Organisatiebesluit 2013

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  afdeling: iedere organisatie-eenheid binnen de gemeentelijke organisatie die op grond van deze verordening een eigen verantwoordingsplicht aan de gemeentesecretaris heeft.

• b.

  afdelingshoofd: de medewerker die is belast met en verantwoordelijk is gesteld voor de algemene dagelijkse leiding van een afdeling.

• c.

  algemeen directeur /gemeentesecretaris: hoofd van de ambtelijke organisatie;

• d.

  budgethouder: de ambtenaar aan wie middelen zijn toegekend in de vorm van budgetten of investeringskredieten en aan wie het (onder-)mandaat is toegekend bestedingen te verrichten ten laste van de aan hem toegekende budgetten en investeringskredieten.

• e.

  budgethouderschap: de bij een bepaald persoon in de organisatie neergelegde verantwoordelijkheid voor het beheersen van een budget en voor de realisatie van de bij dit budget behorende taken.

• f.

  college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bladel.

• g.

  Management Team (MT): de gemeentesecretaris en de afdelingshoofden vormen samen het MT.

• h.

  medewerker: de ambtenaar in een functie dan wel de ingehuurde externe werkzaam bij de gemeente Bladel die een bijdrage aan de doelstellingen van de gemeentelijke organisatie levert en door zijn leidinggevende op zijn functioneren kan worden aangesproken.

• i.

  team: onderdeel van een afdeling, gebaseerd op een bepaalde clustering van producten, activiteiten en/of taken.

• j.

  teamcoördinator: de medewerker die is belast met en verantwoordelijk gesteld is voor de algemene dagelijkse coördinatie van een team.

Artikel 2 Structuur afdelingen

• 1.

  Het college kan veranderingen in de structuur van de organisatie, in afdelingen en teams of in de toewijzing van taken aan afdelingen en teams aanbrengen. Dit gebeurt op voorstel van de gemeentesecretaris.

• 2.

  De gemeentesecretaris voert hierover overleg met het Management Team en hoort, voordat hij adviseert, de betrokken medewerkers op grond van de Wet op de ondernemingsraden.

Artikel 3 Afdelingen

1. Het ambtelijk apparaat van de gemeente is, afgezien van de griffie,

igedeeld in de volgende afdelingen:

• a.

  a. de afdeling Dienstverlening, waartoe de volgende teams behoren:

  i. team KCC;

  ii. team VTH.

• b.

  b. de afdeling Ontwikkeling, waartoe de volgende teams behoren:

  i. team Welzijn;

  ii. team Ruimte;

  iii. team Openbare werken.

• c.

  c. de afdeling Bedrijfsvoering, waartoe de volgende teams behoren:

  i. team Algemene en bestuurlijke zaken;

  ii. team IPB;

  iii. team Financiën

2. De organisatiestructuur van de ambtelijke organisatie is vastgelegd in aangehecht organigram (bijlage I).

Artikel 4 Hoofdtaken afdeling Dienstverlening

De kerntaken van de afdeling Dienstverlening zijn de zorg voor beleidsontwikkeling, de voorbereiding en de werkuitvoering op het gebied van:

• a.

  verlenen vergunningen en afwijkingen, verwerken van meldingen, monumentenzorg en archeologie, agrarisch- en milieubeleid;

• b.

  toezicht, preventie en handhaving binnen diverse taakvelden, juridische trajecten vergunningver lening en handhaving;

• c.

  informatieverstrekking, productverstrekking, kassabeheer, GBA, klachten en meldingen, verkiezingen, burgerlijke stand, receptie, telefoonbalie, call- en baliewerkzaamheden; belastingen.

Artikel 5 Hoofdtaken afdeling Ontwikkeling

De kerntaken van de afdeling Ontwikkeling zijn de zorg voor beleidsontwikkeling, de voorbereiding en de werkuitvoering op het gebied van:

• a.

  zorg en welzijn, onderwijs, sport, jeugd, WMO, toerisme en recreatie, subsidies en accommodaties, volkshuisvesting, gezondheid, kunst en cultuur, borging beleidsontwikkeling, coördinatie sociale zaken/ werkgelegenheid;

• b.

  wonen, bestemmingsplannen en planschade, ruimtelijke ordening, plattelandsvernieuwing, grondzaken en verkeer en parkeren;

• c.

  riolering/watertaken, weg-, groen- en bosbeheer, dierenwelzijn, klimaat- en energiebeleid en afval;

• d.

  beheer en onderhoud openbaar groen, bossen, beplanting, riolering, straatmeubilair, ongediertebestrijding en reinigingstaken.

