Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Blaricum 2020

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• • ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door medewerkers van de ambtelijke organisatie van de gemeente bestaande uit het verzamelen, leveren en/of verwerken van informatie en/of het kenbaar maken van een deskundig oordeel of advies;

• • bijstand door de griffie: het geven van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning, niet zijnde een verzoek om informatie;

• • document: document als bedoeld in artikel 1, onder a. van de Wet openbaarheid van bestuur;

• • fractie: fractie als bedoeld in artikel 7 van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad van de gemeente Blaricum 2015.

• • ambtenaar: medewerker van de gemeente, niet zijnde een medewerker van de griffie;

• • griffie: ambtelijke organisatie onder leiding van de griffier

• • griffier: de raadsgriffier

• • secretaris: de gemeentesecretaris

• • wet: de Gemeentewet

Artikel 2. Verzoek om informatie

• 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om feitelijke informatie van geringe omvang of om inzage in of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat.

• 2. De griffier verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte informatie, voor zover deze daarover kan beschikken. Voor zover daarmee niet aan het verzoek voldaan is, verzoekt de griffier de secretaris één of meer ambtenaren aan te wijzen die voor zover mogelijk de resterende informatie zo spoedig mogelijk verstrekken.

Artikel 3. Verzoek om bijstand

• 1. Een raadslid kan de griffier verzoeken om bijstand.

• 2. De verzochte bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt hij/zij de secretaris om één of meer ambtenaren aan te wijzen die ambtelijke bijstand verlenen.

• 3. De secretaris kan een verzoek om ambtelijke bijstand afwijzen wanneer:

  • a.

    naar oordeel van de secretaris niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand betrekking heeft op raadswerkzaamheden, of

  • b.

    dit naar oordeel van de secretaris het belang van de gemeente kan schaden, of

  • c.

    het verlenen van de verzochte ambtelijke bijstand naar zijn/haar oordeel in redelijkheid niet kan worden gevergd.

• 4. Als de secretaris het verzoek om ambtelijke bijstand weigert, deelt hij/zij dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 4. Geschil over verleende ambtelijke bijstand

• 1. Een raadslid dat niet tevreden is over de aan hem/haar verleende ambtelijke bijstand, kan hierover in overleg te treden met de secretaris.

• 2. Als overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing, kan het raadslid de kwestie aan de burgemeester voorleggen. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk uitsluitsel ten aanzien van dit verzoek.

Artikel 5. Verstrekking informatie over verzoeken om ambtelijke bijstan

• 1. De secretaris verstrekt aan het lid van het college op wiens werkzaamheden een verzoek om ambtelijke bijstand betrekking heeft, desgevraagd een afschrift van het verzoek.

• 2. Als het college of een of meer leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Artikel 6. Recht op financiële bijdrage

• 1. De raad verstrekt een in de raad vertegenwoordigde fractie jaarlijks een financiële bijdrage ter ondersteuning van het functioneren van die fractie.

• 2. De financiële bijdrage bestaat uit een bedrag van € 1000 per fractie.

• 3. Het is niet toegestaan een eventueel overschot van de financiële bijdrage van enig jaar in reserve te houden voor volgende jaren.

• 4. In afwijking van het eerste lid verstrekt de raad in een jaar waarin raadsleden aftreden op grond van artikel C 4, tweede lid, van de Kieswet, aan een fractie een financiële bijdrage tot en met de maand maart en een financiële bijdrage voor de periode omvattende de resterende maanden. Deze financiële bijdragen bestaan uit 1/12e deel van de bedragen, bedoeld in het tweede lid, vermenigvuldigd met het aantal maanden dat de periode omvat.

• 5. Een in de raad vertegenwoordigde fractie kan afzien van het recht op een jaarlijkse financiële bijdrage conform lid 1 en 2 van dit artikel. Hiertoe dient een fractie jaarlijks vóór 15 januari een schriftelijk verklaring van afstand van dit recht aan de griffier te sturen. Een verklaring van afstand van het recht op een financiële bijdrage kan niet gedurende dat jaar herroepen worden.

Artikel 7. Besteding financiële bijdrage

• 1. Een fractie besteedt de financiële bijdrage uitsluitend ter ondersteuning en versterking van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie.

