Inkoop- en aanbestedingsbesluit 2013

Ondertekening

Overzicht bijlagen bij het Inkoop- en aanbestedingsbesluit:

1. Juridische uitgangspunten

2. Ethische- en ideële uitgangspunten

3. Economische uitgangspunten

3A. Elektronisch aanbesteden

4. Beginselen van behoorlijk bestuur

5. Drempelbedragen

6. Het inkoopproces

7. Inkooporganisatie

8. Dossiervorming

9. Uniforme model Eigen Verklaring

10. Standaardbrieven voor offerte en opdrachtverstrekking

Bijlage 1 Juridische uitgangspunten

1.1 Naleven van wet- en regelgeving

Voor de gemeente gelden voor het formuleren van het inkoop en aanbestedingsbeleid de volgende juridische kaders:

Specifieke kaders:

• -

  Aanbestedingswet 2012: in dit nieuwe wettelijke kader zijn de Bao, Bass en Wira opgenomen. De Aanbestedingswet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.

• -

  Aanbestedingsbesluit: is het uitvoeringsbesluit van de Aanbestedingswet. Onderdeel van dit besluit zijn:

  * het Aanbestedingsreglement Werken 2012 (bij opdrachten onder de Europese aanbestedingsdrempels) (ARW 2012), Afwijken van de ARW 2012 mag, mits deugedelijk gemotiveerd.

  * de modellen Eigen Verklaring en

  * de Gids proportionaliteit (GP). Afwijken van de GP mag, mits deugedelijk gemotiveerd.

• -

  Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie.

• -

  Richtsnoeren Leveringen en Diensten van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie;

• -

  Uniforme klachtenregeling.

Algemene kaders:

• -

  EG- verdrag, m.n. de regels over de interne markt;

• -

  Gemeentewet;

• -

  Burgerlijk Wetboek;

• -

  Algemene wet bestuursrecht;

• -

  Algemene beginselen van behoorlijk bestuur (bijlage 4)

• -

  Algemene voorwaarden van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk. De ‘Algemene voorwaarden van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk’ zijn van toepassing op alle inkopen/aanbestedingen met betrekking tot werken, levering van zaken en diensten door een leverancier, tenzij de gemeente expliciet en onderbouwt hiervan afwijkt;

De gemeente is verplicht tot naleving van nationale en Europese wet- en regelgeving. Dit geldt ook met betrekking tot alle inkopen (leveringen, diensten en werken). Uiteraard moet de gemeente zich ten alle tijde houden aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en de wettelijke bepalingen van bijvoorbeeld de Algemene wet bestuursrecht, de Gemeentewet en het Burgerlijk wetboek.

Voor opdrachten waarvan de waarde boven de Europese drempelwaarden uitkomt, zijn de richtlijnen van de EG van kracht. Voor gevallen waarop de EG-richtlijnen niet van toepassing zijn, geldt uiteraard de nationale wet- en regelgeving.

De jaarlijkse accountantscontrole moet onder andere toezien op de rechtmatigheid van gemeentelijke uitgaven. Een toets op de naleving van deze juridische inkoopkaders maakt onderdeel uit van de accountantscontrole.

Naast een afkeurende accountantsverklaring brengt het niet naleven van de Europese aanbestedingsregels aanzienlijke risico’s met zich mee. Benadeelde concurrenten kunnen naar de nationale rechter stappen en schadevergoeding of heraanbesteding eisen. Ook kunnen zij een klacht indienen bij de Europese commissie. Naast een slechte naam voor de gemeente, waardoor ondernemers betreffende gemeente bij toekomstige aanbestedingen nauwlettend zullen volgen, kunnen de kosten door uit te keren schadevergoedingen, maar ook door stagnatie in de uitvoering van projecten hoog oplopen.

1.2 Nastreven van transparantie, gelijkheid, non-discriminatie en proportionaliteit

De  vier beginselen van de Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn transparantie, gelijkheid,  non-discriminatie en proportionaliteit. Deze beginselen hanteert de gemeente voor al haar inkopen, zowel onder als boven de drempelbedragen voor Europees aanbesteden. Hiermee onderstreept ze het belang van openbare controle op bestuurlijke en ambtelijke integriteit, en de doelmatige besteding van publieke gelden.

Transparantie

• 1.

  Bij alle aanbestedingsprocedures dient een passende mate van openbaarheid in acht te worden genomen en voldoende concurrentie te worden gewaarborgd, gelet op:

  * het economische belang van de opdracht;

  * de aard van de opdracht;

  * de omstandigheden van het geval.

• 2.

  Aan de in punt 1 bedoelde openbaarheid kan (onder meer) worden voldaan door:

  * publicatie van de aanbesteding;

  * het ter inzage leggen van de aanbestedingsdocumenten.

Op grond van de Aanbestedingswet 2012 is het gebruik van de publicatiemodule van TenderNed verplicht. De verplichting geldt onder meer voor het doen van (voor)aankondigingen, de mededeling van gunningsbeslissingen, rectificaties en de mededeling aan de Europese Commissie van het resultaat van de procedure. De verplichting geldt voor opdrachten boven de Europese aanbestedingsdrempels en bij het vrijwillig bekendmaken van (nationale) opdrachten.

Het staat de gemeente vrij om de aankondigingen ook te publiceren op andere media zoals Aanbestedingskalender.nl, (vak)bladen en de eigen website, mits de aankondiging eerst op TenderNed is gepubliceerd. Dit geldt ook voor onderhandse aanbestedingen.

Bijlage 2 Ethische en ideële uitgangspunten

2.1 Integriteiteisen aan bestuurders en ambtenaren

Alle inkopen van de gemeente worden op objectieve, transparante en niet-discriminerende wijze uitgevoerd. Bestuurders en ambtenaren dienen een zakelijke relatie te onderhouden met de opdrachtnemer en moeten te allen tijde integer zijn.

Alle medewerkers dienen zich daarom te houden aan de vastgesteld integriteitsregels voor bestuurders en ambtenaren van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk’. Hierin staan onder meer regels met betrekking tot integriteit.

Te allen tijde dient de integriteit gewaarborgd te zijn. Dit kan bijvoorbeeld door de volgende functiescheiding te maken:

• *

  Inkoper: degene die in rechtstreeks contact staat met de leverancier, dienstverlener of aannemer.

• *

  Budgethouder: degene die verantwoordelijk is voor de doelmatige en doeltreffende aanwending van de aan hem toegewezen middelen.

• *

  Prestatie-beoordelaar: degene die nagaat of de geleverde goederen, diensten of werken conform vooraf opgestelde specificaties en afspraken zijn geleverd.

2.2 Integriteiteisen aan opdrachtnemers

De gemeente stelt ook eisen op het gebied van integriteit aan de leveranciers, dienstverleners oftewel opdrachtnemers. Deze dienen betrouwbaar te zijn en zich niet bezig te houden met criminele activiteiten. Op het moment dat hier niet aan wordt voldaan, wordt men uitgesloten als (mogelijke) opdrachtnemer.

Potentiële opdrachtnemers kunnen hierop worden getoetst met inachtneming van het Besluit Aanbestedingsregels Overheidsopdrachten. Potentiële opdrachtnemers worden gevraagd verklaringen hieromtrent te ondertekenen. Bij gunning kan gevraagd worden om nadere bewijsstukken aan te leveren, ter controle van de ondertekende verklaringen.

