met het applicatiebeheer en voorziet daarbij in diens vervanging. De aanwijzing is opgenomen in bijlage 2 en maakt onderdeel uit van deze regeling.

• 6.

  Het hoofd afdeling Intern Advies wijst de functionaris aan die is belast met het privacybeheer en voorziet daarbij in diens vervanging. De aanwijzing is opgenomen in bijlage 3 en maakt onderdeel uit van deze regeling.

• 7.

  De directie wijst de functionaris aan die is belast met het beveiligingsadvies. De aanwijzing is opgenomen in bijlage 4 en maakt onderdeel uit van deze regeling.

• 8.

  Het hoofd afdeling Facilitaire Zaken wijst de functionaris aan die belast is met het systeembeheer en voorziet daarbij tevens in diens vervanging. De aanwijzing is opgenomen in bijlage 5 en maakt onderdeel uit van deze regeling.

Artikel 3 Reikwijdte van de beheerregeling

De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor:

• - de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

• - het “bevroren bevolkingsregister”

• - de in de gemeentelijke basisadministratie verwerkte aangehaakte gegevens die onder de werkingssfeer van de Wet bescherming persoonsgegevens vallen.

Artikel 4 Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

• 1.

  De beheerder GBA ziet toe op de naleving van de in deze regeling opgenomen bepalingen, alsmede op de juiste uitvoering van de bij of krachtens de wet opgelegd verplichtingen ten aanzien van inrichting en bijhouding, alsmede de beveiliging van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

• 2.

  De beheerder GBA kan de bij deze regeling behorende bijlagen 6 en 7 wijzigen of aanvullen.

• 3.

  De informatiebeheerder voorziet jaarlijks in een planning van alle beheeractiviteiten.

• 4.

  De informatiebeheerder voorziet in administratieve beheerprocedures voor zover hierin niet door of bij de wet is voorzien.

• 5.

  De informatiebeheerder neemt namens de verantwoordelijke houder de beslissingen op aangiften en/of verzoekschriften die op grond van de wet worden gedaan, voor zover hierin niet op andere wijze is voorzien.

• 6.

  De informatiebeheerder behandelt verzoeken van binnengemeentelijke gebruikers tot rechtstreekse toegang tot de basisadministratie en kent in overleg met de gegevensbeheerder het autorisatieniveau van de raadpleging toe.

• 7.

  De informatiebeheerder is bevoegd de beschikbaarheidtijden van het toepassingssysteem, in overleg met de systeembeheerder en applicatiebeheerder, vast te stellen.

Artikel 5 Plichten

• 1.

  Door of namens de informatiebeheerder wordt de verantwoordelijke advies verstrekt over de navolgende aspecten die voortvloeien uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, te weten:

  • -.

    persoonsinformatievoorziening;

  • -.

    beveiliging;

  • -.

    privacy;

  • -.

    gegevenskwaliteit.

• 2.

  De beheerder GBA stelt het gemeentebestuur (de verantwoordelijke) jaarlijks in kennis van de in het vorige artikel onder 2 bedoelde wijziging/aanvulling van de bij deze regeling behorende bijlagen.

• 3.

  De informatiebeheerder stelt de verantwoordelijke halfjaarlijks in kennis van de resultaten die voortvloeien uit de in artikel 7, lid 4, bedoelde kwaliteitssteekproef.

Artikel 6 Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

• 1.

  De gegevensbeheerder draagt zorg voor de juistheid, actualiteit en betrouwbaarheid van de gegevens die opgenomen zijn of worden in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

• 2.

  De gegevensbeheerder beslist inzake de installatie van nieuwe of gewijzigde versies van Piv4all. Hij ziet er op toe dat alle betreffende functionarissen als genoemd in bijlage 1 t/m 5 op de hoogte zijn gesteld van deze installatie en ziet er op toe dat de gevolgen van deze installatie bij deze functionarissen bekend zijn.

• 3.

  De gegevensbeheerder neemt namens de verantwoordelijke deel aan buitengemeentelijk overleg inzake onderwerpen die het beheer van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens aangaan of de beheerder GBA voorziet in zijn vertegenwoordiging.

• 4.

  Vanuit de in de lid 1 bedoelde zorg is de gegevensbeheerder bevoegd de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven inzake de opname en bijhouding van GBA gegevens. Deze aanwijzingen mogen niet strijdig zijn met de door of bij wet vastgestelde regels.