Artikel 6 Hoofdtaken afdeling Bedrijfsvoering

De kerntaken van de afdeling Bedrijfsvoering zijn de zorg voor beleidsontwikkeling, de voorbereiding en de werkuitvoering op het gebied van:

• a.

  openbare orde, rampenbestrijding en integrale veiligheid;

• b.

  interne en externe communicatie, juridische zaken;

• c.

  (digitale) dienstverlening; archief;

• d.

  financiën, verzekeringen, interne controle en inkoopbeleid;

• e.

  planning & control;

• f.

  bestuurs- en managementondersteuning, kabinetchef;

• g.

  algemeen bestuurlijke aangelegenheden, regionalisering en representatie.

Artikel 7 Leiding dagelijks beheer

• 1.

  Onder de verantwoordelijkheid van het college berust de zorg voor het dagelijks beheer van de ambtelijke organisatie, met uitzondering van de griffie, bij de gemeentesecretaris. Hij treedt op als algemeen directeur. Hij kan uit eigen beweging aanwijzingen geven aan de afdelingshoofden.

• 2.

  Bij afwezigheid van de gemeentesecretaris wordt zijn functie uitgeoefend door de locosecretaris.

• 3.

  Onder de eindverantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris berust de dagelijkse leiding van een afdeling bij het afdelingshoofd van de afdeling.

• 4.

  Onder de eindverantwoordelijkheid van het desbetreffende afdelingshoofd van de afdeling berust de dagelijkse coördinatie van een team bij de teamcoördinator van het taakveld.

• 5.

  Voor de uitoefening van één of meer van zijn bevoegdheden verleent het college mandaten, machtigingen en volmachten aan de gemeentesecretaris, afdelingshoofden, teamcoördinatoren en medewerkers. Indien in een verleend mandaat het verlenen van ondermandaten niet is uitgesloten is de functionaris aan wie het desbetreffende mandaat is verleend, bevoegd tot het verlenen van ondermandaten.

Artikel 8 Benoeming, schorsing, ontslag afdelingshoofden

De afdelingshoofden worden op voordracht van de gemeentesecretaris benoemd, geschorst en ontslagen door het college.

Artikel 9 Ondersteunende werkzaamheden deelneming in rechtspersonen

• 1.

  Bij oprichting en deelneming in rechtspersonen als bedoeld in het tweede lid van artikel 160 van de Gemeentewet, bepaalt het college welke afdelingen ten behoeve van de vertegenwoordigers van het gemeentebestuur ter zake ondersteunende werkzaamheden verrichten.

• 2.

  Ambtenaren die als vertegenwoordiger van het gemeentebestuur deel uitmaken van enig bestuur of raad van rechtspersonen, zijn verplicht om op nader door het college te bepalen wijze verslag uit te brengen aan het college omtrent hun werkzaamheden als bestuurslid van de desbetreffende rechtspersoon.

• 3.

  De in het tweede lid genoemde vertegenwoordigers van het gemeentebestuur in door het college opgerichte rechtspersonen en de in het eerste lid aangewezen diensten bevorderen voor zover mogelijk, dat het beheer van deze rechtspersonen voldoet aan de regels die gelden voor de gemeentelijke diensten.

Artikel 10 Gemeentesecretaris

De gemeentesecretaris draagt, ingevolgde de instructie als bedoeld in artikel 103, tweede lid van de Gemeentewet, als hoofd van de ambtelijke organisatie in het bijzonder zorg voor:

• a.

  De ondersteuning van het college door

• I. het college te informeren en adviseren bij de uitvoering van taken;

  II. erop toe te zien dat het bestuur tijdig, volledige en correcte informatie en adviezen krijgt;

  III. de eindverantwoordelijkheid te dragen voor de verslaglegging van de vergaderingen;

  IV. het bevorderen van een goede ambtelijke ondersteuning van het college;

  V. het sturen en bewaken van procedures en afspraken tussen bestuur en ambtelijke organisatie;

  VI. het verstrekken van integrale en besluitrijpe voorstellen aan het college;

  VII. het nemen van initiatief tot het ontwikkelen, evalueren en bijstellen van de lange termijn visie, doelen en strategie van de gemeente.