2.3 Sociaal-maatschappelijke eisen aan opdrachtnemers

Duurzaamheid is voor de gemeente een belangrijk onderwerp ten behoeve van het beschermen en verbeteren van de leefomgeving. Zij stelt op dit punt niet alleen eisen aan burgers en bedrijven, die stelt zij ook aan zichzelf. In de programma’s van eisen en in bestekken worden duurzaamheidsaspecten, zoals het gebruik van duurzame energie en materialen, bijvoorbeeld het FSC-keurmerk voor hout, zoveel mogelijk betrokken. Ook bij het beoordelen van offertes is het aspect duurzaamheid, indien mogelijk, een standaard te hanteren gunningscriterium.

Derhalve zij nadrukkelijk vermeldt dat de gemeente bij de gunning voor zoveel als mogelijk rekening moet houden met milieuvriendelijkheid en duurzaamheid.

2.3 Duurzaam inkopen

Met ‘duurzaam inkopen’ wordt bedoeld, dat rekening gehouden wordt met de milieu- en de sociale aspecten, die aan de inkopen verbonden zijn. Bij milieuaspecten gaat het om het effect van het product of productieproces op het milieu, bijvoorbeeld door energie of materiaalgebruik. Bij sociale aspecten kunt u denken aan thema’s als kinderarbeid of mensenrechten.

Duurzaam inkopen, milieu aspecten:

De gemeente Bodegraven-Reeuwijk staat voor duurzame ontwikkeling waarin Cradle to Cradle 1) een centrale rol speelt en vindt dat zij daarin vanzelfsprekend het goede voorbeeld moet geven. Zij onderschrijft dan ook het “Klimaatakkoord Gemeenten en Rijk 2007–2011”, waarin de afspraak is opgenomen dat de gemeenten zullen streven naar 75 % duurzaam inkopen in 2010 en 100 % in 2015.

1) De kern van Cradle to Cradle principe ligt in het concept; afval is voedsel. Alle gebruikte materialen zouden na hun leven in het ene product, nuttig kunnen worden ingezet in een ander product. Hierbij zou geen kwaliteitsverlies mogen zijn en alle restproducten moeten hergebruikt kunnen worden of milieuneutraal zijn.

Duurzaam inkopen, sociale aspecten:

Opdrachtnemers van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk worden geacht zich te houden aan gangbare normen en waarden op het gebied van arbeid (een en ander overeenkomstig de conventies van de International Labour Organization). Discriminatie van werknemers of leveranciers, gebruikmaking van kinderarbeid, ontoereikende arbeidsomstandigheden (arbo) of andere onethische praktijken worden niet getolereerd en kunnen leiden tot uitsluiting bij inschrijvingen en ontbinden van bestaande overeenkomsten.

2.4 Sociaal maatschappelijke doelstelling

De gemeente Bodegraven-Reeuwijk wil vanuit haar sociaal-maatschappelijk beleid zo veel mogelijk mensen in de regio aan het werk hebben en houden. Daarom heeft ze zich ten doel gesteld om mensen met afstand tot de arbeidsmarkt te helpen om die afstand te verkleinen. Deze kan veroorzaakt worden door lichamelijke of geestelijke beperkingen, maar ook door culturele of etnische achtergronden.

Voorbehoud aan sociale werkvoorziening

Conform artikel 19 van het Bao heeft gemeente Bodegraven-Reeuwijk de mogelijkheid om bepaalde opdrachten voor te behouden aan sociale werkvoorzieningen. Sociale werkvoorzieningen worden door Nederlandse gemeenten vrijwel altijd opgericht ter uitvoering van de Wet sociale werkvoorziening (WSW). Deze wet heeft één belangrijke sociale doelstelling: het bieden van werk aan mensen die (nog) niet terecht kunnen op de gewone arbeidsmarkt. Personen, die normaal gesproken geen werk kunnen vinden door een lichamelijke, psychische of verstandelijke handicap, kunnen hierdoor een baan krijgen onder aangepaste omstandigheden. Daar waar mogelijk zal gemeente Bodegraven-Reeuwijk gebruik maken van deze mogelijkheid.

Sociale aspecten

Het stimuleren van lokale werkgelegenheid is een speerpunt in het arbeidsmarktbeleid van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk. Zij kan gebruik maken van de mogelijkheid om bij aanbestedingen sociale aspecten te betrekken door eisen te stellen aan de werknemers, die de opdrachtnemer zal inzetten voor de uitvoering van de opdracht. Zo kan gemeente Bodegraven-Reeuwijk de eis stellen, dat er een bepaald percentage langdurig werklozen of arbeidsgehandicapten wordt ingezet door de opdrachtnemer. De gemeente Bodegraven-Reeuwijk zal per opdracht beslissen of en zo ja, welke eisen zij stelt aan het in te zetten personeel. Daarbij zal de gemeente Bodegraven-Reeuwijk ervoor zorg dragen, dat de gestelde eisen proportioneel en niet discriminerend zijn.

Bijlage 3 Economische uitgangspunten 

De volgende twee aspecten komen aan de orde bij de bedrijfseconomische uitgangspunten:

• 1.

  te hanteren aanbestedingsprocedures;

• 2.

  te hanteren selectie- en gunningcriteria;

3.1 Te hanteren aanbestedingsprocedures

Er zijn diverse vormen van aanbesteding waaruit de gemeente een keuze kan maken om de markt te benaderen. De volgende wijzen van aanbesteden worden al naar gelang de hoogte van het te besteden bedrag worden toegepast:

• A.

  Europese aanbestedingen

• B.

  Nationale aanbestedingen

• C.

  Meervoudig onderhandse aanbestedingen

• D.

  Enkelvoudige onderhandse aanbesteding (gunning uit de hand)

De gemeente is in veel gevallen niet vrij in de keuze van de aanbestedingsprocedure. In geval een aanbestedingsbedrag boven het op basis van de Europese richtlijn vastgestelde drempelbedrag (zie bijlage 5 Drempelbedragen) uitkomt, is de gemeente verplicht om Europees aan te besteden. De gemeente plaatst daartoe op Europees niveau een aankondiging voor een opdracht. Uitgangspunt is een vrije concurrentie tussen alle Europese leveranciers. Veel gemeenten die een opdracht Europees (moeten) aanbesteden, laten zich voor wat betreft de procedure begeleiden door één van de gespecialiseerde bureaus die daarvoor hun diensten aanbieden.

Als de gemeente gebruik maakt van de nationale aanbestedingsprocedure, is er sprake van openbaar aanbesteden met of zonder voorafgaande selectie: de gemeente plaatst een aankondiging voor een opdracht. Er is vrije concurrentie tussen alle mogelijke opdrachtnemers. Met voorafgaande selectie wordt uit de gegadigden een aantal potentiële opdrachtnemers geselecteerd die een offerte mogen uitbrengen.

Als de gemeente gebruik maakt van meervoudig onderhands aanbesteden, is sprake van een beperkte concurrentie tussen een aantal leveranciers die de gemeente zelf heeft uitgekozen. De gemeente vraagt ten minste drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondrnemers een offerte.

Tenslotte is er de mogelijkheid van enkelvoudige onderhandse aanbesteding. De gemeente kiest in dat geval zelf de leverancier uit zonder dat sprake is van enige concurrentie tussen leveranciers.

Prijsvraagprocedure

Prijsvragen zijn de procedures die tot doel hebben de gemeente als aanbestedende dienst, in het bijzonder op het gebied van ruimtelijke ordening, stadsplanning, architectuur en weg- en waterbouw, of op het gebied van automatische gegevensverwerking, een plan of ontwerp te verschaffen dat op basis van mededinging door een jury wordt geselecteerd, al dan niet met toekenning van prijzen (artikel 1 lid 11 sub e richtlijn 2004/18).