• 5.

  De gegevensbeheerder behandelt verzoeken als bedoeld in artikel 81 en 82 van de wet en heeft het toezicht op de afhandeling van verzoeken overeenkomstig artikel 102, 1e lid van de wet.

• 6.

  De gegevensbeheerder toetst aan de hand van artikel 36 van de wet de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend.

• 7.

  De gegevensbeheerder ziet toe op een juiste archivering van brondocumenten. Vanuit deze verantwoordelijkheid kunnen aanwijzingen gegeven worden aan de gegevensverwerkers. Deze aanwijzingen kunnen niet strijdig zijn met de bepalingen die in bijlage 6 van deze regeling zijn opgenomen.

• 8.

  De gegevensbeheerder ziet toe op een juiste uitvoering van de procedure onderzoek naar woon- en/of briefadressen. Hij kan hieromtrent de medewerker, die is belast met het onderzoek, aanwijzingen geven. Deze aanwijzingen kunnen niet strijdig zijn met de bepalingen die in bijlage 7 van deze regeling zijn opgenomen.

• 9.

  De gegevensbeheerder verzorgt de communicatie met de afnemers en andere houders van gemeentelijke basisadministraties met betrekking tot gegevensvraagstukken en netwerkverkeer.

• 10.

  De gegevensbeheerder kan gegevensverwerkers en de applicatiebeheerder aanwijzing geven hem/haar te doen bijstaan in de uitvoering van zijn taken.

• 11

  De gegevensbeheerder is bevoegd gegevensverwerkers aan te wijzen die namens het gemeentebestuur de in artikel 36, lid 2, sub e van de wet bedoelde verklaring mogen afnemen.

• 12

  De gegevensbeheerder ziet toe op de afhandeling van verzoeken omtrent statistische gegevens, voor zover deze niet tot één persoon te zijn herleiden.

• 13

  De gegevensbeheerder is belast met het vervaardigen van overzichten uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens voor zover hierbij gebruik wordt gemaakt van het geautomatiseerde systeem.

• 14

  De gegevensbeheerder is belast met afhandeling van de periodieke gegevensverstrekking die plaatsvindt op basis van een autorisatiebesluit van de minister en voor de systematische gegevensverstrekking die plaatsvindt op grond van artikel 8 van de verordening verwerking persoonsgegevens.

• 15

  De gegevensbeheerder ziet toe op het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur.

Artikel 7 Plichten

• 1.

  a. De gegevensbeheerder ziet er dagelijks op toe dat alle actualiseringen op de persoonslijsten in gemeentelijke basisadministratie van de gemeente Berkelland worden gecontroleerd.

b. De gegevensbeheerder ziet er op toe dat de foutverslagen, voortvloeiend uit de inkomende netwerkberichten, worden afgehandeld.

c. Van alle gebeurtenissen voortvloeiend uit de plichten genoemd onder de lid b. houdt de gegevensbeheerder een logboek bij.

2. Van stagnatie bij de in het vorige lid bedoelde controlewerkzaamheden doet de gegevensbeheerder direct mededeling aan de informatiebeheerder.

3. De applicatiebeheerder start minimaal éénmaal per maand de foutenlijst. Van de geconstateerde fouten stelt hij de gegevensbeheerder in kennis. De gegevensbeheerder ziet toe op een juiste correctie van deze fouten. Daarnaast is er ook sprake van een dagelijkse controle van het berichtenverkeer en de daarbij aangemaakte foutverslagen.

4. Minimaal eenmaal in de 6 maanden verricht de gegevensbeheerder een interne kwaliteitssteekproef op het bestand van persoonslijsten van ingezeten. De gegevensbeheerder laat éénmaal per jaar een totale bestandscontrole uitvoeren. Dit in overleg met de applicatiebeheerder.

5. De gegevensbeheerder ziet toe op een tijdige afhandeling van de vrije berichten die via het GBA netwerk worden ontvangen.

Artikel 8 Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

• 1.

  De applicatiebeheerder kent in overleg met de informatiebeheerder de autorisatieniveaus van actualisering toe aan de gegevensverwerkers.

• 2.

  De applicatiebeheerder kent in overleg met de informatiebeheerder de autorisatieniveaus van raadplegers toe aan binnengemeentelijke raadplegers.

