Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2007

Verordening op de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van de in de gemeenteraad vertegenwoordigende groeperingen

De raad van de gemeente Binnenmaas;

Overwegende dat het voor een goed functioneren van de raad noodzakelijk is de ambtelijke bijstand aan de raadsleden en de raadsfracties nader te regelen,

Gelezen het voorstel van de Begeleidingscommissie;

Gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

BESLUIT:

Vast te stellen de Verordening op de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van de in de gemeenteraad vertegenwoordigde groeperingen 2007;

Paragraaf 1: Ambtelijke bijstand

Artikel 1

• 1.

  Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

  • a.

    feitelijke informatie van geringe omvang;

  • b.

    inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

Een afschrift van het verzoek kan rechtstreeks worden gezonden naar het bij het onderwerp betrokken afdelingshoofd.

• 2.

  De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of op verzoek van de griffier of een raadslid, door een ambtenaar gegeven.

• 3.

  Indien het afdelingshoofd twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie, bedoeld onder het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist.

• 4.

  Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand.

• 5.

  De bijstand, bedoeld in het vierde lid, wordt verleend door de griffier. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier kan worden verleend, kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2

• 1.

  Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier, een raadslid of de secretaris ambtelijke bijstand tenzij:

  • a.

    het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

  • b.

    dit het belang van de gemeente kan schaden.

• 2.

  De secretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

• 3.

  Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd, deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 3

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de secretaris wordt geweigerd, kan de griffier of het betrokken raadslid het verzoek voorleggen aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over het verzoek.

Artikel 4

• 1.

  Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij of de griffier hiervan mededeling aan de secretaris.

• 2.

  Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 5

• 1.

  Elk raadslid heeft recht op ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, derde lid .

• 2.

  De griffier houdt een register bij van de verleende ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1, eerste lid, sub c, waarin per verzoek om bijstand aan de reguliere ambtelijke organisatie wordt opgenomen:

  • a.

    Welk raadslid / fractie om bijstand heeft verzocht;

  • b.

    Over welk onderwerp om bijstand is verzocht;

  • c.

    Welke ambtenaar de bijstand heeft verleend;

  • d.

    Hoeveel tijd het verlenen van de bijstand heeft gekost en voor welk raadslid / fractie die tijd is besteed;

  • e.

    De reden waarom een verzoek is geweigerd.

• 3.

  Desgevraagd verstrekt de griffier een afschrift van het verzoek om ambtelijke bijstand aan de secretaris en / of (een lid van) het College.

• 4.

  Het in lid 3 genoemde verzoek wordt niet ingewilligd indien een raadslid gebruik heeft ge-maakt van artikel 6, lid 1.

Artikel 6

• 1.

  Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijk bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden.

• 2.

  Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Paragraaf 2: Fractieondersteuning

Artikel 7

• 1.

  De fracties, zoals bedoeld in artikel 5 van het reglement van orde, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

• 2.

  Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 1.000,00 voor elke fractie. Daarnaast ontvangt iedere fractie een bedrag van € 400,00 per raadszetel.

Artikel 8

• 1.

  Uitgangspunt is dat het geld besteed wordt om de volksvertegenwoordigende en kaderstellen-de rol van de raad te versterken.

• 2.

  De bijdrage mag in ieder geval niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a.

    Uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

  • b.

    Betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • c.

    giften;

  • d.

    Uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden als gevolg van het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

  • e.

    Opleidingen voor raads- en commissieleden

  • f.

    Campagne-activiteiten.

Artikel 9

• 1.

  De bijdrage voor fractieondersteuning wordt voor 31 januari van ieder kalenderjaar als voorschot

  op dat kalenderjaar verstrekt en op een speciaal daarvoor bestemde rekening van de griffie gestort.

• 2.

  In een jaar waarin de verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van het jaar.

• 3.

  Het voorschot wordt verrekend met teveel ontvangen voorschotten in jaren waarvoor de raad

  bedragen heeft vastgesteld als bedoeld in artikel 12, zesde lid.

