Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Borsele

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a.

  administratie: Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de gemeente Borsele en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd.

• b.

  rechtmatigheid: De mate waarin (financiële) beheersbehandelingen in overeenstemming zijn met de door de raad in het normenkader cq toetsingskader vastgestelde wetgeving en (externe en interne) regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole Provincies en Gemeenten.

• c.

  doelmatigheid: De mate waarin de gewenste prestaties en beoogde maatschappelijke effecten worden gerealiseerd met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen, of waarin met de beschikbare middelen zoveel mogelijk resultaat wordt bereikt.

• d.

  doeltreffendheid: De mate waarin de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

• e.

  BBV:Het besluit begroting en verantwoording.

• f.

  afdeling:Iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college.

Artikel 2 Planning

Voor aanvang van een begrotingsjaar biedt het college een overzicht aan met daarin in elk geval de data voor het aanbieden door het college van de jaarstukken, de kadernota, de programmarapportage en de begroting inclusief de meerjarenbegroting. Dit betreft het jaarlijkse planningsoverzicht van het college voor de raad. Daarmee heeft de raad inzicht in de data waarop de onderscheiden stukken uit de planning en controlecyclus worden aangeboden en ter vaststelling kunnen worden geagendeerd. Het overzicht is bij wijze van spreken het spoorboekje voor de raad en het college voor de financiële jaarplanning.

Artikel 3 Programma-indeling

Dit artikel regelt de inrichting van de programmabegroting van de jaarstukken. Op grond van artikel 189 Gemeentewet berust het budgetrecht bij de raad. De raad neemt uiteindelijk de beslissing welke bedragen zij voor taken en activiteiten op de begroting beschikbaar stelt. Gedurende het begrotingsjaar kan de raad besluiten nemen tot wijziging van de begroting.

1.   De raad stelt bij de aanvang van een nieuwe raadsperiode een programma-indeling voor de komende raadsperiode vast;

2.   De raad stelt op voorstel van het college per programma relevante indicatoren vast voor het meten van en het afleggen van verantwoording over de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijk effecten van het gemeentelijke beleid;

3.   Het college draagt zorg voor het verzamelen en vastleggen van gegevens over de maatschappelijke effecten en de geleverde goederen en diensten, opdat de doelmatigheid van het beleid zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

Artikel 4 Inrichting begroting en jaarstukken

In dit artikel zijn, in aanvulling op het BBV, bepalingen opgenomen over de inrichting van de begroting en als gevolg daarvan ook voor de jaarstukken. Deze dienen qua opzet gelijk te zijn. Het college geeft de raad inzicht door in de begroting en de jaarrekening per programma een overzicht op te nemen van de beleidsproducten met daarbij de verschillende ramingen. Indien naar oordeel van het college wijziging van de productindeling nodig is, kan het college dit naar eigen inzicht doen. Wel dient de raad hierover geïnformeerd te worden. In de begroting en de jaarstukken wordt dit expliciet gemeld. Uiteraard dienen de budgetregels in acht genomen te worden.

1.   Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de productenraming ingedeeld naar programma’s en bij het jaarverslag wordt een overzicht gegeven van de productrealisatie ingedeeld naar programma’s. Wijzigingen worden bij de begroting expliciet en met redenen gemeld;

2.   Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen geautoriseerdeinvesteringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven;

3.   In de jaarrekening worden de geautoriseerde investeringskredieten, de werkelijke bestedingen en de restantkredieten weergegeven;

4.   De begroting en de jaarstukken bevatten naast de verplichte paragrafen op grond van de BBV ook een paragraaf voor reserves en voorzieningen. Op voorstel van het college besluit de raad specifieke paragrafen toe te voegen aan de begroting en de jaarstukken. Deze gelden voor de gehele raadsperiode of de duur waarvoor deze nodig worden geacht. In de programmarekening legt het college in elke paragraaf verantwoording af over het gevoerde beleid;

5.   De begroting en de jaarstukken bevatten naast de verplichte paragrafen een paragraaf subsidies met daarin een overzicht van de subsidieverordeningen met bijbehorende budgetten.