• 3.

  De applicatiebeheerder voorziet in de uitvoering van de bepalingen die zijn opgenomen in het Informatiebeveiligingsplan voor zover deze bepalingen betrekking hebben op de toepassingssystemen van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens. Ingeval van werkelijke inwerkingtreding van de uitwijkprocedures coördineert de uitwijkcoördinator de werkzaamheden.

• 4.

  De applicatiebeheerder beoordeelt de gevolgen van de installatie van nieuw en/of gewijzigde versies voor het toepassingssysteem.

• 5.

  De applicatiebeheerder kan de informatiebeheerder, de gegevensbeheerder, de privacybeheerder, de systeembeheerder, de gegevensverwerkers alsmede de medewerkers van de afdelingen die direct toegang hebben tot de basisadministratie aanwijzingen geven met betrekking tot het gebruik van het toepassingssysteem. Hij kan met betrekking tot het gebruik gedragsregels opstellen en interne opleidingen ontwikkelen.

• 6.

  De applicatiebeheerder draagt zorg voor de vormgeving en inhoud van documenten die rechtstreeks aan de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens worden ontleend.

• 7.

  De applicatiebeheerder is – in overleg met de gegevensbeheerder – verantwoordelijk voor het beheer van de GBA tabellen. Voor de uitvoering van deze taak kan hij één of meer gegevensverwerkers aanwijzen om hem bij deze taak te assisteren.

• 8.

  De applicatiebeheerder kan één of meerderde medewerkers van het cluster algemene dienstverlening van de Gemeentewinkel aanwijzen die hem bijstaan in de werkzaamheden die voortvloeien uit de plicht genoemd in artikel 9, lid 8.

Artikel 9 Plichten

• 1.

  De applicatiebeheerder houdt een verzameling bij van de autorisaties die overeenkomstig artikel 8 lid 1 en artikel 4, lid 6 zijn toegekend.

• 2.

  De applicatiebeheerder instrueert de gegevensverwerker met betrekking tot de gevolgen van een nieuwe of gewijzigde versie van het toepassingssysteem.

• 3.

  De applicatiebeheerder stelt overeenkomstig de voorschriften die krachtens de wet zijn gesteld, de minister in kennis van de installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het toepassingssysteem. Een afschrift van de kennisgeving wordt gearchiveerd .

• 4.

  De uitwisseling van periodieke gegevensverstrekking op basis van een autorisatiebesluit van de minister, verstrekking anders dan over het netwerk, geschiedt uitsluitend overeenkomstig de bij wet gestelde beveiligingsvoorschriften. Voor wat betreft de systematische verstrekking van gegevens op grond van de Verordening verwerking persoonsgegevens handelt de applicatiebeheerder, voor zover mogelijk, overeenkomstig deze beveiligingsvoorschriften.

• 5.

  De applicatiebeheerder maakt éénmaal per drie maanden een planning van de op basis van het autorisatiebesluit van de minister te verstrekken periodieke gegevensverstrekking. Van deze planning stelt deze zijn vervanger en de informatiebeheerder op de hoogte. Bij een te verwachten afwezigheid van de applicatiebeheerder laat deze een werkinstructie achter voor zijn vervanger.

• 6.

  De applicatiebeheerder verzorgt – na overleg met de systeembeheerder – de communicatie bij storingen in de hard- en/of software. De applicatiebeheerder stelt direct de informatiebeheerder van de storing op de hoogte.

• 7.

  De applicatiebeheerder draagt zorg voor het beheer van documentatie op het gebied van de Wet GBA en/of regelgeving en de gebruikersdocumentatie.

• 8.

  De applicatiebeheerder verzorgt het testen en evalueren van nieuwe versies van het toepassingssysteem, alsmede het testen en evalueren van nieuwe apparatuur.

• 9.

  De applicatiebeheerder verzamelt alle problemen en klachten die bij het gebruik van het GBA toepassingssysteem ontstaan en tracht, eventueel door inschakeling van de systeembeheerder of een derde, voor een oplossing te zorgen.

• 10.

  De applicatiebeheerder start minimaal éénmaal per maand de foutenlijst.

• 11

  De applicatiebeheerder is belast met een tijdige opschoning van de via het GBA netwerk ontvangen berichten die zijn afgehandeld.

