Verordening financieel beheer Bloemendaal 2013

Ondertekening

TOELICHTING VERORDENING FINANCIEEL BEHEER BLOEMENDAAL 2013

TOELICHTING VERORDENING FINANCIEEL BEHEER BLOEMENDAAL 2013

VOORWOORD/ INLEIDING

Uitgangspunt is dat vanuit (een duale sturing) niet teveel, maar ook niet te weinig informatie wordt uitgewisseld tussen het college van b&w en de gemeenteraad. Het doel is een transparante en tijdige informatievoorziening en besluitvorming.

Een goede samenwerking met de raad in het algemeen en de auditcommissie in het bijzonder staat voorop. Elk jaar wordt in nauwe samenwerking met de auditcommissie de P&C planning opgesteld waarbij het continu verbeteren van de inhoud van de documenten aan de orde komt. Het concretiseren van de doelstellingen van de gemeente en het specifieker maken (en volgen) van mijlpalen is van groot belang. Hiermee wordt de gemeenteraad in staat gesteld om beter te sturen op kaders en gewenste maatschappelijke effecten. Vervolgens kan de gemeenteraad volgen in hoeverre de doelen en effecten worden gerealiseerd.

In de artikelen staan zo veel mogelijk kort de uitgangspunten beschreven. In de toelichting wordt uiteengezet hoe deze toegepast en geïnterpreteerd moeten worden.

Wat zijn nu de kernzaken waarop we wel (en niet) inzetten?

Wel:

• -

  denken vanuit meerjarige cyclus (effectiviteit)

• -

  sturing op doelen en resultaten

• -

  gezonde (lichte) sturing op bedrijfsvoering (doelmatigheid)

• -

  transparantie (sturing & verantwoording)

• -

  beperkte informatie, maar wel to the point

• -

  kortere doorlooptijden (actueler)

(politiek en ambtelijk vertrouwen staat voorop)

Niet:

• -

  te veel detailinformatie (dat roept detailvragen op)

• -

  te veel een mix van verantwoordingsinformatie (wettelijk), doelen/resultaten en verantwoordingsinformatie

(wantrouwen staat voorop)

ALGEMEEN

Artikel 212, eerste lid van de Gemeentewet bepaalt, dat de gemeente bij verordening de uitgangspunten voor het financieel beleid en regels voor het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie moet vaststellen. Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten werkt deze onderwerpen uit in de elementen begroting en verantwoording, financieel beleid, financieel beheer, interne controle en financiële organisatie. Deze elementen komen in de hoofdstukken 2, 3, 4 en 5 van deze verordening aan de orde. De bepalingen uit deze verordening gelden dus naast en onverminderd het Besluit begroting en verantwoording gemeenten en provincies.

De gemeente moet via deze verordening waarborgen, dat zij voldoet aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en interne controle. Het tweede hoofdstuk van de verordening bevat daarom voorschriften over de wijze van verantwoording over de uitvoering van de programmabegroting. Hoofdstuk 3 gaat over de kaders voor het financieel beleid. Het vierde hoofdstuk bevat hoofdregels voor interne controle en daarmee over het financieel beheer. Hoofdstuk 5 stelt de kaders voor de financiële organisatie. Deze kaders maken tezamen de interne controle waaronder de controle op de rechtmatigheid van de (financiële) beheershandelingen mogelijk. De interne controle richt zich mede op de rechtmatigheid van de (financiële) beheershandelingen.

Het tweede lid van artikel 212 Gemeentewet geeft aan welke regels in elk geval in de verordening moeten zijn opgenomen. De verordening moet in elk geval regels bevatten voor waardering en afschrijving van vaste activa, grondslagen voor de berekening van tarieven en prijzen en de algemene doelstellingen en te hanteren richtlijnen en limieten voor de financieringsfunctie.

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

§ 1. Inleidende bepalingen

Artikel 1. Definities Voor de gehanteerde begrippen in de verordening gelden de definities uit de Gemeentewet, de Wet Fido, de wet RUDDO, het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) en het Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten. Overige begrippen uit de verordening worden in het tweede lid van artikel 1 van de verordening gedefinieerd.

§ 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Kaders en programma-indeling voor de begroting en verantwoording

Dit artikel in het eerste lid de verplichting van het college om de raad jaarlijks een kadernota aan te bieden.