De toelating van deelnemers tot prijsvragen mag niet worden beperkt tot het grondgebied van een lidstaat of een deel daarvan. Beperkingen op grond van de rechtspersoonlijkheid van de deelnemers zijn evenmin toegestaan (artikel 66 richtlijn 2004/18).

Prijsvragen op het gebied van diensten en prijsvragen met prijzengeld kunnen ingevolge artikel 67 van richtlijn 2004/18 ook worden georganiseerd door aanbestedende diensten van decentrale overheden (vanaf een drempelbedrag van 211.000 Euro, exclusief BTW).

De aanbestedende dienst dient overeenkomstig de voorschriften voor het plaatsen van overheidsopdrachten een aankondiging van een prijsvraag bekend te maken (artikel 69 richtlijn 2004/18). Bij de uitwisseling en opslag van informatie moet voor integriteit en een vertrouwelijke behandeling van de gegevens worden gezorgd. De aanbestedende dienst mag pas na afloop van de vastgestelde termijn kennisnemen van de ingediende plannen en ontwerpen (artikel 71 richtlijn 2004/18).

De selectiecriteria dienen helder en niet-discriminerend te zijn en daadwerkelijke concurrentie mogelijk te maken (artikel 72 richtlijn 2004/18). De jury moet uit natuurlijke, onafhankelijke personen bestaan. Wordt specifieke vakbekwaamheid vereist, dan dient ten minste een derde van de juryleden over dezelfde kwalificatie te beschikken (artikel 73 richtlijn 2004/18). De jury dient de projecten aan de hand van de criteria die in de aankondiging van de prijsvraag zijn vermeld te bekijken en haar beslissingen geheel autonoom te nemen. Vóór de eindbeslissing van de jury mogen de namen van de deelnemers niet bekend worden gemaakt (artikel 74 richtlijn 2004/18).

Geïntegreerde contractvormen

Bij projecten kunnen verscheidene contractvormen worden toegepast. Er zijn veel verschillende manieren om een contract in te steken. Daarbij wordt door de opdrachtgever een contractvorm samengesteld.

Geïntegreerde contractvormen zijn contractvormen waarbij de opdrachtnemer (aannemer) zowel ontwerp- als uitvoeringswerkzaamheden verricht. Voorbeelden hiervan zijn turnkey- en design- & constructcontracten. Hierbij verschuiven de verantwoordelijkheden voor het ontwerptraject naar de opdrachtnemer. In vergelijking met een traditioneel bestek hebben deze verantwoordelijkheden consequeties voor de inhoud van het project. Daarnaast zijn de uniforme administratieve voorwaarden voor geïntegreerde contractvormen, de zogenaamde UAV-GC-contracten, interessant wanneer de opdrachtgever gebruik wil maken van innovaties in de markt of als er behoefte is aan invulling van een functie en niet aan een specifieke (technische) oplossing.

Enkele geïntegreerde/specifieke contractvormen zijn:

Design & Construct (D&C) 

Bij deze vorm van projectrealisatie bouwt de aannemer het bouwwerk niet alleen, maar ontwerpt het ook.

Turnkey

De opdrachtgever is alleen aanwezig bij het initiatief en eventueel bij de haalbaarheid en vervolgens pas weer bij de ingebruikname om ‘de sleutel om te draaien’. Bij een Turnkey-vorm gaat het initiatief uit van de opdrachtgever die een bouwproject wil laten realiseren. De opdrachtnemer wordt belast met zowel het ontwerpen als het uitvoeren van het te realiseren bouwproject.

Publiek-Privrate samenwerking (PPS)

PPS is een ruim begrip. Er bestaat geen algemene definitie hiervan, maar bijna alle samenwerkingsverbanden van een overheid met een private partij vallen hieronder. In de handreikingen van het voormalige kenniscentrum PPS wordt de volgende, ruime omschrijving gebruikt:

‘PPS is een samenwerkingsverband waarbij overheid en bedrijfsleven, met behoud van eigen identiteit en verantwoordelijkheid, gezamenlijk een project realiseren op basis van een heldere taak- en risicoverdeling. Het resultaat van de samenwerking is meerwaarde: een kwalitatief beter eindproduct voor hetzelfde geld, of dezelfde kwaliteit voor minder geld. (…) De overheid realiseert maatschappelijke doelstellingen en creëert perspectief op een hogere kwaliteit en een reductie van de projectkosten.’

Gemeenten, provincies en waterschappen maken bij gebiedsontwikkeling regelmatig gebruik van PPS. Bijvoorbeeld bij de aanleg van wegen, bruggen, tunnels, spoorwegtrajecten en jachthavens. Maar ook de ontwikkeling van een industriegebied, de bouw van een ziekenhuis of een multifunctioneel centrum of de aanleg en exploitatie van een bedrijvencomplex – al dan niet in combinatie met elkaar- kunnen als PPS-project worden uitgevoerd. Deze samenwerkingsvorm kan voor overheid, bedrijfsleven én voor het gezamenlijk project diverse voordelen opleveren.

Echter, (decentrale) overheden dienen bij PPS wel rekening te houden met de Europese regels voor staatssteun en aanbesteden.

3.2 Te hanteren geschiktheidseisen, selectie- en gunningcriteria

Selectiecriteria (beoordeling van de inschrijver) en gunningcriteria (beoordeling van de inschrijving) worden objectief opgesteld.

Op grond van de Aanbestedingswet 2012 (artikel 1.6) dient de gemeente bij alle opdrachten de administratieve lasten voor aannemers zoveel mogelijk te beperken.

3.2.1 De geschiktheidseisen en de selectiecriteria

Om een keuze te maken tussen de leveranciers die zaken met de gemeente willen doen moet een selectie worden gemaakt. De ondernemingen die zaken willen doen met de gemeente worden met behulp van geschiktheideisen getoetst aan de door de gemeente gestelde minimale eisen van geschiktheid. De selectiecriteria zijn alle maatschappelijke, technische, organisatorische en financieel-economische eisen waaraan een leverancier zowel op de dag van inschrijving c.q. dag van offerte verzending als op de dag van opdrachtverlening moet voldoen.

Geschiktheidseisen

Geschiktheidseisen zijn de eisen die vooraf aan de ondernemers gesteld kunnen worden als voorwaarde om aan de aanbesteding mee te mogen doen.

In artikel 2.90 van de Aanbestedingswet zijn nieuwe grenzen gesteld aan de geschiktheidseisen die gesteld kunnen worden door een aanbestedende dienst aan gegadigden en inschrijvers. Deze eisen moeten transparant en proportioneel zijn en mogen géén betrekking hebben op de omzet, tenzij dit zwaarwegend gemotiveerd is. Om de omzeteisen die in uitzonderingsgevallen gesteld worden zo ver mogelijk te beperken, is bij amendement bepaald dat het om maximaal drie maal de opdrachtwaarde mag gaan.

Uitsluitingsgronden

Met de komst van de Aanbstedingswet 2012 is het gebruik van de Uniforme Eigen Verklaring verplicht. Tevens dienen inschrijvers, indien de gemeente hierom verzoekt, de Gedragsverklaring te kunnen overleggen.