• b.

  Het aansturen van het ambtelijk apparaat door

  VIII. de aansturing van de afdelingshoofden op basis van afdelingsplannen (voortgangsoverleg) en concernplanning;

  IX. te fungeren als klankbord voor de afdelingshoofden op de gebieden personeel, financiën, proces en inhoud.

  X. de eindverantwoordelijkheid te dragen voor werving en selectie, beoordeling, ontwikkeling en ontslag van medewerkers met toepassing van de CAR/UWO;

  XI. het tot stand laten komen van de strategische beleidsontwikkeling en coördinatie op integraliteit van beleid;

  XII. het formuleren, bewaken en coördineren en (doen) realiseren van doel- en taakstellingen van de organisatie;

  XIII. de eindverantwoordelijkheid te dragen voor de kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid van de producten en/of diensten van de organisatie;

  XIV. het realiseren van managementdoelstellingen;

  XV. het dragen van de eindverantwoordelijkheid inzake de kaderstelling voor de gemeentebrede bedrijfsvoering en inzet van middelen;

  XVI. het houden van functionerings- en beoordelingsgesprekken met de afdelingshoofden.

c. De organisatieontwikkeling als constant proces.

d. Het uitoefenen van zijn taak als WOR bestuurder op grond van de Wet op de ondernemingsraden (WOR).

e. Het bouwen en onderhouden van een (regionaal) relatienetwerk op bestuurlijk en ambtelijk niveau.

f. Het bevorderen en bewaken van de organisatorische samenhang door kaderstelling en control op middelengebied.

g. Het bevorderen en bewaken van de (bestuurlijk-ambtelijke) samenwerking binnen de organisatie en met organisatieonderdelen buiten de organisatie, met een nadruk op de Kempensamenwerking

Artikel 11 Afdelingshoofd

• 1.

  Onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris draagt een afdelingshoofd, met in achtneming van de gemeentebrede kaders, zorg voor:

  a. het leidinggeven aan een afdeling met strategische en/of afdelingsoverstijgende beleidsontwikkelingstaken waaronder de verantwoordelijkheid voor:

  - het direct aansturen van de teamcoördinatoren en medewerkers van de afdeling;

  - de coaching en ontwikkeling van de medewerkers binnen de afdeling naar een regisserende gemeente;

  - de borging van de opdrachtgeverschap-/opdrachtnemerschapsrol;

  - het formuleren, bewaken en realiseren van doel- en taakstellingen;

  - de kwaliteit, kwantiteit en tijdigheid van de producten en/of diensten;

  - de bedrijfsvoering van inzet van middelen en personeel op de afdeling;

  - het maken van afdelingsplannen met doel- en taakstellingen;

  - het managen van de toegewezen delen van beleidsvelden of programma’s;

  - het (collectief met andere MT-leden) zorg dragen voor de integraliteit tussen afdelingen;

  - de juridische en financiële rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van voorstellen.

  b. het aansturen van processen die op grond van integraliteit en/of complexiteit en/of financiële gevolgen en/of politieke gevoeligheid extra sturing behoeven binnen de afdeling en ervoor zorg dragen dat werkzaamheden en processen die samenhang hebben integraal worden aangepakt aan de voorkant van het proces.

  c. het integraal informeren en het integraal adviseren van de gemeentesecretaris en het Management Team en draagt bij aan de ontwikkeling en functioneren van de organisatie.

  d. integrale strategische beleidsinitiëring, -ontwikkeling en –kaderstelling van de afdeling, waaronder:

  - het signaleren en analyseren van maatschappelijke en politieke strategische ontwikkelingen en vertalen van deze ontwikkelingen in strategische beleidsinitiatieven;

  - het toetsen van beleidsvoornemens op effect.

  e. het adviseren en rapporteren aan de directie en het bestuur over realisatie van gestelde doelen, inzet van middelen en strategische beleidsontwikkelingen betreffende het werkterrein.

  f. het terugkoppelen van informatie en besluitvorming van het college en het Management Team aan de medewerkers van de afdeling.