Het tweede lid gaat over de programma-indeling voor de begroting en verantwoording. De indeling van de programma’s kan alleen worden gewijzigd bij de kadernota. Het BBV bepaalt in aanvulling hierop dat het college de producten aan de programma’s toewijst. Het is echter niet wenselijk om deze indeling elk jaar te wijzigen.

Op grond van artikel 189 Gemeentewet berust het budgetrecht bij de raad. De raad neemt uiteindelijk de beslissing welke bedragen hij voor activiteiten op de begroting beschikbaar stelt. Gedurende het begrotingsjaar kan de raad op grond van artikel 192 Gemeentewet besluiten nemen tot wijziging van de programmabegroting. De gemeente kan slechts uitgaven doen voor de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht (vierde lid artikel 189 Gemeentewet).

De raad kan kiezen op welk niveau hij budgetten beschikbaar stelt. Hij kan er voor kiezen een budget voor een samenstel van activiteiten of per activiteit beschikbaar te stellen. De verordening kiest voor het beschikbaar stellen van budgetten per programma.

Het derde lid van dit artikel regelt het tijdstip, waarvoor het college de jaarstukken aan de raad moet aanbieden.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

Dit artikel bevat in aanvulling op het BBV bepalingen voor de inrichting van de programmabegroting. Het eerste lid draagt het college op de productenraming bij de begroting te voegen. Het tweede lid draagt het college op bij het jaarverslag de productrealisatie te voegen.

De verordening werkt de in het BBV opgenomen verplichting van de gemeente om in de programmabegroting aandacht te besteden aan de investeringen nader uit. Het BBV bepaalt, dat de programmabegroting bij de uiteenzetting van de financiële positie een overzicht van de investeringen wordt gegeven.

Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten en begrotingswijzigingen

Artikel 4 bevat regels voor de autorisatie van de begrotingsbudgetten en investeringskredieten. Het eerste lid van dit artikel bepaalt dat de autorisatie van de baten en lasten plaatsheeft op programmaniveau.

Autorisatie is naast lopende uitgaven nodig voor investeringen. Het tweede lid van dit artikel regelt dat de autorisatie van investeringskredieten bij begrotingsbehandeling plaatsvindt, tenzij de raad bij de begrotingsbehandeling aangeeft ten aanzien van bepaalde investeringen een afzonderlijk voorstel voor autorisatie te willen ontvangen. De raad kan daarmee de autorisatie van politiek belangrijke investeringen combineren met de behandeling van de inhoudelijke kant van het investeringsvoorstel.

Het derde lid regelt de autorisatie voor investeringen, die niet bij de programmabegroting voorzien zijn. Het college moet in deze gevallen voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen in verband met deze investeringen een voorstel aan de raad doen voor het autoriseren van een investeringskrediet.

Het zesde lid regelt dat verschuivingen van kosten binnen het programma zijn geoorloofd zolang er a) op programmaniveau geen overschrijding ontstaat en b) de kosten passen binnen het beleid van de raad. Uitgangspunt is het stimuleren dat baten/lasten juist verantwoord worden om goed zicht hierop te houden. Bovendien is enige flexibiliteit (integraal management) gewenst bij de uitvoering van het programma. Hier geldt overigens niet dat meer baten, zoals bouwleges, automatisch meer lasten autoriseren.

Voor kosten hoger dan € 25.000 dient vooraf de raad om een besluit gevraagd te worden.

Uiteraard kan alleen met toestemming van de gemeenteraad van artikel 4.1 t/m 4.6. worden afgeweken.

Artikel 5. Tussentijdse rapportage

Een belangrijk onderdeel van de planning en controlcyclus voor de raad zijn de tussenrapportages. Op basis van tussenrapportages wordt de raad geïnformeerd over de uitputting van budgetten en investeringskredieten en de voortgang van de uitvoering van het beleid. Het eerste lid bepaalt, dat het college periodiek aan de raad rapporteert.

De tussenrapportage bevat een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van:

• a.

  de baten en lasten per programma;

• b.

  het overzicht van de algemene dekkingsmiddelen;

• c.

  de gewijzigde toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

• d.

  het geprognosticeerde begrotingssaldo;

• e.

  stand van zaken treasury.