De selectiecriteria kunnen zijn:

• -

  Beroepsbekwaamheid;

• -

  Financiële en economische draagkracht;

• -

  In staat zijn het werk vakkundig en op regelmatige wijze uit te voeren;

• -

  Kwaliteitswaarborg (eventueel blijkend uit een certificaat);

• -

  Milieu en veiligheidsaspecten (eventueel blijkend uit een certificaat);

• -

  Service, garantie en nazorg;

• -

  De ervaringen van de gemeente met de leverancier bij eerdere inkoop en aanbestedingen.

Het achterliggende idee hierbij is dat zoveel mogelijk moet worden zeker gesteld dat de betreffende leverancier in staat is om het product dat de gemeente vraagt, ook te leveren. Het risico dat een opdracht niet wordt uitgevoerd of niet wordt uitgevoerd op de manier waarop de gemeente het wenst moet worden beperkt. Belangrijk is dat de gestelde eisen in verhouding staan tot de uit te voeren opdracht. Indien de eisen te hoog zijn gesteld, zullen gegadigden afvallen omdat zij niet aan die hoge eisen kunnen voldoen. Dat kan leiden tot een beperking van de keuzemogelijkheden voor de gemeente en tot hogere prijzen. Uit het oogpunt van objectiviteit en transparantie zullen de selectiecriteria voor alle gegadigden gelijk dienen te zijn en ook op gelijke wijze dienen te worden toegepast.

3.2.1.1 Lokale ondernemingen

De gemeente mag van alle ondernemingen verwachten dat zij de beste kwaliteit leveren tegen de laagste prijs. Er is voldoende vertrouwen dat lokale ondernemingen kunnen concurreren met ondernemingen van buiten de gemeente. Daarom is het niet nodig dat de gemeente bij het doen van uitnodigingen tot het indienen van offertes een voorkeursbeleid hanteert ten aanzien van lokale ondernemingen. Een voorkeursbeleid is bovendien in strijd met de beginselen van objectiviteit, transparantie en non-discriminatie die ten grondslag liggen aan de Europese Richtlijnen.

3.2.2 De gunningcriteria

Als leveranciers voldoen aan de selectiecriteria, beoordeelt de gemeente op basis van de ontvangen offertes van de leveranciers aan wie de opdracht wordt gegund. Gunning is het toekennen van een opdracht aan een bepaalde leverancier.

Er zijn twee gunningcriteria:

• 1.

  de laagste prijs en

• 2.

  de economisch meest voordelige inschrijving (EMVA).

Het gunningcriterium van de laagste prijs spreekt voor zich. In veel gevallen kan gekozen worden voor het criterium van “de laagste prijs”. Indien gekozen wordt voor de laagste prijs, dient de opdracht te worden gegund aan de aanbieder met het laagste aanbod. Er vindt dan buiten het prijsaanbod geen onderlinge vergelijking plaats tussen de inschrijvingen op specifieke inhoudelijke aspecten. Indien het aanbod voldoet aan de gestelde (minimum)eisen, moet de opdracht aan de aanbieder met de laagste prijs worden gegund. Daarom kan het criterium “laagste prijs” alleen gebruikt worden, indien de gestelde eisen en randvoorwaarden zodanig zijn omschreven, dat zij voldoende waarborg zijn voor een goede uitvoering van het project. In de regel is er dan sprake van relatief eenvoudige, standaard of routinematige opdrachten die niet voor meervoudige interpretatie vatbaar zijn en eenvoudig meetbaar en beheersbaar zijn.

Indien niet aan de hiervoor beschreven voorwaarden is voldaan, dient gekozen te worden voor het criterium “de economisch meest voordelige aanbieding”.

Het criterium van de economisch meest voordelige inschrijving kan verschillende subcriteria bevatten, zoals bijvoorbeeld de kwaliteit, de prijs, functionele eisen, technische waarde, milieukenmerken, klantenservice, onderhoud, maar ook de mate waarin de gemeente zelf werkzaamheden moet verrichten, bijvoorbeeld bij de begeleiding van de opdrachtnemer. Alle subcriteria moeten uiteraard gerelateerd zijn aan het doel van de opdracht en aan de beginselen van transparant, objectief en niet discriminerend. De subcriteria krijgen een bepaalde weging. In de aankondiging moet een specificatie worden opgenomen van het relatieve gewicht van elk subcriteria. Zo is het de inschrijver vooraf bekend wat en hoe de subcriteria worden gewogen. Zo kan hij weten wat bepalend is om te komen tot de economisch meest voordelige aanbieding. In het geval een weging aantoonbaar niet mogelijk is, moet de (afnemende) volgorde van belangrijkheid van de subcriteria worden vermeld.

Uitgangspunt volgens de Aanbestedingswet 2012 is het gunningcriterium de economisch meest voordelige inschrijving (EMVI).

Bij een Europese aanbestedingen is de gemeente verplicht te gunnen op criterium EMVI. Laagste prijs toepassen mag alleen als de gemeente in de aanbestedingsstukken deugdelijk motiveert waarom. (artikel 2.114 Aanbestedingswet 2012)

“EMVI verplicht tenzij ..." geldt ook voor aanbestedingen onder de drempel.

De gemeente gunt opdrachten zoveel mogelijk op basis van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Dat betekent dat we inschrijvingen selecteren op basis van een combinatie van prijs en kwaliteit.

3.2.2.1 Rechtsbescherming

Als de aanbestedende dienst tot een gunning heeft besloten, wordt dat gemotiveerd meegedeeld. Deze mededeling van de gunningbeslissing houdt nog niet een aanvaarding in van het aanbod en leidt dus nog niet tot een overeenkomst.

Er is een “bezwaartermijn “ of standstillperiode van 20 (kalender) dagen na de verzending van de mededeling van de (gemotiveerde) gunningbeslissing. In de Europese richtlijn is deze standstillperiode voorgeschreven. In de aanbestedingsdocumentatie (offerteaanvraag en bestek) moet worden aangegeven dat de gemeente de overeenkomst zal sluiten als gedurende een termijn van 20dagen door belanghebbenden geen gebruik is gemaakt van de mogelijkheid rechtsmiddelen aan te wenden tegen het voornemen tot gunning. Zodoende kunnen belanghebbenden rechtsmiddelen aanwenden tegen de gunning en kan degene aan wie de opdracht zal worden gegund geen nakoming vorderen.

Ingevolge de ARW 2012 wordt voor de procedure van het indienen van bezwaar de burgerlijke rechter bevoegd verklaard en dus niet de Raad van Arbitrage.

Voor leveringen en diensten kiest de gemeente ook voor de gewone burgerlijke rechter. Na de termijn van 20 dagen kan een aanbestedende dienst de opdracht (definitief) gunnen of een overeenkomst sluiten. Van de termijn van 15 dagen kan alleen worden afgeweken wegens dwingende spoed van onvoorziene omstandigheden die niet aan de aanbestedende dienst zijn te wijten.

Motiveringplicht voor de gunningbeslissing

In het kort verandert er het volgende:

Motivering

Ten eerste wordt de aanbestedende dienst verplicht in de gunningsbeslissing voldoende gemotiveerd uitleg te geven over de redenen van zijn beslissing. Op basis daarvan kan een afgewezen ondernemer bepalen of hij bezwaar wil maken tegen de gunningsbeslissing bij de rechter.

Termijn

Als de gemeente de gunningsbeslissing onvoldoende motiveert, gaat de opschortende termijn van twintig dagen niet van start. Een benadeelde ondernemer kan in dat geval, ook na de termijn van twintig dagen, de rechter verzoeken de overeenkomst te vernietigen vanwege het aangaan van een overeenkomst zonder een geldig verlopen opschortende termijn. De opschortende termijn is namelijk niet van start gegaan bij gebrek aan een voldoende gemotiveerde gunningsbeslissing.

