Interne richtlijn klachtenbehandeling gemeente Bodegraven-Reeuwijk

1. De klachtencoördinator is belast met de volgende taken:

• a.

  Treedt op als contactpersoon voor de Nationale ombudsman namens de gemeente.

• b.

  Coördineert de schriftelijke klachten die bij de Nationale ombudsman tegen de gemeente zijn ingediend en verzorgt de correspondentie daarover.

• c.

  Richt het volledige dossier van elke in behandeling genomen klacht in en houdt het bij.

• d.

  Adviseert het college van burgemeester en wethouders naar aanleiding van de bevindingen van de Nationale ombudsman.

• e.

  Geeft voorlichting.

2. De klachtencoördinator is er voor verantwoordelijk dat uiterlijk op 1 april van elk kalenderjaar een verslag over het voorafgaande kalenderjaar wordt toegezonden aan de bestuursorganen. Dit verslag bevat in elk geval informatie over het aantal en de aard van de schriftelijke klachten die formeel in behandeling zijn genomen en een weergave van de wijze waarop de klacht is behandeld.

1. Indien een schriftelijke klacht niet voldoet aan de in de artikel 9:4 Awb gestelde vereisten wordt de klager door de klachtencoördinator van het verzuim in kennis gesteld onder het bieden van de mogelijkheid tot herstel van het verzuim binnen een gestelde termijn.

2. Indien de klager het geconstateerde verzuim niet binnen de ingevolge het vorige lid gestelde termijn herstelt, wordt de klacht niet behandeld op de wijze zoals beschreven in afdeling 9.1.2 van de Awb. De klager wordt hiervan door de klachtencoördinator zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na het verstrijken van de ingevolge het vorige lid gestelde termijn, schriftelijk op de hoogte gebracht.

3. De klachtbehandelaar beoordeelt op welke wijze een klaagschrift dat niet via afdeling 9.1.2 van de Awb afgedaan wordt, behandeld wordt, waarbij de zorgplicht tot behoorlijke behandeling uit artikel 9:2 van de Awb in acht wordt genomen.

1. De klachtencoördinator beoordeelt of een van de situaties bedoeld in artikel 9:8 van de Awb zich voordoet, en als dit zo is, of de klacht daarom buiten behandeling wordt gelaten.

2. Indien de klacht buiten behandeling wordt gelaten, stelt de klachtencoördinator de klager hiervan zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken na het ontvangen van het klaagschrift, schriftelijk op de hoogte.

1. Een klacht over het college van burgemeester en wethouders of over een lid ervan wordt behandeld door de burgemeester, tenzij de burgemeester zelf het onderwerp van de klacht is, in welk geval lid 2 van dit artikel van toepassing is.

2. Een klacht over de burgemeester wordt behandeld door de loco-burgemeester.

3. Een klacht over de gemeentesecretaris wordt behandeld door de burgemeester.

4. Een klacht over de griffier, diens plaatsvervanger of griffiemedewerker wordt behandeld door de burgemeester, met schriftelijke kennisgeving van zijn bevindingen aan de gemeenteraad.

5. Een klacht over een directielid wordt behandeld door de gemeentesecretaris.

6. Het MT zal in samenspraak met de klachtencoördinator een klachtenbehandelaar aanwijzen voor het afhandelen van een klacht over een beklaagde die niet wordt genoemd in de leden 1 tot en met 5 van dit artikel. Te denken valt daarbij aan een medewerker die betrokken is bij de werkzaamheden van de beklaagde.

7. De klachtbehandelaars genoemd in dit artikel kunnen de klachtencoördinator bij de klachtbehandeling betrekken.

1. Het bestuursorgaan stelt de klager en beklaagde, in de gelegenheid om te worden gehoord door de behandelaar conform artikel 9 van deze richtlijn.

2. Het horen vindt plaats in elkaars aanwezigheid. Ambtshalve of op verzoek kunnen betrokkenen afzonderlijk worden gehoord, indien aannemelijk is dat gezamenlijk horen een zorgvuldige behandeling zal belemmeren of dat tijdens het horen feiten of omstandigheden bekend zullen worden waarvan geheimhouding om gewichtige redenen is geboden.

3. Van het horen van de klager en/of beklaagde kan worden afgezien indien deze heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht te worden gehoord.

4. De klager en beklaagde kunnen zich bij het horen laten vergezellen of bijstaan door iemand van hun keuze.

5. Zo nodig worden getuigen gehoord. Ambtenaren van de gemeente die als getuige worden opgeroepen zijn verplicht hieraan gehoor te geven.

6. Van het horen wordt een verslag gemaakt. Het verslag mag in de vorm van beknopte aantekeningen worden opgesteld. Indien tijdens de hoorzitting de klacht naar tevredenheid van klager is of kan worden afgehandeld, wordt daarvan in het verslag melding gemaakt.

1. De klachtbehandelaar stuurt, in samenspraak met de klachtencoördinator, binnen zes weken na de datum van ontvangst van de klacht een schriftelijke en gemotiveerde afdoeningbrief naar de klager.

2. Een afschrift van de afdoeningbrief wordt gezonden aan de beklaagde.

3. Indien de klacht niet binnen zes weken kan worden afgedaan, kan de afdoening voor ten hoogste vier weken worden verdaagd. Van de verdaging wordt schriftelijk onder vermelding van de reden van verdaging mededeling gedaan aan de klager en beklaagde.

1. Zodra het bestuursorgaan naar tevredenheid van de klager tegemoet is gekomen aan diens klacht, vervalt de verplichting tot het verder toepassen van deze regeling.

2. Indien door toepassing te geven aan het eerste lid van dit artikel verdere behandeling van de klacht niet plaatsvindt, wordt door de klachtencoördinator aan de klager schriftelijk medegedeeld dat de klacht als afgedaan wordt beschouwd. De beklaagde ontvangt van deze mededeling een afschrift.

1. De interne richtlijn klachtenbehandeling van 1 juni 2012 wordt ingetrokken.

2. Deze richtlijn treedt in werking op 1 juli 2015.