Het college informeert de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting.

§ 3. Financieel beleid

Artikel 6. Waardering en afschrijving vaste activa

Het tweede lid van artikel 212 Gemeentewet onder letter a bepaalt, dat de gemeente bij verordening de regels voor waardering en afschrijving van activa moet vaststellen. Artikel 6 geeft aan deze verplichting invulling. De BBV gaat uit van de reële gebruiksduur van activa.

Hieronder is een overzicht te vinden van de gehanteerde afschrijvingstermijnen bij de gemeente Bloemendaal.

De materiële vaste activa met economisch nut worden lineair afgeschreven conform onderstaande termijnen:

Gronden en terreinen Termijn

Grond Niet

Woonruimten

Woonwagens 25 jaar

Nieuwbouw 40 jaar

Renovaties, verbouwingen en uitbreiding 25 jaar

Bedrijfsgebouwen

Nieuwbouw 40 jaar

Renovaties, verbouwingen en uitbreiding 25 jaar

Nieuwbouw semi-permanente gebouwen 15 jaar

Noodlokalen 5 jaar

Grond-, weg-en waterbouwkundige werken

Vanuit het vGRP

(verbreed Gemeentelijk RioleringsPlan Bloemendaal 2011-2016):

• -

  Hoofd- en minigemalen en drainagepompen bouwkundig 20 jaar

• -

  Hoofd- en minigemalen en drainagepompen mechanisch elektrisch 7 jaar

• -

  Pompen diepdrainage 5 jaar

• -

  Minizuiveringssysteem 10 jaar

• -

  Bronnen diepdrainage 15 jaar

• -

  Drainage 15 jaar

• -

  Persleidingen (riolering, drainage en afwatering) 20 jaar

• -

  Drukriolering 20 jaar

• -

  Infiltratieriool 30 jaar

• -

  Riolering, randvoorzieningen (bergbezinkbassin), duikers en

  drainageafvoerleidingen 35 jaar

Aanleg begraafplaatsen 40 jaar

Sportvelden – kunstgras: - toplaag 10 jaar

• -

  sport-technische laag 20 jaar

• -

  onderbouw (zand en drainage) 35 jaar

• -

  natuurgras: - toplaag 10 jaar

• -

  onderbouw (incl. drainage) 15 jaar

Aanleg en onderhoud van wegen, fiets- en voetpaden 25 jaar Maatschappelijk

Openbare verlichting : masten 45 jaar Maatschappelijk

armaturen 15 jaar Maatschappelijk

Civiele kunstwerken (bruggen): hout 25 jaar Maatschappelijk

beton 50 jaar Maatschappelijk

Beschoeiingen 30 jaar Maatschappelijk

Vervoermiddelen

Auto’s en zwaar materieel 8 jaar

Machines, apparaten en installaties

Parkeermeters 8 jaar

Gereedschap en hulpmiddelen 10 jaar

Voorzieningen / technische installaties gebouwen 15 jaar

Overige materiële vaste activa

Automatiseringsprojecten (hard- en software) 5 jaar

Meubilair, inventaris en kantoorapparatuur 10 jaar

De start van afschrijving van een activum begint in het begrotingsjaar dat volgt op het jaar waarin het actief gereed komt dan wel verworven wordt.

In afwijking van het hierboven bepaalde worden activa anders dan gronden en terreinen met een afzonderlijke verkrijgingprijs van minder dan € 25.000 niet geactiveerd.

De hiervoor opgenomen afschrijvingstermijnen zijn niet van toepassing op reeds gerealiseerde / geactiveerde investeringen van vóór 1 januari 2004.

Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden ten laste van de exploitatie gebracht. Indien hiervan bij raadsbesluit wordt afgeweken, wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief , zoals hierboven is aangegeven, of een kortere door de raad aan te geven tijdsduur. Investeringen in de openbare ruimte met een maatschappelijk nut genereren geen middelen en er is geen markt voor. Voorbeelden zijn wegen, pleinen, openbaar groen en bruggen. Er is bijvoorbeeld wel vraag zijn naar de grond waarop de weg of park is aangelegd, maar er is geen vraag naar de weg of het park als zodanig.