  Aan een afdelingshoofd is, voor zover niet anders bepaald in andere besluiten, het mandaat verleend om opdracht tot waarneming van een andere betrekking te geven aan zijn medewerkers.

  Een afdelingshoofd vervangt een teamcoördinator bij afwezigheid of wijst daarvoor een vervanger aan.

  Het afdelingshoofd voert functionerings- en beoordelingsgesprekken met de tot zijn afdeling behorende teamcoördinatoren en medewerkers.

• 2.

  Aan een afdelingshoofd is, voor zover niet anders bepaald in andere besluiten, het mandaat verleend om opdracht tot waarneming van een andere betrekking te geven aan zijn medewerkers.

• 3.

  Een afdelingshoofd vervangt een teamcoördinator bij afwezigheid of wijst daarvoor een vervanger aan.

• 4.

  Het afdelingshoofd voert functionerings- en beoordelingsgesprekken met de tot zijn afdeling behorende teamcoördinatoren en medewerkers.

• 5.

  Het afdelingshoofd voert periodiek overleg met de teamcoördinatoren van zijn afdeling.

Artikel 12 Teamcoördinator

Onder de verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd draagt een teamcoördinator, met in achtneming van de gemeentebrede kaders, de zorg voor de dagelijkse coördinatie en werkverdeling binnen een team medewerkers met verantwoordelijkheid voor het eindresultaat, waaronder:

• -

  medewerkers vakinhoudelijk instrueren en begeleiden;

• -

  - werkzaamheden bepalen, plontroleren;nen en c

• -

  problemen (op inhoud en functioneren) en opleidingsbehoeften signaleren aan het afdelingshoofd en afhandelen van eenvoudige personele aangelegenheden;

• -

  advisering afdelingshoofd inzake personele aangelegenheden, waaronder onder meer reis- en verblijfkosten, werving, selectie en aanstelling personeel, aanpassing arbeidsduur, toekennen van besluiten tot bezoldiging personeel, opdracht waarneming andere betrekking, waarnemingstoelage, toekennen persoonlijke toelage, vaststellen arbeidsduur op afwijkende omvang, uitvoeren CAR/UWO terzake spaar- en vakantieuren, verlagen bezoldiging, toestemming gebruik motorvoertuig;

• -

  - optreden als klankbord/fungeren als aanspreekpunt voor medewerkers;

• -

  verdelen van de post binnen het team en bewaken van de voortgang van de afhandeling van de post;

• -

  - bijdragen aan de coördinatie van planning en controlproducten;

• -

  levert mede input aan het afdelingshoofd in OFB-cyclus.

Artikel 13 Management Team

• 1.

  De gemeentesecretaris, het afdelingshoofd Dienstverlening, het afdelingshoofd Ontwikkeling en het afdelingshoofd Bedrijfsvoering vormen het Management Team.

• 2.

  De gemeentesecretaris is voorzitter van het Management Team.

• 3.

  Bij afwezigheid van de gemeentesecretaris treedt de loco-secretaris op als voorzitter van het Management Team.

• 4.

  De voorzitter van het Management Team stelt de vergaderdata en agenda voor de vergaderingen vast. De vergaderingen vinden in beginsel wekelijks plaats. Ieder lid van het Management Team kan zaken voor plaatsing op de agenda bij de voorzitter indienen en de voorzitter verzoeken in bijzondere omstandigheden een extra vergadering bijeen te roepen.

• 5.

  De voorzitter zorgt ervoor dat de agenda en de bijbehorende stukken worden gereed gemaakt en dat deze ten minste 2 dagen voor de vergadering in het bezit zijn van de leden van het Management Team.

• 6.

  Indien de agenda daartoe aanleiding geeft, nodigt de voorzitter andere dan de in het eerste lid bedoelde leden uit om aan een vergadering deel te nemen.

• 7.

  De voorzitter neemt, gehoord de mening binnen het MT, de benodigde besluiten en draagt eindverantwoordelijkheid.

• 8.

  De afdelingshoofden dragen zorg voor een snelle overdracht van de gemaakte afspraken naar de afdelingen. De afdelingshoofden dragen er daarnaast zorg voor dat er voldoende ruimte voor gedachtewisseling is met hun medewerkers over wat in de vergadering is besproken.