• 12

  De applicatiebeheerder of namens deze het hoofd van diens afdeling, stelt de informatiebeheerder op de hoogte van personele wisselingen inzake de functie van applicatiebeheerder of de vervanging hierin.

Artikel 10 Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

• 1.

  De privacybeheerder heeft het dagelijkse toezicht op naleving van de privacyvoorschriften die voortvloeien uit de wet en de Verordening verwerking persoonsgegevens gemeente Berkelland, alsmede de Wet bescherming persoonsgegevens.

• 2.

  De privacybeheerder kan op grond van het in het vorige lid genoemde toezicht, de medewerkers van de gemeentewinkel aanwijzingen geven.

• 3.

  De privacybeheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de Wet GBA en de regelgeving.

• 4.

  De privacybeheerder heeft het toezicht op de behandeling en afhandeling van verzoeken om gegevensverstrekking uit de GBA.

• 5.

  De privacybeheerder kan – ongevraagd – advies uitbrengen over alle GBA procedures en producten, waarbij de bescherming van de persoonlijke levenssfeer in het geding is.

• 6.

  De privacybeheerder kan voor de afhandeling van verzoekschriften om gegevensverstrekking als bedoeld in artikel 103 lid 1 van de wet, één of meerdere medewerkers van de gemeentewinkel aanwijzen.

Artikel 11 Plichten

• 1.

  De privacybeheerder is belast met het laten vaststellen en actualiseren van het privacyreglement GBA.

• 2.

  De privacybeheerder is belast met het laten vaststellen en actualiseren van de verordening verwerking persoonsgegevens als hiervoor bedoeld in artikel 10, lid 1 .

• 3.

  De privacybeheerder draagt zorg voor het feitelijke beheer van het “openbare register”.

• 4.

  De privacybeheerder of een door hem aangewezen persoon behandelt alle verzoekschriften die op basis van artikel 79, 103 en 104 van de wet worden ontvangen.

Artikel 12 Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

• 1.

  De systeembeheerder draagt zorg voor het technisch onderhoud van en de ondersteuning bij het gebruik van Piv4all.

• 2.

  De systeembeheerder is bevoegd direct maatregelen te treffen als de continuïteit van Piv4all of de daarin opgeslagen informatie acuut in het geding is, mits achteraf rapportage plaatsvindt aan de informatiebeheerder.

• 3.

  De systeembeheerder draagt zorg voor de fysieke beveiliging van Piv4all.

• 4.

  De systeembeheerder draagt zorg voor een zo optimaal mogelijk gebruik van de toegangsbeveiligingen tot Piv4all.

• 5.

  De systeembeheerder is met de informatiebeheerder en applicatiebeheerder betrokken bij de gehele of gedeeltelijke inwerkingtreding van de processen uit het informatiebeveiligingsplan.

• 6.

  De systeembeheerder is bevoegd aanwijzingen te geven met betrekking tot:

  • -.

    beheer toepassingssysteem;

  • -.

    beheer van bestanden;

  • -.

    productieplanningen;

  • -.

    reconstructiemaatregelen.

Artikel 13 Plichten

• 1.

  Van de GBA gegevensbestanden maakt de systeembeheerder dagelijks een back-up. Deze tape wordt bewaard in een kluis in het gemeentekantoor te Eibergen.

• 2.

  Installatie van gewijzigde of nieuwe versies van het Piv4all-systeem geschiedt niet eerder dan dat daartoe opdracht is gegeven door de applicatiebeheerder. Deze installatie dient zo spoedig mogelijk te worden uitgevoerd. Van stagnaties bij het installatieproces stelt de systeembeheerder de informatiebeheerder en de applicatiebeheerder direct op de hoogte.

• 3.

  In geval van technische storingen binnen het Piv4all-systeem lost de systeembeheerder het probleem zo spoedig mogelijk op of schakelt een derde in.

• 4.

  De systeembeheerder draagt zorg voor een beschikbaarheid van Piv4all overeenkomstig de daarover op basis van artikel 4, lid 7 gemaakte afspraken.

• 5.

  De systeembeheerder of namens deze het hoofd van diens afdeling, stelt de informatiebeheerder op de hoogte van personele wisselingen inzake de systeembeheerderfunctie of de vervanging hierin.