• 2. De financiële bijdrage mag in ieder geval niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a.

    betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;

  • b.

    giften, leningen, beleggingen en voorschotten;

  • c.

    uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege, inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten, of

  • d.

    de kosten voor niet-partijpolitiek georiënteerde scholing in verband met de vervulling van de functie van raadslid of fractievertegenwoordiger, voor zover deze door of namens de gemeente wordt aangeboden of verzorgd;

  • e.

    dan wel uitgaven die in strijd zijn met enige wettelijke bepaling.

Artikel 8. Voorschot financiële bijdrage

• 1. Jaarlijks vóór 31 januari wordt een voorschot aan een fractie verleend ter hoogte van de financiële bijdrage als bedoeld in artikel 7, eerste lid, verrekend met nog niet verrekende teveel ontvangen voorschotten in periodes waarvoor de financiële bijdrage overeenkomstig artikel 11 is vastgesteld.

• 2. In een jaar waarin de raadsleden aftreden na reguliere raadsverkiezingen of op grond van artikel 56d of 56e van de Wet Algemene regels herindeling wordt, in afwijking van het eerste lid, een voorschot verleend voor de periode tot en met de maand maart en een voorschot voor de periode omvattende de resterende maanden. Het eerste voorschot wordt vóór 31 januari van dat jaar, terwijl het tweede voorschot vóór het eind van de maand april wordt verstrekt.

Artikel 9. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie

• 1. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden ontvangt deze fractie eenzelfde bijdrage conform artikel 6, lid 1 en 2. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties zich aansluiten bij een andere in de raad vertegenwoordigde fractie verandert de bijdrage voor deze fractie niet.

• 2. Als zich een situatie als bedoeld in het eerste lid voordoet, ontvangt de nieuwe fractie een voorschot naar evenredigheid van het nog resterende aantal maanden van het jaar waarvoor het voorschot wordt verleend.

• 3. Als een fractie tijdens een zittingsperiode ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage ter ondersteuning van die fractie met ingang van de maand volgend op de maand waarin hiervan kennisgeving is gedaan aan de raad.

• 4. Als een fractie als gevolg van verkiezingen ophoudt te bestaan, vervalt de aanspraak op de financiële bijdrage met ingang van de datum dat de raad in de nieuwe samenstelling aantreedt.

Artikel 10. Administratieve verplichtingen

• 1. De financiële administratie wordt gevoerd op basis van het stelsel van baten en lasten. Deze administratie wordt op een zodanige wijze gevoerd dat deze steeds een volledig en juist inzicht geeft in alle bezittingen en schulden, verplichtingen, reserves, baten en lasten, alsmede overige gegevens die voor de financiële verantwoording van belang zijn.

• 2. Andere inkomensbronnen dan de financiële bijdrage worden afzonderlijk geadministreerd.

• 3. De administratie wordt zodanig ingericht dat op eerste aanvraag van de controller nadere informatie kan worden gegeven en bescheiden of bewijsstukken met betrekking tot de uitgaven kunnen worden overgelegd.

• 4. Bij uitgaven worden de onderliggende bescheiden door ten minste twee personen geautoriseerd.

Artikel 11. Verantwoording, controle en vaststelling financiële bijdrage

• 1. De fractie legt uiterlijk drie maanden na het einde van een kalenderjaar aan de raad verantwoording af over de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vorige kalenderjaar, onder overlegging van een financieel verslag.

• 2. De raad stelt na controle van het financieel verslag de hoogte vast van:

  • a.

    de financiële bijdrage;

  • b.

    het te verrekenen verschil tussen de vastgestelde financiële bijdrage en het ontvangen voorschot;

Artikel 12. Intrekking oude verordening en overgangsrecht

• 1. De “Verordening op de fractieondersteuning Blaricum 2014” en de “Verordening op ambtelijke bijstand Blaricum 2002” worden ingetrokken.

• 2. De “Verordening op de fractieondersteuning Blaricum 2014” blijft van toepassing ten aanzien van de op basis van die verordening verleende financiële bijdragen en de verantwoording, controle, vaststelling en afrekening van die financiële bijdragen.

Artikel 13. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op de dag na publicatie.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Blaricum 2020.