Rente wordt niet toegerekend aan investeringen, tenzij de rente in principe bij derden in rekening kan worden gebracht. Bij derden gaat het om rioolexploitatie, reiniging, begraafplaats, verhuurde eigendommen en grondexploitaties. Investeringen met betrekking tot huisvesting onderwijs wordt vanaf 2005 rente toegerekend omdat vanaf dat jaar de vergoedingen in de algemene uitkering inclusief rente zijn.

Componentenbenadering.

Van een materieel vast actief kunnen vanaf 1 januari 2011 samenstellende delen afzonderlijk worden afgeschreven op basis van het individuele waardeverloop van die delen. Per samenstellend deel kan de economische gebruiksduur namelijk sterk verschillen. Bijvoorbeeld verwarmingsinstallaties (15 jaar), verbouwing (25 jaar) en inventaris (10 jaar) van een schoolgebouw.

De componentenbenadering kan worden toegepast indien er sprake is van substantieel verschillende afschrijvingstermijnen.

Activeren van grondexploitaties en voorbereidingskredieten

Mits voldoende zeker is dat de investering doorgaat en de kosten kunnen worden goedgemaakt door verwachte baten, mogen kredieten/investeringen geactiveerd worden. Elk jaar dienen geactiveerde kosten op deze twee voorwaarden te worden getoetst.

Afsluiten en intrekken kredieten

Als investeringen langer dan drie jaar openstaan, dan worden deze in principe ingetrokken. Er dient te worden gerapporteerd over de voortgang. Als onvoldoende kan worden aangetoond dat de investering in de nabije toekomst uitgevoerd kan worden, wordt de investering ingetrokken. Er kan een nieuwe aanvraag worden gedaan als er zekerheid bestaat over de voortgang.

Artikel 7. Kostprijsberekening Artikel 212 Gemeentewet bepaalt in het tweede lid, letter b, dat de gemeente bij verordening in ieder geval de grondslagen voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen prijzen en tarieven voor rechten moet vaststellen. De grondslag voor de prijzen en tarieven vormt de samenstelling van de kostprijs van de diensten waarvoor de gemeente prijzen en heffingen in rekening brengt. Artikel 7 van de verordening bepaalt de kaders voor het vaststellen van de kostprijzen van de gemeentelijke diensten.

Het eerste lid bepaalt dat de kostprijs bestaat uit de directe kosten en de indirecte kosten die direct met de dienst samenhangen.

Onder het tweede lid wordt ook verstaan dat onder de indirecte kosten ook worden verstaan bijdragen aan voorzieningen voor noodzakelijke vervanging van betrokken activa en de compensabele BTW. Hiermee wordt invulling gegeven aan de mogelijkheid die artikel 229b Gemeentewet biedt.

De kaders in het artikel vormen de basis waarbinnen het college zijn systematiek van kostentoerekening kan vormgeven en de kostenverdeelsleutels voor de toerekening van indirecte kosten kan vaststellen.

Voor de kostenverdeling wordt gebruik gemaakt van kostenplaatsen en kostendragers.

Een kostenplaats is een onderdeel in de organisatie, dat ten behoeve van het productieproces een bepaald soort functie uitoefent t.b.v. verschillende kostendragers (producten / programma’s).

De op de kostenplaatsen verzamelde kosten worden - via verdeelsleutels - doorbelast naar kostendragers en andere kostenplaatsen (zie bladzijde 156 van de Jaarrekening 2011 voor de verdeling van 2011).

Er zijn zeven kostenplaatsen ingesteld:

• 1.

  Kapitaallasten

• 2.

  Personeelslasten

• 3.

  Bestuursapparaat

• 4.

  Tractie en werkplaatsen

• 5.

  Gemeenschappelijke belastingdienst (GBKZ)

• 6.

  Verzekeringen

• 7.

  Milieustraat.

Eerst worden kosten verdeeld over de kostenplaatsen (bijv. personeelslasten aan div. andere kostenplaatsen) en daarna aan de kostendragers (de programma’s). Dit doorberekenen gebeurt meestal op basis van het aantal productieve uren. In het meerjaren onderhoudsplan worden de personeelslasten verdeeld op basis van de onderhoudsbudgetten.

