Inkoopbeleid gemeente Bladel 2011-2013

2 Beleidsuitgangspunten

• 2.1 Het inkoopproces

  De inkoopfunctie zoals hieronder staat weergegeven bestaat uit een aantal fases die altijd moeten worden doorlopen. Gezien vanuit de interne klant vindt eerst de offerteprocedure plaats. Hierin wordt op basis van vooraf vastgestelde doelen een of meerdere ondernemers geselecteerd die op basis van een specificatie een offerte in mogen dienen. De vastgestelde doelen zijn gebaseerd op de uitgangspunten van dit inkoopbeleid. De ondernemer die het meest geschikt is zal worden gecontracteerd.

  

  Vervolgens start de bestelprocedure. Deze fase bestaat uit de elementen: bestellen, bewaken en nazorg. Deze fase is tot nu toe onderbelicht gebleven in het inkoopbeleid. In deze fase vindt de daadwerkelijke levering van de producten, diensten en werken plaats. Om ook deze fase efficiënt te laten verlopen zal het contract bewaakt worden. Op deze wijze wordt de ondernemer aan de verplichtingen gehouden die in de offerteprocedure zijn afgesproken.

  Beide fases zijn zeer bepalend voor het resultaat dat de gemeente wenst te behalen. In de eerste fase worden de doelen vastgelegd en wordt hier een ondernemer op geselecteerd. In de tweede fase moeten de doelen worden uitgewerkt. Gebleken is dat een goed contractbeheer hier essentieel voor is. Zonder een goede contractbewaking zullen de vooraf opgestelde doelen niet optimaal worden bereikt.

• 2.2 Professionaliteit

  Professioneel inkopen en aanbesteden wil niet alleen zeggen dat de wet- en regelgeving wordt nageleefd. Het betekent ook dat er rekening wordt gehouden met de aard en omvang van de individuele in te kopen leveringen, diensten en werken en met de ondernemingen die deze leveringen, diensten en werken leveren. Dit wordt “Best Value Procurement” genoemd en gaat naast de efficiëntie ook van de effectiviteit van de handelingen uit. Dit proces is in onderstaand stroomschema uitgewerkt.

  

  Voordat begonnen wordt met een aanbesteding moeten de uitgangspunten van de aanbesteding duidelijk zijn. Wat zijn de leveringen, diensten en werken die men koopt en welke eigenschappen hebben deze. Daarnaast moet er voldoende kennis zijn van de markt en de ondernemers die de diensten, leveringen en werken kunnen leveren. Het vastleggen van deze uitgangspunten zal er toe leiden dat een aanbesteding soepeler verloopt en dat de tevredenheid over de ingekochte leveringen, diensten of werken hoger is. Om dit te organiseren zal voor de in te kopen leveringen, diensten of werken een inkoopstrategie geschreven worden. In deze inkoopstrategie zullen diverse analyses van de markt en van de in te kopen goederen, diensten of werken uitgevoerd worden. Dit met als doel om zo effectief en efficiënt mogelijk in te kopen. Hierbij zal niet alleen gekeken worden naar prijsaspecten, maar ook naar te maken keuzes met betrekking tot interne kosten en maatschappelijk verantwoord inkopen.

  De basis van de inkoopstrategie blijft net als in het vorige inkoop- en aanbestedingsbeleid het onderstaande model van Kraljic (1983).

  Portfoliomodel Kraljic:

  

  Het model bestaat uit twee variabelen: inkoopwaarde en inkooprisico. De inkoopwaarde gaat uit van het principe dat de gemeente zich anders gedraagt wanneer het een goedkoop product, bijvoorbeeld een balpen, aanschaft, dan wanneer het een duur product aanschaft, bijvoorbeeld de aanleg van een nieuwe weg. Het inkooprisico is van belang omdat dit aangeeft hoe vrij de gemeente zich kan bewegen in de markt. De vraag hierbij is namelijk hoeveel potentiële leveranciers er zijn voor dit product, waar de marktmacht ligt en in het geval van structurele aankopen, hoe hoog de switching kosten zijn.

  De inhoud van deze inkoopstrategieën en de mandatering met betrekking tot goedkeuring van deze strategieën staan uitgewerkt in de inkoop- en aanbestedingsprocedure.

• 2.3 Doelmatig en rechtmatig inkopen

  Uit het consultatiedocument voor de nieuwe aanbestedingswet (d.d. 29 april 2009) komt naar voren dat er geen aanvullende drempels voor aanbesteden worden gesteld naast de Europese drempels die al van kracht zijn[1]. De werkwijze van de gemeente moet voldoen aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en de uitgangspunten van het EG verdrag (transparantie, objectiviteit en non-discriminatie). De rechtmatigheid kan worden getoetst door interne controle.

  Inkoop moet een meerwaarde bieden aan de gemeentelijke processen en doelstellingen en hierop afgestemd zijn. De doelmatigheid wordt gewaarborgd door de inkoopstrategieën die voor de trajecten worden opgesteld. Wederom kan hier een interne toetsing op plaatsvinden.

  [1] De Europese drempel voor leveringen. diensten en werken worden iedere twee jaar bijgesteld. Zie voor de actuele bedragen de site van het ministerie voor economische zaken: www.minez.nl.