Artikel 6 Uitvoering en autorisatie begroting en investeringskredieten

Dit artikel bevat nadere regels voor de autorisatie van de begroting en investeringskredieten:

1.   De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de lasten en baten per programma en het overzicht algemene dekkingsmiddelen, inclusief de geraamde investeringskredieten;

2.   Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen het op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd;

3.   Voor investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt het college vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor;

4.   Bij de behandeling van de programmarapportage in de raad doet het college voorstellen voor wijziging van de geautoriseerde budgetten en investeringskredieten en bijstelling van het beleid;

5.   Het college is bevoegd om binnen een programma budgetten te verschuiven zolang het totaal der baten of het totaal der lasten van het programma niet wijzigt. Uitgezonderd zijn incidentele lasten waartegenover een incidentele bate van derden staat voor dezelfde gemeentelijke last (bv. bijdrage andere gemeente in gezamenlijke kosten organisatie van een activiteit zoals een woonbeurs).

Artikel 7 Tussentijdse rapportage

Een belangrijk onderdeel van de planning en controlecyclus is de tussentijdse rapportage. Op basis van deze rapportage wordt de raad geïnformeerd over de uitputting van budgetten en investeringskredieten en de voortgang van de uitvoering van het beleid.

1.   Het college informeert de raad door middel van een tussentijdse rapportage (PRORAP) over de realisatie van de begroting van de gemeente over de eerste zeven maanden vóór 15 oktober van het begrotingsjaar;

2.   De tussentijdse rapportage gaat in op afwijkingen t.o.v. de begroting en bevatten:

      - Een uiteenzetting over de uitvoering en de bijstelling van het beleid: 

      - Een overzicht van baten en lasten met de bijgestelde raming van:

      a.  De baten en lasten per programma;

      b.  Het overzicht van algemene dekkingsmiddelen;

      c.   Het resultaat voor bestemming volgend uit de onderdelen a. en b.;

      d.  De (beoogde) toevoegingen en onttrekkingen aan reserves per programma;

      e.  Het resultaat na bestemming, volgende uit de onderdelen c. en d.

3.   In de tussenrapportage worden afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten per programma en investeringskredieten in de begroting groter dan € 10.000,00 toegelicht.

Artikel 8 Waardering

Het BBV laat een aanzienlijke beleidsvrijheid aan gemeenten voor het zelf vaststellen van de eigen afschrijvingsmethodiek en termijnen. Binnen de gemeente Borsele geldt het criterium dat de afschrijvingsmethodiek en termijn van een actief economisch nut moeten afstemmen op de verwachte economische levensduur. Immers indien dit wordt nagelaten is er geen betrouwbaar beeld van de jaarrekening. De richtlijnen zijn als volgt geformuleerd:

1.   Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief, het saldo van agio en disagio en kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht;

2.   materiële vaste activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 10.000,00 worden niet geactiveerd. Een uitzondering wordt gemaakt voor investeringen voor het openbaar onderwijs;

3.   Aankoop en vervaardiging van activa met een meerjarig maatschappelijk nut worden onder aftrek van bijdragen van derden ten laste van de exploitatie gebracht. Indien hiervan bij raadsbesluit wordt afgeweken, wordt het actief lineair afgeschreven over de verwachte levensduur van het actief of een kortere door de raad aan te geven tijdsduur;

4.    Voor het afschrijven van materiele vaste activa met economisch nut worden de methodieken en termijnen gehanteerd zoals vermeld in de bijlage. Er wordt geen langere afschrijvingsduur vastgesteld dan de technische, economische en/of functionele levensduur van dat object rechtvaardigt. Er wordt een kortere afschrijvingsduur toegepast bij aanpassingen in al bestaande materiele vaste activa. De afschrijvingsduur is nooit langer dan de afschrijvingsduur bij de eerste investering;

5.   De afschrijvingsmethodiek op materiële en immateriële is lineair. Alleen op de volgende materiele vaste activa kan annuïtair worden afgeschreven.

      a.      Activa waarvan de kapitaallasten worden gedekt door huuropbrengsten e.d.;

      b.      Activa waarvan de kapitaallasten zijn verwerkt in een tarief;

      c.      Activa waarvan de kapitaallasten worden gedekt door rechten en heffingen.