Bij GBKZ worden de kosten doorberekend aan de deelnemende gemeenten. Voor het basispakket wordt verrekend op basis van het aantal WOZ-objecten. De optionele pakketten op basis van de formatieomvang/uren.

Artikel 8. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

Het vaststellen van de tarieven voor belastingen, rechten en leges is een bevoegdheid van de raad, die hij ex artikel 156 van de Gemeentewet niet kan delegeren. Het eerste lid van het artikel bepaalt dat de raad de tarieven voor de belastingen, rioolrechten en afvalstoffenheffing jaarlijks vaststelt. Een gemeenteraad, die voor meer rechten (en leges) de tarieven jaarlijks wenst vast te stellen, kan het eerste lid met deze rechten (en leges) uitbreiden.

Het vaststellen van de prijs voor een gemeentelijke dienst of de levering van goederen of werken, die niet onder artikel 229 Gemeentewet vallen is een privaatrechtelijke besluit. Deze besluiten zijn op grond van artikel 160, eerste lid, aanhef en letter e van de Gemeentewet een bevoegdheid van het college.

Dit artikel regelt in het tweede lid, dat de raad per raadsperiode de kaders voor het vaststellen van de belastingen, rechten, heffingen en prijzen bepaalt.

Artikel 9. Financieringsfunctie

De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de kwetsbaarheid van deze functie bevat artikel 212 Gemeentewet de expliciete bepaling dat de financiële verordening hierover regels voor het beleid en de organisatie bevat. Regel is dat er de risico’s die worden gelopen beperkt zijn, uitzettingen in hefboomproducten zijn niet toegestaan. Nadere instructies zijn opgenomen in het Treasurystatuut.

Artikel 10. Administratieen Informatieverschaffing

Onder artikel 10 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de gemeentelijke administratie en informatieverschaffing. Op hoofdlijnen draagt de raad het college op welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens moeten voldoen.

Artikel 11. Interne controle

De accountant toetst jaarlijks van de gemeenterekening of deze een getrouw beeld geeft van de gemeentelijke financiën en of de (financiële) beheershandelingen die eraan ten grondslag liggen rechtmatig zijn verlopen. Artikel 11 draagt het college op maatregelen te treffen opdat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole de gemeente zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheershandelingen die aan de baten en lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen rechtmatig (zijn) verlopen.

Artikel 12. Misbruik en oneigenlijk gebruik

Artikel 12 bepaalt dat het college in gemeentelijke regelingen en werkprocedures voldoende maatregelen treft of laat treffen om misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen te beperken. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld het treffen van voldoende verificatiemaatregelen vooraf van de antecedenten van een aanvrager van een gemeentelijke subsidie, zodat de gemeente subsidies wel daadwerkelijk verstrekt aan rechthebbenden. Het treffen van afdoende beleid op het gebied van misbruik en oneigenlijk gebruik maakt deel uit van het rechtmatigheidoordeel van de accountant.

Artikel 13. Financiële organisatie

Artikel 13 geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie. Volgens het eerste lid letter a van artikel 160 van de Gemeentewet is het college bevoegd regels vast te stellen over de ambtelijke organisatie van de gemeente. Het college wordt onder lid 1, letter a, b, c en d van het artikel uit de verordening opgedragen bepaalde van deze regels die de financiële organisatie betreffen, vast te leggen in besluiten.

De regels bedoeld onder de letters a en b heeft het college inmiddels gezamenlijk vastgelegd in de Organisatieverordening Bloemendaal. De regels voor de organisatie van de financieringsfunctie zijn in het Treasurystatuut gemeente Bloemendaal 2011 vastgelegd.

De leden 2 en 3 geven regels voor resp. inkoop en aanbesteding alsmede subsidieverstrekking en steunverlening.

Artikel 14. Inwerkingtreding De verordening treedt in de plaats van de vorige op grond van artikel 212 Gemeentewet ingestelde verordening. Het artikel bepaalt dat de verordening van toepassing is op alle stukken van het betreffende begrotingsjaar. De jaarstukken van het vorig begrotingsjaar moeten nog voldoen aan de bepalingen uit de oude verordening.

Artikel 15. Citeertitel Artikel 15 geeft de naam, waarmee in de gemeentelijke stukken naar deze verordening moet worden verwezen.