Regeling inkoop- en aanbesteding van leveringen, diensten en werken gemeente Borsele 2007

Richtlijnen voor het aangaan van verplichtingen en opdrachten door de gemeente Borsele 1

Aanbestedingsvorm

2

Verklaring ten behoeve van aanbesteding project : ………………………………………………..

Besteknummer                                                             : ………………………………………………..

Ondergetekende,

Naam                                                                              : …………………………………………………………………………………….

Functie                                                                            : …………………………………………………………………………………….

Naam onderneming                                                    : …………………………………………………………………………………….

hierna te noemen “inschrijver” verklaart dat de inschrijver:

A. in de periode van drie jaar voorafgaande aan de aanbesteding niet is veroordeeld voor een of meerdere van de volgende strafbare feiten:

• deelneming aan een criminele organisatie (artikel 140 WvSr);

• omkoping van ambtenaren/rechters (artikelen 177 en 177a en 178 WvSr);

• valsheid in geschifte, valse opgave in authentieke akte en verstrekking onjuiste gegevens (artikelen 225, 226, 227, 227a en 227b WvSr);

• valselijk aanwenden van een subsidie van de EG (artikel 323a WvSr);

• steekpenningen (artikel 328ter, tweede lid, WvSr);

• heling (artikelen 416, 417, 417bis WvSr);

• witwassen (artikelen 420bis, 420ter of 420quater WvSr);

B. jegens wie in de periode van drie jaar voorafgaande aan de aanbesteding een rechterlijke geen uitspraak met kracht van gewijsde volgens de op haar van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie is gedaan, waarbij een delict is vastgesteld dat in strijd is met haar beroepsgedragsregels;

C. in de periode van drie jaar voorafgaande aan de aanbesteding:

• aan haar verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar zij is gevestigd of van Nederland;

• aan haar verplichtingen heeft voldaan ten aanzien van de betaling van haar belastingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar zij is gevestigd of van Nederland;

• zich niet in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van de inlichtingen die ingevolge de artikelen 45 tot en met 53 van het Besluit aanbestedingregels voor overheidsopdrachten (BAO) kunnen worden verlangd, of die inlichtingen niet heeft verstrekt;

D. ten tijde van de inkoop of aanbesteding:

• niet in staat van faillissement of van liquidatie verkeert, wier werkzaamheden niet zijn gestaakt, jegens wie geen surseance van betaling en/of geen akkoord geldt of die in een andere vergelijkbare toestand verkeert ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie;

• wier faillissement of liquidatie niet is aangevraagd of tegen wie geen procedure van surseance van betaling en/of geen akkoord dan wel een andere soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving van een lidstaat van de Europese Unie, aanhangig is gemaakt.

Inschrijver gaat ermee akkoord om op eerste aanvraag van de gemeente Borsele officiële bewijsstukken te overleggen.

Plaats                     : ………………………………………………………….

Datum                    : ………………………………………………………….

Handtekening       : …….…………………………………………………….

3

Beoordelingsformulier aanbesteding 4

Checklist dossier inkoop en/of aanbesteding 5

Bijlage 5: Checklist dossier inkoop en/of aanbesteding

Voor elk werk, elke levering en elke dienst in de categorieën 2, 3, 4 en 5, zoals omschreven in bijlage 1 van de inkoop- en aanbestedingsregeling gemeente Borsele 2007 moet een dossier worden aangelegd. Alle meervoudig onderhandse (minimaal twee offertes) en openbare aanbestedingen vallen in genoemde categorieën.

De dossiervorming is de taak en verantwoordelijk van de functionaris die is belast met de uitvoering van de inkoop of aanbesteding. Uiteraard kan de inkoper/aanbesteder daarbij de hulp inroepen van de archiefmedewerkers van post- en archiefzaken.

Zolang de aanbestedingsprocedure loopt, blijft het dossier als werkmap op de desbetreffende afdeling. Nadat de procedure is afgewikkeld en het dossier compleet is, wordt het aangeboden aan post- en archiefzaken.

Het dossier speelt bij inkoop- en aanbestedingsprocedures een essentiële rol. Niet alleen bij de verantwoording achteraf (zowel intern als extern), maar ook tijdens de uitvoering van het proces. Aan de hand van het dossier kan worden vastgesteld hoe de aanbesteding verloopt of is verlopen, welke personen daarbij betrokken zijn geweest en in welke hoedanigheid.