• 6.

  De systeembeheerder draagt er zorg voor dat alle wachtwoorden, noodzakelijk voor de toegang tot het toepassingsysteem en daarmee tot de verschillende processen worden opgeslagen. Het wachtwoord dient periodiek te worden gewijzigd volgens de richtlijnen van GBA.

Artikel 14 Toezicht, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

• 1.

  De gegevensverwerker draagt zorg voor het verzamelen van gegevens.

• 2.

  De gegevensverwerker is, voor zover daartoe door de applicatiebeheerder geautoriseerd, belast met het verwerken van de gegevens in overeenstemming met de krachtens de GBA wet, middels het “Logisch Ontwerp, Handleiding uitvoeringsprocedures ”voorgeschreven wijze, alsmede de daarop in de handleiding Piv4all beschreven toepassing.

• 3.

  De gegevensverwerker belast met voor de archivering van de brondocumenten op grond waarvan de gegevens zijn verwerkt.

• 4.

  De gegevensverwerker verwerkt geen gegevens uit documenten waaraan bij of krachtens de wet geen “ontleningstatus” is gegeven.

• 5.

  De gegevensverwerker houdt de verwerking van gegevens aan voor zover er twijfels zijn over de ontleningwaarde in de zin van de wet. De gegevensbeheerder wordt van deze aanhouding in kennis gesteld.

Artikel 15 Plichten

• 1.

  Nadat de gegevens zijn verzameld, worden zij binnen 5 werkdagen overeenkomstig artikel 14, lid 2 verwerkt. Indien deze termijn niet haalbaar is, wordt de gegevensbeheerder hiervan in kennis gesteld.

• 2.

  De archivering van documenten als bedoeld in artikel 14 lid 3, geschiedt overeenkomstig de wijze genoemd in bijlage 6 van deze regeling.

• 3.

  Na de verwerking van gegevens is deze verwerking via het Piv4all direct tot hem/haar herleidbaar is.

• 4.

  De gegevensverwerker draagt zorg voor de kennisgeving aan de geregistreerde voor wat betreft de verwerking van:

  • -.

    wijziging van het naamgebruik;

  • -.

    aantekening geheimhouding;

  • -.

    het aanbrengen van iedere ambtshalve wijziging op de persoonslijst.

• 5.

  De gegevensverwerker draagt zorg voor de toezending van de complete persoonslijst, alsmede informatie over de rechten en plichten van de burger, aan de geregistreerde ingeval van een:

  • -.

    eerste inschrijving in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens;

  • -.

    vervolginschrijving uit het buitenland;

Artikel 16

De informatiebeheerder draagt zorg voor het beheer van de plannen en maatregelen voor beveiliging van de GBA als onderdeel van het gemeentelijk beveiligingsplan.

Artikel 17

De informatiebeheerder is bevoegd om medewerkers van het cluster algemene dienstverlening van de Gemeentewinkel aanwijzingen te geven ten aanzien van beveiligingsvoorschriften, die voortvloeien uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en de overige informatie beveiligingsplannen van Berkelland.

Artikel 18

De beveiligingsadviseur ziet er op toe dat:

• a.

  beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de wet en Berkellandse beleidskaders en -plannen worden nageleefd;

• b.

  de in deze regeling opgenomen bepalingen inzake GBA beveiliging worden nageleefd.

Artikel 19

De informatiebeheerder adviseert de verantwoordelijke als houder van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens over beveiligingsaspecten die uit de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens en andere informatie beveiligingsplannen voortvloeien.

Artikel 20

De beveiligingsadviseur voorziet in een jaarlijks verslag over de activiteiten inzake het beveiligingsbeheer.

Artikel 21 Slotbepaling

De verantwoordelijke beslist in alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet.

Artikel 22 Werkingsgebied

De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor:

• 1.

  de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens

• 2.

  de in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens aangehaakte gegevens die onder de werkingssfeer van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Stb. 2000, 302) vallen.

Artikel 23 Inwerkingtreding

• 1.

  Deze regeling treedt in werking de dag nadat zij is afgekondigd.

• 2.

  De “Beheerregeling GBA gemeente Berkelland”, vastgesteld op 3 april 2007 wordt ingetrokken.

Artikel 24 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als” Beheerregeling GBA gemeente Berkelland”.