4 De griffier is budgethouder van deze gezamenlijke fractierekening.

1.Indien een fractie gebruik maakt van zijn deel van het budget voor fractieondersteuning kunnen de kosten via een offerte vooraf of via een factuur achteraf bij de griffier worden gedeclareerd tot het maximum van het voor de fractie beschikbare budget.

Artikel 10

• 1.

  Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen, open blijven van raadszetels of wijziging van aantal fracties verandert, wijzigt de bijdrage voor fractie-ondersteuning:

  • a.

    bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de raad in de nieuwe samenstelling vergadert.

  • b.

    bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de raad in de nieuwe samenstelling vergadert.

• 2.

  Bij splitsing of uittreding van een fractie wordt de op grond van artikel 7, tweede lid, vastge-stelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken nieuwe fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

• 3.

  Bij splitsing van een fractie wordt het aan de oorspronkelijke fractie verstrekte voorschot verrekend in overeenstemming met de verdeling die volgt uit het tweede lid.

• 4.

  Fracties die niet meer terugkeren in de raad, zijn verplicht het resterende bedrag van de ontvangen fractiebijdragen terug te betalen aan de gemeente.

Artikel 11

` Vervalt.

Artikel 12

• 1.

  Elke fractie legt, binnen 3 maanden na het einde van het kalenderjaar, via de griffier aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag.

• 2.

  De fractie die niet terugkeert in de raad hetzij door tussentijdse opheffing van de fractie hetzij doordat men na verkiezing niet in de raad terugkeert, legt binnen 3 maanden na opheffing c.q. niet terugkeren in de nieuwe raad via de griffier aan de raad verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag.

• 3.

  Een eventueel resterend overschot wordt terugbetaald aan de gemeente.

• 4.

  De onder lid 1 of lid 2 bedoelde verslagen worden in het seniorenconvent besproken.

• 5.

  Controle van het verslag vindt plaats door de accountant die tevens belast is met de controle van de jaarrekening. De accountant brengt advies uit aan de raad.

• 6.

  De raad stelt na ontvangst van het advies van de accountant de bedragen vast van:

  • a.

    de uitgaven van een fractie die in het vorige kalenderjaar uit de bijdrage bekostigd zijn;

  • b.

    de wijziging van de reserve;

  • c.

    de resterende reserve;

  • d.

    de verrekening tussen de in onderdeel a genoemde uitgaven en het ontvangen voorschot en -voorzover nodig- de hoogte van de terugvordering van uitbetaalde voorschotten en opgebouwde reserves.

• 7.

  In het jaarverslag van de gemeente wordt aandacht besteed aan de besteding van bijdragen voor fractie-ondersteuning door de fracties.

Artikel 13. Overige faciliteiten

1 Elke fractie heeft recht op maximaal 5 (extra) abonnementen op raads- en commissie- stukken.

2 Elk raadslid heeft recht op het maken van fotokopieën, aan te vragen bij de griffier, t.b.v de directe uitvoering van zijn taken als raadslid. Geen fotokopieën worden gemaakt voor partijpolitieke doeleinden.

3 Elke fractie heeft het recht voor vergaderingen van zijn fractie en voor vergaderingen die passen bij de volksvertegenwoordigende rol, gebruik te maken van de fractiekamer(s) in het gemeentehuis indien deze beschikbaar zijn. De fractievoorzitters spreken onderling een rooster af voor de periodieke vergaderingen. De coördinatie voor het gebruik van de fractiekamer wordt opgedragen aan de griffier.

• 4.

  In de fractiekamer(s) kan beschikt worden over de gebruikelijke administratieve faciliteiten zoals een telefoon, computer, printer, kopieerapparaat en internetaansluiting en een beperkte keukenvoorziening.

• 5.

  Elk raadslid en elk lid van een raadscommissie, niet zijnde een lid van de raad, ontvangt een sleutel voor de toegang van voor de fracties bestemde ruimten buiten openingstijden van het gemeentehuis.

• 6.

  De gemeente stelt zaalruimte en bodes ter beschikking voor bijeenkomsten van de raad en raadscommissie.

• 7.

  De gemeente voorziet in een actueel en toegankelijk Bestuurlijk Informatie Systeem.

• 8.

  De gemeente stelt in de fractiekamers documentatie voor de raadsleden beschikbaar.