• 2.4 Maatschappelijk verantwoord inkopen

  Maatschappelijk verantwoord inkopen betekent dat er naast de financiële aspecten ook rekening wordt gehouden met de maatschappelijke gevolgen: de sociale-, milieugerelateerde en economische gevolgen.

  De overheid zet concrete stappen naar een meer duurzame samenleving. De gemeente Bladel heeft als doelstelling om vanaf 2010 minimaal 75% van haar inkopen duurzaam uit te voeren. In 2015 wil zij dit verhoogd hebben naar 100%. AgentschapNL heeft hiervoor duurzaamheidcriteria ontwikkeld die in aanbestedingen meegenomen kunnen worden. Iedere twee jaar doet de gemeente Bladel mee aan de benchmark van VROM om te kijken hoe de gemeente er voor staat.

  De gemeente Bladel overweegt bij iedere aanbesteding of er sociale doelstellingen aan verbonden kunnen worden en bekijkt per geval of het stellen van deze eisen haalbaar is. Er bestaan mogelijkheden om opdrachten voor te behouden aan de uitvoerders wet sociale werkvoorziening. Daarnaast is het mogelijke om projectafhankelijk potentiële medewerkers voor een bepaalde tijd in het geselecteerde bedrijf op laten nemen of leer-werkbedrijven te selecteren.

• 2.5 Integriteit

  De gemeente vindt het van belang dat zowel bestuurders en medewerkers van de gemeente als ondernemers integer handelen. De bestuurders en de medewerkers van de gemeente houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. De integriteit wordt gewaarborgd door een adequate functiescheiding toe te passen, waarbij de rol van de budgetverantwoordelijke en de inkoopfunctie voor zover mogelijk van elkaar gescheiden zijn.

   

  De gemeente hecht ook belang aan de integriteit van de door haar gecontracteerde ondernemers. De gemeente doet enkel zaken met ondernemers die zich niet bezig houden met criminele of illegale praktijken. Daarom toetst de gemeente de integriteit van de ondernemers bij aanbestedingen, door minimaal een integriteitsverklaring te vragen. Dit is opgenomen in de gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsprocedure.

• 2.6 Lokaal en regionaal

  Het uitgangspunt van het beleid is dat de levering, dienst of werk voor de juiste kwaliteit en prijs verkregen zal worden. Een van de grondbeginselen van het EG-verdrag is dat de gemeente potentiële opdrachtnemers, ongeacht de grootte en de plaats van vestiging, gelijk zal behandelen. De gemeente mag daarom ook geen positieve discriminatie toepassen ten behoeve van een individuele ondernemer of het plaatselijke MKB, maar heeft wel oog voor de belangen van de lokale ondernemers. Met hen wordt rekening gehouden door de minimumeisen en geschiktheidseisen niet disproportioneel hoog te stellen. Daarnaast wordt middels de inkoopstrategie altijd onderzoek gedaan naar aanwezige lokale en regionale ondernemers.

• 2.7 Deelname aan BIZOB

  De gemeente Bladel heeft ervoor gekozen de kennis en ondersteuning op het gebied van inkoop te bundelen door deel te nemen in Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost-Brabant (BIZOB). BIZOB voert een aantal strategische en tactische inkooptaken uit, bundelt kennis over inkoop en juridisch gerelateerde zaken, rapporteert over het inkoopbeleid en neemt deel in diverse werkgroepen met betrekking tot inkoop. Daarnaast worden samen met andere gemeenten inkoopprojecten opgepakt om op deze wijze voordelen te behalen op het gebied van betere prijs, kwaliteit en kennis.

3 Organisatorische beleidsuitganspunten

• 3.1 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

  De bevoegdheden voor alle aan het inkoopproces gerelateerde taken zijn geregeld in het mandatenbesluit van de gemeente.

   

  Binnen de gemeente is het afdelingshoofd verantwoordelijk voor de uitgevoerde inkoopprocessen binnen zijn afdeling. Hij is niet alleen verantwoordelijk voor de financiële afhandeling maar ook voor de rechtmatige afhandeling van de processen.

   

  Het college van burgemeester en wethouders stelt op basis van dit inkoopbeleid een inkoop- en aanbestedingsprocedure vast waarin de interne regels met betrekking tot inkoop en aanbestedingen worden vastgelegd.

• 3.2 Inkoopplan

  Jaarlijks wordt door de gemeente, na vaststelling van de begroting en voor het einde van november, een lijst gemaakt met hierin alle inkopen die gepland staan voor het komende jaar. Op basis van deze lijst, bestaande uit zowel incidentele als structurele geplande uitgaven, gesprekken met de gemeente, de begroting en de spendanalyse wordt door het inkoopbureau in samenwerking met de gemeente het inkoopplan opgesteld. In dit inkoopplan worden de projecten opgenomen, waar de gemeente ondersteuning nodig heeft van het inkoopbureau en de trajecten die gezamenlijk met andere gemeenten worden uitgevoerd.

• 3.3 Contractbeheer

  Door op een centrale plek overzicht van alle lopende contracten van de gemeente te creëren en deze te beheren, is men niet alleen in staat diverse overeenkomsten met een leverancier te bundelen, maar ook strategische keuzes te maken die de rol van de gemeente aanmerkelijk kunnen versterken. Bovendien houdt het managen van contracten in dat er op basis van een totaaloverzicht tijdig acties kunnen worden ondernomen om de interne discussie over aflopende overeenkomsten wederom op te starten.