Vernietiging

Ten tweede kan een benadeelde ondernemer naar de rechter om de overeenkomst te laten vernietigen in het geval de opdracht ten onrechte niet is aanbesteed. De rechter zal de opdracht bijvoorbeeld moeten vernietigen wanneer blijkt dat de opdracht is gegund zonder voorafgaande aankondiging en dit in strijd is met de Aanbestedingswet 2012 en Aanbestedingsbesluit. Slechts in uitzonderingsgevallen kan de rechter de overeenkomst (deels) in stand laten en alleen als dwingende redenen van algemeen belang dit rechtvaardigen.

Hoe problemen voorkomen?

De gemeente kan een succesvol beroep op de directe werking van de rechtsbeschermingsrichtlijn voorkomen door opdrachten in overeenstemming met het Bao of het Bass aan te besteden en gunningsbeslissingen goed te motiveren.

3.2.2.2 Inbesteden

Een aanbestedingsvraagstuk dat veel bij gemeenten speelt is de vraag in hoeverre er sprake zou zijn van een opdracht binnen de eigen organisatie, waardoor er sprake zou zijn van inbesteden (‘in-house aanbesteden’).

Bij zuiver inbesteden (dat wil zeggen: de gemeente verleent een opdracht aan een eigen dienst waarbij opdrachtgever en opdrachtnemer onderdeel zijn van een en dezelfde rechtspersoon, bijvoorbeeld een inzamelingsopdracht door een gemeente aan een eigen afvalstoffendienst zonder rechtspersoonlijkheid) is de EG-aanbestedingsrichtlijn 2004/18 niet van toepassing omdat er geen sprake is van een (aanbestedingsplichtige) opdracht in de zin van de richtlijn van – enerzijds - een overheidsopdrachtgever aan – anderzijds - een aannemer, leverancier of dienstverlener. De aanbestedingsrichtlijn 2004/18 is op dergelijke opdrachten dan ook niet van toepassing.

Daarnaast kan sprake zijn van quasi-inbesteden, waarbij er geen sprake is van een opdracht binnen dezelfde rechtspersoon, maar waarbij de gemeente een opdracht verleent aan een gelieerde instelling die een andere rechtspersoon (publiek of privaat) is. Voor de vraag in hoeverre in het geval van quasi-inbesteden een beroep gedaan kan worden op niet toepasselijkheid van de aanbestedingsrichtlijn 2004/18 zijn in de jurisprudentie diverse criteria ontwikkeld. Deze betreffen onder andere (de uitwerking van) de vraag of de decentrale overheid toezicht op de gelieerde instelling uitoefent alsof het een eigen dienst betreft alsmede de vraag of de gelieerde instelling het merendeel van zijn werkzaamheden verricht ten behoeve van de decentrale overheid. Is dit laatste niet het geval, dan kan de gelieerde instelling immers meer marktgericht werken en met andere ondernemingen concurreren.

Inbesteden kan dus niet zonder meer. Er moet aan een aantal voorwaarden worden voldaan. In rechtspraak 1) heeft van het Hof van Justitie van de Europese Gemeenschappen (hierna: Hof) een oordeel gegeven over inbesteding. Om deze uitzondering (Inbesteding) te kunnen inroepen moet volgens het Hof aan twee (cumulatieve) voorwaarden voldaan zijn. Er is geen aanbestedingprocedure nodig:

• 1)

  wanneer de opdracht wordt verleend aan een rechtspersoon waarop de aanbestedende dienst toezicht zoals op eigen diensten uitoefent (het toezichtcriterium);

• 2)

  wanneer deze rechtspersoon het merendeel van zijn werkzaamheden ten behoeve van de aanbestedende dienst(en) die hem beheerst verricht (het merendeelcriterium).

Is aan beide voorwaarden (op het eerste gezicht eenvoudig ogende) voldaan, dan gelden de Europese regels van het aanbestedingsrecht niet, omdat er sprake is van ‘interne’ opdracht verlening (Inbesteden).

Ten aanzien van het toezichtcriterium heeft het Hof bij de toepassing van quasi-inbestedingsvraagstuk in het geval van meerdere gemeenten participeren in een publieksamenwerkingsverband in 2008 het volgende bepaald 2):

‘Wanneer een overheidsinstantie toetreedt tot een intergemeentelijke cv waarvan alle vennoten overheidsinstanties zijn, om aan die vennootschap het beheer van een openbare dienst over te dragen, kan het toezicht van de bij die vennootschap aangesloten instanties op die vennootschap, om als toezicht zoals op hun eigen diensten te worden aangemerkt, door deze instanties gezamenlijk worden uitgeoefend, in voorkomend geval bij meerderheidsbeslissing. Het toezicht op de (in dit geval) concessiehouder moet effectief zijn ( als toezicht op hun eigen diensten te worden aangemerkt) , maar het hoeft niet door elk aangesloten lid individueel te worden uitgeoefend.’

1) HvJ EG 18 november 1999, zaak C-107/98 (Teckal).

2) HvJ EG 13 november 2008, zaak C-324/07 (Coditel). Ook de rechtbank te Leeuwaarden heeft een soortgelijke uitspraak gedaan (LJN-nr. BL0852).

Bijlage 3A Elektronisch aanbesteden

In de richtlijn 2004/18 worden elektronische en klassieke communicatiemiddelen voor de uitwisseling van gegevens op voet van gelijkheid behandeld. De betrokkenen kunnen zelf bepalen met wat voor communicatiemiddelen ze in de loop van de procedure willen werken. Zie artikel 42 van richtlijn 2004/18.

In de gevallen waarin de aanbestedende diensten een vooraankondiging langs elektronische weg hebben bekendgemaakt, kan de termijn voor de ontvangst van inschrijvingen (voor openbare procedures 52 dagen; voor niet openbare procedures 40 dagen (zie artikel 38 leden 2 en 3 van richtlijn 2004/18) worden ingekort tot 36 dagen maar in geen geval tot minder dan 22 dagen (zie artikel 38 lid 4 richtlijn 2004/18). Ook geldt voor de indiening van aanvragen tot deelneming in het geval van procedures van gunning door onderhandelingen en de concurrentiegerichte dialoog een mogelijkheid tot verkorting van termijnen (zie lid 3 en volgende). Worden de aankondiging en de aanbestedingsstukken op internet geplaatst/ elektronisch gedaan, dan kan de termijn voor de indiening/ontvangst van de inschrijvingen of verzoeken tot deelneming ingevolge leden 5 en 6 van artikel 38 richtlijn 2004/18 nog eens met zeven en vijf dagen worden ingekort.

A Als nieuwe aankooptechniek is het dynamische aankoopsysteem in opkomst (artikel 33 richtlijn 2004/18). Artikel 1 van richtlijn 2004/18 omschrijft het dynamisch aankoopsysteem als een geheel elektronisch proces voor aankopen voor courant gebruik, met algemeen op de markt beschikbare kenmerken die overeenkomen met de behoeften van de aanbestedende dienst, beperkt in de tijd en gedurende de gehele looptijd open voor elke ondernemer die voldoet aan de selectiecriteria en die overeenkomstig de eisen van het bestek een indicatieve inschrijving heeft ingediend. Dit systeem stoelt geheel en al op elektronische communicatiemiddelen.