Paragraaf 3 Slotbepalingen

Artikel 14.

De bevoegdheid tot uitvoering van de artikelen 7 tot en met 13 berust bij de voorzitter van de gemeenteraad.

Artikel 15 Gevallen waarin de verordening niet voorziet

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de voorzitter van de gemeenteraad, zonodig na consultatie van het seniorenconvent.

Artikel 16 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met terugwerkende kracht tot 1 januari 2007.

Artikel 17 Naamgeving verordening

Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening op de ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning 2007.

Aldus besloten door de raad van de gemeente Binnenmaas in zijn openbare vergadering van 2 januari 2007.

De griffier, De voorzitter,

Toelichting

Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel is door de Wet dualisering gemeentebestuur ingrijpend gewijzigd. Het legt expliciet vast dat de raad en individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.

De oude modelregeling ambtelijke bijstand is aangepast aan het nieuwe dualistische bestuursstelsel. Dit heeft geleid tot de nodige veranderingen. Het meest opvallend is de centrale rol van de griffier. Dit nieuwe instituut, dat bij uitstek bedoeld is voor het verlenen van hulp aan raadsleden, wordt het eerste aanspreekpunt als het gaat om ambtelijke bijstand. De griffier vervult ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie.

De burgemeester vervult ook een nieuwe rol in het proces. Indien er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan, zal de burgemeester een bemiddelende en uiteindelijk beslissende rol kunnen spelen. De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer en als degene die uiteindelijk het laatste woord heeft. De Staatscommissie dualisme en lokale democratie had ook al geadviseerd tot een dergelijke rol van de burgemeester.

Gezien de nieuwe dualistische verhoudingen ligt het voor de hand dat er ook op het punt van de ambtelijke bijstand duidelijkere scheidslijnen worden getrokken tussen werkzaamheden voor de raad en voor het college. Dat komt tot uitdrukking in het feit dat een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijke bijstand en de inhoud van de verleende bijstand geheim moet worden gehouden. De ambtenaar mag niet onder druk komen te staan doordat hij werkzaamheden voor de raad verricht. Daarom zal een collegelid dat toch informatie wenst over het verzoek om ambtelijke bijstand wenst, zich moeten wenden tot het betrokken raadslid en niet tot de behandelende ambtenaar.

De verordening behandelt gedetailleerd de ambtelijke bijstand. Aangezien het de verhouding betreft tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie, is behoefte aan duidelijke regels. Deze ambtenaren werken doorgaans namelijk voor het college. De wijziging van artikel 103 van de Gemeentewet laat dit scherp zien. Voor de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur bepaalde dit artikel dat de secretaris (en daarmee de onder hem ressorterende ambtelijke organisatie) de raad en het college terzijde stond. In dualistische verhoudingen staat de secretaris het college terzijde en wordt de raad bijgestaan door de griffier.

Dat de raad nu beschikt over een griffier met griffie betekent niet dat er geen behoefte meer zou zijn aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie zal, in vergelijking met de reguliere organisatie beperkt in omvang zijn. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal een beroep op deze organisatie dan ook nodig blijven. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. De wetgever heeft dat onderkend en het recht op deze vorm van ambtelijke ondersteuning expliciet vastgelegd. Deze verordening vormt de uitwerking van dit recht.

De nieuwe formulering van artikel 33 van de Gemeentewet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.

In de verordening is geen bepaling opgenomen voor die gevallen waarin de tot het verlenen van hulp aangewezen ambtenaar op grond van gewetensbezwaren daartoe niet bereid is. In een dergelijk geval is er sprake van een rechtspositioneel probleem dat binnen de ambtelijke organisatie tot een oplossing dient te worden gebracht.

NB: Ook in de instructie voor de griffier zijn bepalingen opgenomen over het verlenen van ambtelijke bijstand aan onder andere de leden van de gemeenteraad. Uiteraard is afstemming tussen de verschillende regelingen noodzakelijk. Er is echter geen enkel bezwaar tegen integratie ten aanzien van de verschillende onderwerpen. -.-.-.-.-.-.-.-.-.-.-.