Alle relevante stukken worden in het dossier opgeborgen. Een goede dossiervorming en aantekening in de checklist vormen ook een waarborg dat de inkoop- en aanbestedingsprocedure zorgvuldig en rechtmatig verloopt.

Elk dossier wordt opgebouwd aan de hand van deze checklist.

Verplichte onderdelen

De in vet aangeduide teksten vormen (in dezelfde volgorde) de tabbladen van het dossier.

Checklist dossier inkoop en/of aanbesteding

1. checklist

Het eerste stuk in elk dossier is deze checklist.

Door in de checklist aan te geven welke stukken aanwezig zijn, is door de leidinggevende, de interne controleur en/of de accountant snel te zien of de stukken compleet zijn en in welke fase de procedure verkeert.

Als er in de checklist een bedrag moet worden ingevuld, gaat het om bedragen exclusief btw.

Het maakt in dat geval niet uit of de btw al dan niet in vooraftrek kan worden gebracht of al dan niet te declareren is bij het btw-compensatiefonds.

Aanwezig/van toepassing

2. algemene administratieve gegevens

projectopdracht van opdrachtgevende afdeling □ ja □ nee □ nvt

opdrachtbeschrijving □ ja □ nee □ nvt

planning □ ja □ nee □ nvt

budget beschikbaar? □ ja □ nee

boekingsnummer waarop uitgaven worden verantwoord: …………………. □ ja □ nee

paraaf financieel consulent voor juistheid boekingsnummer ...……………. □ ja □ nee □ nvt

begrotingswijziging vastgesteld? □ ja □ nee □ nvt

zo ja: dienstjaar ………. en nummer …………. van de begrotingswijziging

3. behoeftestelling aanbesteding

beschrijving gewenst(e) werk, levering of dienst □ ja □ nee □ nvt

inhoudelijke eisen en overige randvoorwaarden □ ja □ nee □ nvt

4. (bedrijfseconomische) kostenraming □ ja □ nee

Uitkomst van de raming: € ……………………..

5. proceduregegevens

Wat is de aard van de opdracht? □ werk □ levering □ dienst

Wat is de totale geraamde waarde van de opdracht? € ……………………………...

Volg het stroomschema zoals dat is opgenomen in bijlage 3 van de inkoop- en aanbestedingsregeling 2007.

Bepaal aan de hand daarvan of enkelvoudig, meervoudig onderhands of openbaar moet worden aanbesteed.

Lees bij twijfel de bijbehorende toelichting in bijlage 3 goed door.

De nummers in het stroomschema corresponderen met de nummering in de toelichting.

Als er Europees moet worden aanbesteed zijn er bij de concerncontroller en de procesbeschrijver gedetailleerde processchema’s en -beschrijvingen op te vragen.

Voor werken, leveringen en diensten zijn die processen afzonderlijk beschreven.

Uitkomst van het doorlopen van het stroomschema (bijlage 3) en het indelen in categorieën (bijlage 1):

De inkoop/aanbesteding dient □ enkelvoudig □ meervoudig onderhands □ openbaar te geschieden.

Van het type aanbesteding kan alleen op basis van een schriftelijk gemotiveerd en openbaar besluit van burgemeester en wethouders worden afgeweken (artikel 2, lid 2).

Is er aanleiding om af te wijken van de voorgeschreven aanbestedingsvorm? □ ja □ nee

Bij “ja” het desbetreffende voorstel aan en besluit van burgemeester en wethouders toevoegen.

Voorstel aan college om af te wijken van aanbestedingsvorm toegevoegd? □ ja □ nee □ nvt

Besluit van college om af te wijken van aanbestedingsvorm toegevoegd? □ ja □ nee □ nvt

6. aanbestedingsbescheiden Aanwezig/van toepassing

programma van eisen □ ja □ nee □ nvt

bestek □ ja □ nee □ nvt

tekeningen □ ja □ nee □ nvt

reglement van aanbesteding (procedurevoorwaarden) □ ja □ nee □ nvt

concept-overeenkomst □ ja □ nee □ nvt

juridische randvoorwaarden □ ja □ nee □ nvt

keuze gunningscriterium: □ laagste prijs □ economisch meest voordelige aanbieding

Bij “economisch meest voordelige aanbieding” aangeven welke subcriteria van toepassing zijn

en (als “ja” van toepassing is) de weegfactoren aangeven:

Kwaliteit □ ja, weegfactor ……… □ nee

Duurzaamheid □ ja, weegfactor ……… □ nee

Milieuvriendelijkheid □ ja, weegfactor ……… □ nee

Levertijd □ ja, weegfactor ……… □ nee

Uitvoering □ ja, weegfactor ……… □ nee

Gebruikskosten □ ja, weegfactor ……… □ nee

Rentabiliteit □ ja, weegfactor ……… □ nee

Klantvriendelijkheid □ ja, weegfactor ……… □ nee

Klantenservice □ ja, weegfactor ……… □ nee

Esthetische kenmerken □ ja, weegfactor ……… □ nee

Functionele kenmerken □ ja, weegfactor ……… □ nee

Naleverbaarheid □ ja, weegfactor ……… □ nee

Garantietermijn □ ja, weegfactor ……… □ nee

Verrekenprijzen □ ja, weegfactor ……… □ nee

Aanwezig/van toepassing

(voor)aankondiging/publicatie van aanbesteding □ ja □ nee □ nvt

ontvangen aanmeldingen selectiedocumentatie □ ja □ nee □ nvt

verklaringen conform bijlage 2 van de inschrijvende ondernemingen □ ja □ nee □ nvt

BIBOB-adviezen □ ja □ nee □ nvt

uitslag selectie (ingevuld beoordelingformulier aanbesteding: bijlage 4) □ ja □ nee □ nvt

ontvangen inschrijvingen/offertes □ ja □ nee □ nvt

nota van inlichtingen □ ja □ nee □ nvt

uitslag gunning/proces-verbaal van aanbesteding □ ja □ nee □ nvt

aankondiging van gunning □ ja □ nee □ nvt

7. opdrachtverstrekking

(concept)opdrachtbrief dan wel het totstandgekomen contract □ ja □ nee □ nvt

ontwerpgegevens □ ja □ nee □ nvt

overige gegevens (bijvoorbeeld bankgarantie) □ ja □ nee □ nvt

8. aanpassing krediet

Was de aanbesteding aanleiding om het krediet aan te passen? □ ja □ nee □ nvt

Zo ja dienstjaar ………. en nummer …………. van de begrotingswijziging

De aanpassing van het krediet betrof een verhoging/verlaging met een bedrag van € …………

9. vertrouwelijke gegevens

Betreft meestal de door de inschrijvers ingediende stukken, zoals:

financiële, economische en juridische gegevens van de opdrachtnemer

persoonsgebonden gegevens van directieleden en sleutelfunctionarissen

ondernemingsgebonden gegevens, zoals naam en handelsnaam van de

onderneming, nummer Kamer van Koophandel □ ja □ nee □ nvt

10. overige gegevens

Hier alle overige bescheiden archiveren.

Zonodig met afzonderlijke tabbladen werken om het dossier overzichtelijk

te houden.

Leidraad/checklist voor de uitgebreide nacalculatie 6

Bijlage 6: Leidraad/checklist voor de uitgebreide nacalculatie

Deze leidraad geldt voor werken, leveringen en diensten die meervoudig onderhands of openbaar zijn aanbesteed, wanneer de werkelijke kosten de raming met meer dan 10% hebben overschreden.

Artikel 11

Nacalculatie

1. Wanneer de werkelijke kosten van werken, leveringen of diensten in categorie 4 en 5, zoals omschreven in bijlage 1 van deze regeling ten opzichte van de raming met meer dan 10% zijn overschreden, legt de functionaris, die met de uitvoering van de aanbesteding of inkoop is belast, verantwoording aan burgemeester en wethouders af door een nacalculatie op te stellen conform de leidraad zoals die in bijlage 6 van deze regeling is opgenomen.

2. Burgemeester en wethouders bieden die nacalculatie ter kennisneming aan de raad aan.

1. Naam van het werk, de levering of de dienst:

2. Beoogd effect

Aangeven welk effect werd beoogd met het werk, de levering of de dienst.

Zie ook punt 20 waarin ingegaan wordt op de evaluatie van het beleidseffect.

3. Oorspronkelijke krediet:

Bedrag: €

4. Datum besluit college van burgemeester en wethouders:

5. Raadsbesluit

Is er een afzonderlijk raadsvoorstel gemaakt of is het krediet bij de vaststelling van de begroting gevoteerd?