De aanbestedende dienst kan voor de gunning van een opdracht gebruikmaken van een elektronische veiling (artikel 54 richtlijn 2004/18). Elektronische veilingen zijn toegestaan voor elk type opdracht, met uitzondering van bepaalde opdrachten voor diensten en werken die te maken hebben met werkzaamheden en van intellectuele aard (bijvoorbeeld het ontwerpen van werken).

Elektronische veilingen draaien om:

• -

  de prijs, indien de opdracht aan de inschrijving met de laagste prijs wordt gegund;

• -

  of om de prijs en/of andere elementen, indien de opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de economisch voordeligste inschrijving.

In het bestek moeten de volgende gegevens worden opgenomen:

• -

  de kwantificeerbare elementen (cijfers of percentages) van de veiling en de vereiste minimumverschillen voor de biedingen;

• -

  het verloop van de veiling en de specificaties voor de verbinding met de veiling.

Voordat tot een elektronische veiling wordt overgegaan, dient de aanbestedende dienst eerst een evaluatie van de inschrijvingen te maken. Daarna worden de inschrijvers allemaal gelijktijdig langs elektronische weg uitgenodigd om aan de veiling deel te nemen. In de uitnodiging worden de datum, de begintijd en in voorkomend geval ook het aantal fasen van de veiling vermeld. Ook wordt de wiskundige formule voor de automatische herklasseringen aangegeven. Het gewicht dat aan de gunningscriteria wordt gegeven, is in deze formule verwerkt. De deelnemers aan de veiling kunnen in elke fase zien hoe ze ten opzichte van de andere deelnemers staan. De identiteit van die andere deelnemers wordt hen niet bekendgemaakt.

De elektronische veiling eindigt op een van tevoren vastgestelde datum en een van tevoren vastgesteld uur. Ook kan de veiling worden gesloten, nadat na de laatste bieding een bepaalde termijn verstreken is of alle fasen van de veiling hebben plaatsgevonden.

Zie voor meer achtergrondinformatie over elektronisch aanbesteden ook het dossier Informatiemaatschappij via www.europadecentraal.nl/menu/375/e Aanbesteden html.

Bijlage 4 Algemene beginselen van behoorlijk bestuur (abbb)

De gemeente moet bij het aangaan en uitvoeren van privaatrechterlijke rechtshandelingen ook de beginselen van behoorlijk bestuur in acht nemen. De toepasselijkheid van de algemene beginselen van behoorlijk bestuur op het privaatrechtelijk handelen van de gemeente is terug te voeren tot artikel 3: 14 van het Burgerlijk Wetboek (BW). De abbb zijn ook van toepassing in de pre-contractuele fase. In de Algemene wet bestuursrecht zijn een aantal van deze beginselen opgenomen.

Zorgvuldige voorbereiding: alle relevante factoren en omstandigheden worden opgespoord en bij het nemen van de beslissing moet daarmee rekening worden gehouden. Het formele zorgvuldigheidsbeginsel stelt onder meer eisen aan het onderzoek van de relevante belangen en eist dat al die belangen in de afweging worden betrokken.

Fair play: de burger moet alle gelegenheid krijgen om voor zijn kansen op te komen en aan het besluit mag zelfs geen schijn van partijdigheid kleven.

Verbod van détournement de procedure: als een bepaald resultaat kan worden bereikt via een eenvoudige ‘lichte’ weg maar ook via een besluitvormingsprocedure die meer waarborgen voor de burger bevat (een ‘zwaardere’ procedure) dan betekent het kiezen voor de eerste methode in het algemeen détournement de procedure.

Motiveringsbeginselen: doorgaans is vereist dat een besluit van een uitdrukkelijke redengeving is voorzien en de gegeven motivering moet het besluit ook kunnen dragen.

Formele rechtszekerheid: bestuursbesluiten moeten duidelijk zijn geformuleerd, de betekenis van een besluit mag niet afhankelijk zijn van een uitleg door een ander of door onzekere factoren en de belanghebbenden moeten van het besluit op de hoogte zijn.

Materiële rechtszekerheid: het geldende recht moet worden toegepast, besluiten mogen niet met terugwerkende kracht worden gewijzigd of ingetrokken ten nadele van burgers. Je moet van het recht op aankunnen.

Vertrouwensbeginsel : de overheid mag door haar gewekte verwachtingen niet (licht) beschamen.

Gelijkheidsbeginsel: gelijke gevallen moeten gelijk worden behandeld. Er moet voldoende rekening worden gehouden met relevante verschillen.

Verbod van détournement de pouvoir: een aan een bestuursorgaan toekomende bevoegdheid mag alleen voor het doel op grond waarvan de bevoegdheid is verstrekt, ter behartiging van bepaalde belangen, worden gebruikt, dus niet voor een ‘onjuist’ doel.

Materiële zorgvuldigheid: de voor burgers nadelige gevolgen van een besluit mogen niet in verhouding zijn tot de met het besluit te dienen doelen. De overheid mag niet meer inbreuk maken op de belangen van burgers dan met het oog op het algemeen belang strikt onvermijdelijk is. Soms brengt dit met zich mee dat een maatregel pas aanvaardbaar is als de daardoor veroorzaakte schade geheel of gedeeltelijk wordt vergoed. Het materiële zorgvuldigheidsbeginsel stelt eisen aan het resultaat van de afweging van de betrokken belangen.

Evenredigheidsbeginsel: dit speelt met name bij sancties een rol: de zwaarte van de opgelegde sanctie moet in een behoorlijke verhouding staan tot de zwaarte van de geconstateerde overtreding.

Verbod van willekeur: de overheid moet voor zover er beleidsvrijheid is, blijven binnen de grenzen van wat redelijk kan worden genoemd.

De omschrijvingen van de beginselen zijn ontleend aan het boekje ‘Resume: hoofdlijnen van administratief recht’ van Willem Konijnenbelt.

Bijlage 5 Drempelbedragen

Voor Europees aanbesteden gelden wettelijke vastgestelde bedragen. Ligt de opdrachtwaarde boven dit bedrag, dan moet de opdracht conform de Europese richtlijnen worden aanbesteed. De belangrijkste Europese drempelwaarden voor decentrale overheden worden vastgelegd ingevolge artikel 7 van richtlijn 2004/18. De wijze waarop de drempelwaarden dienen te worden berekend worden aangegeven in artikel 9. De vastgestelde drempelbedragen worden iedere twee jaar opnieuw door de Commissie bekeken en vastgesteld aan de hand van de gemiddelde dagwaarde van de euro.

Voor de te hanteren aanbestedingsproedure bij onderdrempelige opdrachten sluit de gemeente zich aan bij de bedragen zoals genoemd zijn in de GP. De GP geeft aan binnen welke bandbreedtes het gangbaar is nationaal, meervoudig onderhands of enkelvoudig aan te besteden.

De vastgestelde drempelbedragen worden iedere twee jaar opnieuw door de Commissie bekeken en vastgesteld aan de hand van de gemiddelde dagwaarde van de euro. Voor de drempelbedragen, zie de websites: www.minez.nl, www.vng.nl en www.vng.nl. Ook zullen de vastgestelde drempelbedragen jaarlijks in de organisatie worden bekend gemaakt.

Daarbij geldt dat:

• -

  Alle aanbestedingen betreffende opdrachten met een geraamde waarde vanaf € 100.000,- dienen ter besluitvorming aan het college, de opdrachtgever worden voorgelegd.