6.   Afschrijving vindt niet eerder plaats dan nadat het desbetreffende actief in gebruik is genomen. Als het actief in het eerste halfjaar in exploitatie is genomen, wordt er afgeschreven met ingang van dat desbetreffende jaar. Ligt die datum in het tweede halfjaar, dan wordt afgeschreven met ingang van het daarop volgende jaar.

Artikel 9 Voorziening voor oninbare vorderingen

Bij dit artikel is onderscheid gemaakt tussen gemeentelijke aanslagen en heffingen die het karakter van bulkheffingen hebben en overige vorderingen:

1.   Voor openstaande vorderingen betreffende belastingen en heffingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het historisch percentage van oninbaarheid;

2.   Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 10 Kostprijsberekening

De gemeentewet bepaalt dat er een grondslag moet zijn voor de berekening van de gemeentelijke prijzen en tarieven. De gemeente Borsele past de volgende kostenprijsberekening toe:

1.   Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van de gemeente Borsele wordt een systeem van kostenberekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast directe kosten alleen die indirecte kosten betrokken, die rechtstreeks samenhangen met de door de gemeente Borsele verleende diensten, middels een opslag in het uurtarief en op basis van tijdschrijven aan het product en of dienst;

2.   Bij de indirecte kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de kapitaallasten van de ingebruik zijnde activa en voor rioolrechten en afvalstoffenheffing de compensabele BTW.

3.   Voor de rentetoerekening aan de activa wordt uitgegaan van het rentepercentage zoals dat in de kadernota of begroting voor het desbetreffende jaar is vastgesteld

Artikel 11 Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

Het vaststellen van de tarieven voor belastingen, rechten, heffingen en prijzen is een bevoegdheid van de raad die niet kan worden gedelegeerd. Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor belastingen en heffingen.

Artikel 12 Financieringsbehoefte (treasury)

De financieringsfunctie (treasury) is een belangrijk onderdeel van het middelenbeheer. Gezien de kwetsbaarheid van de functie bevat de Gemeentewet expliciete bepalingen dat de financiële verordening hierover regels voor het beleid en de organisatie bevat. De regels zijn als volgt:

1.   Het college zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor:

a.      het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door de     raad vastgestelde kaders van de begroting uit te voeren;

b.      het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s;

c.      het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen;

d.      het beperken van de interne verwerkingskosten en extra kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

2.   Het college neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

a.      het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend bij financiële instellingen met minimaal een A rating afgegeven door tenminste één gezaghebbende rating agency, of bij instellingen voor wiens waardepapieren een solvabiliteit geldt van 0%;

b.      overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd in tact is;

c.      derivaten worden uitsluitend gebruikt voor het beperken van financiële risico’s;

d.      voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden tenminste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

e.      overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro’s.

3.   Bij het uitzetten van middelen, het verstrekken van garanties en het aangaan van financiële participaties uit hoofd van de publieke taak bedingt het college indien mogelijk zekerheden. Het college motiveert in zijn besluit het openbaar belang van dergelijke uitzettingen van middelen, verstrekkingen van garanties en financiële participaties:

4. Het college stelt beleidsregels op voor het verstrekken van gemeentegaranties. Het college informeert de raad in elk geval vooraf, en neemt pas een besluit nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen, bij het verstrekken van gemeentegaranties boven de € 50.000.

Artikel 13 Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

1.   Het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

2.   Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden en contracten;

3.   Het verschaffen van informatie over de budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

4.   Het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

5.   Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

6.   De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid, en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 14 Interne controle

Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de regelmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijks interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking, en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijking neemt het college maatregelen tot herstel.

Artikel 15 Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 16 Financiële organisatie

Dit artikel geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie van de gemeente Borsele.

1.   Het college zorgt voor en legt vast:

a.      een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzen van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

b.      een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

c.      de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

d.      de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

e.      de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

f.       de kostenverdeelsleutel voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten van de productraming en de productrealisatie.

Artikel 17 Inkoop en aanbesteding

Het college zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten.

Artikel 19 Citeertekst

Deze verordening wordt in de gemeentelijke stukken aangehaald onder de naam “Financiële verordening gemeente Borsele 2011”.