Zonodig aangeven of voorafgaande aan het krediet een voorbereidingskrediet beschikbaar is gesteld.

Aangeven of het project opgenomen was in de meerjarenbegroting.

Zo nee, waarom niet.

6. Inspraak.

Aangeven of invulling is gegeven aan inspraak

Zo nee, waarom niet?

Zo ja, hoe, wie, wanneer.

Aangeven of de inspraak aanleiding is geweest om de plannen te herzien.

Aangeven of en in hoeverre de inspraakprocedure kostenverhogend en/of vertragend heeft gewerkt.

7. Bestek.

Aangeven of een bestek met kostenraming is gemaakt.

Is het bestek intern gemaakt, of is het uitbesteed (en zo ja, waarom?).

Besteknummer aangeven

Economische kostprijsraming aangeven.

Indien geen sprake is van een bestek, aangeven waarom niet.

8. De wijze van aanbesteden.

Hoe is aanbesteed?

Aangeven of conform de inkoop- en aanbestedingsregeling gemeente Borsele 2007 is gewerkt.

Zonodig toelichten waarom van die regeling is afgeweken en wie daartoe heeft besloten.

Aantal verkochte bestekken en de daaruit voortvloeiende opbrengst vermelden.

Het resultaat van de aanbesteding weergeven.

Datum van de aanbesteding vermelden.

Aantal inschrijvingen vermelden onder opgave van de hoogste en de laagste inschrijver.

Verschil tussen de laagste inschrijving en de geraamde economische kostprijs uitdrukken in een percentage.

Aangeven of het krediet na de aanbesteding is aangepast (zo ja, datum besluit vermelden).

Aangeven of er bij de inschrijving alternatieven werden geboden en hoe hiermee werd omgegaan.

9. Gunning

Aangeven aan wie en wanneer het werk werd gegund.

10. Start van het werk

Aangeven wanneer de uitvoering van het werk is gestart.

11. Planning

Aangeven of het werk conform de planning is verlopen.

Afwijkingen ten opzichte van de planning aangeven en toelichten.

Aangeven in welke managementrapportages de afwijkingen zijn gemeld.

12. Kostenverantwoording:

Aangeven wie de verantwoordelijke budgethouder was.

Functie en boekingsnummer vermelden.

13. Meer- en/of minderwerk.

Eventueel meer- of minderwerk specificeren en toelichten.

Aangeven of afwijkingen in de hoeveelheden zijn verrekend conform de inschrijvingsstaat.

14. Oplevering.

Wanneer is het werk opgeleverd?

Aangeven of de oplevering is vastgelegd in een proces-verbaal.

Iets zeggen over de kwaliteit van de oplevering.

Vermelden wanneer het project in gebruik is genomen.

15. Definitieve kosten

Specificeren naar kostensoort, interne en externe uitgaven en naar jaar van uitgeven.

Aangeven welke kosten nog worden verwacht

Aangeven of de te verwachten kosten zijn opgenomen in de rechten- en verplichtingenadministratie.

16. Wet Ketenaansprakelijkheid

Welke maatregelen zijn genomen om risico’s te voorkomen die uit deze wet kunnen voortvloeien.

17. Subsidie-aspecten

Werd er subsidie verleend?

Door wie en hoeveel?

Eventuele verschillen tussen de oorspronkelijke toekenning en de definitieve afrekening toelichten.

Aangeven of voor de subsidie-afrekening een accountantverklaring moest worden opgesteld. Zonodig ingaan op bijzonderheden uit het accountantsrapport.

18. Fiscale aspecten

Ingaan op eventuele fiscale aspecten, zoals bijvoorbeeld de mogelijkheid om de omzetbelasting in vooraftrek te brengen.

19. Gevolgen voor de exploitatie

Heeft de investering gevolgen voor de jaarlijkse exploitatie?

Zo ja, welke?

Zijn alle exploitatie-uitgaven in de begroting geraamd?

Bijvoorbeeld: kapitaallasten, onderhoud, beheerskosten, zakelijke lasten, verzekeringspremie, energie.

20. Beleidsevaluatie

Zo mogelijk aangeven of het beoogde effect (zie punt 2) is gerealiseerd.

21. Overige bijzonderheden

Hier overige punten vermelden en toelichten die niet in de eerdere rubrieken aan de orde zijn gekomen.