• -

  De concerncontroller toetst ook vooraf indien men wil afwijken van dit gemeentelijk beleid, een beroep wil doen op de hardheidsclausule, Europese aanbestedingsprocedures en / of specifieke situaties waarbij er een directe aanleiding is.

• -

  Bij ‘t afwijken van deze drempelwaarden dient vervolgens ter besluitvorming aan het college worden voorgelegd.

Bijlage 6 Het inkoopproces

De relatie tussen inkoop en aanbesteding wordt duidelijk uit het inkoopproces. Aanbesteding is een onderdeel van het inkoopproces. Zodra is bepaald wat de gemeente nodig heeft en wat wordt aangeboden door de markt, doorloopt het proces in de regel de volgende fasen:

• 1)

  Inventariseren: het bepalen van de behoefte van de eigen organisatie en het inventariseren van het aanbod in de markt;

• 2)

  Specificeren: opstellen van het programma van eisen, de conceptovereenkomst en de offerteaanvraag;

• 3)

  Selecteren van de opdrachtnemer: het aanvragen en beoordelen van offertes en selecteren van leveranciers;

• 4)

  Contracteren: het sluiten van een overeenkomst om de afspraken te bevestigen nadat eventueel is onderhandeld;

• 5)

  Bestellen: van hetgeen is overeengekomen met de gemeente;

• 6)

  Contractbewaking en contractbeheer: zorgen dat er op tijd wordt geleverd, dat de levering overeenkomt met de bestelling en de afhandeling van de facturering;

• 7)

  Nazorg: afhandelen van klachten en claims, afhandelen van meer/minderwerk, het beoordelen van de leveranciers en eventueel herzien van de contracten.

Aanbesteden

Aanbesteden is een vorm van marktbenadering waarin de opdrachtgever, na concurrentiestelling, een opdracht gunt. De verschillende fasen van het tactisch inkoopproces worden in een aanbesteding gestructureerd doorlopen. Het doel is om het inkoopproces transparant, objectief en non-discriminatoir te laten verlopen.

Bijlage 7 Inkooporganisatie

Hieronder worden de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van bij het

inkoopproces betrokken partijen beschreven.

College B&W

• 1.

  Het college stelt het inkoop- en aanbestedingsbeleid vast.

• 2.

  Het college gunt de opdracht; is de formele opdrachtgever.

• 3.

  Het college neemt kennis van de door de controller en de accountant geconstateerde fouten en zij treft, indien de kans op herhaling aanwezig is, maatregelen om de fouten te voorkomen. Vervolgens neemt zij kennis van de adviezen van de accountant en controller. Indien adviezen niet of niet geheel kunnen worden opgevolgd, is het noodzakelijk dat zij hiervoor de motieven aangeeft.

• 4.

  Het college moet vooraf toestemming verlenen voor:

  • a.

    Aanbestedingen vanaf € 100.000,-;

  • b.

    Het toepassen van de in artikel 5, leden 3 en 4 genoemde procedure/contractvormen;

  • c.

    Het toepassen van de hardheidsclausule.

De directie (masterbudgethouder)

• 1.

  De directie is eindverantwoordelijk voor het gehele inkoop- en aanbestedingsproces.

• 2.

  De directie is verantwoordelijk voor de aanbesteding van afdelingoverschrijdende opdrachten, dan wel een door deze personen aangewezen medewerker of functionaris.

• 3.

  De directie is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de door het college vastgestelde procedures.

Afdelingshoofd (Deel)budgethouder

• 1.

  Elke afdeling is zelfstandig verantwoordelijk voor de kwaliteit, de kwantiteit en het proces van de aanbesteding van afdelingspecifieke opdrachten, en neemt daarbij de regels met betrekking tot het aanbesteden en het gemeentelijke inkoopbeleid in acht. Binnen de afdelingen zijn de afdelingshoofden verantwoordelijk voor het gehele inkoopproces.

• 2.

  Een (deel)budgethouder is verantwoordelijk voor het op rechtmatige en doelmatige wijze inkopen van werken, leveringen en diensten. Dit houdt in dat er volgens de voorgeschreven procedures wordt aanbesteed en het vastleggen van de gevolgde procedures in dossiers zodat zowel gedurende het proces als na afloop van het proces verantwoording afgelegd kan worden over de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

• 3.

  Tijdens de aanbesteding en/of de uitvoering geconstateerde onregelmatigheden bij de (potentiële) opdrachtnemer(s), worden door de (deel)budgethouder gemeld aan de controller.

• 4.

  Een (deel)budgethouder draagt zorg voor de dossiervorming. En vervolgens voor de archivering daarvan.

Concerncontroller

• 1.

  Algemene regel is dat de concerncontroller die achteraf toetst in hoeverre het aanbestedingsproces binnen de kaders van dit besluit wordt uitgevoerd.

• 2.

  De concerncontroller toetst ook vooraf indien men wil afwijken van dit gemeentelijk beleid, een beroep wil doen op de hardheidsclausule, Europese aanbestedingsprocedures en / of specifieke situaties waarbij er een directe aanleiding is.

• 3.

  De concerncontroller draagt zorg voor dat er in ieder geval jaarlijks op basis van steekproeven controle op een juiste uitvoering van het in dit besluit gestelde worden uitgevoerd en rapporteert hierover periodiek aan de directie.

• 4.

  De concerncontroller is verantwoordelijk voor het beoordelen van de financieel-economische doelmatigheid van aanbestedingen waarbij wordt afgeweken van de hoofdregel en bij openbare (Europese) aanbestedingen.

• 5.

  De concerncontroller kan ongevraagd adviseren inzake lopende en nog op te starten aanbestedingsprocedures. Van de adviezen mag alleen worden afgeweken met toestemming van het Directieteam bij alle gevallen tot en met openbare aanbestedingen, en met toestemming van het college bij Europese aanbestedingen.

• 6.

  De concerncontroller ziet toe op een juiste uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

• 7.

  De concerncontroller overlegt, zo nodig, met de afdeling Concernondersteuning en Ontwikking.

Afdeling Informatievoorziening en Automatisering

Informatievoorziening en Automatisering is verantwoordelijk voor het inrichten van het centrale contractarchief. In dit archief worden alle lopende en afgeronde contractdossiers opgeborgen. Alle originele stukken komen in het betreffende contractdossier in het centraal archief.

Inkoop Bureau Midden Nederland (IBMN) 

Op intranet wordt de nieuwe rol van het IBMN sinds 1 april 2013 beschreven.

Bijlage 8 Dossiervorming

De Aanbestedingswet 2012 legt nadrukkelijker dan voorheen een motiveringsplicht neer bij de aanbestedende diensten voor de keuzes die zij maken bij hun inkooptrajecten. Door het gebruik van het (de) standaardformulier(en) die de gemeente hanteert, wordt aan onder andere aan deze verplichting voldaan. De checklist Inventarisarisatie Inkoopstrategie (op intanet) is hier een voorbeeld van. Daarnaast is een set standaard brieven (offerteaanvraag, voornemens tot gunning, voornemen tot afwijzing, definitieve gunning en definieve afwijzing) beschikbaar (zie bijlage 10). De sjablonen van deze standaardbrieven zijn te vinden in SmartDocument.

Bijlage 9 Eigen verklaring

De gemeente moet het vastgestelde model eigen verklaring gebruiken en moet daarbij aangeven welke gegevens en inlichtingen moeten worden verstrekt.