Artikel 14 Taken Management Team

• 1.

  Het Management Team heeft tot doel het bewaken en integraal managen van de eenheid in uitoefening van de organisatiebrede opgedragen taken en het bevorderen van het goed functioneren van de ambtelijke organisatie door middel van:

  a. de totstandkoming en uitvoering van de afdelingsplannen op zowel concern- als afdelingsniveau;

  b. de gemeentebrede organisatieontwikkeling, waaronder het inbedden van de ontwikkelstrategie in processen, cultuur en medewerkers;

  c. de gemeentebrede kaderstelling op het gebied van middelen en de control daarop;

  d. de coördinatie van activiteiten en informatie tussen afdelingen onderling en in relatie tot het bestuur;

  e. de coördinatie van de planning, prioriteitenstelling en voortgang van de beleidsvoorbereiding, beleidsuitvoering en verantwoording;

  f. het doelmatig en doeltreffend functioneren van de organisatie;

  g. de coördinatie van de majeure organisatiebrede projecten op het gebied van bedrijfsvoering en organisatieontwikkeling;

  h. het nemen van de verantwoordelijkheid voor integraliteit in de aanpak van afdelingsoverstijgende processen/projecten;

  i. de informatie-uitwisseling van gemeenschappelijke zaken;

  j. tijdig signaleren van relevante ontwikkelingen en het onderling afstemmen van reacties daarop.

• 2.

  Waar het gaat om organisatiebrede ontwikkelingen op het gebied van bedrijfsvoering en (beleids)control is het afdelingshoofd bedrijfsvoering de eerst aangewezene vanuit het Management Team.

Artikel 15 Bestuursopdrachten

• 1.

  Voor de beleidsvoorbereiding geeft het college bestuursopdrachten aan de gemeentesecretaris.

• 2.

  Een bestuursopdracht geeft het kader aan voor het ontwikkelen van beleid.

• 3.

  De gemeentesecretaris draagt zorg voor uitvoering van bestuursopdrachten door de ambtelijke organisatie.

Artikel 16 Planning & Controlcyclus

De gemeentelijke planning & controlcyclus omvat de volgende stukken:

• a.

  de perspectiefnota;

• b.

  de begroting inclusief het investeringsplan;

• c.

  de afdelingsplannen;

• d.

  de tussentijdse rapportages;

• e.

  de jaarrekening en het jaarverslag.

Artikel 17 Budgettoedeling en begrotingsuitvoering

• 1.

  Op basis van de door de raad vastgestelde begroting en het investeringsplan stelt het college de functionele ramingen vast. Het college wijst de functionele ramingen en de bijbehorende budgetten uit de productraming en de investeringskredieten toe aan de afdelingen.

• 2.

  Op basis van de begroting, de vastgestelde investeringskredieten en de functionele ramingen van de gemeente, maakt elk afdelingshoofd in overleg met de gemeentesecretaris een afdelingsplan, waarvan de begroting van de afdeling en het investeringsplan van de afdeling deel uitmaken.

• 3.

  In een afdelingsplan worden de beoogde doelen, taken, activiteiten, te leveren prestaties en in te zetten middelen van een afdeling voor het eerstvolgende jaar beschreven.

• 4.

  Het concernplan wordt vastgesteld door het college, dit voorafgaand aan het begrotingsjaar. Afdelingsplannen worden voor aanvang van het betreffende begrotingsjaar vastgesteld door de gemeentesecretaris. Met de vaststelling van de afdelingsplannen worden de budgetten en investeringskredieten toegewezen aan de budgethouders, die ten aan zien van de desbetreffende budgetten en investeringskredieten invulling geven aan het budgethouderschap.

• 5.

  Budgethouders handelen binnen de kaders van het budgethoudersreglement.

Artikel 18 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet, kan het college een bijzondere voorziening treffen.

Artikel 19  Inwerkingtreding en citeerwijze

• 1.

  Dit besluit treedt in werking op 1 september 2013.

• 2.

  Dit besluit kan worden aangehaald als Organisatiebesluit Gemeente Bladel 2013.

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Bladel op 18-06-2013.

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN BLADEL;

de secretaris, de burgemeester,