Bij de Europese aanbedingdingsprocedure is het gebruik van deze uniforme Eigen verklaring verplicht (artikelen 2.84 en 2.85 van de Aanbestedingswet 2012).

De Eigen verklaring is verplicht bij onderdrempelige opdrachten metgrensoverschrijdend belang, nationale aanbestedingen en meervoudig onderhandse indien de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen worden toegepast (artikel 1.19 van de Aanbestedingswet 2012)

Met een eigen verklaring kan een ondernemer aangeven:

• a.

  of uitsluitingsgronden op hem van toepassing zijn;

• b.

  of hij voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen;

• c.

  of hij voldoet aan technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden die milieu en dierenwelzijn betreffen of die gebaseerd zijn op sociale overwegingen;

• d.

  of en op welke wijze hij voldoet aan de selectiecriteria.

Vindplaats van de Uniforme Eigen Verklaring:

Intranet

Website van de rijksoverheid

Bijlage 10 Standaardbrieven

1. De offerteaanvraag

Geachte heer/mevrouw,

Wij nodigen u uit om een offerte uit te brengen voor het uitvoeren van . De gewenste invulling van de werkzaamheden staan beschreven in de bijlage(n).

De opdracht betreft het

Voorwaarden

Aan het opstellen en uitbrengen van een offerte zijn voor de gemeente Bodegraven-Reeuwijk geen kosten verbonden. Onder uitsluiting van uw of andere standaardvoorwaarden zijn op deze offerteaanvraag en eventueel daaruit voortvloeiende opdracht van toepassing de Algemene voorwaarden van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk. De voorwaarden zijn als bijlage toegevoegd. Door het indienen van een offerte conformeert u zich aan deze voorwaarden.

De door u verstrekte informatie wordt commercieel vertrouwelijk behandeld. Daarbij geldt dat alle inkopende afdelingen van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk kennis kunnen nemen van de inhoud van de ingediende offertes. De prijzen die u aanbiedt zijn vast.

Wij verwachten dat u de offerte dubbelzijdig bedrukt en ook is één exemplaar voldoende. Op deze manier wil de gemeente Bodegraven-Reeuwijk haar bijdrage leveren aan een duurzaam gebruik van natuurlijke hulpbronnen.

Uw offerte dient uiterlijk 10 juli 2013 door ons ontvangen te zijn.

Voor meer informatie kunt u zich wenden tot de heer , bereikbaar via ons algemene telefoonnummer 0172 522 522.

Hoogachtend,

burgemeester en wethouders van Bodegraven-Reeuwijk,

namens dezen,

het hoofd van de afdeling …………..,

<naam>

Bijlagen:

• 1.

  Werkinstructie

• 2.

  Algemene voorwaarden van de Gemeente Bodegraven Reeuwijk

• 3.

  ………..

2. Voornemens tot gunning

A. Aan de inschrijver(s) aan wie gegund zal worden.

Geachte heer/mevrouw,

Wij kunnen u positief berichten. De gemeente heeft het voornemen de aanbesteding over aan u te gunnen.

Dit betekent dat u met ingang van ………… conform het bepaalde in de aanbestedingsstukken, de offerteaanvraag en de raamovereenkomst deze opdracht uitvoert.

Wettelijke paragraaf

Volledigheidshalve benadrukken wij dat deze mededeling van deze gunningbeslissing geen aanvaarding in de zin van artikel 6:217, eerste lid van het Burgerlijk Wetboek inhoudt. U kunt aan deze mededeling geen rechten ontlenen. De andere inschrijver(s) hebben wij gelijktijdig mededeling gedaan van de gunningbeslissing. Deze inschrijvers <heeft/hebben> de gelegenheid om daartegen gedurende een termijn van twintig dagen na verzending van de aan hen gerichte mededeling een kort geding aanhangig te maken. Indien gedurende voormelde termijn van twintig dagen een kort geding aanhangig is gemaakt, zullen wij niet overgaan tot gunning van de opdracht voordat in kort geding vonnis is gewezen, tenzij een zwaarwegend belang tot onverwijlde gunning gebiedt.

Op deze opdracht zijn de Algemene voorwaarden van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk van toepassing. Deze voorwaarden zijn als bijlage toegevoegd.

Om de voorgenomen gunning te kunnen formaliseren in een door betrokken partijen ondertekende nadere overeenkomst, wordt binnenkort contact met u opgenomen.

Indien u nog vragen heeft kunt u zich wenden tot de heer bereikbaar via ons algemene telefoonnummer 0172 ‑ 522 522.

Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend,

burgemeester en wethouders van Bodegraven-Reeuwijk,

de secretaris,

<naam>

de burgemeester,

<naam>

B. (Voornemens) Afwijzingen

Geachte heer/mevrouw,

Voor de aanbesteding zijn offertes ontvangen.

De gemeente heeft de voorgelegde inschrijvingen geëvalueerd aan de hand van de gestelde voorschriften en gunningcriteria en heeft het voornemen om de opdracht te gunnen aan .

Wij maken daarom geen gebruik van uw aanbieding op grond van de volgende overweging.

Indien u bezwaar hebt tegen deze beslissing dan dient u binnen twintig dagen na dagtekening van deze brief een kort geding dagvaarding te laten betekenen bij gemeente Bodegraven-Reeuwijk. De bevoegde rechter is de Voorzieningenrechter van de Rechtbank te Den Haag.

Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en willen u danken voor de getoonde belangstelling en de door u verrichte inzet.

Hoogachtend,

burgemeester en wethouders van Bodegraven-Reeuwijk,

de secretaris,

<naam>

de burgemeester,

<naam>

3. Definitieve gunning

A. Gunning

Geachte heer/mevrouw,

Op …………… zonden wij u een brief met kenmerk . In deze brief werd u geïnformeerd dat wij het voornemen hadden de aanbesteding van aan u te gunnen.

Wij hebben besloten de opdracht definitief aan u te gunnen onder de voorwaarden en bepalingen zoals vermeld in de aanbestedingsstukken en de offerteaanvraag. In de overeenkomst maken wij nog nadere afspraken met elkaar.

Op deze opdracht zijn de Algemene voorwaarden gemeente Bodegraven-Reeuwijk van toepassing. Een exemplaar van deze voorwaarden heeft u al eerder ontvangen.

De overeenkomst treedt in werking met ingang van de datum van de ondertekening. De heer neemt contact met u op over de ondertekening van de overeenkomst.

Deze opdracht is bij ons geregistreerd onder nummer INT-. Dit nummer dient u bij facturering te vermelden. Facturen stuurt u naar:

Gemeente Bodegraven-Reeuwijk

Afdeling COO

Postbus 401

2410 AK Bodegraven

Wij zien uit naar een vruchtbare samenwerking.

Hoogachtend,

burgemeester en wethouders van Bodegraven-Reeuwijk,

de secretaris,

<naam>

de burgemeester,

<naam>

B. Afwijzing

Geachte heer/mevrouw,

Op <…..>  zonden wij u een brief met kenmerk . In deze brief lieten wij u weten dat u niet tot de eerste selectie behoorde voor de aanbesteding voor .

Wij hebben de aanbesteding definitief aan een andere organisatie gegund en inmiddels is er een overeenkomst met de andere aanbieder.

Wij danken u voor de genomen moeite en vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.

Hoogachtend,

burgemeester en wethouders van Bodegraven-Reeuwijk,

namens dezen,

Hoogachtend,

burgemeester en wethouders van Bodegraven-Reeuwijk,

de esecretaris,

<naam>

de burgemeester,

<naam>